En los últimos años, la forma en que trabajamos ha evolucionado drásticamente. El auge del trabajo remoto, el crecimiento del emprendimiento y la digitalización de los procesos laborales han creado la necesidad de espacios más flexibles, económicos y colaborativos. Un sistema de trabajo que tiene sus inicios en Berlín en la década del ‘90 y que buscaba fomentar el trabajo creativo.
Un espacio de coworking es un entorno en el que profesionales y empresas de todo tipo trabajan codo a codo, fomentando el networking y la colaboración. Dentro de los servicios del coworking encontramos espacios de trabajo flexibles y despachos privados, así como salas de reuniones, zonas de descanso, cafetería, gimnasio, taquillas, sala de eventos y mucho más. Un coworking puede entenderse simplemente como un espacio de oficina tradicional… pero con chispa.
¿Qué es una Oficina Privada en un Coworking?
Ante todo, vamos a matizar el concepto de oficina privada. Una oficina privada es un espacio de trabajo exclusivo destinado a una sola empresa o profesional. A diferencia de los espacios compartidos, donde múltiples individuos o empresas trabajan en una misma área, las oficinas privadas ofrecen un entorno cerrado y exclusivo. Estas oficinas pueden variar en tamaño, desde pequeñas salas individuales hasta grandes espacios corporativos, pero siempre garantizan privacidad y control sobre el entorno de trabajo.
Las oficinas privadas suelen incluir servicios y comodidades que facilitan el día a día laboral, como conexión a Internet de alta velocidad, mobiliario ergonómico, servicios de limpieza y seguridad, entre otros. Además, están diseñadas para ofrecer un ambiente profesional que mejora la concentración y la eficiencia.
Tipos de Oficinas Privadas
Al hablar de oficinas privadas, podemos distinguir dos tipos: la oficina privada convencional y la oficina privada virtual. Cada una tiene sus propias ventajas y se adapta a diferentes necesidades empresariales.
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- Oficina privada convencional: Este tipo de oficina ofrece un entorno cerrado y exclusivo, ideal para quienes necesitan un lugar fijo para llevar a cabo sus actividades diarias, reunirse con clientes o almacenar documentos importantes. Las oficinas convencionales suelen estar equipadas con todo lo necesario: mobiliario cómodo, conexión a internet de alta velocidad y servicios de limpieza.
- Oficina privada virtual: Este tipo de oficina es perfecta para empresas que operan principalmente de manera remota, pero que necesitan una dirección prestigiosa para recibir correspondencia, organizar reuniones ocasionales y disponer de servicios administrativos. Con una oficina virtual, también obtienes un número de teléfono local y gestión de llamadas, lo cual es esencial para mantener una imagen profesional sólida sin los costes asociados a un espacio físico permanente.
Ventajas de una Oficina Privada en un Coworking
Si después de evaluar las ventajas y desventajas del coworking decides que es un espacio ideal para ti, entonces el siguiente paso es elegir uno. A continuación, te explicamos las principales ventajas de tener una oficina privada:
- Privacidad y seguridad: Al contar con un espacio exclusivo, las empresas pueden manejar información confidencial y realizar reuniones privadas sin preocuparse de posibles interrupciones. Excepto que tengas un despacho privado, los espacios de coworking no suelen brindar mucha privacidad. Una llamada importante o una reunión sensible pueden ser escenarios complicados.
- Personalización del espacio: Tener una oficina privada permite adaptar el entorno según las necesidades y preferencias específicas del negocio, desde la decoración hasta la disposición del mobiliario. En comparación con una oficina de empresa normal, en la que el jefe te asigna un escritorio, el coworking se beneficia de la libertad de elección. Es decir, «¿quieres ese sitio concreto junto a la ventana con mucha luz?», ¡es tuyo!
- Productividad y concentración: Un ambiente libre de distracciones es crucial para mantener altos niveles de productividad. Las oficinas privadas reducen las interrupciones y crean un entorno más propicio para la concentración. El ambiente de estos espacios puede hacerte mucho más productivo, ya que seguramente estarás rodeado de empresas y profesionales muy motivados. Contar con un espacio dedicado para trabajar, y que las personas a tu alrededor estén haciendo lo mismo, tiene un gran efecto sobre tu concentración y motivación.
- Comunidad: Comunidad es una de las palabras que bien podría definir a un coworking. Al evaluar las ventajas y desventajas del coworking, la sensación de comunidad es algo que pesa positivamente. Los espacios son ideales para hacer amigos y ampliar tu red de contactos, así que no tienes por qué sentirte perdido, aunque acabes de mudarte a la ciudad. Trabajar en espacios abiertos está diseñado para fomentar el intercambio espontáneo de ideas con personas de distintos orígenes.
- Imagen profesional: Si te reúnes con clientes o colaboradores a menudo, contar con un espacio de trabajo en donde puedas tener una reunión o tomar un café dará una mejor imagen profesional.
- Flexibilidad: Una de las grandes fortalezas del coworking es su enorme flexibilidad. Garantizar la flexibilidad de los miembros de un espacio compartido es la máxima prioridad, razón por la cual los horarios de funcionamiento también se adaptan en consecuencia.
- Costes Reducidos: Otro de los beneficios del coworking es que si tienes una pequeña empresa, una startup o un emprendimiento, entonces un coworking puede ser una gran alternativa a tener una oficina propia. Alquilar una oficina supone un gran coste inicial que no muchas empresas pueden afrontar: fianza, comisiones, compra de mobiliario y alta de servicios son algunos de esos gastos. Instalar una oficina tradicional supone una inversión. Ser responsable de su alto mantenimiento y de los costes en constante aumento del alquiler, los servicios públicos o la contratación de personal administrativo puede reducirse fácilmente al cambiar a un coworking.
- Networking: Además, el entorno te ofrece infinitas oportunidades para establecer contactos con profesionales que trabajan de forma independiente para empresas locales o internacionales, todo desde el mismo espacio de trabajo compartido. En estos espacios convergen perfiles muy diversos: diseñadores, programadores, contadores, abogados, expertos en marketing, creativos, inversores, y emprendedores. A menudo, el simple hecho de compartir un café en la cocina o coincidir en una charla del coworking puede convertirse en una oportunidad de negocio.
Desventajas de una Oficina Privada en un Coworking
Aunque las oficinas abiertas tienen muchas ventajas, también presentan inconvenientes que pueden afectar la productividad y el bienestar de los empleados. A pesar de que es mucho más económico que alquilar una oficina, sigue siendo un gasto mensual que deberás incorporar en las finanzas de tu negocio.
- Falta de Privacidad: La principal diferencia es la falta de privacidad en las oficinas compartidas. Las conversaciones y actividades de otros pueden ser una distracción constante y comprometer la confidencialidad. Dado que trabajar en una oficina compartida se centra en la creación de una comunidad que prospere gracias a la colaboración, esto podría significar que tienes menos privacidad que en una oficina tradicional.
- Distracciones: La convivencia con otros profesionales, por muy interesante que sea, también puede generar distracciones. Trabajar en una oficina compartida no tiene por qué ser la opción ideal para todo el mundo, ya que también facilita la distracción. El hecho de que distintas personas trabajen en la misma mesa compartida, en la que algunos compañeros teclean de forma más exagerada que otros, puede resultar molesto para algunos.
- Coste Continuo: El factor económico se ubica tanto en las ventajas y desventajas del coworking. A pesar de que es mucho más económico que alquilar una oficina, sigue siendo un gasto mensual que deberás incorporar en las finanzas de tu negocio.
- Desplazamiento: Este punto puede considerarse parte de las desventajas del coworking. Puede que no vayas cada día, pero sin duda no es tan fácil como caminar desde la cama hasta el escritorio para comenzar a trabajar.
- Networking excesivo: Aunque hacer networking es uno de los puntos más positivos, es algo que podemos colocar entre las desventajas del coworking. Seguramente en estos espacios de trabajo pasarás mucho tiempo teniendo conversaciones, que restan a tu jornada laboral.
- Personalización Limitada: Las oficinas compartidas no permiten personalizar el espacio de trabajo de la misma manera que una oficina privada. Esto puede limitar la capacidad de adaptar el entorno a las necesidades específicas del negocio.
- Cultura empresarial: Para las organizaciones que valoran su identidad interna, trabajar en un entorno compartido puede dificultar la construcción de una cultura empresarial fuerte y cohesionada.
- Imagen Limitada: Aunque algunos ofrecen oficinas privadas que puedes adaptar parcialmente, el branding o diseño de interiores sigue siendo limitado.
Consideraciones Finales al Elegir un Coworking con Oficina Privada
Dado que trabajar en una oficina compartida es cada vez más popular, es crucial elegir una que se adapte a ti en todos los aspectos y que impulse tu productividad. Por lo tanto, asegúrate de aprovechar los días de prueba gratis, si están disponibles. Prioriza los coworking que estén cerca tuyo o que sean de fácil acceso.
Y a pesar de que la localización y el precio son factores muy importantes, también debes tener en cuenta los servicios que ofrece un coworking en Palma. Un coworking ideal debería estar estratégicamente situado para facilitarte el día a día. ¿Está cerca de tu casa? ¿Bien conectado por transporte público? ¿Hay opciones de aparcamiento?
Pregúntate: ¿qué necesito para trabajar bien cada día? Además, analiza si el plan que estás contratando se ajusta a tu rutina. Si formas parte de un equipo, consulta si hay descuentos por número de personas, si ofrecen oficinas privadas o salas exclusivas, y si puedes escalar el contrato a medida que el equipo crece. La cultura del coworking -su estilo, sus normas de convivencia, su estética, su filosofía de trabajo- debe ir en sintonía con la cultura de tu empresa o tu proyecto personal.
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