Iniciar una empresa requiere tiempo, esfuerzo y, por supuesto, dinero. A menudo, el gasto inicial de una startup puede ser abrumador, especialmente para los nuevos emprendedores. Es importante calcular el gasto inicial de tu startup para que puedas planificar y presupuestar adecuadamente.
¿Por qué es importante calcular el presupuesto inicial?
Calcular el presupuesto para iniciar un negocio es, a menudo, el primer gran desafío a la hora de emprender. No es una tarea fácil, pero es fundamental no saltársela para poder asegurar el buen funcionamiento de tu empresa y no tomar decisiones arbitrarias que puedan comprometer su viabilidad. Además, hacer estos cálculos iniciales te ayudará a saber si puedes financiar tu idea de negocio por ti mismo o si necesitarás recurrir a vías externas como inversores, crowdfunding o business angels.
Un presupuesto es el documento esencial para toda empresa que detalla cómo gastarás el dinero y en qué. Un presupuesto inicial nos permitirá conocer este dato y decantarnos por una opción u otra de financiación. Calcular cuidadosamente los costes iniciales puede ayudarte a asegurar la financiación para tu nueva empresa.
Beneficios de elaborar un presupuesto:
- Maximiza la eficiencia.
- Permite prever meses lentos.
- Reduce la incertidumbre.
- Establece límites de gasto y de inversión.
¿Cómo calculo el presupuesto inicial de mi empresa?
La elaboración del presupuesto cuando te lanzas a emprender un negocio depende de múltiples factores, incluyendo el tipo de empresa, el sector en el que operarás y tu modelo de negocio. Calcular el presupuesto inicial de una startup puede ser un proceso desafiante, pero con los pasos adecuados y una comprensión clara de tus objetivos y necesidades, puedes hacerlo más manejable.
Lea también: Ingresos de un empresario estadounidense
1. Establece tus objetivos y necesidades
Antes de empezar a hacer cálculos, es importante que sepas qué necesidades específicas tiene tu startup y qué objetivos quieres lograr. ¿Cuáles son tus productos o servicios? ¿Qué necesidades satisfacen? ¿Cuál es tu público objetivo? ¿Cómo planeas llegar a ellos? ¿Dónde planeas establecer tu startup? ¿Cuáles son tus metas financieras a corto y largo plazo? Tener objetivos claros te ayudará a determinar qué gastos son esenciales y cuáles no lo son.
Por ejemplo, si tu objetivo es ofrecer un servicio de atención al cliente excepcional, es posible que debas invertir más en contratar y capacitar a tu equipo de atención al cliente.
2. Haz una lista de gastos y costos
Con tus objetivos y necesidades en mente, puedes comenzar a hacer una lista detallada de los gastos y costos que puedas anticipar. Una vez que hayas establecido tus objetivos y necesidades, es hora de hacer una lista detallada de los gastos y costos asociados con tu startup. Asegúrate de incluir todos los gastos que puedas anticipar, desde los costos de los productos y servicios hasta los gastos generales de la empresa, como el alquiler, los servicios públicos, los salarios, los impuestos y los costos legales. Más adelante, entraremos en detalle. Es posible que debas investigar un poco para determinar los costos reales de cada gasto.
Divídelos en costos fijos, es decir, los que pagarás de forma recurrente cada mes (como, por ejemplo, el alquiler de la oficina o los sueldos); y los costos variables, aquellos que varían en función de tu actividad.
3. Calcula tus ingresos
Por otro lado, también debes valorar todos los ingresos que esperas obtener. Para calcular tu presupuesto inicial, es importante que también calcules tus ingresos proyectados. Para calcular tus ingresos, necesitas tener una comprensión clara de tu modelo de negocio y cómo planeas ganar dinero. Por ejemplo, si planeas vender productos, debes tener en cuenta el precio de venta y el número de productos que planeas vender.
Lea también: Abrir una Tienda Parfois: ¿Qué Necesitas?
4. Haz un análisis FODA (DAFO)
Un análisis FODA te ayuda a evaluar tus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. A través de este análisis tendrás una visión clara de tus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas y podrás hacer posibles ajustes en tu presupuesto en consecuencia a lo analizado. Una vez que hayas realizado un análisis FODA, debes ajustar tu presupuesto en consecuencia.
5. Ajusta tu presupuesto
Una vez que hayas completado los pasos anteriores, es hora de ajustar tu presupuesto según tus necesidades. Es posible que debas hacer ajustes para asegurarte de que estás financiando adecuadamente todas las áreas importantes de tu startup.
Costos Comunes de Puesta en Marcha
Los costes de las startups se ven afectados por el tipo de negocio, el sector, la ubicación y la escala, por lo que los costes de cada startup serán diferentes. Aquí tienes un resumen de los tipos de costes de puesta en marcha a los que se enfrentan las empresas.
Costos Puntuales
- Constitución y registro de empresas: Comisiones asociadas a la elección de una estructura empresarial (p. ej., empresa unipersonal, sociedad de responsabilidad limitada, sociedad anónima), la presentación de documentación y la obtención de las licencias y permisos necesarios.
- Servicios profesionales: Honorarios de abogados, contables o asesores de empresas.
- Materiales de marca y marketing: Diseño de logotipos, desarrollo de sitios web, tarjetas de presentación, folletos y cualquier esfuerzo inicial de marketing.
- Equipos y suministros: Ordenadores, mobiliario de oficina, maquinaria, herramientas, inventario o materias primas.
- Tecnología: Suscripciones de software, sistemas de punto de venta (POS), herramientas de comunicación o medidas de ciberseguridad.
- Estudios de mercado: Investigación para entender a tus clientes y competidores.
Costos Recurrentes
- Alquiler y servicios públicos: Alquiler, luz, agua, gas, internet y servicio telefónico.
- Sueldos y salarios: Salarios, prestaciones e impuestos sobre la nómina de los empleados.
- Marketing y publicidad: Publicidad en Internet, campañas en redes sociales, creación de contenido o relaciones públicas.
- Seguros: Seguro comercial para protección contra reclamaciones de responsabilidad civil, daños a la propiedad y lesiones de empleados.
- Impuestos: Impuesto sobre la renta, impuesto sobre las ventas, impuesto sobre la propiedad e impuesto sobre la nómina, según corresponda.
- Pagos de préstamos: Liquidar los préstamos utilizados para poner en marcha el negocio.
Categorías de Gastos Iniciales
Habiendo definido las necesidades de tu negocio es momento de crear tu presupuesto:
- Gastos de inicio.
- Gastos de gestión y organización.
- Recursos humanos y equipamiento.
- Gastos operativos.
Gastos de Inicio
A la hora de poner en marcha una idea es necesario conocer y analizar el marcado en el que actuaremos. Debes fijar los gastos para realizar estudios e investigaciones de mercado así como de tendencias en el sector para analizar a tu competencia más próxima. Aquí añadiremos otros gastos como viajes para contratar proveedores o para explicar nuestro negocio a futuros clientes, promoción y publicidad…
Lea también: Análisis de Costos Franquicia Tecnocasa
Gastos de Gestión y Organización
En este apartado se incluyen todos aquellos gastos para inscribir a la empresa como sociedad limitada o cooperativa, todas aquellas licencias y permisos legales que requiera la apertura de un negocio de ese tipo, así como otras tareas administrativas en las que necesites ayuda externa: abogados, contables…
Recursos Humanos y Equipamiento
Una vez definido tu plan de negocio, es hora de saber cuántas personas son necesarias en tu equipo y sus respectivos sueldos. Un error muy común entre los emprendedores es intentar hacerse responsable de múltiples y diversas tareas. Aunque cuentes con poco capital es importante contratar aunque sea puntualmente los servicios de profesionales expertos.
Además de los profesionales, tendrás que realizar un inventario de equipamiento para tu empresa: desde ordenadores hasta programas de software así como el alquiler o compra del local y los servicios básicos: teléfono, luz, Internet…
Gastos Operativos
Nos referimos a todos aquellos gastos fijos o variables de la empresa. Dentro de los gastos fijos se englobaría el punto anterior: desde las remuneraciones a los empleados hasta todos los equipos técnicos necesarios para el funcionamiento de una empresa.
Además de todos los gastos y salidas de dinero es importante estimar el porcentaje de ingresos que conseguiremos en un periodo concreto. A partir de estos cinco puntos ya tendrás todas las variables que no deben faltar en el presupuesto inicial de tu compañía.
Cómo Ahorrar en Costes Iniciales
Ahorrar en costes iniciales ayuda a mantener la salud financiera durante las primeras etapas de tu negocio. Estas son algunas estrategias para reducir los gastos.
- Adopta un enfoque «lean» (ajustado) centrándote en los elementos clave que añaden valor directo a tus clientes. Al principio, evita gastar de más en funciones, productos o servicios no esenciales.
- En lugar de alquilar un espacio de oficina dedicado, plantéate la opción de oficinas virtuales o espacios de coworking. Estas opciones pueden reducir los gastos de alquiler y, a menudo, también conllevan beneficios adicionales, como el acceso a salas de conferencias y equipos comerciales.
- En lugar de contratar empleados a tiempo completo para cada puesto, subcontrata funciones como la contabilidad, los recursos humanos y los servicios informáticos. Esto puede reducir los costes asociados con los salarios, las prestaciones y el espacio de oficina.
- En lugar de comprar mobiliario nuevo, elige muebles y equipos de oficina renovados. Muchas empresas venden sus equipos casi nuevos y de alta calidad a un precio reducido, lo que de entrada puede ahorrarte dinero.
- Trata de negociar términos o descuentos más favorables de los proveedores y vendedores, especialmente si puedes ofrecer algo a cambio, como pagos puntuales o un contrato a largo plazo.
- Aprovecha el software de código abierto para tareas como el correo electrónico, las aplicaciones de oficina, la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y la gestión de datos. Muchas empresas de software también ofrecen un nivel gratuito, que puede ser suficiente para tus necesidades en las primeras etapas.
- En lugar de gastar en costosas campañas publicitarias, comienza con estrategias de marketing de bajo coste, como el marketing en redes sociales, el marketing de contenidos y la optimización de motores de búsqueda (SEO). Estos métodos pueden ser muy eficaces y rentables.
- Maneja las tareas a nivel interno si tú o tu equipo tenéis las habilidades, como diseñar tu sitio web, manejar los requisitos legales básicos o administrar tu contabilidad.
- Vigila de cerca tus finanzas. Revisa y ajusta periódicamente tus presupuestos en función de los gastos e ingresos reales.
Cómo Utilizar tus Cálculos del Coste de Puesta en Marcha para Obtener Financiación
Calcular cuidadosamente los costes iniciales puede ayudarte a asegurar la financiación para tu nueva empresa. A continuación, te explicamos cómo hacerlo.
- Crea un plan de negocios integral, integrando tus cálculos de costes e incluyendo explicaciones y justificaciones claras para cada partida de gastos.
- Utiliza tus cálculos de costes para desarrollar proyecciones financieras realistas para tu negocio. Estas proyecciones deben incluir estados de resultados, estados de flujo de efectivo y balances que indiquen cómo tu empresa generará ingresos y será rentable con el tiempo.
Personaliza tu discurso para tu público objetivo
Esto es en lo que deberías centrarte cuando hagas la presentación ante inversores en comparación con las entidades de crédito.
- Inversores: Los inversores están interesados principalmente en el potencial de crecimiento y el retorno de la inversión de su negocio. Concéntrate en tu propuesta de valor única, en tu mercado objetivo, en tu ventaja competitiva y en tu escalabilidad. Utiliza tus cálculos de costes para demostrarles de qué manera su inversión impulsará tu crecimiento y generará buenas rentabilidades.
- Entidades de crédito: Las entidades de crédito están más preocupadas por tu capacidad para devolver el préstamo. Pon énfasis en tu solvencia, estabilidad financiera y capacidad para generar un flujo de efectivo constante. Usa tus cálculos de costes para demostrar que tienes un plan sólido para administrar los gastos y pagar el préstamo a tiempo.
Presenta un caso convincente
- Transmite sinceridad y honestidad cuando hables de los costes iniciales y las proyecciones financieras. Evita inflar números o hacer promesas poco realistas.
- Explica por qué cada gasto es necesario para el éxito de tu negocio. Demuestra cómo estas inversiones contribuirán a tu crecimiento y tu rentabilidad.
- Reconoce los riesgos y dificultades potenciales a los que podría hacer frente tu empresa. Demuestra que cuentas con planes de contingencia para mitigar estos riesgos.
- Demuestra tu pasión y dedicación a tu negocio. Demuestra que estás totalmente comprometido con su éxito y dispuesto a trabajar con la máxima dedicación.
Busca varias opciones de financiación
Estos son los diferentes tipos de opciones de financiación que podrías plantearte.
- Inversores «ángeles de empresas»: Los «inversores ángeles» son personas que invierten su propio dinero en startups a cambio de capital. A menudo están dispuestos a asumir mayores riesgos a cambio de una rentabilidad potencialmente mayor.
- Inversores de capital de riesgo: Los inversores de capital de riesgo son inversores profesionales que invierten en startups con potencial de alto crecimiento. Por lo general, invierten grandes sumas de dinero y asumen un papel activo en la gestión de la empresa.
- Préstamos para pequeñas empresas: Los préstamos para pequeñas empresas son ofrecidos por bancos y otras entidades financieras. Por lo general, están respaldados por una garantía y requieren un buen historial crediticio.
- Subvenciones: Las subvenciones son fondos que no necesitan ser reembolsados.
Tabla de Costos Iniciales Estimados para una Startup
| Concepto | Costo Estimado | Tipo de Costo |
|---|---|---|
| Constitución y Registro | $40 - $500+ | Puntual |
| Servicios Profesionales (Abogado, Contador) | Variable | Puntual |
| Diseño de Marca y Marketing Inicial | $500 - $10,000 | Puntual |
| Equipos y Suministros | Variable | Puntual |
| Software y Tecnología | Variable | Puntual/Recurrente |
| Alquiler y Servicios Públicos | Variable | Recurrente |
| Salarios | Variable | Recurrente |
| Marketing y Publicidad Continua | Variable | Recurrente |
| Seguros | Variable | Recurrente |