El asistente comercial y de marketing desempeña un papel fundamental en el área comercial y en el equipo de ventas de una empresa. Este profesional es el intermediario entre la empresa y sus clientes, colaborando estrechamente con los vendedores y proporcionando el apoyo necesario para el cierre de negocios. Además, el asistente de marketing juega un papel crucial en el área de marketing y promoción de productos o servicios.
El Rol Fundamental del Asistente Comercial
El papel fundamental del asistente comercial es ofrecer su ayuda para conseguir una venta, sea asistiendo al comercial con tareas administrativas o mimando la relación de los clientes con la empresa. Tiene como función ayudar al agente comercial en los procesos de ventas.
Conseguir la fidelidad del cliente con la empresa es una de las cuestiones más importantes para el departamento de ventas de una compañía. Para lograrlo, resulta imprescindible proporcionarle una buena experiencia durante el proceso de compra, y esa es una de las tareas que realiza el asistente comercial.
Además, este profesional debe brindar apoyo administrativo y logístico a los comerciales de campo. El asistente comercial tiene como función ayudar al agente comercial en los procesos de ventas; también es su misión conseguir los recursos y la información para que las acciones de venta se concreten.
Asimismo, debe ocuparse de gestionar toda la documentación que precise el departamento comercial, organizar reuniones y hacer el seguimiento logístico de la mercancía. Además, es muy relevante su papel en la gestión de relaciones con el cliente.
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Funciones Clave del Asistente Comercial
Dependiendo de la empresa en la que trabaje, el asistente comercial puede tener unas u otras funciones, pero por lo general las tareas del asistente comercial pasan por:
- Gestión documental: Cualquier tipo de papeleo que sea preciso tramitar con relación a una venta, como contratos, certificados o los propios pedidos, recaen en este profesional. También se encargará de mantener toda esta documentación perfectamente ordenada para que cualquier persona del departamento pueda acceder a ella.
- Asistencia comercial: Otra de las labores de este puesto es ofrecer al agente comercial de campo su ayuda para la preparación de propuestas, cotizaciones y presentaciones al cliente. Hacer seguimiento de las oportunidades de ventas y concertar las citas para el agente comercial son también responsabilidad de este profesional.
- Atención al cliente: Una de las tareas más importantes que desempeña el asistente comercial es la de proporcionar un trato cordial y eficiente a los clientes, resolviendo las dudas que puedan tener y proporcionándoles toda la información que precisen acerca de un determinado bien o servicio. De esta forma, se trabaja para que el cliente obtenga una experiencia de compra totalmente satisfactoria.
- Control logístico: Aunque no se trata de realizar funciones logísticas propiamente dichas, el asistente comercial sí se encarga de organizar el envío de los productos y de llevar un control de las entregas, así como de gestionar las devoluciones o reclamaciones de los clientes.
- Base de datos de clientes: Actualizar la base de datos de clientes, tanto con nuevas aportaciones como con información valiosa sobre los que ya configuran la tabla, es una función muy importante del asistente comercial.
Aptitudes del Asistente Comercial
Para ser asistente comercial también se requieren ciertas habilidades como las siguientes:
- Buenas habilidades comunicativas: Este puesto implica relacionarse continuamente con otras personas, por lo que saber comunicarse correctamente es indispensable. Poseer habilidades de comunicación excepcionales, tanto escritas como orales, resultará fundamental.
- Orientación al cliente: Como en cualquier otro puesto de ventas, la prioridad absoluta es el cliente. Satisfacer sus necesidades debe ser el objetivo principal de un asistente comercial. Además, es necesario tener en cuenta que muy probablemente el asistente comercial sea el primer contacto de una persona con la empresa y de ese profesional dependerá en gran medida que se convierta en cliente o se vaya a la competencia.
- Resolución de problemas: Debe ser un profesional altamente resolutivo para lidiar de forma rápida y efectiva con los desafíos del día a día.
- Adaptabilidad: Poder adaptarse a situaciones cambiantes y tener la capacidad de aprender rápidamente es muy importante para trabajar en un entorno tan dinámico como el actual.
- Conocimientos tecnológicos: Debe estar familiarizado con programas y herramientas informáticas como los software de gestión de clientes CRM, así como con los paquetes básicos de oficina.
- Compromiso: Ser un buen profesional del departamento de ventas implica, a menudo, tener un fuerte compromiso con la empresa y con el producto que se está ofreciendo. Esa es la mejor manera de inspirar confianza a los clientes.
Formación para ser asistente comercial
Cada vez es más habitual que las empresas pidan candidatos con estudios universitarios para optar a puestos del departamento de ventas, como es el caso del asistente comercial. En este caso, las ramas más afines serían las carreras administrativas, comerciales o de marketing.
El Rol del Asistente de Marketing y Comunicación
¿Qué es un Asistente de Marketing y Comunicación?El Asistente de Marketing y Comunicación (AMC) trabaja en estrecha colaboración con los Product Manager y Directores de Marketing y/o Comunicación, así como con los diseñadores, comerciales, técnicos de marketing, etc.Puede ofrecer sus servicios a través de una empresa de consultoría o formar parte de una empresa. En una empresa, actúa como intermediario entre el Director de Marketing y Comunicación y los servicios de investigación o los departamentos de producción.Desempeña un papel fundamental en la productividad de la empresa al participar en el desarrollo de un servicio o producto, desde su concepción hasta su comercialización. En empresas u organizaciones grandes y medianas, que trabajan en diferentes sectores, el Asistente de Marketing y Comunicación participa en el departamento de ventas o en el departamento de marketing.
Es el intermediario entre empresa y cliente; el Asistente de Marketing y Comunicación se ocupa del seguimiento de la cartera de clientes, la elaboración de presupuestos, el proceso de pedidos, la facturación, la prospección activa para la constitución de la base de datos, etc. A través de encuestas y análisis cualitativos y cuantitativos (mercados, productos, competencia, clientes) llevados a cabo por él, la compañía puede establecer campañas de marketing efectivas.
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Bajo la tutela del Director de Marketing y Comunicación, su principal rol es similar al de auxiliar o al del personal de apoyo. Sin embargo, dependiendo del tamaño de la empresa en la que trabaja, sus objetivos, su participación y su grado de autonomía pueden diferir. En una empresa importante, el AMC puede verse obligado a realizar tareas específicas como parte del despliegue de un proyecto estratégico.
Trabajando mano a mano con su superior durante la implementación del plan de marketing / comunicación (en su totalidad o en algunas partes del plan), el Asistente de Marketing y Comunicación se encarga de las acciones o campañas de promoción de imágenes que apuntan a aumentar la notoriedad de un producto o una marca. En otras palabras, es responsable del buen funcionamiento de las campañas a lo largo de todo su desarrollo.
Objetivos Clave de un Asistente de Marketing y Comunicación
El Asistente de Marketing y Comunicación se encarga de multitud de tareas, brindando un valioso apoyo a toda la fuerza de ventas gracias a su versatilidad. Sus principales misiones son:
- Planificación de la gestión de sus superiores: El Asistente de Marketing y Comunicación es el brazo derecho del Director de Marketing y Comunicación. Gestiona sus agendas, liberándole de las tareas secundarias, para que ahorre tiempo y pueda dedicarse a las tareas más importantes. El AMC, además, se encarga de organizar sus reuniones y viajes.
- Prospección comercial: El Asistente de Marketing y Comunicación también puede ocuparse de operaciones relacionadas con la prospección comercial, ya sea por teléfono o por correo electrónico.
- Participación en la comunicación interna de la empresa: El Asistente de Marketing y Comunicación desempeña un papel clave en la comunicación interna, con la responsabilidad de establecer y mantener un diálogo continuo entre el personal de marketing y comunicación. Garantiza el despliegue de la política de comunicación de la empresa asegurando una comunicación bidireccional y transversal.
- Participación en la comunicación externa de la empresa: En general, el Asistente de Marketing y Comunicación es responsable de seguir la oferta de productos y servicios, buscando los proveedores idóneos y estableciendo con ellos los vínculos necesarios para garantizar la buena colaboración entre ambas partes. También es responsable de hacer seguimiento de la producción, pedidos y entregas de clientes. La comunicación externa también puede referirse al servicio postventa. De hecho, puede que el AMC se encargue de responder a las preguntas de los clientes sobre el producto o servicio.
Habilidades Necesarias para un Asistente de Marketing y Comunicación
Una de las cualidades clave que requiere esta función es ser una persona entusiasta y motivada ya que desempeñará funciones de comunicación a nivel interno y externo, y será importante transmitir esa energía e ilusión. El sentido del trabajo en equipo es igualmente útil, porque la persona coopera constantemente con todos los miembros; desde comerciales hasta el director de Marketing y Comunicación.
Un buen asistente de marketing y Comunicación debe demostrar un sentido impecable de organización. Sus talentos creativos son esenciales en el desarrollo de una campaña de promoción de producto o marca. Además, contará con una buena capacidad de síntesis; el agente debe poder analizar efectivamente un estudio de marketing.
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Dado que el AMC cumple con la función de intermediario, debe tener el sentido de responsabilidad, la capacidad de tomar iniciativas y una gran autonomía de trabajo. Para cumplir con éxito su función, el Asistente de Marketing y Comunicación necesita algunas cualidades como carisma, sociabilidad, habilidades de escucha y de persuasión.
El Asistente de Marketing y Comunicación debería de dominar el software de oficina y algunos programas de diseño gráfico como InDesign, Photoshop, Illustrator, Publisher, etc. También debería dominar uno o más idiomas extranjeros.