Alcanzar el éxito empresarial implica superar desafíos y comprender los aspectos legales clave desde el inicio. Bien está lo que bien acaba, pero empezar con buen pie es la mejor manera de iniciar un trayecto exitoso o, al menos, sin sobresaltos. Esto es aplicable también a los emprendedores, que centran sus esfuerzos en hacer prosperar su negocio y, a veces, dejan de lado (o para más adelante) temas fundamentales. Para que no te pase a ti, veamos cuáles son los aspectos legales clave para emprender tu propio negocio o actividad.
Antes de empezar, permítenos un aviso previo. Estos que vamos a ver son los aspectos legales más generales a la hora de constituirse como autónomos o empresa, pero emprender exige otros -muchos- trámites y decisiones. Entre ellos se encuentran elegir la forma jurídica, cumplir con las obligaciones fiscales y laborales, etc.
1. Constitución Legal de la Empresa
Es fundamental dar de alta a la nueva empresa, es decir, dar de alta la actividad empresarial o profesional. Este trámite puede hacerlo el propio emprendedor por Internet. Si no se da de alta la actividad no hay emprendimiento, ya que no se pueden emitir facturas, ni prestar servicios a terceros de forma legal.
Los autónomos deben darse de alta en el régimen especial de trabajadores autónomos de la Seguridad Social, modelo TA 0521 que puede descargarse en la sede electrónica de la Seguridad Social, y también deben dar de alta la actividad en Hacienda (sede electrónica AEAT) cumplimentando el modelo 036/037 (declaración censal de empresarios y profesionales) o acudir a un punto de atención al emprendedor, más aconsejable en el caso de constitución de sociedades. Para ello, se debe rellenar el Documento Único Electrónico (DUE) y tramitar de forma electrónica la gestión del alta de la empresa para enviarlo a las administraciones pertinentes (Hacienda, Seguridad Social y Registro Mercantil en este caso).
En ambos casos, una vez cursada el alta de la empresa en los organismos correspondientes es posible que se requiera obtener licencias específicas según el tipo de negocio como la licencia de apertura o autorizaciones sanitarias.
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2. Declaración Censal ante la Agencia Tributaria
Es imprescindible notificar a la Agencia Tributaria ANTES de emprender. Por eso es el primer paso (y además obligatorio), ya que si no lo hacemos no hay posibilidad legal de prestar servicios, emitir facturas o cobrar. En la actualidad puedes darte de alta de forma 100 % telemática, por lo que no es necesario desplazarse o solicitar cita previa.
Con este documento la persona física o jurídica que ha puesto en marcha la empresa ofrece sus datos personales a la Agencia Tributaria dándose de alta en la actividad. Todo lo que necesitas es especificar quién está emprendiendo o creando una empresa mediante la presentación del modelo 036/037, que es algo así como una declaración censal para empresarios y profesionales. Esta petición conlleva la obtención de un NIF en el caso de las empresas (que puede ser provisional o definitivo), así como la asignación de regímenes y obligaciones varias como el IRPF, el Impuesto de Sociedades o el IVA que corresponda a cada actividad.
Para la declaración censal es necesario cumplimenta el modelo 036/037 de la Agencia Tributaria de forma previa al inicio de la actividad. La declaración se puede presentar en la Administración o en la delegación de la AEAT correspondiente al domicilio fiscal por vía telemática. Si no se realiza este trámite no es posible emitir facturas ni recibir pagos por la actividad y el emprendedor queda expuesto a la imposición de sanciones tributarias.
3. Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE)
El siguiente paso es darse de alta en el Impuesto de Actividades Económicas o IAE. Y es que si Hacienda quiere su parte del pastel, el ayuntamiento también ha venido a la fiesta (aunque ya te avanzamos que no come mucho). 😜 Bromas a parte, el IAE es la tasa municipal que grava la actividad económica cuando hay un establecimiento abierto vinculado a una actividad empresarial, profesional o artística.
Se trata de una tasa municipal que se encarga de gravar actividades económicas cuando existe establecimiento abierto vinculado a la actividad, que puede ser empresarial, artística o profesional. Para llevar a cabo este proceso se debe cumplimentar y presentar el modelo 840. El alta es obligatoria y debe solicitarse como máximo en el plazo de un mes desde el inicio de la actividad, aunque se preste de forma ocasional, excepto las actividades agrícolas, ganaderas, forestales y pesqueras. Cada contribuyente debe darse de alta en los epígrafes que más se ajusten a su actividad.
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No obstante, el alta no implica obligatoriamente el pago del impuesto. Las personas físicas están exentas de pago. Sólo deben hacer frente a él las entidades que tienen una cifra de negocio anual igual o superior a 1 millón de euros, aunque se establece una exención de pago durante los dos primeros años desde el inicio de la actividad. Es obligatorio realizar este trámite, ya que si no se realiza se incurrirá en un procedimiento de comprobación tributaria que derivará en posible sanción.
4. Afiliación a la Seguridad Social
Toca advertir a la Tesorería General de la Seguridad Social de que nos lanzamos a emprender. Para hacerlo, hay dos caminos. Lo primero para estos es solicitar el alta, aunque aquí se debe hacer en régimen de autónomos societarios.
El empresario individual debe solicitar el alta en el régimen de autónomos. Para ello, actualmente y en apoyo al emprendimiento, se ha establecido la llamada tarifa plana que supone un coste reducido de la cuota durante el primer año de ejercicio de la actividad que, en determinadas circunstancias, puede extenderse al segundo año. Incluso algunas Comunidades Autónomas han establecido la llamada Cuota Cero. Por su parte, el Administrador de la sociedad o socio mayoritario de la sociedad que la ha constituido debe solicitar el alta en el régimen de autónomos societarios.
Si vas a contratar a trabajadores por cuenta ajena, debes darles de alta mediante el documento de afiliación modelo TA-1 (y que puedes descargar aquí). Asimismo, en el caso de dar de alta a trabajadores en la empresa, la documentación a presentar para poder completar la solicitud de afiliación es la siguiente:
- Documento de afiliación (modelo TA-1). Solicitud de afiliación a la Seguridad Social, asignación de número de seguridad social y variación de datos.
- Documento de declaración de alta (modelo TA-2/S). Solicitud de alta, baja o variación de datos trabajador por cuenta ajena o asimilado.
- Fotocopia del Documento Nacional de Identidad del trabajador o, en caso de ser extranjero, del documento identificativo del mismo.
5. Comunicación de Apertura del Centro de Trabajo
Si tu negocio va a estar de cara al público sí o sí necesitarás la licencia de actividad y apertura. El siguiente paso es abrir oficialmente el centro de trabajo, lo que significa dar de alta a nuestro negocio en la Dirección General de Trabajo.
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Cuando un emprendedor va a abrir un centro de trabajo tiene que informar de ello con carácter previo o en los 30 días siguientes a la apertura a la Dirección General de Trabajo o delegación que le pertenezca por zona. Cumplir con este trámite dentro de plazo es vital si no queremos exponernos a una multa a los pocos días de empezar. Si no lo hace se le puede imponer una sanción que será gradual en función de si la infracción es leve porque no se trate de una actividad o industria calificada como peligrosa, insalubre o nociva atendiendo a los procesos o sustancias que se manipulen o una infracción grave si se dan las anteriores circunstancias.
6. Licencia de Apertura y Actividad
Al igual que el IAE, esta licencia la gestionan los ayuntamientos, quienes solicitan estar al tanto y aprobar cualquier tipo de actividad comercial, industrial o de servicios que se ofrezca en un local o establecimiento de su zona. ¿Y para qué sirve? Dependiendo del tipo de actividad estas licencias municipales pueden ser inocuas (es decir, que no entrañan ningún riesgo legal para la salud de las personas o el medio ambiente) o clasificatorias.
La licencia de apertura y actividad son licencias municipales obligatorias para poder realizar actividades comerciales, industriales o de servicios en un local o establecimiento. Se trata de un documento que da permiso para la actividad y confirma las buenas condiciones del espacio para su habitabilidad. Existen dos tipos de licencias en función de las actividades a desarrollar: inocuas y calificadas. Las únicas actividades exentas de estas licencias son aquellas profesionales, artesanales o artísticas que se realicen en el domicilio, siempre que no exista venta o atención directa al público y no se causen molestias a los vecinos.
El proceso de obtención de la licencia de actividad y apertura se activa mediante una solicitud en el ayuntamiento de la localidad donde vamos a abrir el negocio. El permiso de apertura se debe solicitar en el Ayuntamiento y se otorgará tras elaborar un informe técnico, pagar determinadas tasas municipales por dicha apertura y tener un visado de un técnico que confirme que el establecimiento cumple con la norma (prevención de incendios, accesibilidad, etc.). Tras un periodo de análisis (y espera) se otorga el informe técnico, el cual precede al ¡oh, sorpresa! pago de tasas municipales. Pero la cosa no termina aquí. Durante este proceso deberemos buscar un técnico homologado para que nos genere un visado conforme el establecimiento cumple con las normas sobre incendios, accesibilidad, etc.
También, según el servicio que preste la sociedad, se deben solicitar permisos obligatorios para tratar con productos sanitarios, mercancías peligrosas, etc. Además, si se van a realizar obras en el local se necesitará una licencia de obras.
7. Protección de la Propiedad Intelectual
Un aspecto legal clave a la hora de emprender y que, sin embargo, no siempre está bien cubierto es el de la propiedad intelectual o también llamados derechos de autor. Funciona a través de la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM), donde a través del registro velan por los derechos de aquello que desarrollemos. A efectos prácticos funcionan como un árbitro y testigo, por lo que si alguien nos copia o utiliza sin autorización nuestras creaciones podremos interponer medidas legales y obligar a que se modifique o retire la copia.
Si la empresa desarrolla productos, marcas o tecnología innovadora es importante proteger los derechos de propiedad intelectual. Esto se puede hacer a través del registro de patentes, marcas comerciales o diseños industriales. Registrar el nombre y logotipo de la empresa evita que terceros los utilicen sin permiso. El registro de marca se realiza en la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM). Además, si el negocio genera contenido o desarrollos tecnológicos, es recomendable registrar los derechos de autor o solicitar una patente. La protección de la propiedad intelectual permite evitar que otros copien o utilicen sin autorización dichas creaciones, lo que puede ser determinante para el éxito y la competitividad de la empresa.
Aquí un ejemplo de lo que pasan muchos emprendedores creativos, como diseñadores de joyas, no registran su marca desde el principio, lo que puede generar problemas si terceros intentan aprovecharse de su identidad.
8. Contratos y Acuerdos Legales
Antes de salir al mercado resulta primordial tener el respaldo de unos contratos y acuerdos legales que protejan nuestros intereses comerciales. Es vital que estos contratos estén bien redactados desde un punto de vista legal, por lo que es casi imprescindible acudir a abogados especializados en temas empresariales.
Es fundamental contar con contratos y acuerdos legales bien redactados para proteger los intereses comerciales. Estos pueden incluir contratos de arrendamiento, contratos de trabajo, contratos de distribución, acuerdos de confidencialidad y contratos de colaboración. Aquí también se incluye la contratación de todos aquellos seguros orientados a salvaguardar a la empresa en el caso de que surja algún problema o nos interpongan algún tipo de demanda. También es importante suscribir los seguros de responsabilidad civil que cubran los posibles riesgos y necesidades del negocio.
Es importante personalizar estos contratos según las necesidades específicas de tu emprendimiento y buscar asesoramiento legal para garantizar que estén adecuadamente redactados y cumplen con las leyes locales.
Algunos contratos importantes son:
- Contrato de Socio o Co-Fundador: Si estás comenzando una empresa con otros socios, un contrato de socio o co-fundador es crucial para establecer roles, responsabilidades y participaciones de manera clara.
- Contrato de Empleo: Este contrato define los términos y condiciones de empleo para ti y tus empleados, incluyendo salarios, horas de trabajo y responsabilidades.
- Contrato de Servicios Profesionales: Si contratas servicios profesionales, como consultores o freelancers, este contrato establece los términos del acuerdo, incluyendo tarifas y plazos.
- Acuerdo de Confidencialidad (NDA): Un NDA protege la información confidencial de tu empresa al prohibir su divulgación no autorizada por parte de terceros.
- Contrato de Arrendamiento Comercial: Si alquilas un espacio para tu negocio, este contrato regula los términos del arrendamiento, incluyendo renta y plazos.
- Contrato de Licencia de Propiedad Intelectual: Si ofreces productos o servicios basados en propiedad intelectual, como software o diseños, este contrato regula la licencia de uso.
- Contrato de Cliente: Este contrato establece los términos de la relación con tus clientes, incluyendo entregables, precios y plazos de pago.
- Contrato de Inversión: Si buscas inversores, un contrato de inversión establece los términos de la inversión, la participación accionaria y las expectativas financieras.
- Acuerdo de Terminación de Contrato: Este acuerdo describe cómo se pueden terminar los contratos en caso de incumplimiento o por otras razones.
- Contrato de Compra y Venta: Si vendes productos, este contrato regula la compra y venta de bienes, incluyendo garantías y plazos de entrega.
Contratos Esenciales para tu Negocio:
1. Shareholders Agreement (SHA) - Acuerdo de Socios:
Un Shareholders Agreement, o Acuerdo de Socios (también conocido como SHA, por sus siglas en inglés), es un contrato legal que se utiliza en empresas con múltiples socios o accionistas para establecer los derechos, obligaciones y relaciones entre los propietarios de la empresa. Este acuerdo es especialmente importante en empresas pequeñas o startups, ya que define cómo se gestionará y operará la empresa, así como cómo se resolverán los desacuerdos entre los socios.
El contenido mínimo de un Shareholders Agreement puede variar según las necesidades específicas de la empresa y sus socios, pero generalmente debe contener los siguientes elementos clave:
- Identificación de las partes
- Participación accionaria
- Derechos y deberes de los socios
- Toma de decisiones
- Distribución de beneficios
- Compra y venta de acciones
- Derechos de primera oferta (Right of First Refusal)
- Arrastre de votos (Drag-Along Rights)
- Clausulas de salida
- Resolución de disputas
- Confidencialidad y no competencia
- Duración y terminación
2. Sale and Purchase Agreement (SPA) - Contrato de Compra y Venta:
El contenido mínimo de un SPA (Sale and Purchase Agreement o Contrato de Compra y Venta) puede variar según la naturaleza de la transacción y las necesidades específicas de las partes involucradas. Sin embargo, a continuación, se detalla el contenido mínimo que generalmente se incluye en un SPA:
- Identificación de las partes
- Descripción de la transacción
- Precio de compra
- Representaciones y garantías
- Declaraciones de las partes
- Clausulas de condición precedente
- Fecha de cierre
- Transferencia de propiedad
- Declaración de indemnización
- Gastos
- Ley aplicable y jurisdicción
- Términos de confidencialidad
- Términos de no competencia
- Términos de no divulgación
- Firmas y testigos
9. Obligaciones Fiscales y Contables
Por su naturaleza, algunas actividades son más sencillas de controlar a nivel fiscal y contable que otras, especialmente aquellas que no cuentan con muchas compras de material. Si es tu caso (y quieres intentarlo) es posible realizar por tu cuenta varios de los trámites solicitados, sino todos. Eso sí, si te inclinas por esta opción nuestra recomendación financiera es que siempre cuentes con alguna figura especialista cerca a la que puedas acudir en caso de duda.
Toda empresa debe cumplir con sus obligaciones fiscales y contables. Esto implica llevar una contabilidad adecuada, presentar las declaraciones de impuestos correspondientes y pagar los impuestos y contribuciones sociales requeridos. El desconocimiento de las obligaciones fiscales puede derivar en sanciones y recargos por parte de Hacienda.
Los autónomos deben declarar el IRPF trimestralmente, mientras que las sociedades pagan el Impuesto de Sociedades anualmente. Para evitar problemas con Hacienda, es esencial llevar una contabilidad ordenada y presentar las declaraciones dentro de los plazos legales.
10. Protección de Datos y Privacidad
Dejamos para el último uno de los trámites más nuevos y también de los más olvidados: el Reglamento General de Protección de Datos (o RGPD) de la Unión Europea. Como sabes, cuidar la privacidad de las personas es cada día más importante a nivel global, una responsabilidad que recae sobre los entes que solicitan y acumulan datos personales.
Es fundamental proteger los datos personales de clientes y empleados. Para ello, se debe cumplir con las leyes de protección de datos y privacidad como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPDGDD) establecen normas estrictas para el manejo de información personal y datos especialmente sensibles de clientes, proveedores… Toda empresa debe publicar una política de privacidad clara en su página web. También es obligatorio obtener el consentimiento de los clientes antes de recopilar sus datos.
Ejemplo: Una tienda online envía correos promocionales sin el consentimiento de los usuarios.
Estructura Legal Adecuada
Seleccionar la estructura legal adecuada es clave para el éxito del negocio. En España, los emprendedores pueden operar como autónomos o constituir una sociedad. Ser autónomo es más sencillo, pero implica responsabilidad ilimitada, es decir, el empresario responde con su patrimonio personal. En cambio, una Sociedad Limitada (SL) protege el patrimonio personal, aunque requiere un capital mínimo de 3.000 euros. Cada opción tiene implicaciones fiscales y administrativas. Antes de elegir, es importante evaluar factores como la inversión inicial, la responsabilidad que se desea asumir y las expectativas de crecimiento.
Ejemplo: Un emprendedor lanza un negocio de comercio electrónico como autónomo. Tras un problema con un proveedor, acumula deudas y debe responder con su patrimonio.
Asesoramiento Legal
Si eres emprendedor, quieres enfocarte en tu nuevo negocio y necesitas ayuda de un asesor echa un vistazo al siguiente artículo: «En qué puede ayudarte un asesor a la hora de emprender».
Al acercarse el momento de poner en marcha tu negocio: Debes despejar las dudas sobre la forma jurídica más conveniente, las futuras obligaciones que te tocará cumplir como empresario o empresaria (fiscales, de seguridad social, laborales, contables o de otro tipo). Conocer el proceso de tramitación necesario, de acuerdo a que te constituyas como una sociedad mercantil o que vayas a desarrollar tu actividad como empresario o empresaria individual o autónomo/a.
Y cuando estés en disposición de iniciar la actividad podrás elegir una de las soluciones de tramitación integrada para que la burocracia no sea obstáculo alguno. En especial, te recomendamos acudir al “Punto de Atención al Emprendedor - Ventanilla Única Empresarial” de tu Cámara de Comercio donde especialistas en orientación y tramitación te lo pondrán todo mucho más fácil.
Y si lo que necesitas es modificar algún aspecto de tu negocio (desarrollando o cambiando de actividades; cambiando la sede, modificando la fiscalidad, incorporando nuevos socios, etc.), igualmente te recomendamos acudir al “Punto de Atención al Emprendedor - Ventanilla Única Empresarial” de tu Cámara de Comercio donde te asesorarán y te ayudarán a efectuar los trámites necesarios.
El compromiso de las Cámaras de Comercio con las personas emprendedoras y la creación de empresas, hace que colaboremos activamente en todos los pasos necesarios para abrir tu negocio. Para que crear una empresa o reorientar tu negocio no sea una carrera de obstáculos, te facilitamos esta atención integral en un único punto de atención.
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