Constitución de una PYME: Requisitos y Pasos Esenciales

Si estás pensando en abrir una empresa, te explicamos los requisitos y pasos para formalizar su constitución, de forma que puedas comenzar a facturar lo más rápido posible. Tras la caída de la actividad empresarial provocada por la pandemia, una recuperación económica más rápida y sólida de lo previsto ha incitado al optimismo, de manera que muchos emprendedores se han animado a poner en marcha sus ideas de negocio. El año pasado se crearon 102 169 nuevas empresas en España, lo cual significa que la actividad emprendedora registró su tercer máximo histórico desde el año 2008, superando la barrera de las 100 000 nuevas constituciones en un ejercicio, según reveló Axesor.

¿Qué es una PYME?

En el mundo empresarial, las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) son consideradas el motor de la economía, representando una parte significativa del tejido productivo de la mayoría de los países. La palabra PYME proviene del acrónimo de Pequeñas Y Medianas Empresas.

Requisitos para ser PYME según la UE

Sin embargo, para acceder a las diferentes ayudas y subvenciones disponibles, es fundamental entender qué se considera exactamente una PYME desde el punto de vista legal y administrativo. En el contexto de las subvenciones, la Unión Europea (UE) ha establecido una definición precisa de lo que se considera una PYME, recogida en la Recomendación 2003/361/CE.

• Número de empleados (UTA): Una PYME es una empresa que tiene menos de 250 empleados.
• Volumen de negocio o balance general anual: Además del número de empleados, otros requisitos legales para ser PYME que se deben cumplir son, al menos, una de las siguientes condiciones financieras:
  • Un volumen de negocio anual que no exceda los 50 millones de euros.

El volumen de negocios anual se determina calculando los ingresos recibidos por una empresa durante el año en cuestión mediante la venta de productos y la prestación de servicios en el marco de las actividades ordinarias de la empresa, previa deducción de los descuentos aplicados por esta.

• Independencia de la empresa: La empresa debe ser independiente (empresa autónoma), es decir, no debe estar controlada por otra empresa o grupo de empresas que no sean PYMEs.

Cumplir con los requisitos para ser considerado PYME es fundamental, ya que permite acceder a ayudas y subvenciones específicas para este tipo de empresas. Además, facilita el acceso a líneas de financiación y a programas de apoyo empresarial que fomentan el crecimiento y la competitividad de las pymes en el mercado. Esta distinción es relevante porque muchas subvenciones están dirigidas específicamente a una de estas subcategorías.

Lea también: ¿Cuánto cuesta crear un negocio en España?

Al efectuar los cálculos, debería utilizar los datos que figuren en las últimas cuentas anuales aprobadas de la empresa. El artículo 4, apartado 2, proporciona estabilidad y certidumbre a las empresas que se encuentran próximas a los umbrales definidos y corren el riesgo de superarlos temporalmente durante un ejercicio excepcional o en mercados volátiles. Así, en el caso de que una empresa supere los niveles máximos establecidos para los efectivos o el ámbito financiero durante el año de referencia, este hecho no afectará a su situación y conservará la condición de pyme que tenía al inicio del ejercicio contable. La finalidad del artículo 4, apartado 2, de la definición de pyme es garantizar que las empresas que crezcan no resulten penalizadas con la pérdida de condición de pyme a menos que superen los umbrales pertinentes durante un período prolongado. Las empresas que experimentan un cambio de propiedad deben evaluarse examinando su estructura accionarial en el momento de la transacción, no en el del cierre de las últimas cuentas.

Se considera empresa «toda entidad, independientemente de su forma jurídica, que ejerza una actividad eco­nómica». Según la categoría en la que encaje una empresa, puede ser necesario que incluya datos de una o varias empresas al efectuar el cálculo de las condiciones para ser pyme. Que una empresa sea reconocida como PYME le garantiza una serie de ventajas significativas que pueden ser cruciales para su desarrollo y crecimiento. Es fundamental que las empresas interesadas se aseguren de cumplir con los criterios establecidos y se mantengan informadas sobre las posibles modificaciones en la normativa vigente.

10 Pasos Clave para Crear una Empresa en España

1. Elige la forma jurídica

   El primer paso para abrir una empresa es decidir su forma jurídica, la cual dependerá de factores como la naturaleza de la actividad, el alcance del proyecto, el número de socios y la responsabilidad legal que estás dispuesto a asumir. De esa elección también dependerán las obligaciones fiscales y de contabilidad que asumirás, así como la inversión económica inicial para la constitución de la empresa.

   Si no tienes socios, puedes crear una sociedad limitada unipersonal (SLU) para restringir tu responsabilidad fiscal al capital aportado. En cambio, si vas a asociarte con otras personas, podrías crear una sociedad de responsabilidad limitada (SL). Otra posibilidad es crear una sociedad anónima (SA), cuyo capital puede ser fraccionado en acciones y repartido entre los socios, o una sociedad cooperativa, en cuyo caso necesitarás al menos tres socios y estos ejercerán al mismo tiempo como trabajadores de la empresa.

   A la hora de constituir una empresa hay que elegir la forma jurídica que adoptará. También se puede ejercer una actividad económica como persona física, en nombre propio, asumiendo el control y el riesgo. Esta es la figura del Autónomo. Para una correcta decisión es importante conocer las características particulares de cada fórmula jurídica.

   Lea también: Pasos para crear tu negocio individual

   Aquí hay algunas de las formas jurídicas más comunes:

   • Autónomo (empresario individual): Persona física que realiza por cuenta propia una actividad económica, tenga contratados trabajadores o no. Sin capital mínimo y responsabilidad ilimitada, es decir, respondes con tu patrimonio privado sobre las deudas contraídas por la empresa.
   • Comunidad de bienes y sociedad civil: Mínimo dos socios. Las aportaciones a la actividad podrán ser en dinero o en especie, y se podrá definir el porcentaje de participación de cada comunero en las pérdidas y ganancias. Sin capital mínimo y responsabilidad ilimitada de los socios, es decir, se responde con el patrimonio personal de cada uno.
   • Sociedad de responsabilidad limitada (SL) y Sociedad limitada nueva empresa (SLNE): Mínimo de un socio. Sociedad de carácter mercantil en la que el capital social está dividido en participaciones/aportaciones de todos los socios. Estos responden de las deudas contraídas solo con el capital invertido, no con su patrimonio privado, por lo que hablamos de responsabilidad limitada. Capital mínimo de 3.000€, representado por participaciones que son transmisibles de manera limitada. Es la forma jurídica de empresa más frecuente para las medianas y pequeñas empresas.
   • Sociedad anónima (SA): Mínimo de un socio, con una aportación inicial de 60.000 €, pudiendo aportar un 25% inicial y el resto tras la constitución de la sociedad. El capital, dividido en acciones, lo constituyen las aportaciones de los socios. Estos responden a las deudas contraídas con el capital invertido, sin arriesgar su patrimonio privado. Es la más común para empresas de mayor tamaño, ya que permite, por ejemplo, cotizar en bolsa o transmitir los títulos (acciones) de manera más rápida y fácil.
   • Sociedad cooperativa: Mínimo de 3 personas para su constitución, en régimen de libre adhesión y baja voluntaria. Cada socio es responsable de las obligaciones según el capital invertido, y las decisiones se toman de manera democrática por la votación de todos los socios.

2. Obtén la certificación negativa del nombre

   Entre los requisitos para montar una empresa se encuentra obtener la certificación negativa del nombre que hayas elegido para tu negocio. Puedes pedirla en el Registro Mercantil Central acudiendo a sus oficinas físicas, rellenando el formulario web en su sede online o remitiendo una carta por correo postal. Se deberá acreditar en el Registro Mercantil que no existe otra sociedad con el mismo nombre.

   Este documento acredita que no existe otra sociedad operando con ese mismo nombre, por lo que evita duplicidades y problemas legales de cara al futuro. Si el nombre que solicitas está libre, quedará reservado durante seis meses. Transcurrido este periodo de tiempo, si no has inscrito la sociedad en el Registro Mercantil Provincial, el nombre quedará libre y otras entidades podrán reclamarlo. De hecho, la certificación negativa tiene una vigencia de tres meses, prorrogable por otros tres, el tiempo necesario para realizar el resto de los trámites legales para constituir la empresa.

   Deberás obtener en el Registro Mercantil Central la Certificación negativa del nombre de la sociedad (CNN) que acredite la exclusividad y no existencia de otra sociedad con el mismo nombre. Se puede tramitar presencialmente con un impreso en las oficinas del Registro Mercantil, por correo o a través de la web.

3. Redacta los estatutos sociales

   Los estatutos sociales rigen el funcionamiento de la empresa y, aunque se pueden modificar posteriormente, lo ideal es dejarlos claros desde el inicio para evitar posibles controversias entre los socios. Los socios deberán redactar y aprobar las normas de funcionamiento de la sociedad. Estas quedarán reflejadas en los estatutos sociales.

   Lea también: Carrefour Market Granada: Ubicación y servicios

   Deben reflejar la información básica de la empresa, como su denominación, el capital con el que se inicia el negocio y cuál es el domicilio social. También deben recoger todo lo relacionado con el capital social inicial para constituir la empresa, así como la política de participaciones; es decir, su división entre los socios y formas y circunstancias de los traspasos.

   Los estatutos sociales también deben incluir la estructura organizativa de la empresa, indicando desde cómo se administrará hasta qué retribución recibirá el administrador. Señalarán, además, cómo se votan las decisiones y cómo se distribuyen los beneficios y pérdidas entre los socios, cuál será el fondo de reserva y por qué causas y cauces se puede disolver la sociedad.

4. Abre una cuenta bancaria a nombre de la empresa

   Uno de los requisitos para montar una empresa consiste en aportar un capital social mínimo. Según el tipo de sociedad que constituyas, tendrás que depositar ese dinero en una cuenta bancaria a nombre de la empresa. La Cámara de Comercio especifica que es necesario establecer una cuenta bancaria única y exclusiva para la empresa donde se depositará el capital social.

   En el caso de una sociedad de responsabilidad limitada, el capital mínimo que establece la ley es de 3 000 euros, mientras que para las sociedades anónimas esa cifra asciende a 60 000 euros. En cambio, para las sociedades cooperativas, el capital social mínimo depende de la regulación autonómica y del sector de actividad, aunque normalmente oscila entre 1 500 y 3 000 euros.

   El capital de la sociedad de responsabilidad limitada no podrá ser inferior a un euro y se expresará precisamente en esa moneda. Mientras el capital de las sociedades de responsabilidad limitada no alcance la cifra de tres mil euros, se aplicarán las siguientes reglas:

   • Deberá destinarse a la reserva legal una cifra al menos igual al 20 por ciento del beneficio hasta que dicha reserva junto con el capital social alcance el importe de tres mil euros.
   • En caso de liquidación, voluntaria o forzosa, si el patrimonio de la sociedad fuera insuficiente para atender el pago de las obligaciones sociales, los socios responderán solidariamente de la diferencia entre el importe de tres mil euros y la cifra del capital suscrito.

   Si se desea constituir una sociedad anónima el capital social no podrá ser inferior a sesenta mil euros.

5. Solicita el número de identificación fiscal en la Agencia Tributaria

   El Número de Identificación Fiscal (NIF) es un código alfanumérico que tendrás que usar en todos los documentos relacionados con tu negocio, tanto para la constitución de la sociedad como para la presentación de impuestos y la facturación de la actividad. Para obtener el NIF, tendrás que rellenar el modelo 036, que puedes presentar telemáticamente en la Agencia Tributaria.

   Recibirás un NIF provisional con el que puedes comenzar a facturar y en un plazo de seis meses te proporcionarán el definitivo, cuando presentes una copia de la escritura de constitución de la sociedad. A continuación, la empresa deberá darse de alta en Hacienda con el modelo 036 y especificar todas las obligaciones a las que estará sujeta, como por ejemplo las retenciones de IRPF.

   Obtener el Número de Identificación Fiscal en la Agencia Tributaria, primero provisional presentando la documentación necesaria (modelo 036, copia de la escritura de constitución y copia de los estatutos), y después el definitivo (no más tarde de 6 meses) presentando la escritura.

6. Firma la escritura pública ante notario

   Si tienes socios, tendréis que acudir ante un notario para firmar la escritura pública de constitución de la sociedad. Si la sociedad tiene diversos socios, deberán firmar la constitución ante notario con una escritura pública, presentando los estatutos y toda la documentación necesaria.

   Tendrás que presentar una serie de documentos, entre ellos los estatutos sociales, la certificación negativa del nombre de la empresa expedida por el Registro Mercantil Central, la certificación bancaria del depósito del capital social y los documentos de identificación de cada uno de los socios. Cabe aclarar que, si los socios están casados en régimen de separación de bienes, tendrán que presentar las capitulaciones matrimoniales. Si están casados en régimen de gananciales, el cónyuge tendrá que acudir a la firma de la escritura pública.

   Si la aportación al capital social de alguno de los socios no es dineraria, deberá presentar una relación de los bienes en la que se desglose su descripción y valoración, así como la cantidad de acciones o participaciones que se atribuyen a esa aportación. Cuando se trata de bienes inmuebles, por ejemplo, tendrá que presentar los datos registrales.

   Debes realizar una escritura pública ante notario en el que los socios firman la constitución de la sociedad.

7. Inscribe la empresa en el Registro Mercantil

   El Registro Mercantil da constancia de la creación de la empresa. Al inscribir los actos de los empresarios, otorga a la sociedad plena capacidad jurídica y le permite ser reconocida por proveedores, entidades bancarias, inversores, entidades públicas y otras figuras con las que se relacionen. De hecho, todas las sociedades deben estar inscritas en el Registro Mercantil. Se deberá realizar en el Registro Mercantil de la provincia en que se encuentre domiciliada la Sociedad.

   Para ello, solo tienes que acudir a la oficina del Registro Mercantil de la provincia donde esté domiciliado tu negocio e inscribirlo. Deberás presentar todos los documentos que acrediten la constitución de la sociedad, como la escritura pública y el NIF. Y no olvides legalizar los libros de sociedades. Para realizar este trámite tienes un plazo de dos meses desde el momento en que firmes la escritura de la constitución.

   Inscripción de la empresa en el Registro Mercantil Provincial para obtener la plena competencia jurídica. Tendrá lugar en la oficina del Registro Mercantil de la misma provincia donde la empresa esté domiciliada.

8. Date de alta en IAE

   El Impuesto de Actividades Económicas se aplica a todas las pymes y autónomos que desempeñan una actividad profesional, empresarial o artística en España. Por consiguiente, para abrir una empresa tienes que tramitar el alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas en la Agencia Tributaria, indicando la actividad empresarial que vas a desarrollar, un trámite que puedes hacer de manera presencial en las sedes físicas o directamente online.

   Si vas a ejercer como administrador de la sociedad, también tendrás que darte de alta en el censo de empresarios de la Agencia Tributaria y en el RETA, donde figurarás como autónomo societario. Ten en cuenta que los autónomos societarios no pueden acogerse a las bonificaciones para autónomos y que tu cuota de la Seguridad Social será más alta que la de los autónomos inscritos en el régimen general.

   Hay que darse de alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas con la actividad empresarial que se va a realizar, en una oficina de la Agencia Tributaria.

9. Registra patentes y marcas

   Inscribir tu empresa en el Registro Mercantil no te garantiza que tu logotipo, eslogan o cualquier producto que crees estén protegidos. Necesitas registrarlos en la Oficina Española de Patentes y Marcas.

   Tu marca es uno de los activos intangibles de tu negocio y cuando la registras, la proteges para que otras empresas o personas no puedan usarla, lo cual aporta un valor añadido a tu actividad. Por otra parte, registrar la patente te ofrecerá la titularidad y derecho exclusivo de explotación, impidiendo que terceros puedan plagiarla o usarla sin tu consentimiento.

   Registro de signos distintivos como pueden ser palabras, frases, imágenes o símbolos en la Oficina Española de Patentes y Marcas, ya que haber registrado anteriormente una denominación en el Registro Mercantil no significa tenerla protegida como marca.

10. Obtén el certificado electrónico

    La Administración está apostando cada vez más por los medios electrónicos, por lo que el último paso para crear una empresa en España consiste en obtener el certificado electrónico para tu negocio, el cual te facilitará muchos trámites y te ahorrará muchísimo tiempo.

    Además, es muy recomendable obtener un certificado electrónico para poder firmar documentación electrónicamente y agilizar procesos.

Otros Trámites Importantes

• Legalizar los libros de sociedades: Legalizar los libros de sociedades (libro de inventarios, libro de cuentas anuales y libro diario) en el Registro Mercantil correspondiente de la provincia. Consiste en poner un certificado oficial en la primera página de los libros y marcar el resto de las hojas con el sello del Registro.
• Puesta en marcha: Después de realizar las gestiones anteriores estarás casi listo para empezar con tu negocio aunque dependiendo de la tipología puede que tengas que hacer alguna más, por ejemplo, si vas a tener trabajadores deberás comunicar la apertura del centro de trabajo a la Dirección Provincial del Ministerio de Empleo y Seguridad Social y obtener un libro de visitas para las inspecciones.

Sistema CIRCE y Puntos de Atención al Emprendedor (PAE)

Puede realizar de forma electrónica los trámites de constitución y puesta en marcha de determinadas sociedades mercantiles en España a través del sistema unificado CIRCE, desarrollado por la Dirección General de Industria y PYME en 2003, que unifica todos los trámites solicitados por organismos y administraciones que intervienen en el proceso de constitución de empresas.

Para llevar a cabo los trámites a través del sistema CIRCE, deberá cumplimentar adecuadamente el Documento Único Electrónico (DUE) pudiendo acudir a los Puntos de Atención al Emprendimiento (PAE) que, de manera gratuita, ayudan a los emprendedores con su cumplimentación, así como facilitan asesoramiento en el inicio efectivo de la actividad y su desarrollo.

Recursos Adicionales

• En la Red de los Puntos de Acompañamiento Empresarial te asesoramos gratuitamente si eres una persona emprendedora o si tienes una empresa en Extremadura.
• Te ayudamos a Emprender. Si tienes una idea, apuesta por ella.
• Impulsamos el crecimiento de tu empresa. En la Red PAE te ayudamos con el crecimiento de tu negocio.
• Plan de Empresa: Define tu idea antes de salir al mercado.
• Alta como autónomo, SL: Te damos de alta de manera rápida y sencilla.
• Registro de marca: Registramos tu marca y logotipo.
• PASAP.

Legislación Relevante

• Real Decreto 682/2003, de 7 de junio, por el que se regula el sistema de tramitación telemática a que se refiere el artículo 134 y la disposición adicional octava de la Ley 2/1995, de 23 de marzo, de Sociedades de Responsabilidad Limitada.
• Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.
• Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas.

tags: #constitucion #de #una #pyme