Todo autónomo o PYME debe llevar un control exhaustivo de sus ingresos y gastos, ya que es fundamental para evaluar la salud financiera y la rentabilidad del negocio. Generar valor requiere un seguimiento minucioso de todo el dinero que entra y sale.
En Quipu, te facilitamos esta tarea con una plantilla Excel gratuita, fácil de usar y personalizar. Descárgala aquí:
Si quieres descargar nuestra plantilla Excel de control de ingresos y gastos gratis, lo tienes muy fácil. Solo tienes que clicar en el siguiente botón para su descarga:
¿Cómo Funciona la Plantilla de Ingresos y Gastos?
Nuestra plantilla de control de ingresos y gastos en Excel es sumamente intuitiva. Solo tienes que rellenar una serie de campos en los que se registra toda la información necesaria para una buena organización contable de tu actividad, marcando tanto los ingresos como los gastos que se llevan a cabo a lo largo del tiempo.
Registro de los Ingresos
En esta sección debes indicar toda la información relacionada con los ingresos del negocio. Para ello, debes comenzar rellenando los campos de Ejercicio y Periodo indicando el año y el trimestre correspondiente a la emisión de cada factura, respectivamente. El campo de Concepto de Ingreso no necesita mucho, basta con copiar los que hay ya en la plantilla.
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En Fecha Expedición debes indicar la fecha exacta en la que se emite la factura y, en Fecha Operación, la fecha en la que se ha pagado. Junto a estos campos encontramos la sección Identificación de la Factura, bajo la cual están los campos Serie, donde indicar la serie de la factura (generalmente los dos últimos dígitos del año de facturación) y Número, dígitos con los que se identifica la factura, que debe ser correlativa, sin pasar de la factura 3 a la 7, por ejemplo, ya que Hacienda puede imponer sanciones en caso contrario.
Tras esto llega la sección NIF Destinatario, en la que debes rellenar los campos Tipo, naturaleza del cliente (empresa o persona); Código País, país al que pertenece el cliente e Identificación, NIF si el cliente es un autónomo o CIF si es una empresa. En el siguiente apartado, Nombre Destinatario, debes rellenar el campo indicando el nombre del profesional o empresa al que va destinado la factura en cuestión.
Acto seguido, hay tres campos que son también muy importantes:
- Tipo de Operación: A escoger entre 1 (operaciones dentro de España), 3 (operaciones europeas) y 6 (operaciones intracomunitarias).
- Calificación de la Operación: Rellenar siempre con S1.
- Operación Exenta: Aquí debes indicar si la operación está exenta de aspectos como el IVA u otras retenciones.
A continuación, debes indicar la Base Imponible y el Tipo de IVA, además del Tipo de Recargo y la Cuota Recargo si las hubiera. La plantilla calculará automáticamente la cuota repercutida y el Total Factura.
La sección Cobro está a continuación, en la que tienes que marcar la Fecha de factura, el Importe que se ha cobrado (se puede pagar en varias partes), el Medio utilizado para pagar y una Identificación del Medio Utilizado (número de cuenta si ha sido por transferencia, etc.). En los siguientes campos, basta con rellenar indicando el porcentaje de IRPF en cuestión en Tipo Retención del IRPF, la cantidad que le corresponde en Importe Retenido del IRPF
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Registro de los Gastos
En este apartado se debe seguir un procedimiento similar al del registro de ingresos. Para empezar, hay que indicar el ejercicio y el periodo de los gastos que se han llevado a cabo, con el año y el trimestre respectivamente (1T, 2T, 3T ó 4T).
Acto seguido, toca proceder con la información referente a la factura en cuestión. Para ello, debes indicar un Concepto de Gasto que puede seguir la terminología que prefieras en tu negocio. Lo realmente importante en este apartado son las casillas de Fecha de Expedición y Fecha Operación, donde normalmente debes rellenar con el mismo dato.
Acto seguido, en Serie Número y Número Final debes indicar las cifras correspondientes a la serie de la factura y la numeración final de la misma, acorde a la terminología usada por quien emitió la factura. Asimismo, la Fecha Recepción con la fecha en la que llegó la factura, su Número de Recepción y la Recepción Final, solo en el caso de que haya varias líneas.
En el apartado del expedidor, debes rellenar los campos indicando si es autónomo o empresa, el código de su país y el CIF o NIF que utilice como identificación, así como el nombre de la persona o negocio que ha emitido la empresa.
Verás también una sección en la que hay que indicar si el gasto está vinculado a un Bien de Inversión, si lo ha hecho un Sujeto Pasivo y el código indicando el Tipo de Operación (1: España, 3: Europa, 6: Intracomunitaria).
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Por supuesto, tendrás que rellenar las casillas de Base Imponible y Tipo de IVA para que la plantilla calcule tanto el IVA Soportado como el valor total de la factura. También debes indicar si es una operación exenta o no de IVA, si este IVA es deducible, las retenciones de IRPF que correspondan y, por supuesto, la fecha e importe de pago. Es posible pagar una misma factura en varias partes, y hay que indicarlo.
Herramientas Complementarias a la Plantilla de Excel
Puede que Excel sea una herramienta muy habitual a la hora de gestionar los gastos e ingresos en una empresa, pero está lejos de ser la mejor opción. Las hojas de cálculo están bastante limitadas, sobre todo a la hora de trabajar los datos según exige Hacienda.
En Quipu te ofrecemos una solución que facilita enormemente la gestión contable de tu empresa. Nuestro software te permite crear las facturas de forma automática y agiliza el registro de facturas recibidas, además, toda la documentación que genera cumple con los requisitos y estándares de la Agencia Tributaria en el ámbito nacional y europeo.
💡 ¿Quieres tener bajo control tus ingresos y gastos? Con el programa de facturación de Quipu podrás:
- ✅ Tener tus ingresos y gastos al día: Tus facturas emitidas y recibidas estarán siempre actualizadas con la información de los cobros y pagos que hayas realizado.
- ✅ Controlar tu facturación: Centraliza y gestiona todas tus facturas asociando la información de los cobros y pagos de tus clientes y proveedores.
- ✅ Ahorrar horas de trabajo: Con nuestro lector de tickets y facturas conseguirás digitalizar y contabilizar todos tus documentos de forma automática.
Gestionar una pyme o un negocio como autónomo implica llevar múltiples tareas al día: control de gastos, facturación, inventario, planificación de proyectos… Sin las herramientas adecuadas, esta labor puede volverse abrumadora y afectar la productividad. Aquí es donde las plantillas de Excel se convierten en grandes aliadas. Personalizables y fáciles de usar, permiten automatizar procesos, organizar información y ahorrar tiempo en la gestión diaria.
Algunos emprendedores y pequeñas y medianas empresas (pymes) tienen tantas emergencias diarias que acaban por sobrevivir como pueden a las tareas de facturación, contabilidad y gestión financiera y empresarial en general. Como es lógico, te preocupa la viabilidad de tu negocio y quieres asegurar el orden en tu contabilidad. Lo mejor es tener los procesos bien definidos, y contar con las herramientas necesarias. Así se vuelve todo más ágil, previsible y organizado. Para ello, una de las opciones es utilizar hojas de cálculo de Microsoft Excel, Spreadsheets (Google Drive) o similar.
Contar con una plantilla de ingresos y gastos es fundamental para poder llevar bien las cuentas.
Excel es una de las herramientas ofimáticas más utilizadas por autónomos y creadores de pymes gracias a las ventajas que ofrece. Aún así, se debe tener en cuenta que dispone de muchísimas opciones que requieren de un nivel de conocimiento elevado para saberlas utilizar.
Como hemos comentado anteriormente, las finanzas son uno de los temas que más pueden afectar en el éxito y la evolución de una pequeña empresa. La gestión contable es uno de los aspectos cruciales para garantizar la viabilidad del negocio.
En esta guía te explicaremos los pasos necesarios para llevar la contabilidad de una empresa usando Excel. Ten en cuenta que cuando hablamos de Excel nos referimos a cualquier opción de hojas de cálculo: la de Microsoft Office o bien opciones en la nube como Google Drive.
Siempre es normal que aunque dejes todo muy bien establecido, surjan necesidades concretas que obliguen a ir ajustando el Excel.
Hay una serie de libros contables que conviene reflejar en tu documento. Estas transacciones empresariales se contabilizan en asientos contables, que deben quedar reflejados en la hoja como Debe o Haber. Esto incluye ingresos, gastos y también amortizaciones.
La hoja dentro del Excel destinada a informes es muy importante, porque permite analizar los datos y así hacer el balance de situación. Vale la pena darle un buen diseño al dashboard, para que esta parte del Excel sea muy visual y completa. Para ello, crea un gráfico o varios, y vincúlalos a los datos de otras hojas. Cuantas más variables tengan tus gráficos, más visión global podrás tener de tu empresa.
La contabilidad de la empresa es un aspecto suficientemente importante como para que valga la pena automatizarlo.
Plantillas Excel Gratuitas para Optimizar tu Proceso Contable
El tipo y el tamaño de una empresa determinan la complejidad de sus procesos internos. Elaborar los estados financieros de una empresa requiere la generación de una serie de documentos y el seguimiento continuo de los mismos. La correcta utilización de un conjunto de tablas compuestas por filas y columnas, así como la formulación precisa de las celdas, puede resultar en un completo sistema de cálculo contable.
La siguiente lista exhaustiva de plantillas en Excel, es un ejemplo de cómo la implementación de modelos predefinidos puede ayudar al seguimiento de tu gestión empresarial:
- Plantilla de Balance Contable
- Plantilla en Excel de flujo de caja
- Plantilla de Conciliación Bancaria
- Plantilla del libro de cuentas
- Plantilla de Excel de factura empresarial
- Modelo de presupuesto de ventas
- Documento de planeamiento de compras
- Plantilla de control de inventario
- Hoja de Excel con espacio para los datos de la entidad que recibirá la cotización
- Plantilla de Análisis DAFO en Excel
- Plantilla para asignar de forma ágil tiempos máximos de realización y responsables para cada tarea
- Plantilla de registro de jornada laboral
- Plantilla de calendario con agenda
- Plantilla base de datos de empleados
- Plantilla de calendario de vacaciones
Buenas prácticas para llevar la contabilidad en Excel
- Centraliza la información. El primer paso para poder analizar la información es, evidentemente, organizarla y centralizarla, de manera que la automatización de los cálculos pueda simplificarse. Debes contar con un sistema para asegurar la trazabilidad de la información y su conservación para efectos legales y de consulta.
- Crea una base de datos de clientes. A nivel externo, crear una base de datos con toda la información referente a tus clientes, te va a permitir automatizar tu proceso de facturación, gracias a que la información recurrente (como los datos de identificación, periodicidad, etc.) se podrá predeterminar por medio de una fórmula o simplemente fijar.
- Detalla los gastos. A medida que la empresa avanza en su actividad, es posible que sus operaciones económicas conozcan un incremento. Llevar un registro mensual de las ventas en contraposición con los gastos debidos a la operación de la empresa, facilita el análisis de la evolución de la compañía. Para esto es necesario que conserves los soportes y comprobantes de facturas de compras que realices.
- Garantiza el cumplimiento de la legislación. Como lo mencionamos al comienzo de este artículo, la contabilidad es ante todo una obligación legal que tiene toda empresa. Puntualmente, el Concepto 991 de 2 de noviembre de 2018 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) establece que: Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica.
- Automatiza tus procesos. Los procesos internos de la empresa que tienen incidencia en su contabilidad, pueden ser organizados y automatizados, de manera que el procedimiento contable se agilice.
Excel forma parte del paquete de Microsoft Office, el cual es común en la mayoría de las empresas, lo que significa que puedes empezar a llevar tu contabilidad sin incurrir en costos adicionales. Además, su interfaz es accesible para usuarios con distintos niveles de conocimiento, permitiendo que cualquier persona con un conocimiento básico del programa pueda manejarlo eficientemente.
Excel ofrece una flexibilidad incomparable en la gestión de datos financieros. Puedes programar cálculos automáticos para balances, generar informes financieros en segundos, y realizar un seguimiento continuo de ingresos y gastos sin esfuerzo adicional.
La creación de gráficos dinámicos, tablas pivote y reportes detallados te permite obtener una visión clara y en tiempo real de la salud financiera de tu empresa. Esto te proporciona una herramienta confiable, que evoluciona con el tiempo y se adapta a las nuevas necesidades del mercado, sin que tengas que preocuparte por la obsolescencia o falta de soporte técnico.
Asegúrate de que las celdas donde colocas los importes estén formateadas como moneda.
La plantilla está en formato de Excel. Esta plantilla cumple con los requisitos mínimos de Hacienda.
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