Debido al auge del teletrabajo, hoy en día es frecuente encontrar empresas que alquilan oficinas por horas o por días en ambientes de trabajo compartido. Si estás interesado en esta nueva tendencia de oficinas compartidas y te estás planteando montar un negocio de este tipo, sigue leyendo.
Licencia de Actividad: El Permiso Municipal Indispensable
La licencia de actividad es un documento imprescindible para abrir cualquier tipo de negocio en un local. Es el permiso del ayuntamiento para llevar a cabo determinada labor en un local específico. Para abrir un coworking necesitas reunir una serie de requisitos imprescindibles.
Pasos Iniciales para la Obtención de la Licencia
El proceso de obtención de una Licencia de Actividad de Coworking comienza desde el primer momento en que decides crear un espacio de coworking. Antes de abrir las puertas al público, es crucial asegurarse de que el espacio cumpla con todas las normativas locales de seguridad, accesibilidad y uso de suelo. Esto incluye aspectos como las salidas de emergencia, la accesibilidad para personas con discapacidad y la adecuación del espacio para la actividad comercial prevista.
La compilación de documentos es el primer paso en el proceso de obtención de la licencia. Estos documentos suelen incluir planos del espacio, certificados de seguridad, pruebas de cumplimiento de normativas locales, y a veces, informes de impacto ambiental o comunitario. Después de presentar los documentos, es esencial realizar un seguimiento proactivo del proceso. Una vez que la licencia es aprobada y emitida, es importante validarla y entender los términos y condiciones asociados.
El Proyecto de Actividades: Clave para la Licencia
El proyecto de actividades es la antesala de la licencia de actividad de coworking. Es el proyecto que deberás presentar en el ayuntamiento para que, tras analizarlo, emita la licencia correspondiente. Por eso, puede que sea uno de los pasos más importantes de todos los que hemos visto. Este proyecto está realizado por un equipo técnico especializado que analizará el local. Toda esta información y mucha más que forma parte del proyecto de actividades debe estar visada por un ingeniero superior colegiado.
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Como hemos mencionado, una vez que tienes en tus manos el proyecto de actividades, puedes acudir al ayuntamiento para pedir que te den la licencia de apertura de coworking.
Factores que Influyen en las Licencias de Actividad
Las licencias de actividad para espacios de coworking pueden variar considerablemente dependiendo de varios factores:
- Ubicación: Dependiendo de la ciudad o región, las regulaciones y requerimientos para una licencia de actividad pueden variar.
- Tamaño del espacio: El tamaño del espacio de coworking influye en el tipo de licencia requerida.
- Tipo de actividades: Si el espacio de coworking va a albergar eventos, seminarios o actividades que involucren una mayor concentración de personas, puede ser necesario obtener licencias adicionales.
Costos y Ventajas de la Licencia de Actividad
El costo de una licencia de actividad de coworking puede variar según la ubicación, el tamaño del espacio, y el tipo de actividades realizadas. A pesar del costo involucrado en la obtención y mantenimiento de una licencia de actividad, las ventajas son significativas.
Aspectos Complicados en la Apertura o Ampliación de un Coworking
¿Qué aspectos pueden ser complicados en una apertura o ampliación de un espacio de coworking? En efecto, los aspectos legales que le acompañan. Por una parte, porque se trata de una actividad digámosle ‘atípica’ a las normativas legales establecidas hasta la fecha en Europa (y también fuera). No existe una licencia específica para la actividad de coworking.
Un espacio de coworking puede generar múltiples actividades: alquiler de oficina, alquiler de sala (para eventos, formaciones o reuniones), bar interno para sus miembros, venta de alimentos a través del auto servicio, bar y/o restaurante abierto al público, servicios de formación, servicios de mentoring, etc.
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Cuando un espacio de coworking experimenta un crecimiento, ya sea expandiendo su área física o remodelando sus instalaciones existentes, es crucial revisar y, si es necesario, actualizar la licencia de actividad. La expansión puede implicar cambios significativos en la estructura del edificio, el uso de los espacios o incluso en la cantidad de personas que pueden ocupar el lugar al mismo tiempo.
Normativas Cambiantes
Las normativas y leyes que afectan a los espacios de coworking pueden cambiar con el tiempo. Por ello, es importante mantenerse al día y asegurarse de que la licencia de actividad esté actualizada. Esto puede implicar realizar ajustes en las instalaciones o en los servicios ofrecidos para cumplir con las nuevas regulaciones.
Requisitos Adicionales
Ten también en cuenta la normativa de protección contra incendios: número mínimo de salidas de emergencia, extintores, señalización… Según la legislación nacional vigente. El espacio deberá cumplir con los mínimos de movilidad/accesibilidad exigidos por la normativa del país.
El Local Ideal
Encontrar el local ideal no es fácil. Antes de tomar una decisión, pide opinión a tus arquitectos e ingenieros técnicos. Momento de definir bien las actividades que llevarás a cabo en el coworking para solicitar las licencias pertinentes. Recuerda que no existe una licencia empresarial específica para coworkings. De ahí la importancia de saber qué actividades se incluyen dentro de la propia licencia de centro de negocios/oficinas, y qué actividades paralelas que quieres organizar en el espacio van a necesitar de licencias propias (eventos, exposiciones, «marketplace»…).
Ayuda Profesional
Es normal sentirse abrumado y no saber exactamente cómo vas a seguir cada uno de los trámites, son muchos y muy distintos entre sí. Para cada uno de los proyectos y licencias que hemos mencionado necesitarás la firma de un arquitecto o un ingeniero superior colegiado. Por eso, te proponemos tomar la vía más inteligente y dejar este trabajo en manos profesionales. Te ayudamos a evaluar el local que tienes para saber si es viable llevar a cabo la actividad en ese emplazamiento o no. Todo esto lo hacemos para que tú no tengas que preocuparte por nada. Así, podrás conseguir tu licencia de actividad de coworking sin quebraderos de cabeza y sin estrés.
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Domiciliar una Empresa en un Coworking
Domiciliar una empresa implica registrar la sede social y fiscal de tu negocio en una dirección específica. Esta dirección se utilizará para todas las comunicaciones oficiales, incluidos correos, notificaciones de Hacienda, y cualquier otra correspondencia legal o administrativa.
- Al domiciliar tu empresa en un coworking, puedes acceder a una dirección comercial sin la necesidad de alquilar una oficina completa.
- Los espacios de coworking ofrecen diferentes planes que pueden adaptarse a tus necesidades.
Pasos para Domiciliar tu Empresa en un Coworking en Barcelona
- Investiga y selecciona un espacio de coworking en Barcelona que ofrezca servicios de domiciliación.
- Asegúrate de que el espacio de coworking cumple con todos los requisitos legales para ser utilizado como dirección fiscal y social de tu empresa.
- Una vez que hayas seleccionado el coworking adecuado, contrata el servicio de domicilación.
- Actualiza la dirección de tu empresa en los registros oficiales.
- Asegúrate de que el coworking te informe sobre cualquier correspondencia recibida en tu nombre.
- Opta por un coworking situado en una zona céntrica y bien comunicada de Barcelona. Considera los servicios adicionales que ofrece el coworking, como salas de reuniones, eventos de networking, y soporte administrativo. Un buen servicio de atención al cliente es crucial.
Domiciliar tu empresa en un coworking en Barcelona puede ser una excelente opción para startups, freelancers y pequeñas empresas.
Consideraciones Finales
Como ves, abrir un espacio de coworking es todo un reto. Apasionante y enriquecedor, sí, pero también lleno de dificultades. En definitiva, gestores de coworkings: ¡Valor y al toro!.
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