La mayoría de las empresas tienen que enfrentarse a la decisión de contratar empleados en un momento dado si quieren crecer y hacer frente a nuevos desafíos. Sin embargo, en ocasiones no sabemos cuánto nos cuesta contratar a nuevos empleados. En este artículo queremos contar cuáles son más allá del sueldo base y, además, ofrecer una calculadora de coste de un trabajador actualizada a 2025.
La contratación de un trabajador en España implica más factores que simplemente pagar su salario. Hay muchos factores que influyen en el precio a pagar por un empleado. Además del sueldo neto que recibe el empleado, la empresa debe asumir una serie de costes adicionales, como cotizaciones a la Seguridad Social, seguros y otros gastos relacionados con el tipo de contrato y el convenio colectivo.
Para que un trabajador reciba 1000 euros netos, el salario bruto debe ser aproximadamente 1300 euros, dependiendo de las retenciones de IRPF. Si un trabajador recibe 1200 euros netos, su salario bruto aproximado será 1600 euros. Si el trabajador recibe 1500 euros netos, el salario bruto estimado será 2000 euros.
Componentes del Coste Laboral
Tener en cuenta todos los aspectos que influyen en el precio de un empleado puede ser un poco complejo. Dentro de lo que consideramos como salario bruto de un trabajador están incluidos el salario neto, el porcentaje de impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF) que le corresponda pagar y una parte de la cuota a la Seguridad Social. Sin embargo, hay conceptos relacionados con la cuota de la Seguridad Social que no aparecen reflejados en el salario bruto, ya que deben ser pagados por la empresa.
Veamos cuánto vale dar de alta a un trabajador.
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- Contingencias comunes: el 23,6% del salario bruto. Por contingencias comunes tiene que abonar un 23,60 % del salario bruto. Este tipo de cotización se encarga de que el trabajador siga cobrando en caso de no poder trabajar por un motivo diferente a enfermedad o accidente de trabajo. Además se encarga de cubrir la asistencia médica del trabajador y su familia.
- Contingencias profesionales: el 3,5% en el caso de los contratos indefinidos y el 5,3% en el de los contratos temporales, como mínimos, ya este porcentaje varía en base a lo que se indique en la tabla de cotización que disponga cada actividad. Su función es cubrir las incapacidades temporales o permanentes derivadas de accidentes o enfermedades asociadas de forma directa al puesto de trabajo. A.T y E.P son las siglas de accidente de trabajo y enfermedad profesional. Esta cotización varía en función de la peligrosidad del trabajo que deba ejercer el empleado, y por eso depende de la actividad económica que desempeñe. Por ejemplo, las actividades de construcción o minería tendrán una cotización más alta que otras como la administración o el comercio.
- Prestaciones por desempleo: el 5,5% para los contratos indefinidos y el 6,7% para los temporales. Por desempleo un 5,5 %, al FOGASA un 0,20 %, por formación un 0,60 % y por el MEI un 0,58 %. Gracias a esta cotización el trabajador podrá percibir una prestación por desempleo cuando se extinga su contrato de manera involuntaria.
- Fondo de Garantía Salarial (FOGASA): se trata de un organismo público que garantiza el pago de salarios e indemnizaciones en caso de que la empresa se declare insolvente. Su porcentaje de cotización es del 0,2% sobre el salario bruto.
Por norma general, el precio de un trabajador para una empresa suele oscilar entre el 25% y el 40% de su salario bruto. Como ves, el coste que debe asumir la empresa en pagar la Seguridad Social del trabajador es elevado y representa entre el 30% - 35% de incremento partiendo desde el salario bruto.
Otros Costes Asociados
Más allá de los conceptos que acabamos de citar, contratar a un trabajador puede tener otros costes asociados para la empresa.
- Los pagos extrasalariales que recibe el empleado.
- También hay que considerar los medios materiales. Por ejemplo, un empleado que teletrabaja ha de contar con un ordenador, un monitor y otros dispositivos informáticos que le permitan llevar a cabo sus tareas.
- Por otro lado, no nos podemos olvidar del coste asociado a la selección, porque el proceso de reclutamiento también implica un gasto para la empresa.
- En el supuesto caso que una vez incorporado el trabajador su desempeño no sea el correcto y tengamos que proceder a un despido.
Factores que Influyen en el Coste
Hay muchos factores que influyen en el precio a pagar por un empleado.
- La disponibilidad de candidatos.
- La estructura del mercado de trabajo concreto.
- La productividad laboral.
- Las condiciones del trabajo.
- Circunstancias ligadas a las características del trabajador concreto y a su inserción en el equipo.
Calculadora del Coste de un Trabajador
Para calcular cuánto cuesta dar de alta a un trabajador, partimos de la base de que el pago mensual que asume la empresa supera el 31 % del salario bruto que paga a su empleado. Conocer todos los costes que generan los nuevos candidatos es clave para elaborar el plan de Recursos Humanos, ya que de esta manera se pueden definir mejor los objetivos.
Indicando el sueldo bruto del trabajador, pagas e incentivos, el tipo de contrato establecido (duración y jornada) así como calcular el IRPF y cotizaciones a la Seguridad Social, la calculadora establece todos los costes salariales a cargo de la empresa y el trabajador.
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Teniendo estos porcentajes en cuenta, calcular el precio de un trabajador para una empresa en 2025 es bastante sencillo. Como dijimos antes, en caso de que se trate de un contrato temporal en lugar de uno indefinido, solo hay que sustituir los porcentajes correspondientes a las contingencias profesionales y a las prestaciones por desempleo.
Ejemplo Práctico
Aquí tienes un ejemplo de cuanto cuesta la seguridad social de un trabajador a jornada completa teniendo en cuenta su salario base.
Salario bruto: Se parte del importe bruto sin aplicación de impuestos, en nuestro caso queremos saber cuanto se paga de seguridad social con un sueldo de 1500 euros, además de tener en cuenta que le corresponden 250 euros más por las pagas prorrateadas.
1500€ + 250€ = 1.750€ salario bruto
Coste de la Seguridad Social Ahora vamos a realizar cuanto se paga de Seguridad Social por parte de la empresa:
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- 23.60 % contingencias comunes 1750 € * 23,60% = 413 €
- 5.5 % tipo general de desempleo para un contrato indefinido 1750 € * 5,5 % = 96,25 €
- 0,20 % FOGASA (Fondo de Garantía Salarial) 1750 € * 0,20 % = 3,50 €
- 0,70 % formación profesional 1750 € * 0,70 % = 12,25 €
Le sumamos el coste de la seguridad social de 525 euros, obteniendo 1750 € + 525 € = 2.275 €
El Rol del Departamento de Recursos Humanos
Generalmente la parte responsable de la contratación de un empleado es el departamento de Recursos Humanos
Las funciones principales son:
- Planificar la plantilla de trabajadores, según la organización de la empresa, definir las funciones y responsabilidades, además de prever las necesidades del personal.
- Elaborar un conjunto de procedimientos para atraer a los trabajadores más cualificados para un puesto concreto, tanto de la propia plantilla como externos.
- Para la elección del candidato, habrá que elaborar un informe completo sobre el mismo, para ver si cumple todas las características propias del puesto de trabajo.
- La formación es fundamental en los trabajadores, ya que los adaptará a la entrada de las nuevas tecnologías, además de adaptarlos al cambio necesario.
- Hay que valorar el nivel de satisfacción del trabajador dentro de la organización de la empresa, ya que, si no fuera alto, habría que aplicar medidas correctivas.
- Promover la comunicación entre la empresa y los empleados, usando los sindicatos.
- Saber cuanto cuesta dar de alta a un trabajador en caso de contratarlo.