Obligaciones Laborales del Empresario: Una Guía Completa

En el dinámico entorno empresarial actual, gestionar recursos humanos implica no solo reclutar talento y maximizar la productividad, sino también cumplir con una serie de obligaciones legales y éticas. Todas las empresas están sometidas a una serie de obligaciones laborales de obligado cumplimiento.

Obligaciones Laborales Independientemente del Número de Trabajadores

Existen una serie de obligaciones que todo empresario debe cumplir, independientemente del tamaño de su empresa:

1. Seguro de accidentes convenio: Es esencial contar con un seguro de accidentes conforme al convenio colectivo aplicable en tu sector.
2. Control horario y registro de jornada: Registrar las horas trabajadas por cada empleado es obligatorio. El registro de jornada tiene como objetivo garantizar el cumplimiento de la normativa sobre tiempo de trabajo y horas extraordinarias. Deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada trabajador, incluyendo las pausas.
3. Prevención de riesgos laborales y reconocimiento médico: La seguridad y la salud ocupacional son prioritarias.
4. Registro salarial/retributivo: Mantener un registro detallado de los salarios pagados es obligatorio en muchos países. El registro retributivo es un documento de carácter obligatorio, regulado en el artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el Real Decreto-ley 6/2019, de 1 de marzo, de medidas urgentes para garantía de la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres en el empleo y la ocupación, establecida con el objetivo de garantizar la igualdad salarial entre hombres y mujeres. El registro retributivo debe incluir los valores medios de los salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales de la plantilla, desglosados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor. Los datos deben presentarse en términos de salario base, complementos salariales y percepciones extrasalariales, tanto anuales como mensuales.
5. Calendario laboral: Una vez elaborado, el calendario laboral debe ser publicado y puesto a disposición de todos los trabajadores.
6. Protocolo de acoso: El objetivo es definir unas pautas con tal de poder identificar situaciones donde se produzca acoso. El protocolo debe contener las medidas de aplicación y actuación en caso de acoso o violencia hacia personas del colectivo.
7. Acuerdo de teletrabajo: En el contexto actual, el teletrabajo se ha convertido en una opción relevante. El trabajo a distancia hace referencia a aquella actividad laboral que se realiza de manera regular en el domicilio del trabajador o en el lugar elegido por este, durante toda o parte de la jornada.
8. Protección de datos: Cumplir con las regulaciones de protección de datos es crucial.

Obligaciones Adicionales para Empresas de 50 o Más Empleados

Las empresas con una plantilla de 50 o más empleados deben cumplir con las siguientes obligaciones adicionales:

1. Plan de igualdad: Es necesario implementar un plan de igualdad.
2. Reserva de empleo para trabajadores con discapacidad: Se debe cumplir con la reserva de empleo para trabajadores con discapacidad.

Prevención de Riesgos Laborales

La prevención de riesgos laborales es una parte fundamental de las obligaciones del empresario. Esto incluye:

• Implantación de la prevención de riesgos laborales en la empresa. Todos los empresarios tienen la obligación de establecer en su centro de trabajo una protección eficaz en materia de seguridad y salud en el trabajo.
• El plan de prevención de riesgos laborales debe reflejarse en un documento que estará a disposición de la autoridad laboral, de las autoridades sanitarias y los representantes de los trabajadores.
• Se deben evaluar los riesgos presentes en cada puesto de trabajo teniendo en cuenta las condiciones de trabajo existentes y el trabajador que ocupa el puesto. Antes de comenzar a desarrollar cualquier tipo de trabajo, el empresario tiene la obligación de realizar una evaluación de riesgos inicial. La evolución de riesgos es el estudio de la probabilidad de los daños y su gravedad.
• La formación es un pilar fundamental de la política de prevención de riesgos laborales de cualquier empresa. El Artículo 19 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales recoge la obligación del empresario para garantizar que todos los trabajadores reciban la suficiente formación (tanto teórica como práctica) en materia preventiva. La formación debe impartirse dentro de la jornada de trabajo, siempre que fuese posible o, en su defecto, en otras horas, pero con el descuento en la jornada de trabajo del tiempo invertido. La formación se puede impartir por la propia empresa mediante medios propios o concertándola con empresas ajenas.
• El empresario adoptará las medidas necesarias y proporcionará a sus trabajadores los equipos de trabajo y medidas de protección adecuadas para las tareas que deban realizar, de forma que garantice la seguridad y salud de los trabajadores.
• El empresario deberá analizar las posibles situaciones de emergencia y adoptar las medidas necesarias en materia de primeros auxilios, lucha contra incendios y evacuación.
• En principio es el empresario quien DEBE proteger la seguridad y salud de sus trabajadores, con todos los medios a su alcance y en todos los aspectos relacionados con el trabajo y, de manera específica, cumplir con las obligaciones que se recogen expresamente en la normativa de prevención.

Principios generales de la prevención:

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• Evitar los riesgos.
• Evaluar los riesgos que no se puedan evitar.
• Combatir los riesgos en su origen.
• Adaptar el trabajo a la persona, en particular en lo que respecta a la concepción de los puestos de trabajo, así como a la elección de los equipos y los métodos de trabajo y de producción, con miras, en particular, a atenuar el trabajo monótono y repetitivo y a reducir los efectos del mismo en la salud.
• Tener en cuenta la evolución de la técnica.
• Sustituir lo peligroso por lo que entrañe poco o ningún peligro.
• Planificar la prevención, buscando un conjunto coherente que integre en ella la técnica, la organización del trabajo, las condiciones de trabajo, las relaciones sociales y la influencia de los factores ambientales en el trabajo.
• Adoptar medidas que antepongan la protección colectiva a la individual.

Derechos de los empleados en materia de seguridad y salud:

• Los empleados tienen derecho a una protección eficaz de la salud, la higiene y la seguridad en el trabajo, y el empresario debe aplicarla. Los empleados tienen el derecho legal a trabajar en un entorno seguro.
• También existe una obligación específica para los empresarios, preparar un plan de prevención de riesgos.
• Los trabajadores tienen derecho a abandonar el lugar de trabajo si consideran que se encuentran en una situación que supone un riesgo o peligro inmediato para su vida o su salud. También es su derecho, poder participar en las decisiones sobre cuestiones de salud y seguridad.
• Los lugares de trabajo deben estar adaptados a las necesidades de los trabajadores, acorde con las obligaciones legales en materia de salud y seguridad laboral.
• En España, los representantes de salud y seguridad laboral, deben estar presentes en todas las empresas y centros de trabajo con más de cinco empleados. Ambos grupos pueden intervenir en las reuniones pero no tienen derecho a voto. Los comités de salud y seguridad tienen varias tareas que realizar. Las inspecciones de seguridad y salud en el lugar de trabajo ayudan a prevenir accidentes, lesiones y enfermedades. Los comités de seguridad y salud en el trabajo, pueden ayudar a planificar, realizar, informar y supervisar las inspecciones. La tarea general de la ITSS es supervisar y controlar la aplicación de la normativa de seguridad y salud en el lugar de trabajo.

Todo empresario es responsable de crear y mantener un lugar de trabajo seguro y saludable.

Obligaciones con la Seguridad Social

El empresario está obligado a afiliar al trabajador en el sistema de la Seguridad Social, así como a solicitar el alta en el régimen que corresponda, cuando sea el primer trabajo de éste y, debe hacerlo con anterioridad a la prestación de servicios (con una antelación máxima de 60 días). El empresario deberá conservar durante cinco años los justificantes de haber cumplido las obligaciones de alta y baja de sus trabajadores en la empresa.

• Nacimiento y duración de la obligación de cotizar. La cotización a la Seguridad Social, sea cual sea el régimen que corresponda, es obligatoria. La cotización se cubre con las aportaciones de empresarios y trabajadores. Están obligados al pago a la Seguridad social de la parte de la cuota que les corresponde, tanto el empresario como el trabajador. La obligación de cotizar se extingue por el cese en el trabajo, siempre que se comunique la baja. La obligación del pago de las cotizaciones prescribe a los cinco años a contar desde la fecha en que finalice el plazo reglamentario de ingreso.

Tipos de cotización:

• Contingencias Profesionales: cubre los riesgos derivados de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales producidas por consecuencia del trabajo por cuenta ajena.
• Contingencias profesionales y otras contingencias (desempleo, formación profesional y Fondo de Garantía Salarial): se aplican las reglas anteriores y se deben tener en cuenta las horas extraordinarias. Se fijan anualmente por el Gobierno, estableciéndose los tipos correspondientes a la aportación de la empresa y trabajador por cada contingencia.

Horas Extraordinarias:

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• No se consideran extraordinarias las horas de trabajo que rebasen la jornada máxima de 40 horas, si no superan la jornada ordinaria anual. La realización de las horas extraordinarias, como regla general, es voluntaria. Con carácter general las horas extraordinarias no pueden ser más de 80 al año. No obstante, no se deben tener en cuenta para este cómputo las destinadas a reparar daños extraordinarios o urgentes.
• La remuneración de las horas extraordinarias está sujeta a una cotización adicional por parte de empresarios y trabajadores, con arreglo a los tipos que se establezcan en las leyes anuales de Presupuestos. - Horas extraordinarias en general 28,3% (23,6% a cargo de la empresa y 4,7% a cargo del trabajador). Se cotiza dentro del apartado contingencias profesionales y otras descrito anteriormente.

Prestaciones por Desempleo:

• Con las prestaciones por desempleo se protege la situación del trabajador que, a pesar de querer y poder trabajar, pierde su empleo, y consecuentemente su remuneración. La cuantía de la prestación se halla aplicando un porcentaje a una base reguladora. Base reguladora que se obtiene por el promedio de las bases de cotización por la contingencia de desempleo de los seis meses inmediatamente anteriores al hecho causante.

Gestión Recaudatoria:

• La función recaudatoria deriva del principio o potestad de autotutela de la Administración que, como exigencia de eficacia, permite a ésta dictar sus propios actos de derechos, proceder a la revisión de los mismos y revisarlos, de oficio o a instancia de parte, sin perjuicio de un ulterior control jurisdiccional. La gestión recaudatoria de las cuotas y demás recursos de financiación del sistema de Seguridad Social, es competencia exclusiva de la Tesorería General de la Seguridad Social a través de sus direcciones provinciales.
• Período voluntario: cuando se efectúa el ingreso en el plazo establecido. El pago de las cuotas puede efectuarse en cualquier entidad financiera autorizada para actuar como oficina recaudadora, que devolverá los ejemplares sellados como justificante de ingreso.
• Período ejecutivo: cuando no se cumplen las obligaciones en el plazo anterior. El pago se ha de realizar en el plazo, lugar y forma que cada régimen establece. La falta de pago da lugar a la apertura del procedimiento recaudatorio en vía voluntaria y, en su caso, en vía ejecutiva, así como al incremento de los recargos, intereses y costas exigibles. Se pueden solicitar aplazamientos del pago, tanto en período voluntario como en vía ejecutiva, cuando por circunstancias económicas no se pueda realizar. Las solicitudes se resuelven y tramitan por la Tesorería General de la Seguridad Social.

Otros Aspectos Relevantes

• Auditoría Retributiva: La auditoría retributiva es un proceso clave para asegurar la igualdad salarial y la transparencia retributiva en el ámbito laboral.
• Canal de Denuncias: El canal de denuncias es una herramienta esencial en las organizaciones para detectar y gestionar comportamientos irregulares, ilícitos o contrarios a las normas éticas y de conducta.

En resumen, cumplir con estas obligaciones básicas no solo es una cuestión legal, sino también un compromiso ético y social.

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