Diagnóstico de Madurez Digital para PYMES: Definición y Proceso

El pasado 13 de abril, el Gobierno presentó en detalle el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, entendido como un proyecto de país que orienta la modernización de la economía española, la recuperación del crecimiento económico y la creación de empleo, la reconstrucción sólida, inclusiva y resiliente tras la crisis de la COVID, dando respuesta a los retos de la próxima década.

El nuevo Fondo de Recuperación Next Generation EU permitirá a España movilizar un volumen de inversión sin precedentes, de hasta 140.000 millones de euros en transferencias y créditos en los próximos seis años. La movilización de un volumen tan importante de recursos abre una oportunidad extraordinaria para nuestro país, comparable a los procesos de transformación económica producidos a raíz de la incorporación a las Comunidades Europeas en los años 80 o la creación del Fondo de Cohesión europeo en mitad de los 90.

El Plan España Puede permitirá no sólo la superación de la crisis y la recuperación del empleo, sino también la modernización de nuestra economía, para que esa recuperación sea verde, digital, inclusiva y social. Se pondrán en marcha transformaciones y reformas estructurales dirigidas a la transición hacia una economía y sociedad climáticamente neutras, sostenibles, circulares, respetuosas con los límites impuestos por el medio natural y eficientes en el uso de recursos.

El componente 13 del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia recoge las inversiones y reformas para el impulso a las PYME, dentro de la palanca V para la “Modernización y digitalización del tejido industrial y de la PYME, recuperación del turismo e impulso a una España Nación Emprendedora”. Estos esfuerzos están alineados con la implementación de la Agenda España Digital 2025, aprobada por el Consejo de Ministros y presentada el día 23 de julio de 2020, y que incorpora la transformación digital de la empresa como uno de sus 10 ejes estratégicos, poniendo así de relieve la importancia de acelerar los procesos de digitalización de las PYME, impulsando así la adopción de las nuevas tecnologías en sus procesos productivos y el uso intensivo de datos.

En esta misma línea, el impulso a la digitalización de las PYME viene recogido en las estrategias de la Comisión Europea encaminadas a alcanzar la doble transición ecológica y digital de la economía y sociedad europea, en concreto en la Estrategia Europa Digital “Shaping Europe´s Digital Future” y en la “Estrategia para las PYME en pro de una Europa sostenible y digital“.

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En este contexto, el Gobierno presentó el 27 de enero de 2021 el Plan de Digitalización de Pymes 2021-2025 con un presupuesto de 4.656 millones de euros y cuyos ejes de actuación y medidas tienen por objeto establecer un conjunto de programas para la digitalización básica de la PYME, apoyo a la gestión del cambio, a la innovación disruptiva y emprendimiento digital y apoyo a la digitalización sectorial. El Plan establece como objetivo la realización de actuaciones de digitalización en al menos 1.500.000 de PYME y autónomos.

Entre los programas destaca el Digital Toolkit, con un presupuesto de 3.000 millones de euros para proporcionar a las empresas ayudas no reembolsables que les permita adoptar un conjunto de herramientas digitales básicas, disponibles en el mercado, para lograr impulsar a corto plazo el proceso de digitalización del conjunto de la economía.

Para asegurar el éxito en este reto y el empleo eficiente y eficaz de los recursos sin precedentes que están disponibles, es esencial la participación de todos los agentes implicados en el proceso de digitalización de las PYME, por lo que se hace necesario el establecimiento de esquemas de colaboración público-privada que permitan alcanzar el objetivo marcado.

El Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital realiza la presente solicitud de manifestaciones de interés para alcanzar un conocimiento más amplio de los distintos instrumentos, agentes y canales para lograr canalizar a las empresas las ayudas previstas y lograr los objetivos marcados en la digitalización de las PYME y autónomos. La posibilidad de contrastar perspectivas diversas facilitará el diseño y ejecución de las acciones del Ministerio que satisfagan los objetivos del Plan de Digitalización de PYME 2021-2025, especialmente por medio del Programa Digital Toolkit.

Necesidades de Apoyo a las PYME y Autónomos en la Digitalización

A la hora de afrontar la transformación digital, las PYME y autónomos deben afrontar el complejo proceso de cambio cultural y tecnológico que requiere la implantación de un proyecto de digitalización. La sensibilización del personal directivo y la mejora de sus competencias digitales son factores críticos para impulsar el necesario liderazgo que asegure el éxito del proceso de digitalización y el impacto de las inversiones.

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La implantación del proyecto de digitalización puede requerir además el rediseño de procesos y del negocio, la capacitación digital del personal implicado, la selección y adopción de soluciones digitales básicas adecuadas, e incluso avanzadas, así como mejorar la conectividad y las medidas de protección frente a incidentes de ciberseguridad. En muchos casos, puede ser necesario incorporar en la PYME un experto en transformación digital que actúe como piloto o agente del cambio.

En este proceso de digitalización las PYME pueden necesitar financiación, pero sobre todo acompañamiento, que se constituye en otro factor crítico de éxito. En particular, las PYME necesitan que mediante ese acompañamiento se les ofrezca información precisa y casos de éxito, se les asesore para conocer su nivel su madurez y se les recomiende un itinerario acertado y realista para su digitalización, pero también que se les ofrezca soporte en todo el proceso de implementación y, en su caso, en el uso eficaz de las ayudas públicas.

Las necesidades de digitalización dependerán del sector de actividad y del tamaño de la empresa, pero también del nivel de madurez digital medio del sector y de la empresa. No hay recomendaciones o recetas generales o automáticas que aplicar a todo el conjunto de las PYME del país, sino que es preciso tener en cuenta estas variables para asegurar el éxito del proceso de digitalización.

Propuesta del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital

El Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital apuesta decididamente por ayudar a las PYME y autónomos en todo el proceso de digitalización de su empresa o negocio, ofreciendo subvenciones para cubrir los costes de la digitalización financiados por el Plan de recuperación, Transformación y Resiliencia y que se describen en el Plan de Digitalización de PYME 2021-2025.

Como punto de partida para ayudar a la digitalización de las PYME y autónomos, se pretende reformar el programa de apoyo y el portal AceleraPyme, para completar la oferta de servicios de acompañamiento a las PYME y convertirlo en el hub nacional de servicios de apoyo a la digitalización para todas las PYME y autónomos. Los servicios AceleraPyme serán accesibles desde una plataforma digital y una red de más de 100 oficinas distribuidas por toda la geografía española.

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De este modo, cualquier pyme y autónomo podrá acceder a unos servicios básicos de acompañamiento en función de sus necesidades, orientados a la sensibilización, el asesoramiento y el soporte a lo largo de todo el proceso de digitalización:

• Sensibilización: donde las pymes y autónomos podrán obtener información general sobre digitalización y específica de su sector y actividad, descubrir casos de éxito de empresas de referencia, subscribirse a boletines y acceder a cursos gratuitos, participar en seminarios y jornadas, entre otros contenidos.
• Asesoramiento: que permitirá a la PYME realizar un diagnóstico para determinar el Nivel de Madurez Digital, empleando en su caso herramientas de autodiagnóstico.

Subvención para participar en cursos especializados para mejorar las competencias digitales del personal empleado y del directivo.

PROGRAMA AGENTES DEL CAMBIO. Subvención para la contratación de expertos en transformación digital durante al menos 6 meses.

PROGRAMA DIGITAL TOOLKIT. Subvención para implantar soluciones de digitalización ya existentes para, entre otros, marketing digital y presencia en Internet, venta electrónica, gestión digital de clientes, oficina digital, logística y almacenes digitales.

PROGRAMA BONOS DE CONECTIVIDAD. Subvención para acceder a bonos de conectividad para la empresa.

PROGRAMA PROTEGE TU EMPRESA. Subvención para suscribir servicios para proteger la empresa de amenazas de ciberseguridad.

Entre los programas de ayudas destaca el Programa Digital Toolkit con un presupuesto de 3.000 millones de euros dedicados a fomentar la adopción de soluciones digitales para la digitalización de pequeñas empresas, microempresas y autónomos. La presente manifestación de interés comprende exclusivamente el Programa Digital Toolkit.

Programa Digital Toolkit (DTK)

El Programa Digital Toolkit (DTK) tiene como objetivo instrumentar la concesión de subvenciones a las empresas en concurrencia no competitiva, hasta agotar los fondos, para la implantación de determinados paquetes básicos de digitalización, denominados Paquetes DTK, que les permita un avance significativo en su Nivel de Madurez Digital.

Paquetes DTK

Se han identificado inicialmente los siguientes Paquetes DTK:

• Marketing Digital: presencia digital, desarrollo de webs y apps, servicio de alojamiento, posicionamiento y canales de marketing digital, desarrollo de catálogos de productos, soluciones de gestión y análisis de clientes (CRM), etc.
• Comercio electrónico: capacidades de comercio electrónico, terminal de punto de venta, etc.
• Administración de empresa digital: sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), aplicaciones para la digitalización y automatización de procesos de negocios (ej., contabilidad, gestión de inventarios, logística, etc.), factura electrónica, integración con la administración electrónica y firma digital, puesto de trabajo digital, soluciones de movilidad, fichaje digital y teletrabajo, entorno de colaboración, comunicación y videoconferencia, ofimática, almacenamiento y back-up, ciberseguridad, etc.

No obstante, en la expresión de interés presentada se podrán sugerir otros Paquetes DTK adicionales, incluso agregaciones de los mismos, justificando adecuadamente las razones por las que debería tenerse en consideración.

Cada Paquete DTK podrá modularse en niveles de complejidad: básico, medio, avanzado.

Los Paquetes DTK se implantarán mediante las soluciones de digitalización disponibles en el mercado, ofrecidas por los Agentes de Digitalización (según se define más adelante), potenciando las modalidades de servicio en la nube (as a Service), que deberán garantizar la creación de empleo de calidad en España. Todos los Paquetes DTK deberán incluir la formación específica a las PYME y autónomos para la implantación efectiva de las soluciones.

Características de las Ayudas

Con el fin de adecuar los servicios de digitalización a las especificidades de las distintas empresas, se han identificado en principio dos clusters diferentes de beneficiarios, con necesidades y grado de digitalización diferente. Por una parte, aproximadamente 145.000 pequeñas empresas (10 a 49 empleados). Por otra, aproximadamente 1.100.000 microempresas (1 a 9 empleados) y 1.600.000 trabajadores autónomos.

Las convocatorias podrán especificar las empresas elegibles por tamaño o por sectores de actividad económica con el fin de lograr un proceso eficiente para impulsar la digitalización.

Será condición necesaria para poder solicitar la ayuda hacer un autoexamen de Nivel de Madurez Digital para identificar los Paquetes DTK que sean más adecuados. Las PYME y autónomos podrán evaluar su Nivel de Madurez Digital en AceleraPyme a través de un servicio de diagnóstico, en su caso, con el soporte de los Agentes Facilitadores. Sólo podrán elegirse los paquetes DTK resultado del autoexamen, con el fin de garantizar que las ayudas se orientan a mejorar el nivel de digitalización y no a sustituir servicios ya utilizados por la empresa.

También será condición necesaria para solicitar la ayuda acreditar los requisitos para ser beneficiario de conformidad con la Ley General de Subvenciones y no superar el importe máximo de las ayudas de minimis, entre otros.

Adicionalmente, se podrá requerir la superación de determinados umbrales de actividad para asegurar un mínimo de viabilidad empresarial, por ejemplo, sobre la base de información fiscal, de entidades financieras colaboradoras y agencias de información empresarial, etc.

A cada Paquete DTK le corresponderá un importe de subvención fija, que podrá modularse en función de diversos criterios: tamaño de la empresa, el nivel de complejidad del paquete o el sector de actividad, etc. En principio, con el fin de lograr un uso eficaz de los recursos públicos, se prevé que la subvención siempre sea inferior al coste mínimo de implantar el paquete. De este modo, la diferencia hasta el coste de implantación de la solución elegida será financiada por la empresa beneficiaria, creando incentivos para desplegarla activamente.

Se fijarán límites máximos de ayuda acumulada por empresa en el Programa.

Agentes Digitalizadores

Los agentes digitalizadores del Programa DTK son los proveedores de soluciones digitales, incluidos integradores o partners, especialmente los de ámbito local, cuya intervención es esencial para la ejecución del Programa ya que suministran a la empresa o autónomo los productos y servicios digitales previstos en los Paquetes DTK.

La oferta de Paquetes DTK de los proveedores estará accesible en AceleraPyme en un catálogo para todas las PYME y autónomos beneficiarios del programa, creando así un Marketplace, hub, plataforma o portal que permita poner en contacto la oferta y demanda de estos servicios.

Niveles de Madurez Digital

La madurez digital se suele clasificar en cinco niveles principales, basados en marcos de referencia reconocidos como el «Digital Maturity Model» de Deloitte o el «MIT-Capgemini Digital Transformation Framework»:

1. Nivel 1 - Inicial o Reactivo: El uso de tecnología es mínimo y reactivo.
2. Nivel 2 - Emergente o Experimental: Comienzan a surgir proyectos digitales piloto.
3. Nivel 3 - Estructurado o Estratégico: La digitalización se integra en la estrategia corporativa.
4. Nivel 4 - Integrado o Transformacional: Las operaciones, procesos y modelos de negocio están profundamente digitalizados.
5. Nivel 5 - Optimizado: La empresa no solo adopta tecnología sino que lidera el cambio en su sector.

Según el informe “La Transformación Digital de las Empresas de Bizkaia”, el 91% de las empresas ya ha iniciado su digitalización, aunque el 65% aún se encuentra en niveles básicos. Además, el 8º Estudio sobre el Índice de Madurez Digital & IA de las Empresas en España muestra que el índice de adopción de la IA en las empresas ha alcanzado un 4,2, lo que refleja un avance significativo. No obstante, el índice de Madurez Digital se mantiene en un 5,3, señalando los desafíos aún pendientes en áreas como la capacitación y la integración efectiva de la IA en las estrategias de negocio.

Hay formas sencillas de arrancar:

• Datos y analítica: ¿Tienes sistemas para recoger datos relevantes?
• Cultura organizacional: ¿Tu equipo está formado en competencias digitales?
• Estrategia y liderazgo: ¿La digitalización forma parte explícita de tus planes estratégicos?

Reflexiona sobre estos cinco bloques, y puntúalos del 1 al 5. La media te dará una primera orientación de tu nivel de madurez digital.

Ya conoces los cinco niveles generales de madurez digital, pero ¿cómo traducir eso a tu propia realidad empresarial?

	Nacimiento	Despertar	Crecimiento	Despliegue	Liderazgo
Situación actual	Usas tecnología de forma puntual, alguna herramienta de manera aislada. No hay una estrategia digital clara.	Proyectos digitales piloto desconectados entre sí, falta visión estratégica.	Ya hay una dirección marcada, los procesos empiezan a coordinarse y fluir, existe procesos conectados y datos accionables claros.	Existe una cultura digital, el grueso de la decisiones son data-driven, la tecnología está alineada e integrada al negocio, existe un mapa.	Innovas de forma constante. Eres ágil y tus clientes lo sienten. Expones estudios, casos, masterclass… Eres un top-voice y referente para los competidores y público.
Riesgos de no madurar	Poca eficacia y eficiencia. Baja conversión o mala inversión.	Mala integración y entendimiento superficial de la tecnología. Decisiones reactivas.	Necesidad de inversión en formación o recursos.

Saber dónde estás es vital para construir un plan realista y no frustrarte por querer «llegar al futuro» en dos meses. Esto no va de correr, va de avanzar con foco.

Nuestro servicio de consultoría de negocios digitales está diseñado para ayudarte a evaluar con claridad tu punto de partida, identificar oportunidades reales y construir un plan accionable, sostenible y adaptado a tu negocio.

Indicadores de Madurez Digital

En la última década han surgido numerosos modelos de madurez digital que permite a las empresas saber en qué punto se encuentran mediante un diagnóstico basado en diferentes indicadores:

• Estrategia y cultura digital. La transformación digital debe ser parte de la planificación estratégica, así como de la cultura empresarial.
• Experiencia del cliente. Analiza el uso que hace la empresa de los medios digitales en la relación con los clientes.
• Organización, comunicación y talento. El equipo humano deber ser capaz de adaptarse e interiorizar los cambios.
• Productos y servicios. Mide la transformación de los productos y servicios para ser digitalizados y el uso de herramientas digitales para comercializarlos.
• Infraestructura y tecnología. Son dos aspectos esenciales si se quiere lograr una transformación digital exitosa.
• Procesos.

Al hablar del concepto de madurez digital, es habitual que surjan ciertas dudas: ¿ha alcanzado mi empresa su madurez digital? ¿cuánto queda aún? ¿qué puedo hacer para que mi negocio alcance el nivel óptimo?

Como vimos en el apartado anterior, existen modelos e indicadores que permiten conocer el nivel de madurez de un negocio. La plataforma digital de autodiagnóstico del Programa Acelera pyme es una excelente opción. La herramienta es gratuita y además de conocer el estado de tu pyme obtendrás una hoja de ruta con pasos a seguir e información específica para ayudarte y mejorar tus habilidades digitales.

Desde la Unión Europea se están desarrollando diferentes iniciativas para potenciar el grado grado de madurez digital de los negocios en los estados miembros, por ejemplo, la Década Digital, un programa de políticas con diferentes puntos de actuación.

Niveles de Madurez Digital Detallados

Una vez que decidas analizar la madurez digital de tu negocio, descubrirás en qué nivel se encuentra:

• Nivel 0: Resistencia al cambio. En este nivel se encuentran aquellas empresas que realizan sus procesos de forma manual o en papel y que no tienen ninguna intención de digitalizarlos.
• Nivel 1: Principiante. Son aquellas empresas que apenas han comenzado su desarrollo digital. Tienen inquietud por reaccionar al mercado, pero no han explorado las posibilidades de la tecnología.
• Nivel 2: Cualificado. En este nivel se sitúan aquellas empresas que han adoptado ciertas herramientas tecnológicas. Tienen muy poca experiencia, sin embargo, están muy interesados y abiertos a avanzar con la digitalización de sus procesos.
• Nivel 3: Experto. Aquí están las empresas con iniciativas transformadoras. Creen en el potencial de la tecnología y definen y potencian una cultura corporativa facilitadora del cambio. Además de herramientas tecnológicas, utilizan instrumentos para el análisis de la información.
• Nivel 4: Líder. Estas empresas dominan todo lo referente a la transformación digital y están preparadas para adaptarse con facilidad a cualquier cambio en el entorno. Este tipo de empresas lidera el mercado y son al menos un 30% más rentables que el resto.

Está comprobado que existe una correlación entre las empresas digitalmente maduras y aquellas que reportan un alto rendimiento financiero.

Pasos para Alcanzar la Madurez Digital

1. Conocer el estado actual. Lo primero que debemos hacer es identificar el nivel de madurez en el que se encuentra la empresa para poder definir los objetivos y las estrategias para alcanzarlos. El éxito del proceso dependerá en gran medida de lo honestos que seamos en este análisis.
2. Crear una visión integral y sólida. Una vez evaluado el nivel de madurez, es necesario crear un plan estratégico que englobe a toda la organización. Es esencial que incorpore a todos los empleados, identificando las metas y definiendo cómo alcanzarlas.
3. Focalizar los esfuerzos. En la mayoría de las empresas, los recursos financieros son limitados. Para aprovecharlos al máximo, es necesario asignarlos a las áreas más necesitadas.
4. Capacitar al equipo humano. Tan importante como la incorporación tecnológica lo es la capacitación del personal. Para lograr el éxito es fundamental que el equipo entienda los objetivos y disponga de las herramientas necesarias para explorar el potencial tecnológico.
5. Monitorear el avance. Durante la definición del plan estratégico, es necesario identificar los indicadores clave de rendimiento (en inglés, Key Performance Indicators o KPIs). Estos indicadores nos ayudarán a identificar el rendimiento de los procesos en base a los objetivos. Su análisis será muy útil para la toma de decisiones.

Tecnologías Clave para la Madurez Digital

Entre las tecnologías emergentes más relevantes en la transformación digital cabe destacar: el big data, que permite recopilar y analizar una gran cantidad de datos y mejorar la toma de decisiones en los negocios, el internet de las cosas (IoT)cloud computing, permitiendo el acceso remoto a software, procesamiento de datos y almacenamiento de archivos, entre otros.

Existe también una tecnología mucho más consolidada en el mundo de los negocios y que también proporciona grandes ventajas, hablamos de la firma electrónica.

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