Un diagrama de procesos, también conocido como diagrama de flujo, es una herramienta esencial para cualquier compañía, especialmente en la gestión de proyectos. Se trata de una representación gráfica de los principales procesos que se llevan a cabo en una compañía, mostrando su orden e interrelaciones.
Así, el diagrama de procesos es una herramienta fundamental para analizarlos y ver en qué aspectos se pueden introducir mejoras, especialmente para aumentar la productividad de los empleados, delimitar la responsabilidad de cada tarea y, en general, aclarar el propio flujo de trabajo.
Un diagrama de flujo ayudará a visualizar y mejorar estos procesos y en definitiva a llevar una mejor gestion empresarial. No cabe duda de que si un diagrama de flujo es útil en una pequeña empresa, imagínate lo esencial que se puede convertir dentro de una organización con más 50 o 100 empleados. Las organizaciones, entre más grandes, más complejos serán sus procesos, y es aquí donde un diagrama de flujo representa una ayuda importantísima al reflejar visualmente y resumir una cantidad importante de pasos por las cuales se desarrolla cada uno de sus procesos.
¿Te gustaría mejorar tus procesos? Si es así, este artículo te explicará cómo hacerlo con un diagrama de flujo. En otros artículos se ha comentado la importancia que tienen los procesos en cualquier organización, ya que los procesos lo son todo en cualquier negocio. Tener unos procesos robustos, ágiles y eficientes es algo básico para cualquier empresa. Pero, ¿cómo estudiar un proceso?, ¿qué estudiar y por dónde empezar? En este artículo te explicaré con detalle cómo puedes hacerlo mediante un diagrama de flujo.
¿Qué es un Diagrama de Flujo?
Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Se trata de representar los pasos que sigue un proceso desde que se inicia hasta que se termina y para ello se utiliza una serie de elementos visuales que te ayuden a dibujar cada paso que sigue un proceso.
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¿Alguna vez has contado todos los procesos que existen en tu organización? Estoy seguro que en tu empresa existen procesos administrativos, procesos comerciales, procesos de producción del producto/servicio que entregas al mercado, procesos estratégicos de los cuales la dirección es la responsable, etc. Cualquier organización por pequeña que sea tendrá varios procesos.
Componentes de un Diagrama de Flujo
Estos diagramas están compuestos por elementos como terminadores, símbolos de procesos, de subprocesos y de decisiones, líneas con flechas y conectores:
- Procesos o actividades: Representados como rectángulos, se refieren a una acción en un proceso de negocios. Deben ser descritos con una frase única de verbo y sustantivo.
- Subprocesos: Estos están representados como un rectángulo con líneas dobles en cada lado.
- Nodos de decisión: Están representados mediante un diamante y son nodos en los que, dependiendo de la respuesta, el árbol se dirige hacia un camino u otro.
- Conectores: Gráficamente, son pequeños círculos o cuadros conectores que se etiquetan utilizando letras.
- Líneas de flecha: Su función es mantener la coherencia y claridad en un diagrama de procesos.
- Terminadores: Están representados por un rectángulo con esquinas curvas.
Características y Beneficios de un Diagrama de Flujo
Los diagramas de flujo proporcionan una representación visual clara de los pasos involucrados en un proceso empresarial y sirven como herramientas de comunicación efectivas.
Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Sus características principales incluyen la claridad, ya que utiliza símbolos y flechas para mostrar las etapas del proceso de manera visualmente comprensible. Es secuencial, mostrando el orden de las operaciones o pasos a seguir. También es específico, describiendo detalles concretos sobre cada etapa del proceso.
Algunos de los beneficios clave son:
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- Favorece la comprensión del proceso que trata de simular.
- Permite identificar de una forma rápida los problemas y dónde se producen.
- Es más fácil saber dónde se crean los cuellos de botella, las responsabilidades de cada área y los puntos de decisión.
- Permite definir claramente los límites de cada proceso, ya que todas las tareas están lo suficientemente delimitadas, incluso aunque estén interrelacionadas.
Tipos de Diagramas de Flujo
En internet podrás encontrar muchos artículos e infinidad de clasificaciones a la hora de enumerar los tipos de diagrama de flujo que existen. ANSI (American Normalitation and Standarization Institute) ha publicado una lista con símbolos nos ayudan a realizar diagramas de flujos a la hora de representar actividades y el flujo de las mismas. Entre los tipos más comunes se incluyen:
- Diagrama de flujo por bloques: Se dibujan los pasos del proceso pero sin entrar en el detalle de qué puesto de trabajo desarrolla cada paso o interviene en el proceso.
- Diagrama de flujo funcional: Se dibujan los pasos del proceso detallando qué puesto de trabajo dentro de la organización es el encargado de ejecutar ese paso del proceso.
Supongamos que en una empresa para el proceso “Recepción y Pago de facturas a Proveedores” existen sólo dos métodos para el pago de facturas : confirming y transferencia bancaria. El diagrama de flujo por bloques podría ser algo así:
Y el diagrama de flujo funcional algo así: Fíjate como este diagrama funcional ofrece bastante más detalle que el anterior. ¿Te has percatado también en los conectores A y B que aparecen en el listado de simbología y cómo los utilizo en este diagrama? A veces, usar este símbolo de conector te ayuda a simplificar mucho el dibujo de tu diagrama de flujo.
Clasificación de Alan B.
En su libro Critical Incident Management (Gestión de incidentes críticos), Alan B. define los siguientes diagramas:
- Diagrama de flujo de documento: muestra el flujo de documentos dentro de un sistema o proceso.
- Diagrama de flujo de datos (DFD): representa la forma en que los datos fluyen dentro de un sistema, incluyendo las entradas, procesos y salidas.
- Diagrama de flujo de sistema: ilustra la relación entre los componentes de un sistema, incluyendo hardware, software y usuarios.
Diagrama de Flujo General vs. Detallado
- Diagrama de flujo general: proporciona una visión macro de un proceso sin entrar en detalles técnicos.
- Diagrama de flujo detallado: profundiza en cada paso del proceso, mostrando decisiones, cálculos y flujos intermedios.
Otras Variantes
Existen muchas otras variantes de diagramas de flujo utilizadas en distintas disciplinas:
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- Diagrama de flujo de trabajo: representa visualmente el flujo de tareas en un proceso de negocio.
- Diagrama de flujo de carriles (Swimlane Diagram): divide un proceso en diferentes "carriles" o secciones, asignando cada tarea a un departamento o equipo específico.
- Diagrama de flujo de datos (DFD): enfocado en el movimiento de datos dentro de un sistema, muestra las fuentes de información, los procesos de transformación y las salidas generadas.
- Diagrama de flujo de procesos (PFD): representa los flujos de materiales y energía dentro de un sistema industrial.
Cómo Crear un Diagrama de Flujo
Ya sabes lo que es un diagrama de flujo, sabes para qué sirve, los beneficios y características de un diagrama de flujo y además sabes los tipos más comunes de diagramas de flujo y la simbología utilizada comúnmente a nivel mundial. Si te das cuenta, tienes todos los ingredientes para saber cómo hacer un diagrama de flujo.
El proceso de creación de diagramas de flujo consiste en seis etapas secuenciales que permiten desarrollar representaciones visuales efectivas. Se define como metodología que incluye definición del proceso a representar, localización de etapas destacadas, realización de borrador, solicitud de retroalimentación, trazado del diagrama final y asignación de roles específicos.
- Definir el proceso: Lo primero es saber qué proceso vas a dibujar. ¿Vas a dibujar un pequeño proceso? ¿Vas a dibujar un gran proceso o vas a dibujar los diferentes subprocesos que componen un gran proceso?
- Involucrar a las personas adecuadas: Son las personas que te van a ayudar a dibujar y representar esos procesos. Qué duda cabe que las personas más idóneas para representar un proceso en un gráfico son las propias personas involucradas en los propios procesos. Reúnelas y explícales el trabajo que quieres realizar para que te puedan explicar con detalle qué pasos realizan. En muchas ocasiones no se realiza esta reunión porque se cree que se conoce el proceso y los pasos que existen dentro de él. Te sorprendería saber las ocasiones en las que se cree que las cosas se hacen de una forma pero luego se hacen de otra forma por parte de los trabajadores.
- Identificar el inicio y el fin: Como toda tarea debes tener claro dónde comienza y donde termina cada uno de los procesos que vas a dibujar. Es muy probable que la terminación de un proceso conecte con el inicio de otro proceso antes de entregar tu producto / servicio al cliente. Por lo tanto identifica bien dónde comienza el proceso (qué tarea, persona o actividad dispara ese proceso) y dónde termina. En el paso siguiente cuando vayas a dibujar el proceso, recuerda usar esta simbología tanto para el inicio como la terminación del proceso que estás estudiando.
- Dibujar el proceso: Con la información que te han aportado las personas involucradas en los procesos resume esa secuencia en una serie de pasos que serán los que vas a representar mediante un dibujo. Cada paso dentro del diagrama de flujo podrá contener documentación/información/tareas/ materiales que irán aportando valor para conseguir el objetivo del proceso que estás representando. A la hora de dibujar el diagrama de flujo si quisieses aprovechar espacio en el formato de papel lo podrías dibujar de izquierda a derecha e ir bajando el dibujo a medida que vas avanzando con los pasos el proceso. Recuerda dibujar los registros de control que puedan existir en dicho proceso. Recuerda dibujar los pasos en los cuales hay que tomar una decisión o existe una alternativa en el proceso.
- Obtener retroalimentación: Aunque los directivos sean quienes se hacen cargo de esta tarea, es esencial pedir la opinión de los colaboradores que participan en el proceso en cuestión, porque ellos son los que pueden brindarte la información más valiosa con base en su experiencia.
- Implementar y asignar roles: Ya corregido el diagrama de flujo de proceso es momento de darle formato para concluirlo y presentarlo a socios, directivos y colaboradores de la empresa. Con ayuda del flujograma puedes dividir las tareas que desempeñarán determinados colaboradores en cada una de las etapas del proceso.
Ejemplo Práctico: Cambio de Producto
Como ejemplo, vamos a poner el caso de una empresa de fundas o carcasas para móviles; específicamente el proceso de cambio de producto por parte de los consumidores, quienes tienen un plazo de una semana para solicitar esta acción al negocio. Así, empieza cuando el cliente se comunica con la empresa y termina cuando el cambio del producto se efectúa.
Podemos ver las etapas del diagrama de flujo de proceso de la empresa de carcasas en su dinámica de cambios de productos. Se usan los óvalos para indicar el inicio y fin, los rectángulos para las acciones de cada etapa, el rombo para las bifurcaciones (si hay o no el modelo solicitado por el cliente), y por supuesto las flechas que marcan el rumbo.
Casos Empresariales de Diagramas de Flujo
Los casos empresariales de diagramas de flujo se definen como implementaciones prácticas que documentan la aplicación exitosa de esta metodología en procesos específicos. Consiste en análisis de tres áreas críticas: compra a proveedores para optimización de adquisiciones, selección de personal para mejora de contratación y pedidos de venta para eficiencia comercial.
Las empresas implementan estos diagramas para abordar la complejidad en procesos de compras diferenciando proveedores nuevos versus establecidos, estructurar procesos de selección considerando candidatos internos y externos, y optimizar el flujo de pedidos manejando la disponibilidad de inventario.
Ejemplo 1: Proceso de Compra a Proveedores
En este ejemplo vemos cada una de las etapas que influyen en el proceso de operaciones de compra a proveedores.
Ejemplo 2: Proceso de Selección de Personal
Dentro del proceso de selección de personal se pueden presentar diferentes variantes que tienen que ser direccionadas de manera clara.
Ejemplo 3: Proceso de Pedidos de Venta
Es importante que una empresa o negocio cuente con un diagrama de flujo de proceso de algo tan primordial como es la venta. La secuencia inicia con la solicitud del cliente de dichos productos, el vendedor comienza por verificar si hay en el inventario. En el caso de que no haya algún producto, habrá que informarle al cliente y ofrecerle otras opciones para que se efectúe la venta; si el comprador no quiere, se cancela el pedido.
Con estos ejemplos se puede ver la importancia de comprender los pasos de un proceso, a través de un flujograma. Sin duda, el uso del diagrama de flujo de proceso es una herramienta fundamental para visualizar, analizar y mejorar la eficiencia de cualquier proceso empresarial.
Herramientas para Crear Diagramas de Flujo
Existen numerosas formas de realizar un diagrama de procesos. En la actualidad, tienes a tu disposición una serie de programas y aplicaciones informáticas cuyo objetivo es elaborar diagramas de procesos. Visio es una herramienta de diagramación que facilita e intuitiva la creación de diagramas de flujo, diagramas, organigramas, planos de planta, diseños de ingeniería y mucho más, con plantillas modernas con la conocida experiencia de Office.
Hoy en día casi todas las herramientas empresariales se presentan en soluciones SaaS (Software as a Service), es decir software como servicio, donde el soporte y los datos que se manejan están alojados en servidores de una compañía de tecnología de la información. A este servicio se accede mediante un usuario y contraseña y se puede disponer del mismo en cualquier momento. La responsabilidad de la operación recae en la empresa que presta el servicio. Esto significa que la garantía de disponibilidad de la aplicación y su correcta funcionalidad, es parte del servicio que da la compañía proveedora del software.
Conclusión
Una vez que dominas la creación de diagramas de flujo para visualizar tus procesos, el siguiente paso es identificar y resolver cualquier ineficiencia o problema que puedan presentar. Aquí es donde el diagrama de Ishikawa, o de causa y efecto, se convierte en tu aliado.