ERP para Emprendedores: Características y Beneficios

¿Estás buscando un ERP para autónomos para gestionar el día a día de tu pequeña empresa y sus preocupaciones reales? En este artículo te damos todas las claves para conseguir un perfecto control de tu actividad, mejorar tu competitividad y ofrecer a los clientes el mejor servicio. Descubre todas las claves del ERP para autónomos, sus características y ventajas, y cuáles son los que realmente se adaptan a tu negocio.

En el dinámico mundo empresarial de hoy, las pequeñas y medianas empresas (pymes) enfrentan el desafío constante de mantener la competitividad y optimizar sus procesos internos. Una solución cada vez más adoptada para este fin es la implementación de un ERP, un sistema que centraliza y automatiza diversas funciones empresariales. Para las pymes en España, implementar un ERP puede ser especialmente beneficioso en un mercado competitivo.

¿Qué es un ERP?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es una herramienta de software que permite a las organizaciones integrar diversas áreas de su negocio en un único sistema. Conocido como Enterprise Resource Planning, lo podríamos traducir como sistema de planificación de recursos empresariales. Esto incluye la gestión financiera, la cadena de suministro, recursos humanos, manufactura, servicios y otras áreas operativas.

Un ERP es un sistema capaz de integrar la información procedente de los distintos departamentos empresariales, agilizando su tránsito por la empresa y permitiendo que las decisiones se tomen sobre una base mucho más sólida y consistente. Los sistemas ERP recogen todos los datos referentes a la actividad de la empresa. Esto permite controlar el tránsito del producto por todos los elementos de la cadena de valor.

Los ERPs (Enterprise Resource Planning), son sistemas de planificación de recursos empresariales, que sirven para controlar todos los recursos necesarios dentro de la empresa. Están diseñados para automatizar e integrar la mayoría de los procesos, desde las finanzas, recursos humanos, comercial, logística, producción, hasta la comunicación y el marketing o la atención al cliente. Es la solución universal, para aquellos que buscan la centralización de la información dentro de la empresa.

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Ventajas de un ERP para tu Negocio

Incorporar un sistema ERP en la empresa es cada vez más habitual en el mundo empresarial debido a que con ello ayudamos a obtener mejores resultados en todo lo relacionado con la gestión. Gestionar de manera óptima una organización es importante, y eso es algo que podemos hacer con la implementación de un software del que hoy te vamos a hablar.

La eficiencia operativa, la reducción de costos a través de procesos automatizados y la capacidad de adaptación a nuevas demandas del mercado son algunas de las razones por las cuales más pymes están optando por esta solución tecnológica. La implementación de un ERP en pymes permite la simplificación de procesos al reducir redundancias y automatizar tareas repetitivas. Además, la automatización de actividades que anteriormente se desarrollaban de modo manual reducirá de forma significativa la posibilidad de errores asociados al componente humano.

Estas son algunas de las ventajas clave:

• Más eficiencia en la gestión: se reducen costes, tiempos y procesos; se facilita la toma de decisiones y se evitan duplicidades de datos.
• Digitalización: digitalizar la empresa, por muy pequeña que sea, es el primer paso para destacar en el sector y ofrecer un servicio de calidad a los clientes.
• Movilidad: la información está accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento.
• Unifica y ordena toda la información de la empresa en un solo lugar
• Puedes acceder a toda la información, aplicaciones y datos de la empresa desde cualquier sitio del planeta y en cualquier momento, siempre que dispongas de internet
• En un sistema único, puedes controlar o administrar diversos procesos dentro de la empresa
• Uno de los beneficios del ERP es que permite reducir los gastos de gerencia
• Permite la detección temprana de cualquier incidencia y la implementación rápida de soluciones
• Facilita la toma de decisiones de forma más rápida y segura
• Permite tener bajo control todos los procesos productivos, acortar los ciclos de producción y controlar la calidad de servicios y productos
• Favorece la eliminación de barreras entre secciones y departamento
• Facilita que la información fluya en todos los niveles de la empresa, eliminando la improvisación por falta de información
• Permite planificar las estrategias y procesos de una manera integrativa entre departamentos o unidades de negocio
• Facilita el seguimiento y control de la trazabilidad de los productos
• Incrementa el retorno de la inversión

Implementar un CRM en una empresa emergente permite mejorar la gestión de clientes de manera significativa. Con un CRM, es posible almacenar y organizar toda la información relevante de los clientes, como datos de contacto, historial de compras, preferencias y necesidades.

Módulos y Funcionalidades Clave

Al ser los sistemas ERP modulares, cada organización podrá contratar aquellas prestaciones que necesite en un momento concreto.

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Las funcionalidades comunes incluyen:

• Catálogo: Puedes trabajar con un catálogo online y móvil siempre actualizado con la información de tus productos y servicios.
• Clientes y CRM: Lleva contigo toda la información que necesites sobre tus clientes gracias a su módulo CRM.
• Ventas: Podrás hacer presupuestos, pedidos y albaranes de forma sencilla.
• Asistencia técnica: Gestiona incidencias o avisos, realiza albaranes, partes de trabajo o checklist firmados.
• Facturación: Controla tus facturas desde cualquier dispositivo y envíalas con un solo clic.
• Contabilidad: Gestión de finanzas y facturación.
• Gestión de stock e inventario: Organización desde el precio y los almacenes hasta los pedidos.
• Administración de la cadena de suministro: Se puede seguir fácilmente el proceso de suministro.

Implementación de un ERP: Pasos Clave

Emprender la implementación de un ERP puede ser abrumador, pero empezando con pasos claros, el proceso puede ser mucho más manejable. En primer lugar, es importante definir objetivos claros y realistas sobre lo que el ERP debe lograr para la empresa. Una vez que los objetivos estén claros, formar un equipo de implementación interno es vital. Este equipo se responsabilizará de coordinar con el proveedor y supervisar todo el proceso.

Finalmente, es importante establecer un plan de seguimiento continuo para evaluar el rendimiento del ERP una vez implementado. Las pymes deben estar preparadas para ajustar el sistema según sea necesario para afrontar cualquier desafío que surja.

Una vez que hayas entendido que contar con un sistema ERP solo te aportará beneficios, ha llegado el momento de enseñarte a hacerlo bien y evitar que su implementación dé dolores de cabeza a la compañía: hay que tener clara la complejidad del sistema y otros aspectos que pueden generar incidencias complejas. Finalizado proceso de implementación, te recomendamos que se elija a alguien encargado de asesorar y ayudar a la compañía durante las primeras semanas. Esta persona guiará a los empleados, facilitándoles la adaptación y ayudándoles a que se acostumbren al nuevo entorno de trabajo.

Pasos para la implementación:

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1. En este paso, los equipos deberán recolectar datos e identificar los problemas actuales que se esperan solucionar con el ERP. Por ejemplo, poca productividad en un área específica.
2. La implementación de un nuevo software no solo afectará a tu empresa sino a las que trabajan contigo también.
3. A estas alturas, ya tienes claro cuáles son tus necesidades y los objetivos que quieres alcanzar con tu nuevo software ERP.

Consideraciones Financieras

Aunque la inversión en un ERP puede parecer considerable inicialmente, es vital considerar los beneficios a largo plazo que ofrece. Los costos iniciales incluyen la compra de software, la instalación y la capacitación del personal. A largo plazo, las pymes deben evaluar los costes relacionados con el mantenimiento y las actualizaciones periódicas. El precio de un ERP varía mucho en función de las necesidades y el tamaño del negocio.

Hoy en día hay soluciones en la nube y muy modulares que se adaptan a todos los tamaños y son más asequibles. Holded es un ERP en la nube que ofrece precios adaptados a cada necesidad. El plan más básico comienza por solo 14,50 €/mes para pequeñas empresas, o 49,50 €/mes para medianas empresas.

Desventajas de un ERP

La implementación por lo general es un tanto larga y en ocasiones compleja, ya que implica rediseñar los esquemas y procesos de trabajo. Suelen tener un coste elevado, requieren un equipo considerable de desarrollo, además de tiempo. En la mayoría de las empresas, se requiere remplazar la infraestructura existente, lo que implica invertir capital adicional, especialización y dependiendo del proveedor en ocasiones se hace necesario parar el negocio temporalmente para la implementación.

Y lo más importante, muchas veces al implementar un programa para hacer presupuestos, no sólo tienes que centrarte en lo que puedes conseguir o no, tienes que ser capaz de ver más lejos y anticipar la desventaja en la que te sumirás si tus competidores sí son capaces de implementar estos sistemas y tú no lo haces.

ERP Gratuitos para Autónomos y Pymes

Dentro del software de gestión gratis tenemos diferentes soluciones que consideramos las más interesantes.

• Openbravo: Es un ERP opensource especializado en el mercado minorista, es una solución ante la gestión del negocio y una de las mejores soluciones de software libre. Sus objetivos son, optimizar los procesos empresariales, acceso a la información de forma fiable y precisa, mover la información entre las distintas áreas y eliminar datos y procesos innecesarios.
• Adempiere: Dirigido a empresas pequeñas y medianas que se dedican principalmente al sector manufacturero o industrial, está formadas por un conjunto de módulos de fácil implementación en la empresa. Las ventajas y desventajas de Adempiere son extrapolables de los tres objetivos fundamentales: usabilidad, resultados y coberturas.
• OpenERP: Está diseñada para grandes empresas, es un sistema de gestión empresarial que cubre las siguientes necesidades: contabilidad y finanzas, ventas, Recursos Humanos, compras, proyectos, almacenes, etc.
• SugarCRM: Permite a las empresas organizar, mantener y almacenar la información de manera eficiente en todos los aspectos referentes a los clientes.
• Odoo: Su finalidad es la gestión empresarial con el que las empresas pueden gestionar desde sus contactos con clientes, sus cuentas, la logística en almacenes, pedidos, facturas, ventas o inventarios. Se consiguen informes de manera ágil, flexible y con posibilidad de reagrupar y aplicar filtros.

Factores Clave al Elegir un ERP

Al elegir un sistema ERP para tu startup, es fundamental tener en cuenta varios factores clave. Desde el costo y la escalabilidad hasta la personalización y las integraciones, cada aspecto desempeña un papel fundamental en el éxito de tu negocio. Descubre cómo estos factores afectan tu elección y cómo tomar decisiones informadas puede permitirte innovar en la nube y alcanzar el crecimiento empresarial deseado.

1. El coste: Es un factor crucial a considerar al elegir un ERP para tu startup. Es importante evaluar también la calidad del servicio. Un sistema de gestión empresarial de bajo costo puede no brindar todas las funcionalidades y el soporte necesarios para el crecimiento de tu startup.
2. Escalabilidad: Es crucial que el ERP pueda crecer y adaptarse a medida que tu negocio se expanda. Un ERP escalable debe ser flexible y adaptable a medida que cambien tus requisitos.
3. Personalización: La capacidad de personalización permite adaptar el sistema a las necesidades específicas de tu empresa, permitiendo que funcione de manera más eficiente y efectiva.
4. Integraciones: Hoy en día, las integraciones son fundamentales al seleccionar un ERP para tu startup. Debes asegurarte de que estas herramientas puedan integrarse fácilmente con otros sistemas y software que ya estás utilizando en tu empresa.

Proveedores de ERP para Startups y Pymes

Existen varios ERP que son especialmente adecuados para startups o pequeñas empresas. Estos sistemas ofrecen funcionalidades clave y escalabilidad para adaptarse al crecimiento y evolución del negocio.

• SAP Business One: SAP Business One es un ERP diseñado específicamente para pequeñas y medianas empresas. Ofrece funcionalidades completas para la gestión de ventas, compras, inventario y finanzas.
• Zoho ERP: Zoho ofrece una suite de aplicaciones empresariales que incluye un ERP completo. Proporciona funciones para la gestión financiera, gestión de proyectos, inventario y ventas.
• Netsuite: Netsuite es una solución ERP en la nube que abarca múltiples áreas empresariales, como finanzas, ventas, inventario y gestión de relaciones con los clientes.
• Microsoft Dynamics 365: Microsoft Dynamics 365 es una suite de aplicaciones empresariales que incluye un ERP completo. Ofrece funciones para ventas, servicio al cliente, operaciones y finanzas.

Ejemplos de CRM para Startups y Emprendedores

• HubSpot CRM: Es una opción popular y gratuita que ofrece funciones básicas de CRM, como seguimiento de contactos, administración de ventas y automatización de marketing.
• Salesforce: Es uno de los CRM más conocidos y utilizados en el mercado. Ofrece una amplia gama de funciones, desde gestión de contactos y ventas hasta servicio al cliente y automatización de marketing.
• Zoho CRM: Es una solución completa que ofrece herramientas de ventas, marketing y servicio al cliente.
• Pipedrive: Es un CRM centrado en las ventas que ayuda a las empresas a gestionar su proceso de ventas de manera eficiente.
• Insightly: Es un CRM especialmente diseñado para pequeñas empresas y startups. Ofrece funciones de gestión de contactos, proyectos y oportunidades.
• Bitrix24: Es una solución de CRM gratuita y completa que ofrece funciones de gestión de contactos, ventas, marketing y servicio al cliente.

ERP Estándar vs. ERP Personalizado

Los ERP estándar están formados por módulos cerrados. Esta particularidad complica que la empresa se adapte a los cambios que vayan surgiendo, tanto desde el mercado como a lo largo de los procesos internos. En otras palabras: sus mejoras son muy básicas, de modo que es la empresa la que se tiene que adaptar al software y no al contrario. En sentido estricto, un ERP 100% personalizado incluye módulos bajo demanda del cliente.

Sin embargo, a la hora de elegir un software de gestión, no solo hay que tener en cuenta lo que se necesita hoy. La buena noticia es que ya se están diseñando soluciones que permiten añadir o quitar extensiones. Podríamos hablar de una especie de ERP híbrido que incluye lo mejor de los dos mundos. Hablamos de un ERP estándar con posibilidad de añadir o quitar extensiones. Las más punteras funcionan sin menús, otra de las diferencias respecto al ERP estándar clásico. En este sentido, mejora el rendimiento y la productividad del día a día.

El Mejor Software ERP para Emprendedores

Si estás montando una empresa, es muy importante contar con el programa de gestión empresarial más adecuado. Hoy día la gestión de las empresas se lleva a cabo de forma digitalizada. En este artículo queremos darte algunas de las claves para encontrar el mejor programa ERP para emprendedores. En este sentido, podemos decir sin riesgo de equivocarnos que el ERP es un software para emprendedores claramente imprescindible.

No puedes crear un nuevo negocio sin tener una herramienta que te permita gestionarlo. Da igual que sea una tienda online, o una empresa de servicios, una industria de fabricación o un producto virtual. Uno de los riesgos que tienes al implementar un ERP es utilizar una solución que no sea lo suficiente escalable. En ese sentido, si quieres elegir un buen software para emprendedores, tiene que ser un ERP que no solamente te sea útil ahora, sino también cuando tu negocio crezca.

Por ejemplo, supongamos que tu idea de negocio es un nuevo e-commerce, orientado a la venta de productos de decoración. En tu caso, podría ser muy interesante que utilizaras el conector Prestashop myGESTION, ya que de esa forma tendrías los productos sincronizados con la tienda online.

Si eres propietario de una microempresa, sabrás perfectamente la dificultad que implica su gestión y llevar un control total sobre ella. Administrar tantos recursos y tareas no es algo fácil, y la realidad es que no existe tiempo suficiente en el día a día para controlar un negocio manualmente de forma eficaz. Por tanto, es necesario buscar soluciones adaptadas a las necesidades de tu empresa. Aquí entra en juego el ERP para microempresas. Se trata de un software de planificación de recursos empresariales diseñado específicamente para pequeñas empresas. Un ERP centralizará toda la gestión y agilizará las tareas de control de tu microempresa. Te permitirá tener una visión global de tu negocio de forma cómoda, sencilla y, sobre todo, eficaz.

Característica	ERP Estándar	ERP Personalizado
Módulos	Cerrados	Bajo demanda del cliente
Adaptabilidad	La empresa se adapta al software	El software se adapta a la empresa
Implementación	Rápida	Más compleja
Extensiones	Básicas	Posibilidad de añadir o quitar

Ahora que ya sabes todo lo que un ERP para autónomos puede hacer para mejorar tu negocio, tan solo tienes que encontrar el que mejor se adapta a tus necesidades de gestión. Lo único que tienes que hacer es utilizar nuestro comparador de software. Llegarás hasta un ranking personalizado con los sistemas de gestión más indicados para tu negocio. ¡Así de fácil!

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