En el dinámico mundo empresarial actual, las empresas deben tomar decisiones de manera rápida y eficaz para mantenerse competitivas. Es por ello que el mercado actual está exigiendo a todas las empresas, sin importar su tamaño o sector, a tomar decisiones de manera cada vez más rápida y eficaz, y solo las empresas que logren adaptarse a estos cambios, lograrán permanecer de manera competitiva en el mismo.
Aquí es donde entra el papel de la Hoja de Ruta. Muchas empresas, la gran mayoría Pymes, no trabajan con un Plan de Marketing que les permita tener localizados los objetivos que persiguen, las estrategias necesarias y las acciones que deben llevar a cabo para la posterior consecución de estos objetivos. La hoja de ruta es una herramienta alternativa al plan de marketing.
Su finalidad es servir como punto de partida a la empresa para saber exactamente dónde se encuentra y dónde quiere llegar. Además marca las pautas para conseguir llegar a esos objetivos. Como método preventivo permitirá a las empresas “ir cinco minutos por delante” de su competencia: establecerán con antelación las barreras de entrada precisas para ganar competitividad.
En este artículo, exploraremos en detalle qué es una hoja de ruta de marketing, cómo crearla y por qué es esencial para el éxito de tu empresa.
¿Por qué Necesitas una Hoja de Ruta?
Las empresas no pueden ser competitivas si no saben actuar en base a una guía o planificación que les permita diseñar qué objetivos pretenden para el año en el que están actuando. Un equipo de ventas necesita saber dónde está y qué quiere alcanzar al futuro inmediato.
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La hoja de ruta es una guía para establecer los objetivos de la empresa. Para emprendedores es un paso muy visual y gráfico al que atenerse en momentos de incertidumbre.
Razones para usar una hoja de ruta:
- Da una respuesta sencilla a las diferentes interrogantes que tenga el equipo de ventas.
- Responde las preguntas: ¿Qué vamos hacer? / ¿Cómo y cuándo lo vamos hacer?
- Se diseñan estrategias de ventas precisas a corto plazo.
- Desarrolla nuevos alineamientos en la actividad de vuestra empresa.
- Colocar en una balanza los recursos disponibles y los objetivos, para evaluar si ambos son posibles.
- Establece los plazos de las etapas esquematizadas para la operatividad que arrojará como resultado ventas exitosas.
¿Cómo Hacer una Hoja de Ruta?
Al revisar estas razones que se transforman también en beneficios para el equipo de ventas, al usar esta herramienta sencilla. El trabajo de los vendedores se torna más fácil al momento que se tienen estrategias de ventas concretas. Antes de salir a ejecutar el plan, hay que seguir varias etapas con el fin de alcanzar ventas exitosas.
Etapas Clave en la Creación de una Hoja de Ruta
- Inicio: El equipo de ventas tiene que pensar en las fortalezas y desventajas de la organización. Los factores podrían ser: económicos, ventas, capacitación del recurso humano, productos o servicios, experiencia en el mercado, entre otros aspectos. Analizar la situación externa de la empresa, hacer comparaciones con la competencia, oportunidades en el mercado, entre otros factores influyentes. En pocas palabras conocer cuáles son las oportunidades y amenazas de la empresa.
- Objetivos: Al revisar tanto los factores internos como externos, procedéis establecer objetivos factibles que os permitirán ventas exitosas.
- Estrategias: Al tener los objetivos trazados, ha llegado el momento de establecer prioridades estratégicas. Una de las líneas para que las estrategias de ventas tengan efectividad tiene que ser captar clientes. Contar con los datos actualizados de los clientes, servirá de apoyo al equipo de ventas para que segmente los públicos. Conocer el público de la empresa será muy importante para este proceso, porque se pondrán agrupar algunas estrategias. Otro punto a tener en cuenta es pensar estrategias enfocadas en la comunicación corporativa. La hoja de ruta necesitará darle vida a los mensajes o expresiones planificadas por el equipo de ventas. La comunicación es parecida al número 9 en un equipo de fútbol, recibe la pelota y aporta en el ataque. Si la empresa por alguna razón deja de comunicar pierde su esencia y la gente podría olvidarse de ella. En situaciones de crisis algunas empresas prefieren reducir su acción comunicacional. Si queréis contar con ventas exitosas, no será fácil sin una buena difusión del proyecto. Los clientes han cambiado su forma de compra, prefieren iniciar los contactos de forma digital. Por estas razones, las estrategias de ventas involucran tanto al público, los recursos y la comunicación.
- Las líneas de acción: Surgen de las estrategias de ventas y determinarán las actividades que se realizarán con orden de prioridades. En esta etapa se establece cómo cumplir con las estrategias y objetivos planteados.
PUNTO DE PARTIDA: Como punto de partida podemos contar con dos áreas principales: Desequilibrios y las fortalezas de la empresa. Debemos detallar de manera organizada y real, todos aquellos aspectos que afectan a la organización.
ESTRATEGIA: Una vez establecidos los desequilibrios y las fortalezas, marcaremos unas líneas estratégicas que, en principio, condensamos en nuestra hoja de ruta tres áreas concretas. Estas áreas son: comercialización, visión estratégica de marketing y comunicación corporativa.
- Comercialización: En comercialización destacaremos cómo captar más clientes o cómo debemos contar con una base de datos realmente operativa, pues de nada servirá contar con una gran cantidad de contactos si no están actualizados.
- Visión Estratégica: En la fase de la visión estratégica de marketing pondremos en marcha la Hoja de Ruta. Para ello seleccionaremos a nuestros stakeholders o públicos de interés, la obtención y control de datos, ofrecer soluciones de ventas o el marketing digital.
- Comunicación Corporativa: Por último nos encontraremos en la fase de comunicación corporativa. Este planning se adaptará a la situación particular de cada empresa, pudiendo organizar las acciones de manera semanal, quincenal o mensual.
Ejemplo de Plantilla de PowerPoint para la Planificación de una Hoja de Ruta
Equipo de ventas: potencia sus ventas con la hoja de ruta Actualmente la hoja de ruta se integra a las estrategias del equipo de ventas para planificar las acciones a tomar. Los nuevos emprendimientos, especialmente las PYMES, han sustituido el Plan de Marketing por la hoja de ruta. En este artículo conoceréis las razones de ésta preferencia y cómo sacarle provecho a esta herramienta en vuestros negocios. Las nuevas tecnologías han cambiado y a su vez, impulsan a los clientes a tomar decisiones de compras diferentes. Por esta razón, las empresas se han visto obligadas a cambiar sus estrategias de ventas para atraer a sus clientes.
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Recomendaciones para la Modernización e Imagen de tu Empresa
- Capacita a tu equipo de ventas en medios digitales, las empresas tienen que adaptarse al entorno.
- Renueva el portal web de la empresa siempre que se requiera, vale la pena invertir en una página dinámica.
- Ofréceles a los clientes que puedan estar en contacto con la empresa, que sientan que sus comentarios son importantes.
- En la hoja de ruta poder concentrarte en posicionar tu empresa en internet, desde un blog o redes sociales.
- Renueva la esencia de los productos o servicios, otorgándole una característica de uso distinto o cambiando el mensaje. Cuando un producto tiene años en el mercado predomina su tradición y calidad en la preferencia de su público. Piensa en mensajes que compartan la población que consume ese producto.
- Investiga a los competidores, revisa en las redes sociales los problemas que las otras empresas presentan. La idea es aportar soluciones, y de esta manera, alcanzar las ventas exitosas captando hasta los clientes de la competencia.
- En la hoja de ruta no te olvides de agregar a los clientes fijos o esporádicos. Trate de conocer más sobre sus gustos, preferencias, actitudes de compra, entre otros aspectos que considere. Realiza encuestas o entrevistas para obtener datos que arrojen cambios importantes y que puedas atender.
Tipos de Hojas de Ruta
Los tipos de hojas de ruta varían según las tareas, los objetivos y la estructura de los equipos que las crean.
- Las hojas de ruta basadas en el progreso se utilizan comúnmente en el desarrollo ágil, ya que no están definidas por plazos y fechas.
- Las hojas de ruta basadas en el tiempo visualizan cómo está progresando el desarrollo del producto y cómo continuará avanzando con el tiempo.
- Algunas organizaciones prefieren una combinación de hojas de ruta basadas en el progreso y basadas en el tiempo.
Puedes hacer diferentes tipos de hojas de ruta de marketing en función de la información que deseas transmitir a tu público objetivo.
Elementos Clave de una Hoja de Ruta de Marketing
- Metas: Definir lo que deseas lograr sienta las bases de todos tus esfuerzos de marketing. Considera los objetivos comerciales generales, así como lo que el equipo de marketing puede hacer para apoyarlos. Los objetivos deben ser medibles y con un límite de tiempo para garantizar que tus programas y campañas se mantengan encaminados.
- Iniciativas: Estas son las áreas clave en las que te centrarás para lograr los objetivos de marketing. Por ejemplo, si tu objetivo es aumentar los seguidores del blog, la iniciativa que lo vincula puede ser lanzar una campaña social o introducir un nuevo programa de contenido.
- Horarios: Se necesita una gran cantidad de coordinación para ofrecer una nueva experiencia a los clientes. Ya sea que estés lanzando un producto nuevo o iniciando una nueva campaña de vídeo, necesitas una forma de visualizar lo que está sucediendo y cuándo.
- Ocupaciones: Ahora es el momento de entrar en detalles. Las actividades son las tareas de trabajo específicas que el equipo realizará para hacer realidad los programas y las campañas. Dependiendo de lo que estés comercializando, tus actividades pueden incluir publicaciones de blog, anuncios digitales o difusión en los medios.
- Estado: Tu hoja de ruta debe incluir indicadores de estado para tus objetivos, iniciativas, horarios y actividades. Asigna un código de color para un estado en tus planes: «no iniciado», «en progreso», «en revisión», «programado” y «completado» son algunas opciones comunes.
Tipos de Planes Estratégicos de Marketing
Existen distintos tipos de planes estratégicos, pero se diferencian principalmente en función de los específicos y los genéricos que sean. Según esta función existen tres tipos de planes estratégicos de marketing:
- Plan de marketing estratégico anual, semestral o trimestral: Como su propio nombre indica se diferencian entre sí por la duración en el tiempo que tenga este. Puede ser de un año, 6 meses o inclusive, 4 meses.
- Plan de marketing de contenidos, plan de social media y plan de publicidad en internet: Según el área o departamento dentro de la empresa y dentro de cada equipo de marketing, es posible establecer y crear una planificación individual de cada sector para luego exponer todas las acciones que se plantean poner en marca, contando con este documento o hoja de ruta claro a seguir.
- Plan estratégico para el lanzamiento de un nuevo producto: En este tipo de planes se detallan todas las estratégicas a seguir para introducir el nuevo producto o servicio al mercado y hacerlo de la mejor manera posible, con la intención de que este tenga éxito y sea sostenible en el tiempo.
Pasos para Realizar un Plan Estratégico de Marketing
Existen una serie de pasos para desarrollar un plan estratégico de marketing que son fundamentales seguir para definir la estrategia de tu negocio y conseguir los objetivos propuestos. Por esta razón, vamos a nombrar uno a uno, siendo 10 pasos en total los que hay que cumplimentar:
- Determinar la misión del negocio: Este primer paso es de vital importancia ya que, al fijar la misión principal y determinar como contribuye el departamento de marketing en esta, se establecen los valores y principios que va a transmitir la empresa ya sea con la campaña que planea realizar o los propios valores de la misma.
- Definir los objetivos a alcanzar: Para saber que estrategias se van a realizar para seguir la misión, es muy importante saber con qué objetivos se van a partir y como se va a evaluar el rendimiento. Se pueden establecer varios objetivos, pero lo ideal sería no centrase en más de 3 objetivos a la vez, ya que lo más importante es concentrarse en el plan estratégico de marketing y no desviarse.
- Planificar las estrategias a seguir: Una vez con la misión y los objetivos establecidos llega el momento de trabajar en las estrategias a seguir y lo primero que se debe hacer es un análisis de la situación actual de la empresa y para ello realizamos un análisis interno de esta, en el cual se incluyen aspectos como: Historia de la empresa, Público objetivo, Acciones que ya se han visto resueltas, Capacidad de trabajo y resultados.
- Investigación del mercado: Teniendo conocimiento de la situación actual dentro de la empresa es necesario conocer la situación externa de esta, es decir, hay que investigar el mercado en el que se encuentra. Para esto, se realiza un análisis externo: Ámbito económico, político y social, Competidores directos e indirectos, Buyers personas al que se dirige la empresa, Oportunidades y amenazas.
- Establecer el público objetivo: Saber a quien se van a dirigir tus acciones y cómo hacerlo es un aspecto clave para alcanzar los objetivos y que tengan éxito las estrategias y acciones que se desean llevar a cabo. En este paso debes identificar a tu buyer persona, desarrollando sus motivaciones y reconociendo los puntos de dolor que lo hacen ideal.
- Priorizar las acciones y actividades principales: Este es el paso en el que decides qué tácticas de marketing son las que más te ayudarán a entablar una mejor relación con tu público objetivo y a su vez la que te va a permitir alcanzar los objetivos de la empresa. También es muy importante contar con una lista de las acciones que no se van a realizar en el plan estratégico de marketing.
- Fijar el presupuesto: Realizar las acciones y estrategias que se han establecido en los pasos anteriores conllevan unos gastos, por esta razón es muy importante fijar los recursos económicos disponibles y dispuesta a invertir para todos los componentes de la campaña. Una vez que se han fijado estos gastos se pasa a fijar el presupuesto total de la misma.
- Asignación de responsabilidades: En este paso se deberá asignar a cada miembro del equipo las responsabilidades y las partes de las cuales deberán encargarse para llevar a cabo la campaña, así como se debe asignar a cada departamento sus respectivas responsabilidades.
- Calendar las fechas del plan estratégico de marketing: Establecer un cronograma de implementación en el que aparezcan las acciones de marketing que se van a llevar a cabo, en qué momento se realizarán y quién será el responsable de estas. Este paso es muy importante ya que contar con una buena organización y asignación de obligaciones agilizará el proceso y por tanto garantizará el éxito de los resultados.
- Evaluación y medición de los resultados: Este último paso es el paso más importante ya que es el que te va a permitir saber con total seguridad si se están alcanzado los objetivos y los resultados que se están obteniendo de las acciones realizadas. Este análisis deber hacerse de manera continuada y constante a lo largo del periodo de tiempo que dure la campaña y para ello se recomienda establecer un cuadro de mandos semanal o mensual en el que se incluyan todos los aspectos importantes del plan estratégico de marketing: misión, objetivos, estrategias, acciones, etc.
Plantillas de Hoja de Ruta
Las plantillas de hoja de ruta facilitan la comunicación y captura de los planes de productos de una organización. Puedes crear rápidamente representaciones visuales de las iniciativas y objetivos del producto, planificar las tareas que apoyarán la estrategia del producto y desarrollar una línea de tiempo que detalle cuándo se completará el proceso de desarrollo.
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Tipos de Plantillas de Hoja de Ruta:
- Plantillas de hoja de ruta de portafolio: Las plantillas de hoja de ruta de portafolio son perfectas para mostrar múltiples planes de lanzamiento de productos en una vista unificada. Serán especialmente útiles cuando se necesite presentar visiones estratégicas a la alta dirección o a los consejos asesores.
- Plantillas de hoja de ruta de iniciativas: La plantilla de hoja de ruta de iniciativas se utiliza para describir las iniciativas estratégicas del producto de tu empresa. Pueden representar los esfuerzos a nivel ejecutivo necesarios para alcanzar los objetivos. Adopta este tipo de plantilla cuando necesites presentar actualizaciones de progreso o iniciativas planificadas a partes interesadas clave, como los ejecutivos.
- Plantillas de hoja de ruta de objetivos: La plantilla de hoja de ruta de objetivos se utiliza para ayudarte a visualizar los objetivos de productos y negocios a alto nivel. Esta plantilla facilita compartir un resumen de los objetivos estratégicos y cuándo se anticipa que se alcanzarán. La encontrarás útil cuando necesites mantener a los ejecutivos actualizados y actualizar a las partes interesadas sobre el progreso.
- Plantillas de hoja de ruta de características: Las plantillas de hoja de ruta de características se utilizan cuando debes presentar plazos para nuevas características, lo cual es útil cuando intentas mostrar características estratégicamente esenciales que esperas completar en un plazo de 3-4 meses.
- Plantilla de hoja de ruta de marketing digital: Las plantillas de hoja de ruta de marketing digital se utilizan para ayudar a los equipos de marketing a coordinar sus esfuerzos a través de diferentes canales de marketing. Puede utilizarse junto con otras hojas de ruta, como la hoja de ruta de la estrategia de marketing, para equilibrar las tareas operativas y alinear las direcciones estratégicas.