En la era digital, cada vez es más común trabajar de manera remota. Una de las herramientas más útiles para los profesionales que trabajan desde casa o desde cualquier lugar es la oficina virtual. Una oficina virtual es una solución de oficina que permite a los profesionales trabajar desde cualquier lugar.
Si no te decides entre estas dos opciones, este artículo es para ti. Para que puedas tomar la decisión correcta, te contamos las principales ventajas de cada una de estas modalidades. Si después de leer este artículo, quieres profundizar en alguna de estas cuestiones, contacta con nuestro equipo de atención al cliente.
¿Qué es una Oficina Virtual?
Se trata de una solución de oficina integral que ofrece servicios de oficina tradicionales, como correo postal, servicio de contestación de llamadas y salas de conferencias, sin la necesidad de tener en propiedad un espacio físico. La oficina virtual sirve para proporcionar una solución de oficina integral a los profesionales que trabajan desde cualquier lugar.
Sin saberlo, Servcorp acababa de inventar la oficina virtual, un concepto que ha cobrado especial auge a principios de siglo XXI. Las oficinas virtuales nacieron con un objetivo sencillo pero efectivo, el de ofrecer a una empresa o un profesional aquellos servicios del día a día que no puede atender fácilmente: recibir correos, tramitar notificaciones, etc. Con el tiempo, la relación de las empresas con su oficina virtual ha ido mejorando y el paquete de servicios ha ido aumentando.
¿Qué Necesitas para una Oficina Virtual?
- Una computadora o dispositivo móvil: necesitará una computadora o un dispositivo móvil para acceder a la oficina virtual.
- Un servicio de oficina virtual: deberá suscribirse a un servicio que se adapte a sus necesidades.
- Aplicaciones de software de oficina: deberá tener acceso a aplicaciones de software de oficina, como procesadores de texto, hojas de cálculo y programas de presentación.
Ventajas de una Oficina Virtual
Este tipo de oficinas tiene varias ventajas que hay que tener en cuenta antes de decidirse por una.
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- Imagen corporativa: La ubicación de tu negocio, vayas o no a trabajar allí, es esencial. Tener una oficina alquilada en un edificio de prestigio puede reforzar la credibilidad y profesionalismo de tu empresa.
- Menos trabajo: El buen empresario es el que dedica todos sus esfuerzos a las partes nucleares de su compañía, y hay tareas que no lo son: recepción de correspondencia y documentación, gestión de llamadas, domiciliación de la sociedad, oficina postal, etc. Recurrir a una oficina virtual para este tipo de tareas aliviará, sin duda alguna, tu carga de trabajo.
- Menos costes: Tener a una o varias personas contratadas para que hagan todo el trabajo antes mencionado puede resultar caro, sobre todo si su labor no forma parte esencial de tu modelo de negocio. El coworking suele ser una opción más económica para emprendedores y pequeñas empresas. Los costes se reducen al compartir recursos como salas de reuniones, internet y servicios de limpieza.
- Relación con clientes: Y entonces el garaje no será la mejor de las soluciones, precisamente.
- Trabajo dinámico y captación de talento: Si tienes empleados, el hecho de que trabajen en diversos puntos deslocalizados redundará en su bienestar profesional y personal. Los espacios de coworking suelen estar situados en zonas céntricas y accesibles, lo que es conveniente para atraer talento y facilitar reuniones con clientes.
Además, con el tiempo, la oficina virtual ha pasado de ser un pequeño proveedor a ser el mejor aliado en el crecimiento de un sueño emprendedor. De hecho, todos sus empleados aprovechan las sinergias de los espacios compartidos para hacer contactos, acudir a eventos, recibir formación de todo tipo, etc.
Servicios Ofrecidos
- Domiciliación: El paquete básico: tener la sede social y fiscal de tu empresa en dicha ubicación.
- Domiciliación y asistencia: Aparte de los servicios básicos, puedes optar por otros que te serán muy útiles en tu día a día: secretaría virtual, gestión de llamadas, recepción de material postal y de paquetería, domiciliación de sociedades, etc.
- Despachos y salas de reuniones.
- Espacios de trabajo: Además, podrán hacer networking, participar en eventos, recibir formación especializada, etc.
Desventajas de una Oficina Virtual
Como ves, las ventajas de tener una oficina virtual superan en mucho a las desventajas.
- Equipo.
- Cultura.
Alternativas a la Oficina Virtual
Si eres un empresario o emprendedor, necesitas una oficina virtual y estás decidido a contar con ella, puedes recurrir a GSG Business Hub. Estas son algunas de las alternativas:
- Centro de negocios: El centro de negocios se asemeja más a la oficina tradicional ya que distribuye los espacios en salas individuales. Decidirnos por situarnos en un centro de negocios o un Coworking, nos permite adaptar el espacio a nuestros requerimientos. Podremos decorar la sala, contar con distintos espacios, añadir o quitar puestos de trabajo.
- Coworking: Un coworking puede ser una buena opción para un proyecto muy incipiente de un sector más ligero o para un profesional individual.
- Incubadora de negocios: Una incubadora puede ser útil para un proyecto empresarial en fase semilla o de ideación y que, además, ande en busca de posibles socios para construir los primeros cimientos.
Coworking: Una Opción Popular
A pesar de que los coworking gozan de muchísima popularidad, las oficinas se mantienen. Una de las principales diferencias entre oficina tradicional o coworking es trabajar por tu cuenta o en un entorno compartido.
El coworking es un tipo de espacio es una nueva y creciente tendencia que está transformando el mundo del trabajo independiente y el emprendimiento. En este artículo analizaremos en detalle cómo funcionan los espacios de coworking, qué servicios y facilidades ofrecen actualmente, cuáles son las principales ventajas de trabajar bajo esta modalidad y también algunos posibles inconvenientes a tener en cuenta. En resumen, el coworking potencia el networking, la innovación y libertad horaria a un costo accesible.
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La idea básica de los espacios coworking y la manera cómo funciona el coworking, es compartir un espacio profesional de trabajo idóneo, con excelente conexión a internet de alta velocidad, una buena infraestructura con salas de reuniones y todas las comodidades necesarias. Los espacios de coworking están especialmente pensados para una forma flexible de trabajar, donde se puede alquilar desde un escritorio o puesto fijo hasta planes por horas según las necesidades de cada uno.
Los expertos señalan que el futuro del trabajo va en la línea de modalidades más flexibles y externalizadas como esta, dando paso al “trabajador nómada” con mayor libertad para administrar su tiempo y desempeño. Incluso existen opciones con servicios más premium como realidad virtual, impresoras 3D, office con snacks y café gratis. Hay varios tipos de coworkings disponibles para los profesionales, cada uno con diferentes características y enfoques.
Ventajas del Coworking
Trabajar desde cualquier espacio de trabajo coworking presenta numerosas ventajas comparado con hacerlo de forma aislada o incluso en relación de dependencia tradicional.
- Al compartir un mismo espacio de trabajo se distribuyen mejor los costos fijos entre todos los miembros.
- El contacto e intercambio permanente con otros profesionales permite ampliar nuestra red de contactos exponencialmente. Esto abre puertas a nuevas oportunidades laborales y posibles socios o inversores lo que permite compartir con otros profesionales experiencia y conocimientos.
- Los horarios totalmente flexibles, sin un jefe o estructura rígida vigilando, permiten encontrar un mejor balance entre el trabajo y nuestra vida privada.
- En estos espacios de trabajo compartido se crea una comunidad profesional, en donde es muy fácil hacer networking para ampliar tu red de contactos, conocer nuevos clientes y colaboradores.
- Los coworking suelen tener una buena ubicación, lo que te permite trabajar desde un lugar muy céntrico y estar cerca de todo.
- Al contratar un coworking solo debes encargarte de pagar una única cuota sin preocuparte por la luz, el agua, el gas, el Internet, los gastos de comunidad o la limpieza.
Desventajas del Coworking
Si bien el coworking es una opción cada vez más elegida globalmente, eso no significa que sea perfecta para cualquier perfil profesional. Competencia comercial: algunos coworkers pueden ser competidores directos del mismo nicho de nuestro emprendimiento.
Son debilidades a tener en consideración para aquellos con labores que requieran privacidad extrema o procesos cognitivos especiales. Pero en términos generales, para la mayoría de los roles laborales creativos modernos, los beneficios claramente superan estas limitaciones potenciales.
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Oficinas Tradicionales vs. Coworking
En el debate de oficina tradicional o coworking, las oficinas se destacan en ciertas categorías.
- Entre una oficina tradicional o coworking, la primera es la opción que más privacidad ofrece, ya que se trata de un espacio sólo para ti y tu equipo.
- Aunque equipar por completo una oficina propia puede ser una desventaja económica, también es una ventaja ya que te permite personalizar el espacio al máximo.
- Entre oficina tradicional o coworking, una oficina es la mejor alternativa si quieres un espacio adaptado a tu imagen de marca.
- Y por último, entre las ventajas de una oficina debemos mencionar que te permite recibir clientes y realizar ventas.
Sin embargo, para una empresa en crecimiento que necesita espacio adicional y servicios específicos, el alquiler de oficinas puede ser más rentable a largo plazo. Las oficinas privadas permiten a las empresas manejar información sensible y realizar reuniones confidenciales sin preocuparse por la presencia de terceros.
Alquiler de Oficinas vs. Coworking
La hora de la elección de un espacio de trabajo adecuado es crucial para el éxito de tu empresa. Entre las opciones más populares están el alquiler de oficinas tradicionales y los espacios de coworking. Ambas opciones tienen sus ventajas y desventajas, y la elección dependerá de las necesidades específicas de tu negocio.
Uno de los principales beneficios del coworking es la flexibilidad. Estos espacios están diseñados para ser altamente adaptables, permitiendo que los freelancers, startups y pequeñas empresas se establezcan sin comprometerse a contratos a largo plazo. En cambio, el alquiler de oficinas tradicionales generalmente requiere un compromiso más prolongado.
En términos de privacidad, el alquiler de oficinas tiene una clara ventaja. El coworking es conocido por su ambiente vibrante y colaborativo. Estos espacios fomentan la interacción entre diferentes profesionales, lo que puede dar lugar a sinergias y oportunidades de networking. Sin embargo, este entorno no es adecuado para todas las empresas. Algunas pueden encontrar que el ruido y las distracciones afectan la productividad.
Los espacios de coworking suelen ofrecer una gama de servicios que pueden incluir desde café gratuito hasta eventos de networking. Sin embargo, estos servicios pueden no ser suficientes para todas las empresas. La escalabilidad es otro factor importante a considerar. Los espacios de coworking son ideales para startups y pequeñas empresas que pueden necesitar aumentar o disminuir su espacio rápidamente. Sin embargo, para empresas en expansión que requieren una presencia más estable y significativa, el alquiler de oficinas ofrece la flexibilidad necesaria para adaptarse a un crecimiento sostenido.
Servicios Adicionales en Oficinas
El alquiler de oficinas en lugares como Galia Puerto ofrece una gestión integral de “Facility Management”, tanto en servicios duros como blandos, incluyendo contratación de fibra óptica, gestión de licencias de apertura, consultoría de eficiencia energética, reformas e interiorismo, y servicio de limpieza.
Conclusión
La elección entre el alquiler de oficinas y los espacios de coworking depende en gran medida de las necesidades específicas de tu empresa. Si valoras la privacidad, la estabilidad a largo plazo y la posibilidad de personalizar tu espacio, el alquiler de oficinas puede ser la mejor opción.
En Galia Puerto, entendemos que cada empresa es única y ofrecemos soluciones de alquiler de oficinas que se adaptan a las necesidades de cualquier gran empresa. Con nuestra amplia gama de servicios y excelente localización, somos la opción ideal para multinacionales y empresas en crecimiento que buscan un entorno profesional y eficiente.
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