En el mundo empresarial, el éxito no solo se basa en tener una idea innovadora o en contar con recursos financieros, sino también en la capacidad de aprovechar al máximo el talento humano de los miembros que forman la organización. En el caso de las empresas pequeñas, el diseño adecuado del organigrama se hace imprescindible, ya que inicialmente una misma persona tiene varios roles a la vez, y cada miembro del equipo desempeña un papel fundamental en el crecimiento y el logro de los objetivos.
¿Qué es un Organigrama?
Un organigrama es una representación visual de la estructura jerárquica y funcional de una organización. Su objetivo principal es establecer claridad y orden en las responsabilidades, las relaciones de autoridad y la comunicación dentro de la empresa. El organigrama muestra los diferentes niveles de autoridad en la organización, desde los altos directivos hasta los empleados de nivel más bajo.
El organigrama también muestra los diferentes departamentos o áreas funcionales presentes en la empresa, como el departamento de ventas, el de marketing, el de recursos humanos, entre otros. El organigrama establece las relaciones de autoridad y comunicación entre los diferentes niveles jerárquicos y departamentos. Esto ayuda a entender quién reporta a quién y cómo fluye la información dentro de la organización.
Tipos de Organigramas
Existen varios tipos de organigramas que se pueden aplicar en una empresa pequeña, dependiendo de su modelo de negocio y de la naturaleza de las operaciones. Los diferentes tipos de organigramas están sujetos a la perspectiva de la compañía, por lo que es necesario llevar a cabo una evaluación de las necesidades organizativas para seleccionar la opción más adecuada en cada caso.
- Organigrama funcional o estructural: También llamado organigrama vertical, es la configuración de la estructura de la organización en base a las partes que la comprenden y sus funciones. Parte de un CEO o líder y, posteriormente, se divide en áreas o departamentos. Por ejemplo, el departamento Comercial agrupa a todos los especialistas en el departamento. Se ordena según las capacidades de cada empleado con el objetivo de que todas las áreas funcionen bajo el enfoque global de la empresa y evitar inconvenientes que afecten a la productividad.
- Organigrama matricial: Esta estructura combina distribuciones verticales y horizontales. Y, por otro lado, se encuentran las divisiones de la organización. La mayoría de los trabajadores estará en contacto continuo con ambas líneas.
- Organigrama lineal o vertical: Se considera el organigrama más clásico. Representa la estructura de arriba a abajo, el CEO o líder está en la parte superior y subordina el resto de las áreas y empleados. El organigrama vertical es de los más utilizados debido a su sencillez y a que se basa en la jerarquía para desarrollar la distribución. Dentro de este modelo de organigrama de empresa, se encuentra el organigrama jerárquico. Esta estructura aporta formalidad a la organización.
- Organigrama horizontal: Dependiendo de la comunicación y el tipo de relación entre las partes, incentiva los vínculos horizontales, fomentando una dinámica dialogística.
- Organigrama mixto: El organigrama mixto fusiona el organigrama horizontal y el vertical. Parte de un área principal que actúa como líder y se despliega de arriba hacia abajo con las diferentes áreas.
- Organigrama circular: El organigrama circular tiene como eje de la estructura a la persona o departamento de mayor jerarquía. Es una forma un poco más creativa de plantear y organizar las estructuras de la empresa, digamos que es el que tiene un atractivo visual neutro ya que parte de una figura céntrica de la que se desplazan el resto de miembros de cada departamento. Es entonces que verás un círculo que se despliega desde adentro hacia afuera, aquí no existe una jerarquía delimitada como tal. Lo que facilita la integración de todos los departamentos de manera más natural y espontánea, te recomendamos que pruebes con iniciar con un organigrama circular para tu emprendimiento o negocio.
Ventajas de Implementar un Organigrama
La implementación de un organigrama en una empresa pequeña ofrece diversas ventajas:
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- El organigrama permite a cada miembro del equipo comprender su posición dentro de la estructura organizativa, así como las tareas y responsabilidades asociadas a su rol.
- Un organigrama bien diseñado facilita la comunicación tanto vertical como horizontal dentro de la empresa.
- El organigrama proporciona una visión clara de las posiciones y niveles jerárquicos dentro de la empresa.
- Con un organigrama, se puede asignar de manera equitativa las tareas y responsabilidades entre los miembros del equipo.
Diseño de un Organigrama para una Empresa Pequeña
El tamaño de la empresa y su estructura organizativa influyen en el diseño del organigrama. La industria en la que opera la empresa también puede influir en el diseño del organigrama. El diseño del organigrama debe alinearse con las metas estratégicas de la empresa. Es importante analizar cómo fluye el trabajo dentro de la empresa. Un organigrama para una empresa pequeña debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a los cambios y crecimiento de la organización.
Pasos esenciales para crear un organigrama acorde a tu organización:
- Establecer la cadena de mando: Determinar la jerarquía del trabajo, es decir, qué cometido y obligaciones tiene cada persona de la organización, niveles de mando y quién toma las decisiones. Es un punto esencial para compañías tanto mucho como poco jerarquizadas. Es clave para facilitar la gestión de los Recursos Humanos.
- Segmentar los departamentos: La buena segmentación de departamentos está totalmente vinculada con el análisis de puestos. Si ya se han identificado puestos y tareas vinculadas, a partir de ahí se podrán crear familias de puestos y departamentos, que pueden funcionar de manera independiente o conjunta.
- Definir y asociar tareas y responsabilidades: Es necesario asociar tareas y responsabilidades a cada grupo de empleados o departamento. Tener esto definido ayuda a conocer la dependencia o independencia de cada empleado.
- Establecer el ámbito de control: Para comenzar a definir un organigrama, como ya hemos detallado, es muy positivo utilizar los análisis de puestos que ya tengas realizados.
- Obtener una visión global que facilita la toma de decisiones: Es muy relevante que el organigrama empresarial ofrezca una visión global y transparente de la compañía a todas las personas del equipo. Asimismo, debes preguntarte si el organigrama te sirve para tomar decisiones y si lo tienes en cuenta en tu estrategia de negocio. Un organigrama bien elegido y adaptado a la organización ayuda a los directivos a localizar tareas, responsabilidades y nuevas estrategias.
- Diseño sencillo: El diseño del organigrama de empresa es un factor clave. Se deben mostrar las relaciones empresariales de manera sencilla. Todas las personas de la organización deben comprender fácilmente el organigrama y saberlo manejar. Además, es muy importante que el organigrama sea accesible, para lo que es crucial que esté en formato digital.
El Organigrama y el Desarrollo del Talento Humano
El organigrama de una empresa pequeña juega un papel crucial en el desarrollo del talento humano al proporcionar un marco claro y estructurado para el crecimiento y la evolución de los empleados. El organigrama establece las líneas de comunicación dentro de la organización, lo que facilita la interacción entre los empleados y los diferentes niveles jerárquicos. El organigrama clarifica los roles y responsabilidades de cada puesto dentro de la empresa.
Al visualizar la estructura jerárquica de la organización, el organigrama proporciona una visión clara de las oportunidades de crecimiento y progresión dentro de la empresa. Un organigrama bien definido también permite identificar a los líderes y supervisores de cada área. Esto facilita la mentoría y el apoyo por parte de los empleados con más experiencia, que pueden guiar y orientar a los miembros más nuevos del equipo.
El organigrama muestra las relaciones y vínculos entre los diferentes departamentos o áreas funcionales. Esto promueve la colaboración y el trabajo en equipo entre los equipos, lo que permite a los empleados aprender de otros departamentos, compartir conocimientos y habilidades, y participar en proyectos interdisciplinarios.
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En resumen, el organigrama de una empresa pequeña desempeña un papel fundamental en el desarrollo del talento humano al facilitar la comunicación efectiva, identificar responsabilidades, fomentar el crecimiento profesional, promover la mentoría y orientación, y fomentar la colaboración interdepartamental.
Ejemplo de Organigrama para una Empresa Pequeña
En el punto más alto del organigrama se encuentra el Director General o Gerente, quien es responsable de la visión y la estrategia general de la empresa. Este rol es fundamental ya que las decisiones estratégicas, la asignación de recursos y el establecimiento de la cultura empresarial dependen del director.
La gestión financiera es uno de los pilares más importantes para cualquier empresa, y en una pequeña empresa, el responsable financiero suele tener varias tareas. Este área puede estar supervisada por un Gerente Financiero, Contador o Responsable de Finanzas, dependiendo del tamaño de la empresa.
El Departamento de Marketing y Ventas es vital para atraer nuevos clientes y generar ingresos para la empresa.
Dependiendo del tipo de empresa, el área de Producción (en empresas manufactureras) o Servicios (en empresas de servicios) es fundamental para cumplir con las promesas hechas a los clientes.
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El área de Recursos Humanos en una empresa pequeña puede estar conformada por una sola persona o, en muchos casos, esta función puede ser asumida por el director o gerente.
Este tipo de estructura es flexible y puede ajustarse según las necesidades y el crecimiento de la empresa. A medida que la empresa crece, cambia su estructura interna. Algunas funciones que inicialmente eran llevadas por una sola persona se subdividen en varios roles o departamentos.
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