Organigrama para Microempresas de Alimentos: Un Ejemplo Práctico

Un organigrama empresarial es una representación gráfica que muestra la estructura interna de una organización. Es como un mapa que nos permite ver cómo se interconectan los diferentes departamentos, roles y responsabilidades dentro de la empresa.

También es una herramienta vital para la gestión estratégica porque nos proporciona una visión clara de la jerarquía y las relaciones de poder dentro de la empresa.

¿Por qué es importante un organigrama en una microempresa de alimentos?

En la industria de la hostelería, un organigrama bien definido es esencial para gestionar eficientemente las operaciones y brindar un servicio de calidad.

Uno de los aspectos de mayor peso en la gestión de almacenes tiene que ver con las capacidades y organización del personal que cada día se encarga de procesos como la recepción, el almacenaje y la expedición de mercancías.

Según el Instituto de Ciencia e Innovación en Ingeniería Mecánica e Ingeniería Industrial (INEGI), los almacenes y su gestión están adquiriendo una posición cada vez más determinante en la cadena de suministro y en los resultados de los negocios.

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Esto hace que los puestos relacionados con estas instalaciones cuenten con una mayor responsabilidad y autonomía.

Las expectativas de los clientes en cuanto a la calidad del servicio son cada vez más altas y la preparación de pedidos pasa por una mayor personalización.

Tipos de organigramas aplicables

Existen varios tipos de organigramas que se pueden aplicar en la industria de la hostelería, dependiendo del tamaño y la estructura del negocio:

• Organigrama Funcional: Este tipo de organigrama agrupa a los empleados en función de sus funciones y responsabilidades. Por ejemplo, puede haber departamentos separados para cocina, servicio al cliente, limpieza, ventas y marketing, finanzas, etc.
• Organigrama Divisional: En este enfoque, la estructura se basa en divisiones o unidades de negocio.
• Organigrama Matricial: Esta estructura combina elementos del organigrama funcional y el divisional. Se utiliza en situaciones donde los proyectos o tareas específicas requieren la colaboración de múltiples departamentos.

Otros tipos de organigramas:

• Organigrama funcional o estructural: Parte de un CEO o líder y, posteriormente, se divide en áreas o departamentos. Por ejemplo, el departamento Comercial agrupa a todos los especialistas en el departamento. Se ordena según las capacidades de cada empleado con el objetivo de que todas las áreas funcionen bajo el enfoque global de la empresa y evitar inconvenientes que afecten a la productividad.
• Organigrama matricial: Esta estructura combina distribuciones verticales y horizontales. Por un lado, los puestos de trabajo y departamentos se dividen según las funciones. Y, por otro lado, se encuentran las divisiones de la organización. La mayoría de los trabajadores estará en contacto continuo con ambas líneas.
• Organigrama lineal o vertical: Se considera el organigrama más clásico. Representa la estructura de arriba a abajo, el CEO o líder está en la parte superior y subordina el resto de las áreas y empleados. El organigrama vertical es de los más utilizados debido a su sencillez y a que se basa en la jerarquía para desarrollar la distribución. Dentro de este modelo de organigrama de empresa, se encuentra el organigrama jerárquico.
• Organigrama horizontal: Esta estructura aporta formalidad a la organización. Dependiendo de la comunicación y el tipo de relación entre las partes, incentiva los vínculos horizontales, fomentando una dinámica dialogística.
• Organigrama mixto: El organigrama mixto fusiona el organigrama horizontal y el vertical. Parte de un área principal que actúa como líder y se despliega de arriba hacia abajo con las diferentes áreas.
• Organigrama circular: El organigrama circular tiene como eje de la estructura a la persona o departamento de mayor jerarquía.

Ejemplo de estructura organizacional en la industria alimentaria

Cada empresa de fabricación tiene un organigrama de fabricación diferente. La estructura organizacional de fabricación básica suele seguir la estructura organizacional jerárquica tradicional, que consiste en directores, altos ejecutivos, jefes de departamento y los empleados.

Los departamentos clave del organigrama de fabricación deben tener producción, compras, marketing, tecnología, recursos humanos y servicio al cliente.

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Roles y responsabilidades en el almacén

Tradicionalmente, la gestión del almacén ha dependido de departamentos que también engloban otras tareas y trabajadores como Compras, Producción o Logística. No existe un modelo único de organización aplicable a todas las empresas. La estructura adecuada será aquella que permita al negocio conseguir sus objetivos con sus recursos materiales y humanos, ya sean los existentes o los que sea preciso incorporar.

Una opción para la elaboración del organigrama del almacén es tomar como punto de partida la gestión de procesos logísticos y asignar un responsable a cada uno:

• Responsable de la recepción: Controla los procedimientos de entrada de mercancías desde su llegada hasta su traslado a la zona de almacenamiento. Esto implica la asignación o lectura de un código identificador o chip RFID de los artículos, que a menudo viene incorporado.
• Responsable del almacenamiento: Se ocupa de ubicar las mercancías en el lugar idóneo, ya sea de forma manual o ayudándose de alguna herramienta de gestión.
• Responsable del movimiento: Esta figura vela por el cumplimiento de las normas del traslado de mercancías tanto en desplazamientos internos como en su salida en expediciones. Conoce los métodos de manejo de materiales correctos para cada operativa y las dirige.
• Responsable del almacén: Supervisa y coordina las demás operativas. Entre sus funciones se halla la atención a proveedores, el control del personal a su cargo, la relación con Compras, la detección de necesidades de material, la elaboración de informes y la reclamación de todo aquello pendiente de servir.

Estas tareas, presentes en cualquier almacén, pueden distribuirse entre un superior y tres cargos intermedios si bien, por ejemplo, pueden recaer en una única persona, dos trabajadores u otras configuraciones.

El caso de Starbucks: Un ejemplo de éxito

Starbucks es una reconocida cadena internacional de café fundada en 1971 en Seattle, Washington. Desde su creación en 1971, Starbucks ha crecido exponencialmente hasta convertirse en la gigante del café que conocemos hoy en día. Conocida por su amplia variedad de bebidas y alimentos, Starbucks se ha consolidado como líder en la industria del café a nivel mundial, operando más de 30,000 tiendas en 70 países.

El crecimiento y éxito de Starbucks se atribuyen en gran medida a su estructura organizacional sólida y eficiente, y a su modelo de negocio estratégico.

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A nivel mundial, Starbucks se divide en tres regiones geográficas principales: las Américas; Europa, Medio Oriente y África (EMEA); y China/Asia Pacífico (CAP). Cada región es dirigida por un presidente que reporta directamente al CEO.

Cada tienda Starbucks es administrada por un gerente de tienda que tiene la responsabilidad de supervisar a los empleados, mantener la calidad del servicio al cliente y garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos corporativos.

División por productos en Starbucks

La división por productos de Starbucks es una parte integral de su estructura organizativa. Cada producto que Starbucks ofrece tiene un equipo dedicado que se encarga de su desarrollo, producción y marketing:

• Café: Este es el producto principal de Starbucks y la razón por la que la empresa es conocida en todo el mundo.
• Té: Starbucks también ofrece una variedad de tés, tanto calientes como fríos.
• Alimentos: Desde pasteles hasta sándwiches, el equipo de alimentos se encarga del desarrollo y producción de todos los alimentos que se venden en las tiendas Starbucks.
• Mercancía: Esto incluye todo, desde tazas y termos hasta camisetas y otros artículos promocionales.

Cada uno de estos equipos juega un papel crucial en el éxito global de Starbucks.

Starbucks: Un organigrama matricial

Starbucks tiene un organigrama vertical que está anclado en la figura del Director General. Con él como eje, se desprenden las diversas áreas de la organización, como Finanzas, Ventas, Producción y Factor Humano.

En concreto, Starbucks tiene un organigrama matricial, es decir, híbrido. En primer lugar determina la organización funcional. Segmenta, por ejemplo, por Recursos Humanos, Marketing, Ventas…. Es la forma más tradicional de crear un organigrama.Pero añaden otras divisiones, como la geográfica. De cada uno de los departamentos surgen tres divisiones más: América, China y Asia-Pacífico y, por último, Europa, Oriente Medio y África. Así, hay un jefe de marketing. De él dependen cada uno de los tres responsables de las distintas divisiones que, a su vez, tienen a otros cuatro responsables a cargo.El siguiente nivel lo representa la división por producto. Café, productos horneados, tazas, etcétera. Y, finalmente, la última de todas las divisiones es la del equipo de trabajo.

Herramientas para la creación de organigramas

El uso de herramientas de software puede simplificar y clarificar las operaciones. Algunas opciones populares incluyen:

• Boardmix: Es una poderosa herramienta de pizarra en línea que permite a las organizaciones de todo tipo realizar una planificación estratégica efectiva. Ofrece una amplia gama de plantillas que puede personalizar para adaptarse a las necesidades específicas de su empresa. Una de las plantillas más populares que ofrece Boardmix es su plantilla de organigrama.
• EdrawMind: Es ideal para visualizar estructuras complejas, como la jerarquía organizacional de empresas como Nestlé. Ofrece una variedad de funciones para simplificar el proceso y generar impresionantes resultados.
• EdrawMax: Es experto en los diagramas y la visualización.
• Bizneo HR: Permite crear organigramas accesibles desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a Internet, manteniendo un diseño responsive y cuidado. Otras de sus ventajas son que ayuda a los mánagers y responsables de equipo a gestionar la carga laboral y las unidades que supervisan. Por no hablar de que es interactivo y de que su mantenimiento está automatizado.

Pasos para crear un organigrama

El primer paso es definir los roles clave dentro de su organización. En el caso de Starbucks, esto incluiría roles como CEO, CFO, COO, gerentes de departamentos, gerentes de tienda y baristas. El siguiente paso es asignar responsabilidades a cada uno de estos roles. A medida que su empresa crece y evoluciona, también lo hará su organigrama.

Rol	Responsabilidades
CEO	Dirección general y estrategia
Gerente de Tienda	Supervisión de empleados, calidad del servicio al cliente
Responsable de Almacén	Control de inventario y logística

En resumen, la exitosa operación de Starbucks se puede atribuir en gran medida a su estructura organizacional efectiva y a su manejo cuidadoso de la cadena de suministro.

El objetivo final del organigrama del almacén es que la información, los productos y las materias primas fluyan del mejor modo posible en este espacio de la organización. Otras obligaciones que no pueden olvidarse son las de mantener las instalaciones limpias y ordenadas.

Cómo hacer un organigrama: 6 pasos esenciales

1. Establecer la cadena de mando: Determinar la jerarquía del trabajo, es decir, qué cometido y obligaciones tiene cada persona de la organización, niveles de mando y quién toma las decisiones. Es un punto esencial para compañías tanto mucho como poco jerarquizadas. Es clave para facilitar la gestión de los Recursos Humanos.
2. Segmentar los departamentos: La buena segmentación de departamentos está totalmente vinculada con el análisis de puestos. Si ya se han identificado puestos y tareas vinculadas, a partir de ahí se podrán crear familias de puestos y departamentos, que pueden funcionar de manera independiente o conjunta.
3. Definir y asociar tareas y responsabilidades: Es necesario asociar tareas y responsabilidades a cada grupo de empleados o departamento.
4. Establecer el ámbito de control: Tener esto definido ayuda a conocer la dependencia o independencia de cada empleado.
5. Obtener una visión global que facilita la toma de decisiones: Es muy relevante que el organigrama empresarial ofrezca una visión global y transparente de la compañía a todas las personas del equipo. Un organigrama bien elegido y adaptado a la organización ayuda a los directivos a localizar tareas, responsabilidades y nuevas estrategias.
6. Elaboración y diseño: El diseño del organigrama de empresa es un factor clave. Se deben mostrar las relaciones empresariales de manera sencilla. Todas las personas de la organización deben comprender fácilmente el organigrama y saberlo manejar. Además, es muy importante que el organigrama sea accesible, para lo que es crucial que esté en formato digital.

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