Las Relaciones Públicas (RRPP) son una herramienta esencial en la comunicación actual y para la comunicación empresarial. Las siglas RRPP hacen referencia al concepto Relaciones Públicas. En términos generales, las Relaciones Públicas se encargan de gestionar la comunicación entre una organización y su público objetivo.
¿Qué significan las siglas RRPP?
Las siglas RRPP hacen referencia al concepto Relaciones Públicas.
¿Qué son las Relaciones Públicas?
Desde el punto de vista económico, las Relaciones Públicas son “un mecanismo implementado por las empresas que pretenden crear y mantener una determinada imagen sobre el conjunto de la sociedad.
Las relaciones públicas son una función de gestión, entendida ésta en sentido amplio.
Las relaciones públicas son el conjunto de acciones y estrategias diseñadas para gestionar la comunicación entre una organización y su público. Estas acciones están orientadas a crear, mantener o mejorar la imagen de una marca o persona ante su audiencia.
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¿Qué objetivos tienen las RRPP?
Los departamentos de Relaciones Públicas son clave en la imagen corporativa de cualquier empresa. Los profesionales de las RRPP conocen la organización al dedillo y saben cómo generar reconocimiento y confianza en la empresa.
- Difundir las comunicaciones y eventos relevantes de la compañía, además de participar de forma activa en su planificación.
- Establecer conversaciones con los consumidores sobre los productos o servicios de la marca, recopilando las opiniones del público objetivo de la empresa.
El objetivo principal de las relaciones públicas es influir en la percepción pública de una organización a través de mensajes clave, la interacción con los medios y la gestión de crisis, cuando sea necesario.
Principales funciones de las RRPP
Una vez establecidas las funciones y objetivos de las RRPP, el siguiente paso es materializar estas metas. ¿Cómo consiguen las RRPP cumplir con su propósito?
Planificar, gestionar y difundir las actividades que realiza la marca.
Si quieres dedicarte al sector del marketing y las Relaciones Públicas, tendrás que realizar diferentes tareas para generar una reputación de marca positiva en tu organización. ¿Cuáles son las funciones de un relaciones públicas?
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- Elaborar el plan de comunicación de la organización.
- Producir contenidos (anuncios, comunicados de prensa, organización de eventos…) para lanzar productos o dar a conocer campañas sociales.
- Realizar estudios de mercado y opinión pública para conocer la audiencia a la que te diriges.
- Administrar contactos y relaciones con empleados, inversores, proveedores, consumidores, clientes, medios de comunicación, socios, etc.
- Hacer labores de gestión de crisis: gestionar comentarios, opiniones y críticas para evitar una crisis de reputación.
Estas son solo algunas de las tareas que hace un RRPP en una organización para crear y mantener una imagen y reputación de marca positiva.
El desarrollo de un plan de RRPP efectivo implica varios pasos clave.
Las estrategias de RRPP pueden variar según los objetivos y el público.
RRPP en el Mix Promocional
Dado el amplio campo de responsabilidad de las relaciones públicas, la cuestión es cómo integrarlas en el mix promocional:
- Creación de la conciencia de existencia de la compañía en el mercado antes de la irrupción de la publicidad.
- El anuncio de un nuevo producto, por ejemplo, es una oportunidad para que la empresa presente el producto, lo que contribuye a aumentar la eficacia de los anuncios.
- Creación de noticias donde no hay noticias sobre productos. Esta alternativa se utiliza para seguir manteniendo una presencia en los medios.
- La introducción de un producto con poca o ninguna publicidad.
- Proporcionar un servicio de valor añadido al cliente.
- Influyendo en los líderes de opinión (es una persona que con su imagen ejerce una influencia personal sobre otros), suministrándoles información.
- Defensa de los productos de riesgo, ofreciendo a los consumidores una razón para comprar.
Un ejemplo del uso de las RRPP en un programa integrado de comunicación es la estrategia empleada habitualmente por Apple en el lanzamiento de sus productos. Apple realiza una presentación a diferentes grupos, lo cual genera conciencia en los consumidores de un producto, poco después la expectación va creciendo a medida que los medios se hacen eco de la novedad. Esto lleva a muchos consumidores a informarse en las páginas web y en generar enormes colas en las tiendas Apple para la compra del producto al inicio de la comercialización, lo cual da lugar a más publicidad.
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El Proceso de RRPP: Evaluación de las Actitudes Públicas
¿Por qué las empresas se preocupan tanto por las actitudes de la opinión pública? Una de las razones es que estas actitudes pueden afectar a las ventas de la empresa.
La publicidad puede contribuir a ganarse de nuevo la confianza del público.
En los tiempos actuales donde la comunicación es especialmente rápida y donde compartir puntos de vista y experiencias entre los consumidores es más que habitual, ninguna compañía quiere ser percibida como un mal ciudadano.
Por tanto, debido a su preocupación por la percepción del público, las compañías estudian las actitudes de la opinión pública.
Sirve de información al proceso de planificación comercial.
Sirve de sistema de alerta temprana. Una vez que un problema existe, pueden ser necesarios mucho tiempo y dinero hasta que se consiga corregir.
Aumenta la eficacia de la comunicación.
Hay grupos que pueden estar relacionados directamente con la venta del producto, mientras que otros pueden afectar a la empresa de una manera diferente (accionistas, legisladores, agrupaciones de consumidores,…).
Las audiencias internas pueden incluir a los empleados de la empresa, accionistas e inversores, miembros de la comunidad local, proveedores y clientes actuales.
Las audiencias externas son aquellos grupos de personas que no están estrechamente relacionados con la organización (público en general), pero que puede ser necesario comunicarse con ellos por diversas razones.
Los medios de comunicación se dirigen tanto a un público general, como a uno especializado, de ahí la necesidad de adecuar el lenguaje (y el mensaje) a cada uno de los diferentes medios.
Establecer una comunicación única y abierta con los periodistas.
Las empresas disponen de varias herramientas: comunicados de prensa, conferencias, entrevistas y eventos especiales.
La nota de prensa se diseña para ser utilizada por los medios, por lo que la información debe ser objetiva, cierta y de interés tanto para los medios como para a su audiencia.
La estructura interna del comunicado debe ser idéntica a la de la noticia.
Debemos identificarnos al principio del comunicado.
La información contenida en una nota de prensa no se utilizará a menos que sea de interés para los lectores del medio al que se envía.
En cualquier caso, la nota de prensa debe transmitir cuestiones trascendentes, de otro modo no tendrá interés alguno para el periodista y el medio al que se ha enviado.
Además, hay que tener en cuenta que el titular de la noticia debe incluir información relevante y resultar atractivo.
Uno de los mayores riesgos que puede tener una empresa es abusar de este recurso.
Lo ideal es distribuir una nota de prensa al menos una vez al mes, esto permite que la empresa tenga una presencia regular en los medios de comunicación sin llegar a saturar a los periodistas.
En todo caso, y con independencia de los señalado antes, lo cierto es que los tiempos están cambiando aceleradamente y es mucho más relevante hacer uso de las redes sociales y de los propios blog de la compañía para intentar generar interacción y conseguir una difusión relevante entre el público que realmente sigue a la compañía y está interesado en aquello que se quiere comunicar.
Internet se ha convertido en un medio por el cual las empresas y las organizaciones pueden difundir información de relaciones públicas.
La medición es importante para evaluar la eficacia de los esfuerzos de relaciones públicas.
Adicionalmente, se puede acceder a otras herramientas como la investigación en forma de encuestas de opinión pública o las auditorías de comunicación tanto interna y como externa.
No obstante, los costes de estas últimas son superiores a los del control de los indicadores señalados anteriormente.
Las RRPP y las Crisis
Cualquier organización está expuesta a que se produzcan situaciones que perjudiquen la percepción que las personas y colectivos tiene sobre ella.
Cualquier tipo de crisis exige una rapidez e inmediatez en la respuesta.
Plantear las repercusiones que pueden generar el problema en una situación de crisis.
Desarrollo de un plan de actuación con posibles soluciones, tanto técnicas, como económicas, comerciales, informativas...
No especular. Las primeras horas de una crisis se caracterizan por la escasez de información y la poca fiabilidad de los datos.
Debe informarse sobre lo que se sabe y sobre lo que se está haciendo para responder a la situación, pero no aventurar hipótesis que no se sostengan con datos.
Pero no especular no impide que otros lo hagan.
No aplicar un “cerrojazo informativo”.
Aunque en principio parezca contradictorio con el consejo anterior, las fuentes “oficiales” en una crisis deben ser asequibles permanentemente para los medios de comunicación.
Es mejor decir “no hay información nueva” que decir “no hay información”.
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