Pasos Clave para un Proyecto de Emprendimiento Exitoso

En la planificación y ejecución de cualquier proyecto, existen varias fases que son cruciales para garantizar su éxito. Cada una de ellas sirve para analizar el estado del proyecto y corregir los problemas que puedan surgir más adelante. Si estás a cargo de la dirección de proyectos, es vital conocer estas fases para optimizar los procesos y mejorar los resultados.

Las Fases Esenciales de un Proyecto

Las fases por las que pasa un proyecto son: idea inicial, planificación, ejecución y cierre. Cada una de estas tiene sus tiempos y unas acciones determinadas que ayudan al desarrollo del proyecto y el avance a la siguiente fase. Con cada etapa, el proyecto se materializa cada vez más, y si estas se ejecutan correctamente, al final tendremos un proyecto con una base sólida y sin fallos.

Las 5 Fases Clave de un Proyecto Exitoso

Aunque todos los proyectos tienen variaciones, en general, se han establecido cinco fases comunes por las que pasan todos los proyectos considerados exitosos:

1. Fase de iniciación
2. Fase de planificación
3. Fase de ejecución
4. Fase de control y evaluación
5. Fase de cierre

1. Fase de Iniciación de un Proyecto

Cuando comenzamos un proyecto, muchas veces lo primero que se hace es empezar a planificarlo. Sin embargo, los expertos en gestión de proyectos recomiendan que antes de eso tengamos una fase de iniciación. La fase de iniciación de un proyecto consiste en plantearse si realmente ese proyecto nos conviene, si podemos asumir ese compromiso y si el equipo está capacitado para ello. Además, en esta fase se desarrolla el Caso de Negocio o Plan de Negocio, es decir, el documento por el cual descubriremos y analizaremos a los potenciales interesados en el proyecto o Stakeholders.

Esta etapa finaliza cuando el documento queda firmado y el departamento de Project Management aparta una serie de recursos y tiempo para realizarlos. Por eso, a pesar de que la fase de iniciación de un proyecto es muy sencilla, también es crucial para gestionar el presupuesto general de la empresa.

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2. Fase de Planificación de un Proyecto

Una vez que se ha decido aceptar el proyecto, empieza esta etapa. La fase de planificación de un proyecto es sumamente importante para el resto del desarrollo, ya que en esta fase se crea el «plan para la dirección del proyecto», un documento muy completo en el que se establece todas las fases del proyecto con cada uno de sus procesos internos. Dicho de otra manera, es la estrategia a seguir para que el proyecto sea un éxito, así como cada una de las tácticas en todas las áreas que vertebran el proyecto.

Este documento consta de diferentes partes. A saber:

• Plan de gestión de alcance o cómo llegaremos a nuestro público
• Plan de gestión del cronograma y de las actividades pautadas
• Plan de gestión de costos, es decir del presupuesto.
• Plan de gestión de calidad
• Plan de gestión de recursos y cómo dispondremos de ellos
• Plan de gestión de las comunicaciones.
• Plan de gestión de riesgos asociados al evento, como una crisis o bajada de reputación.
• Plan de gestión de adquisiciones de nuevo público.
• Plan de gestión de stakeholders o quienes nos patrocinarán

3. Fase de Ejecución de un Proyecto

La fase de ejecución de un proyecto es la más larga de todo el proceso, ya se tiene que materializar todo lo expuesto en el “plan para la dirección del proyecto”. Dentro de esta fase lo más importante es asignar los equipos a cada área según sus habilidades y experiencias. También hay que asegurarse de que se adquiere todo lo necesario para llevar el proyecto a cabo, y que este fluye de manera natural hasta su ejecución.

Dado que esta fase es muy larga y requiere un gran esfuerzo, no estaría de más que de vez en cuando hicieras una dinámica para motivar a tus trabajadores de nuevo. También es importante que durante la fase de ejecución incluyas todos los métodos para poder medir el rendimiento del proyecto, como que tengas en regla todo lo referente a la burocracia y las leyes.

4. Fase de Control y Evaluación de un Proyecto

En la fase de control y evaluación de un proyecto lo que prima es el análisis, es decir, medir y evaluar cómo va desarrollo del proyecto: si los plazos se están cumpliendo, si el presupuesto acordado es el correcto, si la calidad es la deseada. Hay que decir que pocas veces un proyecto se lleva a cabo con la precisión definida en el “plan para la dirección del proyecto», pero eso no significa que no se pueda controlar y tomar las medidas necesarias para mantener la estrategia acordada.

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5. Fase de Cierre de un Proyecto

Como indica su nombre, la fase de cierre de un proyecto es en la que se evalúa todo el trabajo que se ha estado efectuando las últimas semanas, se pulen los detalles restantes y se hace un análisis en retrospectiva. Esto último es fundamental no solo para percatarse de los errores cometidos durante el proceso, sino para aprender y optimizar cada una de las fases del proyecto. Por último, el proyecto se cierra y se entrega al sponsor que lo patrocinará.

El Espíritu Emprendedor

El espíritu emprendedor requiere de unos conocimientos, unas habilidades y unas actitudes de base. Emprender es un proceso en el que entran en juego las capacidades que fomentamos en el alumnado CEU desde los primeros años. Es la consecuencia natural de una mente inquieta e innovadora, dirigida a aportar soluciones a la sociedad.

Lo primero es delimitar la idea con la que vamos a cubrir una necesidad del mercado. Aquí la innovación es la clave. ¿Cuál es tu propuesta de valor? ¿Cuál es tu ventaja competitiva? Es posible que tu idea sea muy buena, pero que no sea posible o rentable llevarla a la práctica. Con el plan de viabilidad se estudia si merece la pena ir más allá.

En esta hoja de ruta se plasma todo lo necesario para arrancar el proyecto. A estas alturas solo queda la parte burocrática. Elegir la forma jurídica adecuada y crear una sociedad mercantil son los pasos fundamentales.

En resumen, ayudamos a nuestros estudiantes y alumni a llevar las ideas a la acción, apoyándoles en todas las fases de su proyecto. Lo conseguimos a través de formaciones en diversos formatos, con la participación de profesionales que puedan aportar experiencias reales.

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Pasos Iniciales para un Proyecto Emprendedor

1. Se trata del génesis de cualquier proyecto emprendedor. Es en este punto inicial en el que surge la iniciativa y con ella la idea de negocio.
2. Si te has decidido por llevar a cabo tu Plan de negocio es el momento de abrir una nueva etapa en la que sientes todas las bases para la puesta en marcha. Los primeros pasos estarán encaminados a la búsqueda de financiación y de otros recursos humanos y materiales necesarios como por ejemplo proveedores y lugar de trabajo. Una vez dispongas de todo ello, has de darte de alta como autónomo en Seguridad Social y Hacienda para empezar a facturar. Si quieres realizar todos los trámites derivados de tu alta sin titubeos puedes confiar en el servicio de una asesoría fiscal online para ello.
3. Esta última fase cierra el periodo emprendedor y deja paso a la etapa de consolidación y posteriormente de crecimiento. En ella te planteas aumentar la plantilla o contratar a tus primeros trabajadores, lanzar nuevas líneas de productos o servicios o incluso expandirte el negocio a otros países en lo que se conoce como internacionalización. Incluso puedes puedes llegar a proyectar un cambio de modelo de negocio. La clave del éxito de esta etapa está en la transición de autónomo a sociedad.

Guía para la Puesta en Marcha de un Negocio

Poner en marcha un proyecto de negocio puede parecer un salto al vacío, pero con una buena hoja de ruta, se convierte en un despegue controlado. Cada vez más emprendedores apuestan por dar este paso con apoyo experto y herramientas adaptadas a sus necesidades.

1. Todo empieza con una idea, pero no cualquier idea vale para convertirse en negocio. Aterrízala, porque lo que realmente importa es que responda a una necesidad real y que haya personas dispuestas a pagar por lo que ofreces. Pregúntate: “¿Qué problema resuelve mi producto o servicio?” “¿A quién va dirigido?” “¿Qué le hace diferente o mejor que lo que ya existe?”…Antes de invertir dinero, haz pruebas: habla con potenciales clientes, lanza una versión básica, testa precios, escucha comentarios… No se trata de buscar la perfección, sino de ajustar tu propuesta para que encaje en el mercado lo antes posible.
   ✓ Esta etapa de validación es esencial para evitar construir castillos en el aire.
2. Una vez tengas clara tu propuesta de valor, es el momento de diseñar la estructura de tu proyecto. Para ello, hazte preguntas clave como: si venderás en canales físicos, digitales o ambos; si facturarás por unidad, por suscripción o por proyecto; qué recursos necesitas, qué costes vas a tener… y, sobre todo, ¿quiénes son tus clientes? ¿Atenderás a empresas o a particulares? ¿Qué canales utilizarás para llegar a ellos?…Estas decisiones no son definitivas, pero te permitirán crear un primer mapa y comprobar si tu idea es viable a nivel financiero. Lo importante es contar con un modelo claro y flexible, que puedas ajustar con el tiempo.
3. Si todo encaja, llega el momento de la burocracia. Dar de alta tu actividad es esencial para poder facturar, contratar o acceder a ayudas públicas. Lo más habitual es empezar como autónomo, pero si vas a emprender con socios, invertir una cantidad elevada o asumir riesgos importantes, quizá te compense crear una sociedad limitada.
   Infórmate bien de los trámites que necesitas en tu caso: alta en Hacienda (modelos 036 o 037), inscripción en el IAE (Impuesto de Actividades Económicas), alta en la Seguridad Social como trabajador por cuenta propia, licencias municipales, etc.
4. Uno de los errores más comunes al emprender es usar la cuenta bancaria personal para todo lo relacionado con el negocio. Esto no solo genera confusión, sino que complica la contabilidad, la relación con Hacienda y la toma de decisiones. Separar desde el principio lo personal de lo profesional es clave para llevar un control real de tu actividad.
   Abrir una cuenta específica para autónomos es un paso sencillo pero estratégico. Por ejemplo, la Cuenta Autónomo de Cajamar te permite centralizar los ingresos y gastos de tu actividad, tener una visión más ordenada de tus finanzas y transmitir una imagen profesional ante tus clientes. Además, puedes contratar ahora tu tarifa plana mensual de TPV y disfrutar del servicio sin coste los 6 primeros meses: una oportunidad perfecta para digitalizar tu forma de cobrar sin asumir riesgos desde el inicio.
   ✓ En el día a día, guarda todas las facturas, tanto de ingresos como de gastos.
5. Emprender no consiste solo en conseguir clientes, sino en saber organizar tu tiempo, tus recursos y tu forma de trabajar. Pregúntate: ¿cómo vas a priorizar tus tareas? ¿Quién te apoyará? ¿Cómo gestionarás pedidos, cobros o incidencias? ¿Qué herramientas digitales te ayudarán a optimizar estos procesos?…Dedica tiempo a planificar tu día a día: define cómo y cuándo emitirás facturas, cómo llevarás tu agenda o cómo gestionarás entregas y presupuestos.
6. Tener el producto perfecto no sirve de nada si nadie lo conoce. Tu marca personal y la comunicación son parte esencial del negocio. Define tu identidad visual, crea una web o página de presentación, abre redes sociales si tienen sentido para tu público y empieza a generar visibilidad.
   No esperes a tener todo terminado para vender. La mejor forma de aprender es vendiendo: descubrirás qué funciona, qué no, qué objeciones surgen y cómo responderlas. Participa en eventos, habla con tu entorno, crea colaboraciones… Sal ahí fuera. El mercado es el mejor maestro.
   Empieza por lo básico, pero hazlo bien. Un buen mensaje, claro y coherente, puede tener más impacto que una web muy elaborada. Comparte lo que haces, muestra tu valor y sé constante.
7. Emprender puede ser solitario, sobre todo si trabajas por tu cuenta. Por eso es tan importante rodearte de personas que te inspiren, te reten y te ayuden. Busca mentores, comparte experiencias con otros autónomos, participa en comunidades o asociaciones profesionales.
   Además, invierte en tu formación. Hay muchísimos recursos gratuitos (webinars, blogs, podcasts, cursos online…) que pueden ayudarte a mejorar como emprendedor: desde marketing digital hasta fiscalidad, atención al cliente o gestión del tiempo.

Consideraciones Finales para Emprender

Al acercarse el momento de poner en marcha tu negocio:

• Debes despejar las dudas sobre la forma jurídica más conveniente, las futuras obligaciones que te tocará cumplir como empresario o empresaria (fiscales, de seguridad social, laborales, contables o de otro tipo).
• Conocer el proceso de tramitación necesario, de acuerdo a que te constituyas como una sociedad mercantil o que vayas a desarrollar tu actividad como empresario o empresaria individual o autónomo/a.

Y cuando estés en disposición de iniciar la actividad podrás elegir una de las soluciones de tramitación integrada para que la burocracia no sea obstáculo alguno.

La Importancia de la Planificación Estratégica

Emprender significa iniciar un camino lleno de aprendizajes, retos y satisfacciones y también de sacrificios y problemas. Por ese motivo, un emprendedor prevenido vale por dos y la planificación estratégica es una herramienta clave para sobrevivir en el mundo emprendedor.

Estrategias Clave para el Emprendimiento

1. Define tu visión y propósito
2. Investiga y conoce el mercado
3. Establece Objetivos a corto, medio y largo plazo
4. Diseña un Plan Financiero Realista
5. Crea tu Propuesta de Valor
6. Desarrolla un Plan de Marketing
7. Establece un Plan de Operaciones

La planificación estratégica determina la visión a medio y largo plazo del emprendimiento. Hoy en día que está de moda el Lean Startup, y yo soy el primer fan de esta metodología, algunos se olvidan de pensar a medio y largo plazo.

1. El primer paso en toda estrategia de emprendimiento es tener claro por qué quieres emprender y hacia dónde te diriges. Reflexiona sobre la razón fundamental que te motiva: ¿resolver un problema?, ¿mejorar la vida de las personas?, ¿o quizás aportar algo positivo a tu comunidad? Tu visión es ese ideal que te mantendrá enfocado cuando los retos se presenten. Escribe tu visión en un lugar donde puedas verla todos los días.
2. Antes de lanzarte, es fundamental entender el mercado en el que vas a operar. Conocer a tu competencia, las necesidades de tus futuros clientes y las tendencias del sector te permitirá adaptar tu estrategia y encontrar oportunidades que te diferencien. Realiza encuestas o entrevistas con potenciales clientes.
3. Sin objetivos claros, es fácil desviarse o perder la motivación. Divide tus metas en objetivos a corto, medio y a largo plazo. Los objetivos a corto plazo te proporcionarán logros que puedes celebrar en el camino, mientras que los de largo plazo representan el destino final de tu proyecto emprendedor. No olvides seguir las normas de Objetivos SMART para fijar tus objetivos.
4. En este paso, deberás plasmar los números que harán viable tu proyecto. Muchas veces, la falta de planificación financiera es una de las principales causas de fracaso en los emprendimientos. Dedica tiempo a investigar programas de apoyo al emprendedor, subvenciones y ayudas locales.
5. Tu propuesta de valor es la razón por la que los clientes elegirán tu producto o servicio. Aquí, debes comunicar claramente qué problema resuelves y por qué tu oferta es especial. ¿Ofreces un producto más asequible? ¿Una experiencia mejor? ¿O un enfoque más personalizado? Testea tu propuesta de valor con amigos o conocidos antes de lanzarla al mercado.
6. Un buen producto no tendrá éxito si nadie lo conoce. Aquí es donde entra el plan de marketing. Define cómo llegarás a tu audiencia, a través de qué canales y con qué mensajes. Define una voz de marca auténtica y coherente.
7. Tu plan de operaciones es la estrategia que guiará el funcionamiento diario de tu emprendimiento. Incluye procesos clave, gestión de inventario, logística, producción y cualquier otra área que asegure que todo funcione correctamente.

Una estrategia de emprendimiento no es un plan rígido: es una guía que debe adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado, a las preferencias de los clientes y a los nuevos aprendizajes que vayas adquiriendo en el camino. Incorpora sesiones de evaluación mensuales y trimestrales. Analiza qué funcionó, qué no, y pivota y corrige rápido en función de los resultados.

Herramientas para la Viabilidad de un Negocio

Antes de iniciar un negocio debes estudiar su viabilidad. Para ello, puedes utilizar las herramientas de gestión de Andalucía Emprende. El plan de empresa es un documento en el que se explica con detalle una idea de negocio. Una vez que tienes definido tu plan de empresa, es el momento iniciar los trámites de creación.

Pasos para Crear un Plan de Negocios

1. En este punto deberás hacer un repaso por los aspectos más importantes que incluirás en el plan de empresa (posteriormente explicados con más detenimiento).
2. Aquí es donde tendrás que explicar perfectamente el producto: su concepto, origen de la idea y características principales.
3. Este punto es clave para nuestro plan de negocios.
4. Imprescindible describir al equipo humano que forma la startup.
5. Como en todo nuevo proyecto que se lanza, los riesgos tienen cabida y hay que contar con ellos.

Es muy importante que ajustes tu discurso a tu audiencia. No es lo mismo hablar con un banco, que hablar con la administración pública o con un inversor.

• Banca. Por ejemplo, si te diriges a un banco, deja claro cómo podrá recuperar su dinero.
• Administración pública. En cambio, si te diriges a la administración pública, lo mejor es que hagas énfasis en el objetivo que se persigue: ¿creación de empleo? ¿desarrollo del territorio?
• Inversores. Por otra parte, si te diriges a un fondo de capital riesgo o a un business angel porque estás buscando inversión, tendrás que dejar claro cómo podrán salir del negocio (lo que en inversión denominamos «exit»). Al fin y al cabo son inversores, con lo cual una de las cosas que valoran a la hora de tomar la decisión de inversión es tener claro cómo desinvertir (salir del negocio).

Consideraciones Finales sobre el Emprendimiento

El emprendimiento implica tener en cuenta algunas consideraciones que serán de vital importancia para la evolución de la empresa. Los pasos para emprender requieren tiempo, esfuerzo y capital y necesitan de un análisis profundo antes de llegar al proceso de toma de decisiones.

Para emprender un negocio es esencial llevar a cabo una correcta planificación, análisis y estudio de todas las cuestiones que serán relevantes para el proyecto. En esta fase interviene la creatividad más que en ninguna otra etapa y es clave para la constitución del proyecto.

Elementos Clave en la Planificación

• Tipología del negocio.
• Análisis económico y estructura de costes.
• Plan de contingencia DAFO.
• Plan de marketing y comunicación. Estrategia con la que se quiere dar a conocer la empresa.
• Formación de equipos. Elección del talento humano que formará los equipos de trabajo.
• Diseño de producto o servicio. En función de la tipología del negocio se debe definir el producto o servicio que se va a ofertar a los clientes. Se trata de uno de los pasos para emprender más delicados, ya que el éxito de la empresa puede depender de su correcta implementación.

Financiación para Emprendedores

Saber cómo financiar un proyecto es esencial para cualquier emprendedor. En España existen distintos tipos de ayudas y subvenciones a disposición del emprendedor que pueden ayudar a impulsar el desarrollo y crecimiento del negocio.

• 'Business angels'.
• Fondos de 'venture capital' o capital riesgo.
• 'Hedge funds'.

BBVA Spark, el aliado de BBVA para empresas de alto crecimiento, proporciona servicios financieros para los emprendedores que quieran poner en marcha su proyecto de negocio.

Poner en marcha una nueva empresa puede ser complejo. Seguir estos pasos para emprender un negocio puede ayudar a los emprendedores a dar forma a sus ideas y a alcanzar el éxito con su proyecto.

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