La transformación digital para PYMEs ya no es una opción, sino una necesidad para mantenerse competitivas en un mercado en constante evolución. Lo que hay que tener claro es que la transformación digital ya no es una opción. Una empresa no se puede plantear si opta o no por este cambio, puesto que no existe otro camino para renovarse y competir con los demás.
La transformación digital implica la integración de tecnologías digitales en todas las áreas de una empresa, cambiando fundamentalmente la forma en que opera y brinda valor a sus clientes. La transformación digital supone la integración de tecnología digital en todas las áreas de una empresa, cambiando fundamentalmente la forma en que opera y brinda valor a sus clientes.
Desde Google Cloud, se define transformación digital como el proceso que usa tecnologías digitales modernas, incluidas todo tipo de plataformas de nube híbrida, pública y privada, para crear o modificar los procesos empresariales, la cultura y las experiencias de los clientes a fin de enfrentar las dinámicas cambiantes del negocio y el mercado. A medida que avanzamos en la década de 2020, se hace cada vez más evidente que si las empresas quieren crecer y competir, deben tomar medidas para ser más resilientes, competitivas, y con capacidad de respuesta.
¿Qué es la Transformación Digital?
La transformación digital se refiere a la integración de tecnología digital en todas las áreas de un negocio, cambiando fundamentalmente la forma en que opera y brindas valor a tus clientes. En esencia, las empresas están usando la transformación digital para cambiar los modelos de negocio tradicionales.
Aunque la digitalización es un componente importante de la transformación digital, no es lo mismo. La digitalización se refiere al proceso de convertir procesos manuales en digitales, como la creación de documentos electrónicos o la automatización de tareas simples. Por otro lado, la transformación digital implica un cambio más profundo en la cultura empresarial, la estrategia de negocios y la interacción con los clientes.
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Elementos Clave para la Transformación Digital
Toda transformación digital dentro de una organización debe incluir una serie de elementos, como forma de evolucionar y entender hacia la nueva cultura digital, entre los que se pueden mencionar:
- Plan de formación global, que incluya todas las herramientas necesarias para que el trabajador asuma este cambio.
- Reorganización de la estructura laboral. Es necesario que la estructura organizativa de la empresa dé respuesta a la nueva y diferente forma digital de trabajar, que incluye nuevas funciones y puestos.
- Plan de formación específico, por el que los empleados tengan acceso a la formación necesaria para manejar el nuevo entorno.
- Incorporación de nuevos perfiles profesionales, más acordes con las nuevas necesidades del trabajo digital.
Beneficios de la Transformación Digital para PYMEs
Son muchos los beneficios que aporta la transformación digital dentro de una empresa. Entre ellos, Google Cloud destaca la modernización de la infraestructura, una mejor gestión de los datos, la obtención de estadísticas, evita los entornos aislados, detecta de forma rápida los problemas y aporta soluciones, y ahorra costes.
Por su parte, SAP señala entre estos beneficios el de disponer de una mayor información para planificar la estrategia de la compañía, una mayor eficiencia y productividad, una experiencia de cliente mejorada y un impulso innovador al modelo de negocio. Además, destacan que esta transformación supone una mayor agilidad y resistencia a la disrupción, y así poder anticiparse a los cambios y oportunidades del mercado, así como nuevas formas de conectarse y colaborar, y de optimizar las futuras estrategias de crecimiento del negocio.
La lista de beneficios que conlleva la transformación digital podría ser interminable, aunque si en algo coinciden los expertos es en la mejora de la productividad y de la experiencia cliente, que limita el error humano y ayuda en la reducción de costes.
A continuación, se detallan algunos de los beneficios más importantes:
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- Competitividad: En un entorno altamente competitivo, la transformación digital permite a las PYMES mantenerse a la par con empresas más grandes y tecnológicamente avanzadas.
- Eficiencia y Reducción de Costos: Las soluciones digitales pueden automatizar procesos manuales y repetitivos, lo que reduce errores, ahorra tiempo y disminuye costos operativos. Gracias a la automatización, los empleados pueden realizar sus tareas de manera más efectiva y autónoma. Además, la sistematización de los procesos de producción facilita un mayor control sobre la gestión de los activos.
- Experiencia del Cliente Mejorada: La tecnología digital permite a las PYMES recopilar y analizar datos de clientes para ofrecer experiencias personalizadas. Sus clientes quieren que sus necesidades se cumplan en sus propios términos. La transformación digital en España y en el mundo abre las puertas a nuevos mercados, tanto nacionales como internacionales. El uso de plataformas digitales y redes sociales facilita la promoción de productos y servicios, abriendo nuevos canales de comunicación y venta.
- Crecimiento: La transformación digital facilita el crecimiento de las PYMES al proporcionarles herramientas que permiten escalar sus operaciones de manera eficiente.
- Toma de Decisiones Informadas: La analítica de datos permite a las PYMES tomar decisiones informadas basadas en datos reales. Brinda información estratégica detallada para fundamentar la toma de decisiones en tiempo real: para muchas empresas, evaluar el rendimiento y el ROI a menudo ha sido un proceso retrospectivo. Para cuando los datos están recopilados, procesados y analizados manualmente, el tren de la oportunidad partió hace tiempo.
- Seguridad: Las soluciones digitales avanzadas incluyen características de seguridad robustas que protegen la información crítica de la empresa.
- Cultura de Innovación: La transformación digital fomenta una cultura de innovación continua, alentando a las PYMES a explorar nuevas oportunidades y adaptarse rápidamente a las tendencias del mercado.
- Adaptabilidad: Otro aspecto crucial es la capacidad de adaptación que la digitalización ofrece a las empresas. Con herramientas digitales avanzadas, las organizaciones pueden monitorizar su rendimiento, anticipar tendencias del mercado y responder de manera proactiva a las demandas cambiantes.
Tecnologías Clave para la Transformación Digital
La transformación tecnológica tiene como principales aliados, a una serie de tecnologías emergentes, que cada vez se van haciendo más cotidianas en nuestro día a día, no sólo en el mundo laboral, sino en todos los ámbitos. Hablamos de la Inteligencia Artificial, el Internet de las Cosas, la robótica, el Cloud Computing, Machine Learning, Blockchain o Realidad Virtual, por citar algunas de las tecnologías que ayudan al demandando cambio digital.
La transformación digital se apoya en diversas tecnologías o herramientas digitales para pymes que potencian su desarrollo.
- Software ERP (Enterprise Resource Planning): Un ERP integra todas las funciones empresariales en una sola plataforma, desde la contabilidad hasta la gestión de inventarios. Esto permite una visión holística del negocio y mejora la eficiencia operativa. El ERP toma todos los procesos centrales necesarios para gestionar una empresa (tales como finanzas, recursos humanos, fabricación y cadena de suministro) y los integra en un único sistema.
- Sistemas CRM (Customer Relationship Management): El CRM facilita la administración de las interacciones con clientes, ayudando a gestionar campañas de marketing, seguimiento de ventas y atención al cliente.
- Inteligencia Artificial (IA): La IA ofrece a las PYMEs la posibilidad de automatizar procesos, obtener insights a partir del análisis de grandes volúmenes de datos y personalizar la experiencia del cliente.
- Cloud Computing: Como la transformación digital implica un cambio de cultura laboral, el Cloud Computing o computación en la nube permite a las pymes acceder recursos tecnológicos sin necesidad de realizar inversión en infraestructura. Los miembros del equipo pueden acceder a la información y aplicaciones desde cualquier lugar del mundo.
- Internet de las Cosas (IoT): IoT conecta dispositivos y maquinaria a la red, lo que permite una recolección y análisis de datos en tiempo real.
- Blockchain: Esta tecnología proporciona transacciones seguras y transparentes, lo que puede ser crucial para PYMEs que buscan mejorar la trazabilidad en la cadena de suministro o asegurar la autenticidad de sus productos.
Estrategias para una Transformación Digital Exitosa
Para llevar a cabo adecuadamente la transformación digital de un negocio es imprescindible diseñar una estrategia que tenga en cuenta todas las áreas de negocio de la empresa, situando a las personas en el centro de la misma y estableciendo hitos o metas adecuados.
A continuación, se presentan algunos pasos clave para implementar una estrategia de transformación digital efectiva:
- Evaluación Exhaustiva: Realiza una evaluación exhaustiva de tu negocio para identificar áreas que pueden beneficiarse de la digitalización. Evaluar el estado actual de la empresa: Antes de comenzar con la implementación de nuevas tecnologías, es esencial analizar los procesos y sistemas actuales de la empresa para identificar áreas de mejora. Se debe evaluar los sistemas actuales, la cultura organizacional y las necesidades del negocio.
- Estrategia Digital Clara: Desarrolla una estrategia digital clara que incluya objetivos específicos, un plan de implementación y un presupuesto. Defina sus prioridades. No planifique una maratón antes de haber dado la primera vuelta a la manzana. La belleza de la transformación digital es que no hay que hacerla toda de una vez. Cree su roadmap. Un beneficio significativo para las tecnologías inteligentes radica en su inmensa escalabilidad y capacidad para la rápida adaptación y reconfiguración. Un buen roadmap de transformación debería habilitar la agilidad y el crecimiento, pero comience con un roadmap que tenga algunos objetivos sólidos y alcanzables. Dentro de su plan tenga también estrategias sólidas de migración y gestión del cambio -la transformación digital es tanto un recorrido humano como tecnológico. Estos son importantes pasos iniciales.
- Capacitación del Equipo: Invierte en la capacitación de tu equipo para que puedan utilizar eficazmente las nuevas herramientas y tecnologías. La formación del personal es esencial para el éxito de la digitalización. Los empleados deben recibir capacitación sobre cómo utilizar las nuevas herramientas y tecnologías.
- Proyectos Piloto: Empieza con proyectos piloto para probar nuevas tecnologías y procesos antes de implementarlos a gran escala.
- Monitoreo y Ajuste: Monitorea constantemente el desempeño de las nuevas soluciones y ajusta la estrategia según sea necesario. Después de la implementación, es crucial monitorear el desempeño de las nuevas tecnologías y procesos. Regularmente, se deben analizar los resultados obtenidos tras la digitalización. Esto incluye medir el retorno de la inversión (ROI) y evaluar si los objetivos definidos al inicio se están cumpliendo.
Ejemplos de Transformación Digital en PYMEs
El caso de Domino’s Pizza es uno de los ejemplos de transformación digital más reconocidos en el sector. Tras una fuerte caída de sus acciones en bolsa comenzó un proceso de digitalización centrado en mejorar su carta, optimizar sus procesos y ofrecer un mejor servicio facilitando la compra online de sus productos. Para ello implementaron un sistema de gestión y recogida de pedidos multiplataforma, Anywhere, adaptado a una gran variedad de dispositivos para mejorar su accesibilidad.
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A continuación, se presentan algunos casos reales de PYMEs que han implementado con éxito la transformación digital:
EMZ Hanauer
Dedicada a la fabricación de sensores y componentes para electrodomésticos, reemplazó las llaves electrónicas por una aplicación móvil que no solo facilitaba el acceso a los contenedores de basura sino que también digitalizaba el proceso de facturación. Este cambio resultó en una significativa reducción de costos para los clientes y mejoró la eficiencia de las rutas de recolección de residuos gracias a las funciones adicionales de la aplicación.
Beumer Group
Especializado en sistemas intralogísticos, innovó en la atención al cliente mediante el desarrollo de gafas de video. Estas permiten que los clientes reciban asistencia visual remota, mejorando la comunicación y la resolución de problemas de forma independiente.
BHS Corrugated
En la industria del cartón ondulado, lanzó su propia plataforma en la nube para la identificación de casos de mantenimiento e incidentes en las instalaciones de sus clientes. Esto permitió una detección temprana de problemas de maquinaria y el descubrimiento de nuevas oportunidades de negocio basadas en el análisis de datos de producción.
Stoll Group
Proveedor de soluciones de diseño en tecnología de construcción y automatización, implementó una wiki interna para mejorar la estabilidad y dinámica de sus proyectos con clientes. El apoyo de figuras importantes en la empresa y la perspectiva a largo plazo resultaron en una notable mejora en los flujos de trabajo del proyecto y un incremento en la satisfacción del cliente.
NWZ Mediengruppe
Un conglomerado mediático, buscó innovar en la forma en que los anuncios familiares se presentaban al público. En colaboración con una start-up, desarrollaron un portal de anuncios que permitía que estas notificaciones importantes se mostraran también online. El resultado fue una solución tan exitosa que se creó una versión de etiqueta blanca que posteriormente se comercializó a otros medios de comunicación en Alemania y Europa.
Obstáculos Comunes en la Digitalización
Si bien la transformación digital ofrece numerosos beneficios, las PYMEs a menudo enfrentan varios obstáculos durante su implementación.
- Recursos Limitados: Muchas PYMEs operan con presupuestos restringidos y pueden encontrar dificultades para invertir en tecnologías avanzadas.
- Falta de Experiencia Tecnológica: La falta de conocimientos técnicos internos es otro obstáculo común.
- Resistencia al Cambio: La resistencia al cambio en la cultura organizacional puede ser un gran obstáculo.
- Seguridad de los Datos: La preocupación por la seguridad y privacidad de los datos es otro factor importante.
La Transformación Digital como Ventaja Competitiva
La transformación digital se ha convertido en un elemento clave para que las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) obtengan una ventaja competitiva en el mercado actual. Al abrazar la transformación digital, las PYMEs pueden situarse a la vanguardia de sus respectivos sectores, innovando en sus modelos de negocio y mejorando significativamente la experiencia de sus clientes.
Las PYMEs que han digitalizado sus operaciones pueden responder más rápidamente a estos cambios, lo que les permite mantenerse relevantes y competitivas. En conclusión, la transformación digital no es solo una tendencia pasajera, sino una necesidad estratégica para las PYMEs que buscan mantenerse competitivas en un mundo cada vez más digitalizado. Al adoptar nuevas tecnologías y adaptar sus modelos de negocio, estas empresas no solo mejoran su eficiencia y rentabilidad, sino que también se posicionan para liderar en la innovación y en la satisfacción del cliente.
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