En el dinámico mundo del marketing, el rol del Auxiliar Administrativo de Marketing es crucial. Aunque a menudo se pasa por alto, este puesto sirve como el engranaje que mantiene la maquinaria del departamento de marketing funcionando sin problemas. Este artículo desglosa las funciones, los requisitos y la importancia de esta posición, ofreciendo una visión integral tanto para aspirantes como para profesionales del sector.
¿Qué es un Auxiliar de Marketing?
Estamos en una época en la que poco a poco, vemos cómo el mundo digital abarca más allá de lo que pensábamos, sería posible. Se habla de tiendas sin dependientes, compramos a través del servicio online e incluso hay restaurantes con robots como camareros, pero ¿es esto del todo provechoso para las empresas? Lo cierto es que, a pesar de esta tendencia en alta por sustituir a los empleados por máquinas, hay muchas empresas donde todavía se le da valor a la atención personalizada y donde el asistente de marketing y ventas está más presente que nunca.
Podríamos decir que existen dos tendencias y en ambas, la figura del asistente de marketing y ventas es imprescindible, sin embargo en la segunda podemos ver su participación de manera más activa. El perfil asistente de marketing y ventas se resume como aquella persona encargada de la coordinación y ejecución de los programas de mercadeo y servicio al cliente, que cada empresa quiera establecer.
Funciones del Auxiliar Administrativo de Marketing
Un asistente de marketing, o marketing assistant, cumple mayoritariamente con las funciones que el Gerente de Marketing le impone. Las funciones que cumple suelen estar relacionadas con la promoción, la comunicación, la publicidad o las ventas. El Asistente de Marketing es la mano derecha del Director de Marketing y Comunicación.
Gestión Administrativa y Documental
La base del trabajo de un auxiliar administrativo de marketing reside en la gestión eficiente de la documentación. Esto implica:
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- Organización y archivo de documentos: Mantener un sistema de archivo ordenado, tanto físico como digital, para facilitar el acceso a la información crucial.
- Gestión de correspondencia: Administrar el correo electrónico, la correspondencia postal y otros canales de comunicación, asegurando que las comunicaciones se dirijan al destinatario correcto y se respondan de manera oportuna.
- Elaboración de informes: Recopilar datos, crear informes básicos sobre el rendimiento de las campañas de marketing y ayudar en la preparación de presentaciones.
Soporte en la Ejecución de Campañas de Marketing
Más allá de las tareas administrativas, el auxiliar juega un papel activo en la ejecución de campañas, prestando apoyo en:
- Coordinación de eventos y promociones: Asistir en la logística de eventos, desde la reserva de espacios hasta la gestión de materiales promocionales. Es común que la organización de eventos está a cargo de una coalición del área de relaciones públicas y del área de marketing de una empresa. Cuando los marqueteros senior están ocupados, esta función se delega sobre los asistentes de marketing.
- Gestión de redes sociales: Publicar contenido, interactuar con la audiencia y monitorear las métricas de las redes sociales, bajo la supervisión del responsable de marketing digital.
- Apoyo en la creación de contenido: Ayudar en la investigación de temas, la redacción de textos básicos y la edición de imágenes y videos sencillos.
- Gestión de bases de datos de clientes: Actualizar y depurar las bases de datos de clientes, asegurando la precisión de la información y el cumplimiento de las normativas de protección de datos.
Atención al Cliente y Proveedores
Un auxiliar administrativo de marketing es a menudo la primera línea de contacto con clientes y proveedores, por lo que la atención al detalle y la cortesía son fundamentales.
- Atención. Una de sus funciones principales es la de atender y orientar a los clientes que necesiten información con respecto a la empresa. Dirigirlos a las áreas pertinentes según sus necesidades y conocer si nuestros servicios les han sido útiles a través de encuestas.
- Canalizar. Saber atender las demandas del público y dirigir sus dudas u otros a las áreas pertinentes (reclamos, quejas) es otra de las funciones básicas.
Otras funciones del asistente de marketing y ventas
- Apoyo administrativo. El asistente de marketing y ventas debe ser una persona que brinde apoyo al departamento de Mercadeo y Servicio al cliente. Para ello, realizará análisis e informes de manera constante y periódica.
- Asistir en la coordinación de los programas de capacitación pertinentes.
- Telemercadeo. Debe ser la persona encargada de realizar las funciones de ventas y telemercadeo donde se incluyen los programas de mercadeo y servicio al cliente.
- Recopilar y asistir. Se deben presentar informes sobre la situación de la empresa, las estadísticas, mediciones e indicadores de gestión de la empresa y cada una de sus marcas.
- Información. Es importante que el asistente de marketing y ventas tenga preparada una información concreta para incluir esta en los medios de comunicación escrita de la empresa (revistas, página web, boletines).
- Página web. Otra de las tareas de un asistente de marketing es brindar soporte en las páginas web.
Habilidades y Aptitudes Necesarias
Para convertirte en un buen asistente de marketing es necesario que tengas conocimientos teóricos y que trabajes algunas habilidades especiales. Para ser asistente comercial también se requieren ciertas habilidades como las siguientes:
- Habilidades sociales. Es un must en la comunicación saber cómo desenvolvernos en público y cómo transmitir de manera eficaz. Para este rol profesional no es menos importante ya que, debemos saber comunicarnos con los clientes pero también con el equipo, de manera correcta.
- Formación en producto. El auxiliar de marketing y ventas debe conocer a la perfección los productos o servicios que su empresa ofrezca con tal de poder dar unas recomendaciones más completas.
- Aptitud para la contabilidad básica. Más que para saber cómo estás, es importante saber un mínimo de contabilidad para poder leer informes, estadísticas y otros datos con facilidad.
- Organización. Los buenos asistentes de ventas son aquellos que se saben organizar correctamente, ya que el equipo comercial querrá apoyarse en ellos para realizar las tareas organizativas y esta cualidad solucionara muchos problemas.
- Buenas habilidades comunicativas. Este puesto implica relacionarse continuamente con otras personas, por lo que saber comunicarse correctamente es indispensable. Poseer habilidades de comunicación excepcionales, tanto escritas como orales, resultará fundamental.
- Orientación al cliente. Como en cualquier otro puesto de ventas, la prioridad absoluta es el cliente. Satisfacer sus necesidades debe ser el objetivo principal de un asistente comercial. Además, es necesario tener en cuenta que muy probablemente el asistente comercial sea el primer contacto de una persona con la empresa y de ese profesional dependerá en gran medida que se convierta en cliente o se vaya a la competencia.
- Resolución de problemas. Debe ser un profesional altamente resolutivo para lidiar de forma rápida y efectiva con los desafíos del día a día.
- Adaptabilidad. Poder adaptarse a situaciones cambiantes y tener la capacidad de aprender rápidamente es muy importante para trabajar en un entorno tan dinámico como el actual.
- Conocimientos tecnológicos. Debe estar familiarizado con programas y herramientas informáticas como los software de gestión de clientes CRM, así como con los paquetes básicos de oficina.
- Compromiso. Ser un buen profesional del departamento de ventas implica, a menudo, tener un fuerte compromiso con la empresa y con el producto que se está ofreciendo. Esa es la mejor manera de inspirar confianza a los clientes.
Formación para ser Asistente Comercial
Cada vez es más habitual que las empresas pidan candidatos con estudios universitarios para optar a puestos del departamento de ventas, como es el caso del asistente comercial. En este caso, las ramas más afines serían las carreras administrativas, comerciales o de marketing.
El Asistente de Marketing y Comunicación (AMC)
El Asistente de Marketing y Comunicación (AMC) trabaja en estrecha colaboración con los Product Manager y Directores de Marketing y/o Comunicación, así como con los diseñadores, comerciales, técnicos de marketing, etc. Puede ofrecer sus servicios a través de una empresa de consultoría o formar parte de una empresa.
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En una empresa, actúa como intermediario entre el Director de Marketing y Comunicación y los servicios de investigación o los departamentos de producción. Desempeña un papel fundamental en la productividad de la empresa al participar en el desarrollo de un servicio o producto, desde su concepción hasta su comercialización.
En empresas u organizaciones grandes y medianas, que trabajan en diferentes sectores, el Asistente de Marketing y Comunicación participa en el departamento de ventas o en el departamento de marketing.
¿Cuáles son los objetivos de un Asistente de Marketing y Comunicación?
El Asistente de Marketing y Comunicación se encarga de multitud de tareas, brindando un valioso apoyo a toda la fuerza de ventas gracias a su versatilidad.
Sus principales misiones son:
- Planificación de la gestión de sus superiores.
- Prospección comercial.
- Participación en la comunicación interna de la empresa.
- Participación en la comunicación externa de la empresa.
¿Cuáles son las competencias necesarias para ser un Asistente de Marketing y Comunicación?
Una de las cualidades clave que requiere esta función es ser una persona entusiasta y motivada ya que desempeñará funciones de comunicación a nivel interno y externo, y será importante transmitir esa energía e ilusión. El sentido del trabajo en equipo es igualmente útil, porque la persona coopera constantemente con todos los miembros; desde comerciales hasta el director de Marketing y Comunicación.
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Un buen asistente de marketing y Comunicación debe demostrar un sentido impecable de organización. Sus talentos creativos son esenciales en el desarrollo de una campaña de promoción de producto o marca. Además, contará con una buena capacidad de síntesis; el agente debe poder analizar efectivamente un estudio de marketing.
Dado que el AMC cumple con la función de intermediario, debe tener el sentido de responsabilidad, la capacidad de tomar iniciativas y una gran autonomía de trabajo. Para cumplir con éxito su función, el Asistente de Marketing y Comunicación necesita algunas cualidades como carisma, sociabilidad, habilidades de escucha y de persuasión.
El Asistente de Marketing y Comunicación debería de dominar el software de oficina y algunos programas de diseño gráfico como InDesign, Photoshop, Illustrator, Publisher, etc. También debería dominar uno o más idiomas extranjeros.
El Rol en Evolución
El asistente de marketing, un perfil profesional en constante evolución, se ha convertido en una pieza clave en la estrategia de muchas empresas. Su función trasciende la simple asistencia administrativa y se extiende a la ejecución de tareas cruciales para el éxito del marketing.
Beneficios de Empezar como Asistente de Marketing
Empezar como asistente de marketing tiene muchísimas ventajas. Por ejemplo, aprenderás sobre este campo mientras tienes la oportunidad de fortalecer tus competencias para desarrollar trabajos más complejos en el futuro. Este cargo (junior) además es muy conveniente si tienes otras cosas que hacer además de trabajar o si necesitas ganar experiencia.
Funciones Representativas del Departamento de Marketing
Las funciones representativas son una parte fundamental de la gestión empresarial, ya que permiten proyectar la imagen de la empresa y establecer relaciones de confianza y colaboración con diferentes actores relevantes para su desarrollo.
Funciones representativas más efectivas
- Participación en ferias y eventos.
- Las relaciones públicas.
- La atención al cliente.
- La negociación.
- La comunicación.
- Eventos y patrocinios.
- La investigación de mercado.
- El análisis de datos.
¿Quieres empezar en el mundo laboral del marketing?
Ya sea que estés por terminar la universidad, egresado o no tengas mucha experiencia en este campo, existe un puesto ideal para ti: asistente de marketing. ¿Qué funciones tiene y cómo puedes convertirte en uno? Las personas que se desenvuelven como asistentes de marketing apoyan en el área administrativa a los marqueteros senior. Si trabajas en una agencia de marketing o manejas varias cuentas, esta es una tarea crucial. Estas actividades ayudan a afianzar la relación de la comunidad con la marca. Para elaborar un plan de marketing exitoso, es necesario que se trabaje un buen estudio de mercado.
Implicaciones a Largo Plazo: El Impacto Estratégico
Un asistente de marketing eficiente contribuye significativamente a la construcción de una marca sólida y a la consecución de los objetivos de negocio. La capacidad para analizar datos, optimizar campañas y generar contenido de calidad impacta directamente en el retorno de la inversión (ROI) en marketing. A largo plazo, un buen asistente puede identificar oportunidades de crecimiento, proponer nuevas estrategias y contribuir a la toma de decisiones estratégicas en la empresa.
Oportunidades de Ascenso
Con experiencia y formación adicional, se pueden ascender a roles como:
- Especialista en Marketing Digital: Responsable de la planificación y ejecución de campañas de marketing online.
- Responsable de Redes Sociales: Encargado de la gestión de la presencia de la empresa en redes sociales.
- Asistente de Marketing: Apoyo al departamento de marketing en tareas más complejas.
- Analista de Marketing: Responsable del análisis de datos y la elaboración de informes.
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