Si tienes una empresa y estás pasando por un momento complicado, seguro que te estás preguntando qué opciones tienes para salir adelante. Montar y gestionar una pyme no es tarea fácil. En este artículo repasamos los errores legales más comunes que cometen las pymes y te explicamos cómo evitarlos antes de que se conviertan en un problema mayor.
Ayudas Financieras para Empresas en Crisis
Pues bien, las ayudas para empresas en crisis siguen siendo una herramienta clave este año para quienes necesitan un respiro financiero y no quieren tirar la toalla. Este año se han activado distintas líneas de ayuda destinadas a empresas que atraviesan dificultades económicas, ya sea por caída de ingresos, problemas de liquidez o situaciones puntuales como la pérdida de clientes clave.
Por eso es importante saber dónde buscar, qué papeles preparar y cómo justificar la situación real de tu negocio. No se trata solo de “estar en crisis”, sino de poder demostrarlo con datos y hacerlo dentro del plazo marcado. Hay varias vías que pueden ayudarte a reflotar tu negocio si estás pasando un mal momento. Son subvenciones que no hay que devolver y que están pensadas para cubrir gastos fijos (como alquileres, suministros o sueldos) o inversiones urgentes que permitan mantener la actividad.
A través del ICO, bancos o entidades regionales, muchas empresas pueden acceder a créditos con condiciones favorables: tipos de interés bajos, plazos largos y carencias iniciales. Aunque no sean exclusivas para empresas en crisis, muchas de estas convocatorias priorizan a quienes atraviesan una situación delicada. Hablamos de programas como el Kit Digital, subvenciones para modernizar procesos, invertir en maquinaria eficiente o mejorar la presencia online.
En algunos casos, si tu empresa reduce plantilla o entra en un ERTE temporal, puedes acogerte a bonificaciones o exenciones en las cotizaciones. Si la cosa está muy complicada, existen también mecanismos legales para renegociar deudas con proveedores, Hacienda o Seguridad Social, o incluso para cerrar una empresa sin quedar endeudado de por vida.
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Uno de los mayores errores que cometen muchas empresas es no pedir ayuda por pensar que no cumplen los requisitos, o por haber tenido una mala experiencia previa. No hace falta estar al borde del cierre. Muchas ayudas están pensadas para negocios que han tenido caídas del 20% o 30% en su facturación, o que atraviesan baches temporales. Este año hay muchas oportunidades activas para quienes realmente las necesitan. Pero para aprovecharlas, hay que estar bien informado, cumplir requisitos y tener claro qué se necesita y cuándo.
Errores Legales Comunes en PyMEs
A continuación, detallaremos los errores más frecuentes que las Pymes suelen cometer en su gestión diaria. Detectar y corregir estos fallos a tiempo puede marcar la diferencia entre una empresa que lucha por sobrevivir y una que logra prosperar.
Muchas pymes operan con acuerdos verbales o documentos informales entre socios, empleados, proveedores o clientes. Los errores legales pueden parecer pequeños al principio, pero con el tiempo se convierten en problemas serios.
El éxito en la gestión de una Pyme depende de la capacidad para evitar estos errores recurrentes. La planificación estratégica, una gestión financiera adecuada, la inversión en tecnología y el cuidado del talento humano son pilares fundamentales para asegurar la estabilidad y crecimiento a largo plazo.
Errores Contables Recurrentes en PyMEs
La contabilidad es la columna vertebral de cualquier negocio, y en el caso de las pequeñas y medianas empresas (pymes), una gestión contable eficiente puede marcar la diferencia. Sin embargo, son muchas las pequeñas y medianas empresas que cometen errores contables recurrentes, muchas veces por desconocimiento o por falta de un sistema eficiente. La contabilidad de una empresa no es solo llevar registros de ingresos y gastos. Se trata de una labor meticulosa que requiere precisión, constancia y un conocimiento actualizado de la normativa fiscal.
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Muchas pymes operan sin un presupuesto claro, sin una estrategia financiera definida. La ausencia de un plan contable estructurado puede derivar en gastos innecesarios, falta de liquidez o incluso en la incapacidad de afrontar pagos esenciales. Para evitar este error, es fundamental establecer un presupuesto detallado y hacer un seguimiento constante de los ingresos y egresos.
Uno de los errores más frecuentes en la gestión contable de las pymes es no llevar un registro preciso de los ingresos y gastos. Muchas empresas olvidan facturas, registran operaciones incorrectamente o incluso mezclan sus cuentas personales con las empresariales. Los impuestos pueden ser una pesadilla para cualquier empresario, pero no cumplir con ellos a tiempo puede traducirse en sanciones, recargos y problemas legales. Muchas pymes no registran gastos menores, lo que a largo plazo puede generar un desfase financiero significativo. Por ello, lo ideal es que se documenten todos los gastos, sin importar su tamaño.
La conciliación bancaria es la herramienta que permite detectar errores, fraudes o inconsistencias en las cuentas. Muchas pymes cometen el error de no comparar sus registros contables con los movimientos bancarios, lo que puede llevar a discrepancias que afectan la salud financiera del negocio. Uno de los errores más comunes en la gestión contable de una pyme es la mezcla de finanzas personales y empresariales. Este problema genera confusión en los registros, impide conocer el estado real del negocio y puede ocasionar problemas fiscales. La solución es sencilla: abrir una cuenta bancaria exclusiva para la empresa y utilizar tarjetas de crédito separadas. Emitir facturas incorrectas o no hacer seguimiento a los cobros puede afectar el flujo de caja de la empresa.
La tecnología es una muy buena herramienta de la gestión contable. Existen múltiples programas que facilitan el registro de ingresos y gastos, la conciliación bancaria y la generación de reportes financieros. Tener un experto que asesore en materia contable y fiscal a tu empresa puede marcar la diferencia. Las auditorías internas permiten detectar posibles errores antes de que se conviertan en problemas mayores. Si bien no es necesario que el dueño de la pyme sea un experto contable, sí es recomendable que tenga conocimientos básicos sobre gestión financiera.
La contabilidad no tiene por qué ser un dolor de cabeza para las pymes.
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Errores Comunes que Impiden el Crecimiento de una Pyme
Hacer crecer una pyme en España no es una tarea sencilla. Cada empresa tiene su propia forma de trabajar, sus retos del día a día y sus objetivos particulares. Sin embargo, existen ciertos bloqueos y errores comunes que se repiten en la mayoría de pequeños negocios. ¿Tu pyme dedica demasiado tiempo a tareas manuales? ¿Sigues usando papel o hojas de Excel que se pierden entre departamentos? ¿Te cuesta tener una visión clara de la rentabilidad de tus proyectos?
El crecimiento de una pequeña empresa no depende solo de captar más clientes o aumentar los ingresos. En otras palabras, los negocios tienen procesos poco claros y usan herramientas que no se adaptan a las necesidades reales del negocio. Has de tener clara cuál es tu metodología de trabajo y perfeccionarla para ser más eficiente. Cuando los procesos no están bien definidos, las distintas áreas de la empresa terminan trabajando cada una “a su manera”. Una pyme con procesos internos poco claros pierde competitividad, porque no puede responder con rapidez a las necesidades de sus clientes.
Todavía son muchas las pequeñas empresas que dependen del papel y de Excel para gestionar presupuestos, partes de trabajo, facturas o incluso el registro horario. Al final, lo que debería ser un apoyo sencillo y barato, se convierte en un freno para los ingresos y para el crecimiento del negocio. La falta de comunicación entre áreas es otro de los grandes enemigos del crecimiento. Una buena organización interna es esencial para que todo el equipo trabaje alineado hacia los mismos objetivos. Muchas pymes invierten en herramientas digitales, pero lo hacen de forma aislada: un programa para facturación, otro para proyectos, otro para CRM… El resultado es un ecosistema fragmentado.
Aunque cada pequeña empresa tiene sus propias particularidades, hay ciertos errores que se repiten con frecuencia y que limitan la capacidad de escalar a medio y largo plazo. Confiar en métodos manuales como el papel o las hojas de cálculo puede parecer económico al principio. La falta de digitalización ralentiza la operativa, genera errores y hace que se pierda información importante. Uno de los mayores problemas de las pymes es no saber con exactitud qué proyectos generan beneficios y cuáles provocan pérdidas. Este error provoca que se pierda dinero sin detectarlo a tiempo. El personal y los consumidores suelen tener una visión muy clara de lo que no funciona en el día a día. Los empresarios que no prestan atención a las sugerencias de su equipo o de sus clientes tienden a repetir errores.
La formación es una de las mejores herramientas para garantizar la productividad y el futuro del negocio. Lo mismo ocurre con los clientes: si no se les explica bien cómo usar un producto o servicio, la experiencia se resiente. Un plan de crecimiento de un negocio diseñado hace cinco años probablemente ya no refleje la situación actual del mercado. Sin embargo, el crecimiento requiere identificar cuándo es el buen momento para diversificar, abrirse a nuevos mercados o captar nuevos clientes. Además, te permite perfeccionar tus productos y servicios o, incluso, desarrollar nuevos productos que te mantengan actualizado. Por último, un error común es pensar que el marketing es algo secundario. Una pyme que no invierte en marketing se arriesga a que sus productos y servicios pasen desapercibidos, incluso si son de calidad.
Soluciones para el Crecimiento Sostenible de una Pyme
Una pequeña empresa que quiera crecer necesita revisar y optimizar su forma de trabajar. Mejorar los procesos internos no solo incrementa la eficiencia, también permite aumentar la escalabilidad y ofrecer una mejor experiencia del cliente. El primer paso para modernizar una pyme es abandonar el papel y las hojas de cálculo dispersas. La digitalización de presupuestos, proyectos, partes de trabajo y facturación reduce errores, ahorra tiempo y permite un acceso inmediato a la información. Además, la automatización de procesos administrativos libera recursos.
Usar múltiples programas que no se conectan de forma adecuada entre sí genera caos y retrabajo. Si lo haces así, todo el personal trabaja sobre la misma información, sin duplicidades. La centralización también ayuda a tomar decisiones más rápidas, porque tienes una visión clara de cada área de la empresa. La organización visual es clave para evitar retrasos y cuellos de botella. Este tipo de herramienta aporta transparencia a todo el equipo y facilita que cada miembro sepa qué debe hacer y cuándo. Uno de los grandes dolores de muchas pymes es la gestión manual de facturas y cobros. Implementar sistemas que generen facturas automáticas a partir de presupuestos o partes de trabajo es una de las estrategias de ventas más efectivas.
Asimismo, la automatización de procesos en esta área permite programar facturas recurrentes, controlar los cobros y reducir los olvidos que impactan en los ingresos. Es vital, sobre todo, para empresas del sector de las reformas y oficios. Apostar por un programa de gestión integral permite a estas pequeñas empresas ganar en flexibilidad. La nueva normativa española obliga a muchas empresas a adaptarse a la facturación electrónica y al sistema Verifactu. Para una pyme, digitalizar este proceso significa olvidarse del papeleo, reducir el riesgo de sanciones y ganar transparencia. Cuando se hacen en papel, la lectura de la información es lenta, se cometen errores y se pierde trazabilidad.
Un CRM digital es mucho más que una base de datos de clientes. La lectura de datos en tiempo real permite saber qué oportunidades comerciales están abiertas, qué presupuestos están en curso y qué facturas ya se han emitido. El crecimiento sostenible de una pequeña empresa no depende solo de esfuerzo humano o de ampliar equipo. Hoy en día, las pymes que más rápido crecen son aquellas que apuestan por la digitalización. Un buen gestor de proyectos no solo organiza tareas, sino que ofrece una visión completa de los trabajos en curso. Para una pyme, esta lectura en tiempo real evita retrasos, duplica menos tareas y permite anticiparse a posibles cuellos de botella.
Más allá de gestionar proyectos, las pymes necesitan herramientas que conecten la parte comercial con la operativa y la administración. Este tipo de soluciones, como un ERP ligero con facturación, son especialmente útiles en sectores como reformas, instalaciones o servicios técnicos.
Casos Reales de Pymes que Crecieron al Digitalizarse
Digitalizar lo esencial, eliminar procesos innecesarios y unificar la información en un único sistema puede marcar la diferencia. El crecimiento sostenible no se trata de trabajar más, sino de trabajar mejor. Con nuestra plataforma, puedes digitalizar tus procesos, centralizar la información y automatizar tareas como la facturación. Además, te permite mejorar la comunicación con tu equipo y tener un control total de la rentabilidad de tu empresa.
Errores Adicionales Comunes en PyMEs
Muchos de estos problemas están presentes en el 99 % de las empresas de España. Y es que las pequeñas y medianas empresas conforman casi toda la tarta de empresas, según las cifras PYME de noviembre de 2019. Si te has visto reflejado en alguno de estos puntos, tenemos dos buenas noticias. Una: te has dado cuenta de que existe un problema real en tu empresa.
- No planificar. Convertir la improvisación en el mantra de tu negocio es un completo error. Las empresas necesitan una hoja de ruta, unas previsiones, unos objetivos y, por qué no, un plan B.
- No formarse o capacitarse. Confiésalo, si te quedaste en Windows 98, ya va siendo hora de actualizarse con la informática y con muchos otros temas más.
- Tener una administración deficiente.
- Escasa visión de empresa.
- Nulo control financiero.
- El análisis estratégico es para otros. Si crees que resulta algo aburrido y poco apasionante, no estás en lo cierto.
- Falta de liderazgo. Este es uno de los errores que más caros pagan las pymes.
- Inversión con poca cabeza. No hay necesidad de tirar la casa por la ventana. Estudia de manera ordenada la inversión y las estimaciones de ingresos.
- Estudio exhaustivo de los precios. Muchas pymes descubren tarde que no solo no ganan con ese producto o servicio, sino que pierden. Todo el proceso no cubre el coste total.
- Falta de innovación tecnológica. Estar anclado en la Edad de Piedra puede costarte tu negocio.
El Consejo Estatal de la PYME
El Consejo Estatal de la PYME es un órgano colegiado en el marco del Consejo Estatal de la PYME, adscrito al Ministerio de Industria y Turismo a través de la Secretaría de Estado de Industria. Entre sus funciones se encuentran:
- Seguimiento de la evolución, problemas y políticas que afectan a las pequeñas y medianas empresas.
- Informar con carácter previo el Plan plurianual de apoyo a la PYME.
- Realizar un seguimiento y una evaluación de la aplicación en España de la "Small Business Act para Europa - SBA".
- Analizar las prácticas europeas e internacionales de apoyo a la PYME y su transferibilidad a España.
- Informar sobre proyectos normativos.
La composición del Consejo Estatal de la PYME incluye:
- Presidencia: la persona titular del Ministerio de Industria y Turismo.
- Vicepresidencia primera: la persona titular del Ministerio de Economía, Comercio y Empresa.
- Vicepresidencia segunda: la persona titular del Ministerio de Hacienda.
- Representantes de entidades dependientes de la Administración General del Estado.
- Una vocalía en representación de cada comunidad autónoma, otra de Ceuta y otra de Melilla.
- Una vocalía en representación de la Cámara de Comercio de España.
- Organizaciones empresariales de ámbito intersectorial, estatal y autonómico.
- Organizaciones sindicales de ámbito estatal.
- La confederación empresarial de economía social con mayor implantación en el ámbito estatal.
- Asociaciones u otras organizaciones especializadas en el ámbito de la morosidad más representativas.
Entre las funciones de la Comisión Permanente del Consejo Estatal de la PYME se encuentran:
- Coordinar los trabajos encomendados por el Pleno.
- Resolver las cuestiones de urgencia que se planteen al Consejo Estatal de la PYME.
- Proponer al Presidente del Pleno del Consejo el orden del día de las sesiones.
- Proponer al Pleno la creación de los Grupos de Trabajo que se consideren oportunos.