El organigrama de empresa es la viva imagen de la estructura interna de una compañía. A través de un organigrama, se representan visualmente a las personas empleadas, así como sus respectivos departamentos y cargos que desempeñan en la empresa.
¿Qué es un Organigrama Empresarial?
El concepto de organigrama de empresa es una representación visual de la estructura interna de una organización. En él se describen las funciones, responsabilidades y relaciones entre las personas de una empresa, lo que ayuda a aclarar cómo se estructuran los equipos y quién rinde cuentas a quién.
Tener un organigrama de empresa ofrece una visión clara y global de la estructura organizativa. Contar con un organigrama empresarial es de gran utilidad para visualizar claramente quienes integran la entidad, cuáles son sus roles y en qué departamento desarrollan sus funciones.
Es importante disponer de un organigrama porque, así, las personas que se incorporan a una empresa, las que ya la integran e, incluso, sus clientes y proveedores pueden conocer a los perfiles responsables de cada área y saber en todo momento con quién comunicarse.
Funciones Clave de un Organigrama
- Entender la jerarquía.
- La dirección puede ver cómo se organizan los equipos y cuál es su rol en la empresa.
- Señalar las áreas de mejora.
- Aportar claridad.
- Gestionar el crecimiento y los cambios.
- Mejorar la comunicación.
Tipos de Organigramas Empresariales
¿Sabías que existen diferentes tipos de organigramas empresariales con múltiples usos? Existen diversos tipos de organigramas para aplicarlos según la estructura organizativa de cada empresa u organización. Cada uno cumple distintos objetivos y sus casos de uso pueden ser específicos según el ámbito de control o el tipo de empresa.
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Organigrama Jerárquico o Vertical
Este tipo de organigrama tiene una estructura vertical, ya que comienza estableciendo un miembro en la parte superior y va descendiendo hacia otras personas empleadas según sus roles. Se basa en la jerarquía para distribuir al personal, de arriba hacia abajo.
Organigrama Horizontal o Plano
El organigrama horizontal o plano se desarrolla de izquierda a derecha y no suele mostrar niveles de gestión.
Organigrama Matricial
En este caso, el organigrama empresarial es una combinación de estructuras horizontales y verticales. La estructura matricial entraña una mayor complejidad que el modelo jerárquico, porque los miembros del equipo trabajan con otros de diferentes departamentos y rinden cuentas a varios directivos.
Organigrama de Socios
Es un organigrama propio de empresas más pequeñas y con ambientes de trabajo más integrados e informales. El organigrama de socios se utiliza sobre todo en empresas de finanzas y contabilidad, bufetes de abogados, consultorías, etc., donde la propiedad es de un grupo de socios. En este caso, las personas socias encabezan la estructura y de ellas derivan las asociadas con perfiles de mayor a menor experiencia y personal de soporte.
Organigrama Mixto
Es la versión de alto nivel de un organigrama jerárquico y sus divisiones pueden hacerse por razón de producto, ubicación geográfica o sector. Es un modelo que une el organigrama horizontal con el vertical. Desde el área principal con la dirección, nacen las diferentes áreas de arriba a abajo y, horizontalmente se muestran los departamentos que las integran.
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Ventajas de Implementar un Organigrama
Llegados a este punto, quizá encontrarás redundante hablar de las ventajas de tener un organigrama empresarial porque, probablemente, te parecen evidentes.
- Relación jerárquica.
- Facilita que el personal empleado de cada departamento tenga claro a quién debe reportar.
Desventajas a Considerar
- Obsolescencia: en un mundo empresarial que fluctúa a una velocidad de vértigo, donde las nuevas contrataciones, la rotación de personal y los cambios a nivel interno están a la orden del día, los organigramas pueden quedarse obsoletos.
- Solo representan relaciones formales: ponen el foco en los vínculos profesionales y no contemplan las colaboraciones sociales e informales en la organización.
Cómo Elaborar un Organigrama Eficaz
A la hora de elaborarlo, puede ser de gran ayuda aprender de la mano de expertos a desarrollar el organigrama óptimo para cada compañía. O lo que es lo mismo: definir la jerarquía de trabajo y plasmar las relaciones.
Al elaborar un organigrama empresarial es importante asignar funciones y responsabilidades específicas a cada grupo de personas empleadas. Este paso está íntimamente ligado a la asignación de tareas y responsabilidades ya que se trata de definir el grado de supervisión que tiene un mando sobre un equipo; si se trata de pocas o muchas personas empleadas.
Una buena táctica para elaborar el organigrama es seguir una estructura basada en el análisis de puestos, que vaya de arriba hacia abajo. Al hacer un organigrama es fundamental que este ofrezca una visión integral de todo el equipo que da vida a la organización. Otro paso elemental es garantizar que el organigrama optimiza la toma de decisiones empresariales.
¿Qué son los Cargos en una Empresa?
Es posible definir los cargos en una empresa como un conjunto de funciones, responsabilidades y tareas asignadas a cada uno de los trabajadores con el objetivo de alcanzar las metas del departamento en el cual trabaja y, en términos generales, de la empresa. En otras palabras, un cargo en una empresa es el conjunto de actividades que lleva a cabo una persona.
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Cargos Comunes en una Empresa
Está claro que no todas las empresas cuentan con los mismos profesionales ni requieren los mismos cargos o puestos de trabajo. Sin embargo, existe una serie de cargos directivos que son muy habituales. A continuación se detallan algunos de los principales:
- Director Ejecutivo (CEO): Es el máximo responsable de una empresa y se ocupa, entre otras funciones, de gestionar y coordinar los demás equipos y cargos en la empresa, así como de definir aspectos como la misión o la visión de la empresa y garantizar que se cumplen.
- Director de Operaciones: Su función principal es supervisar una serie de tareas y aspectos relacionados con los productos o servicios de la organización. Esto implica, por lo tanto, supervisar todo el sistema o proceso de creación y distribución.
- Director Comercial: Es aquel profesional que se ocupa, tal como indica su nombre, de aquellos aspectos y procesos relacionados con las ventas, como son, por ejemplo, el diseño y la implementación de un plan comercial.
- Director de Recursos Humanos: Entre las tareas y funciones principales del director de este departamento se encuentran la gestión de la plantilla de personal, el diseño e implementación de estrategias de gestión del talento, la creación de planes de formación.
- Director de Marketing: Se ocupará, entre otras tareas, de diseñar campañas y estrategias publicitarias; definir objetivos relacionados con la venta de productos o servicios; analizar las tendencias del mercado en cada momento para poder identificar oportunidades de negocio.
- Director de Comunicaciones: La función principal del director de Comunicaciones es implementar las estrategias adecuadas para gestionar una comunicación interna y externa eficaz.
- Director Financiero: Es necesario que las empresas cuenten con una persona especializada en finanzas que, además de estar siempre al día de la situación económica de la empresa y ocuparse de la gestión de los recursos económicos de los que dispone la organización.
Importancia de Definir Correctamente los Cargos
Definir todos los cargos en una empresa de forma correcta es importante por varios motivos. Estos son los principales:
- Ayuda a dar una estructura a la empresa, y los miembros del equipo pueden obtener información más clara acerca del funcionamiento de los diferentes departamentos.
- Permite asignar tareas y responsabilidades de forma más sencilla. Los trabajadores, además de tener mucho más claro cuáles son sus funciones, también conocen mucho mejor las de sus compañeros.
- Resulta beneficioso para la comunicación interna. Esto se debe a que, al definir claramente los cargos, es más fácil saber a quién dirigirse en cada momento.
- Debido a todos los motivos comentados, definir claramente los diferentes cargos en una empresa también ayuda a aumentar el rendimiento.
- Proporciona un mayor conocimiento y control acerca del funcionamiento de la organización al Departamento de Recursos Humanos, que es el equipo que se ocupa de la gestión de personas.
Responsabilidades Asociadas a los Diferentes Cargos
En términos generales, las diferentes posiciones que es posible encontrar en una empresa son:
- Director Ejecutivo: El director ejecutivo, o director general, es quien ocupa la posición más alta de la organización y quien se ocupa de la administración de la empresa. Sus responsabilidades incluyen la implementación de estrategias y la toma de decisiones.
- Presidente y Vicepresidente: El presidente es la segunda persona con más autoridad en la organización, y sus responsabilidades incluyen establecer estrategias y objetivos y velar por que estos se cumplan. En la siguiente posición se encuentra el vicepresidente, que proporciona apoyo y asesoramiento al presidente y, cuando sea necesario, puede asumir sus responsabilidades y funciones.
- Directores de los Diferentes Departamentos: En cuanto a las personas que se ocupan de dirigir los diferentes departamentos que forman parte de una empresa, sus responsabilidades principales incluyen coordinar los diferentes equipos y diseñar estrategias para su departamento.
- Gerentes: La responsabilidad principal de los gerentes es dirigir a los trabajadores de un equipo o área concretos, en función de las indicaciones de los directores de departamento, la Presidencia de la empresa y el director general.
- Supervisores: Estos profesionales se ocupan de supervisar y coordinar las tareas realizadas por los trabajadores. Sus responsabilidades también incluyen supervisar la situación laboral de los empleados y valorar sus necesidades.
- Operarios: En este grupo se encuentran todos los trabajadores que, en su día a día, llevan a cabo diferentes tareas específicas necesarias para el funcionamiento de la organización y la consecución de objetivos.
Estructura de los Cargos en una Empresa
Existen diferentes tipos de estructuras jerárquicas o diferentes maneras de organizar los cargos en una empresa. Los organigramas son una herramienta de gran utilidad para definir y ordenar la estructura de una organización, puesto que permiten visualizar de forma muy clara cuáles son los diferentes puestos de trabajo de la empresa, a qué departamento pertenece cada persona y cuáles son sus funciones y responsabilidades.
Esto, además de ser una ventaja a nivel interno para la coordinación y gestión del negocio, también permite a los clientes y proveedores conocer con mayor detalle cómo está organizada la empresa.
Consejos para Implementar un Organigrama Eficaz
Los siguientes consejos pueden ayudar a las empresas a diseñar e implementar un organigrama de forma eficaz:
- Es importante, en primer lugar, elegir cuál de los diferentes tipos de organigrama es el más adecuado para la empresa dependiendo de su estructura, dimensiones y características.
- Identificar qué responsabilidades y cargos son necesarios para poder cumplir los objetivos empresariales también es indispensable para diseñar e implementar el organigrama.
- Es recomendable empezar a diseñar el organigrama por los cargos de Dirección, y seguir un orden.
- Es importante organizar la empresa por departamentos.
- El organigrama debería ser intuitivo y la información debería ser fácil de comprender a interpretar.
- También es importante revisar el organigrama con cierta regularidad para asegurarse de que está actualizado a la estructura y necesidades de la empresa en cada momento.
El Rol del Departamento de Recursos Humanos
En el departamento de gestión de personas, los equipos de consultoría estratégica desempeñan un rol fundamental en la creación de organigramas, ya que disponen de la especialización necesaria para desarrollar estrategias efectivas y rentables que permitan a las empresas alcanzar sus objetivos.
En lo que al organigrama se refiere, el personal experto de consultoría estratégica se encarga de realizar un análisis organizativo, indagando sobre los puestos de trabajo de la empresa para definir las competencias y responsabilidades en un sistema organizativo adecuado a cada necesidad.
No tener un organigrama de empresa supone consecuencias que impactan en la productividad y la eficiencia de los equipos, repercutiendo a su vez en el crecimiento de la compañía.
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