La creación y puesta en marcha de un negocio puede suponer un verdadero reto. Son muchos los aspectos que hay que tomar en cuenta, especialmente al principio, para poder tener un comercio online consolidado. Pero no te preocupes, estamos aquí para guiarte. Te contamos cuáles son los pasos que debes seguir para que puedas arrancar lo antes posible tu emprendimiento.
Tras la caída de la actividad empresarial provocada por la pandemia, una recuperación económica más rápida y sólida de lo previsto ha incitado al optimismo, de manera que muchos emprendedores se han animado a poner en marcha sus ideas de negocio. Si tú también estás pensando en abrir una empresa, te explicamos los requisitos y pasos para formalizar su constitución, de forma que puedas comenzar a facturar lo más rápido posible.
Pasos para Crear un Negocio desde 0
1. Elige la forma jurídica de tu pyme
El primer paso para abrir una empresa es decidir su forma jurídica, la cual dependerá de factores como la naturaleza de la actividad, el alcance del proyecto, el número de socios y la responsabilidad legal que estás dispuesto a asumir. De esa elección también dependerán las obligaciones fiscales y de contabilidad que asumirás, así como la inversión económica inicial para la constitución de la empresa.
Si no tienes socios, puedes crear una sociedad limitada unipersonal (SLU) para restringir tu responsabilidad fiscal al capital aportado. En cambio, si vas a asociarte con otras personas, podrías crear una sociedad de responsabilidad limitada (SL). Otra posibilidad es crear una sociedad anónima (SA), cuyo capital puede ser fraccionado en acciones y repartido entre los socios, o una sociedad cooperativa, en cuyo caso necesitarás al menos tres socios y estos ejercerán al mismo tiempo como trabajadores de la empresa.
La forma jurídica de una empresa es la modalidad legal que un profesional o sociedad escoge para llevar a cabo una actividad económica. Para una correcta decisión es importante conocer las características particulares de cada fórmula jurídica.
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A continuación, se presenta una tabla con algunas de las formas jurídicas más comunes:
| Forma Jurídica | Número de Socios (Mínimo) | Capital Mínimo | Responsabilidad |
|---|---|---|---|
| Empresario Individual (Autónomo) | 1 | No existe mínimo legal | Ilimitada |
| Sociedad de Responsabilidad Limitada (SL) | 1 | Mínimo 1 euro | Limitada |
| Sociedad Anónima (SA) | 1 | Mínimo 60.000 euros | Limitada |
| Sociedad Cooperativa | 3 | Fijado en los Estatutos | Limitada |
2. Obtén la certificación negativa del nombre
Entre los requisitos para montar una empresa se encuentra obtener la certificación negativa del nombre que hayas elegido para tu negocio. Puedes pedirla en el Registro Mercantil Central acudiendo a sus oficinas físicas, rellenando el formulario web en su sede online o remitiendo una carta por correo postal. Este documento acredita que no existe otra sociedad operando con ese mismo nombre, por lo que evita duplicidades y problemas legales de cara al futuro.
Si el nombre que solicitas está libre, quedará reservado durante seis meses. Transcurrido este periodo de tiempo, si no has inscrito la sociedad en el Registro Mercantil Provincial, el nombre quedará libre y otras entidades podrán reclamarlo. De hecho, la certificación negativa tiene una vigencia de tres meses, prorrogable por otros tres, el tiempo necesario para realizar el resto de los trámites legales para constituir la empresa.
3. Redacta los estatutos sociales
Los estatutos sociales rigen el funcionamiento de la empresa y, aunque se pueden modificar posteriormente, lo ideal es dejarlos claros desde el inicio para evitar posibles controversias entre los socios. Deben reflejar la información básica de la empresa, como su denominación, domicilio social, duración prevista, objeto social y público al que se dirige.
También deben recoger todo lo relacionado con el capital social inicial para constituir la empresa, así como la política de participaciones; es decir, su división entre los socios y formas y circunstancias de los traspasos. Los estatutos sociales también deben incluir la estructura organizativa de la empresa, indicando desde cómo se administrará hasta qué retribución recibirá el administrador. Señalarán, además, cómo se votan las decisiones y cómo se distribuyen los beneficios y pérdidas entre los socios, cuál será el fondo de reserva y por qué causas y cauces se puede disolver la sociedad.
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4. Abre una cuenta bancaria a nombre de la empresa
Uno de los requisitos para montar una empresa consiste en aportar un capital social mínimo. Según el tipo de sociedad que constituyas, tendrás que depositar ese dinero en una cuenta bancaria a nombre de la empresa. En el caso de una sociedad de responsabilidad limitada, el capital mínimo que establece la ley es de 3.000 euros, mientras que para las sociedades anónimas esa cifra asciende a 60.000 euros. En cambio, para las sociedades cooperativas, el capital social mínimo depende de la regulación autonómica y del sector de actividad, aunque normalmente oscila entre 1.500 y 3.000 euros.
5. Solicita el número de identificación fiscal en la Agencia Tributaria
El Número de Identificación Fiscal (NIF) es un código alfanumérico que tendrás que usar en todos los documentos relacionados con tu negocio, tanto para la constitución de la sociedad como para la presentación de impuestos y la facturación de la actividad. Para obtener el NIF, tendrás que rellenar el modelo 036, que puedes presentar telemáticamente en la Agencia Tributaria. Recibirás un NIF provisional con el que puedes comenzar a facturar y en un plazo de seis meses te proporcionarán el definitivo, cuando presentes una copia de la escritura de constitución de la sociedad.
6. Firma la escritura pública ante notario
Si tienes socios, tendréis que acudir ante un notario para firmar la escritura pública de constitución de la sociedad. Tendrás que presentar una serie de documentos, entre ellos los estatutos sociales, la certificación negativa del nombre de la empresa expedida por el Registro Mercantil Central, la certificación bancaria del depósito del capital social y los documentos de identificación de cada uno de los socios. Cabe aclarar que, si los socios están casados en régimen de separación de bienes, tendrán que presentar las capitulaciones matrimoniales. Si están casados en régimen de gananciales, el cónyuge tendrá que acudir a la firma de la escritura pública.
Si la aportación al capital social de alguno de los socios no es dineraria, deberá presentar una relación de los bienes en la que se desglose su descripción y valoración, así como la cantidad de acciones o participaciones que se atribuyen a esa aportación. Cuando se trata de bienes inmuebles, por ejemplo, tendrá que presentar los datos registrales.
7. Inscribe la empresa en el Registro Mercantil
El Registro Mercantil da constancia de la creación de la empresa. Al inscribir los actos de los empresarios, otorga a la sociedad plena capacidad jurídica y le permite ser reconocida por proveedores, entidades bancarias, inversores, entidades públicas y otras figuras con las que se relacionen. De hecho, todas las sociedades deben estar inscritas en el Registro Mercantil.
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Para ello, solo tienes que acudir a la oficina del Registro Mercantil de la provincia donde esté domiciliado tu negocio e inscribirlo. Deberás presentar todos los documentos que acrediten la constitución de la sociedad, como la escritura pública y el NIF. Y no olvides legalizar los libros de sociedades. Para realizar este trámite tienes un plazo de dos meses desde el momento en que firmes la escritura de la constitución.
8. Date de alta en IAE
El Impuesto de Actividades Económicas se aplica a todas las pymes y autónomos que desempeñan una actividad profesional, empresarial o artística en España. Por consiguiente, para abrir una empresa tienes que tramitar el alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas en la Agencia Tributaria, indicando la actividad empresarial que vas a desarrollar, un trámite que puedes hacer de manera presencial en las sedes físicas o directamente online.
Si vas a ejercer como administrador de la sociedad, también tendrás que darte de alta en el censo de empresarios de la Agencia Tributaria y en el RETA, donde figurarás como autónomo societario. Ten en cuenta que los autónomos societarios no pueden acogerse a las bonificaciones para autónomos y que tu cuota de la Seguridad Social será más alta que la de los autónomos inscritos en el régimen general.
9. Registra patentes y marcas
Inscribir tu empresa en el Registro Mercantil no te garantiza que tu logotipo, eslogan o cualquier producto que crees estén protegidos. Necesitas registrarlos en la Oficina Española de Patentes y Marcas. Tu marca es uno de los activos intangibles de tu negocio y cuando la registras, la proteges para que otras empresas o personas no puedan usarla, lo cual aporta un valor añadido a tu actividad. Por otra parte, registrar la patente te ofrecerá la titularidad y derecho exclusivo de explotación, impidiendo que terceros puedan plagiarla o usarla sin tu consentimiento.
10. Obtén el certificado electrónico
La Administración está apostando cada vez más por los medios electrónicos, por lo que el último paso para crear una empresa en España consiste en obtener el certificado electrónico para tu negocio, el cual te facilitará muchos trámites y te ahorrará muchísimo tiempo.
Estructura Organizativa de una Pyme
Si quieres que tu empresa funcione de forma eficiente, planificar correctamente la estructura organizativa es clave. A continuación, se describen algunos departamentos esenciales:
- Dirección: Este departamento es el eje central de la empresa y su función principal es la de coordinar las actividades, tomar decisiones estratégicas y asegurarse de que todos los demás sectores trabajen de manera alineada con los objetivos de la organización.
- Operaciones y procesos: Este departamento se encarga de la gestión y optimización de los procesos diarios de producción y entrega de productos o servicios.
- Ventas: Tanto si tu negocio ofrece productos como servicios, un equipo de ventas es imprescindible para generar ingresos.
- Marketing: Es el motor para generar visibilidad de marca y atraer clientes potenciales, un trabajo que sirve para complementar el que hace el equipo de ventas. Incluye toda la parte de investigación de mercado, de creación de la marca y de publicidad y promoción, campañas y comunicación en los principales canales usados por la empresa como las redes sociales.
- Atención al cliente: Los clientes captados gracias a marketing y ventas representan uno de los activos más importantes de una empresa y es esencial ser capaces de mantenerlos a lo largo del tiempo.
- Finanzas y contabilidad: Las finanzas son un factor clave para el éxito de cualquier empresa y su mala gestión es una de las principales causas de fracaso. Este departamento supervisa cuentas por cobrar y pagar, los presupuestos y la estrategia financiera general.
Quizás estés pensando ¿y recursos humanos o el departamento de IT? También son fundamentales en una empresa, pero se trata de áreas de trabajo que se pueden implementar cuando la empresa ya empieza a crecer. Además, muchas de las tareas que corresponden a estos departamentos de una pyme pueden asumirlas organismos externos, cuya contratación resulta prácticamente inevitable al iniciar un pequeño negocio. Por ejemplo, una gestoría puede encargarse de supervisar todos los aspectos relacionados con los contratos y cuestiones legales de la actividad.
Presencia Digital y Promoción Online
Tener presencia digital es clave para el desarrollo de tu comercio. De esta forma podrás promover tus productos o servicios y llegar a muchas más personas.
El dominio web o URL, es la dirección virtual de tu negocio. Hay muchas formas de elegir el nombre de tu dominio, pero primero tienes que verificar que esté disponible. En adición al dominio, necesitas un web host o servidor donde albergar el contenido de tu sitio web. Un plan de hosting es el espacio que te proporciona un servidor web para que tu página esté visible en internet en cualquier momento y desde cualquier parte del mundo.
Estructurar la información de tu página web de manera ordenada hará que los usuarios encuentren lo que están buscando fácilmente. Aunque existe una gran cantidad de redes sociales (RRSS), no todas van a ser adecuadas para tu comercio. Para seleccionar la RRSS que se adecúe más a tu negocio, deberás tener claro dónde están tus clientes y qué red social encaja mejor en el entorno de la marca.
Consejos Adicionales para la Gestión de una Pyme
- Automatización: Utiliza herramientas digitales para reducir el tiempo invertido en tareas repetitivas. Plataformas como Asana o Trello pueden ayudarte a organizar proyectos.
- Formación continua: Invierte en cursos y capacitaciones para mejorar tus habilidades en diferentes áreas.
- Red de apoyo: Externaliza servicios como la contabilidad o el diseño web, que requieren de un conocimiento más específico.
- Gestión del tiempo: Investiga y prueba metodologías de optimización de productividad.
Elaboración de un Plan de Negocio
La clave para la puesta en marcha de una empresa pasa por la correcta elaboración de un plan de negocio que sirva para atraer inversores a tu proyecto. Un plan de negocios (también llamado proyecto de negocio o plan de empresa) es un documento en el que se describe tanto la naturaleza del negocio que queremos desarrollar como los objetivos y estrategias que vamos a llevar a cabo.
Esta tarea es cualquier cosa menos una pérdida de tiempo. El plan de negocio será tu guía durante la puesta en marcha de tu empresa y, además, será el documento que revisen tus potenciales inversores. Aunque no existe una estructura fija en base a la cual redactarlo, sí podemos destacar algunos puntos fundamentales que te servirán para darle forma al documento.
- Define las características de tu producto o servicio. Nadie mejor que tú mismo para detallar con claridad y concisión el fundamento de tu negocio: ¿Qué ofreces? ¿Qué valor añadido presenta respecto a la competencia?
- Realiza un análisis estratégico realista sobre tus ventas. Una vez sabemos qué vamos a vender, tenemos que plantearnos ¿cómo lo haremos? ¿Quién lo adquirirá? Debemos definir cuál es nuestro potencial cliente y el tamaño de nuestro mercado para determinar cuál puede ser nuestro volumen de ventas.
- Decide tu forma jurídica. ¿Has optado por crear tu propia empresa como autónomo? O, por el contrario, ¿prefieres constituirte como sociedad? En ese caso, también tendrás que decidir qué figura societaria adoptar: limitada, laboral, anónima…
- Conoce a tu competencia. Elabora un estudio de mercado y define cuál es la situación actual del mercado en el que se ofertará tu producto o servicio. Saber contra quién competirás es la clave para detectar y potenciar el valor añadido de tu producto.
- Conoce tus necesidades iniciales. Para poner en marcha tu empresa probablemente necesites una oficina, o quizá hayas optado por instalarte en un vivero de empresas durante su nacimiento. También deberás detallar las infraestructuras tecnológicas e informáticas, las necesidades técnicas y decidir quién o quiénes compondrán el equipo humano.
- Contrasta tus datos financieros. Conocer tu punto de partida económico y el objetivo al que quieres llegar es necesario, pero también lo es detallar cómo llegaremos hasta esa meta. ¿De qué recursos disponemos? ¿Necesitaremos ayudas para nuevos autónomos y emprendedores?
- Revisa tu plan de empresa. Llegados a este punto, habrás definido y recopilado una gran cantidad de información. Revísala para detectar errores y corregirlos, e intenta sintetizar todo en un resumen ejecutivo.
Modelo Canvas
Con el objetivo de mitigar esta falta de visión de negocio, nace el modelo Canvas en 2008. Este modelo te permite visualizar de manera sencilla y rápida los elementos clave de tu empresa, ayudándote a identificar los puntos fuertes y débiles de tu estructura de negocio.
El modelo Canvas consta de nueve elementos clave que describen cómo funciona un negocio y cómo se genera valor: propuesta de valor; segmentos de clientes; relaciones con clientes; canales de distribución; fuentes de ingresos; recursos clave; actividades fundamentales; socios estratégicos; y, estructura de costes.
Estas nueve variables permiten al emprendedor estructurar su negocio de manera intuitiva, sin olvidar ninguna actividad clave de la empresa.
- Segmentos de clientes: determina los diferentes tipos de clientes que tienes o que deseas tener en un futuro.
- Canales de distribución son los medios por los que entregas o das a conocer tus productos o servicios a los clientes.
- Recursos clave: identifica los recursos imprescindibles para que tu negocio funcione.
En definitiva, esta herramienta se utiliza para entender nuestro modelo de negocio, pero también para asegurarnos de que todos los miembros de la organización están comprendiendo el negocio. Además, es útil como apoyo para la gestión, y también para pensar en el futuro, y proyectarse a corto y medio plazo.
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