Cómo Organizar una Microempresa: Consejos Esenciales para el Éxito

Cada vez hay un interés creciente en el mundo del emprendimiento. Por eso, vamos a abordar toda esa serie de conceptos, además de profundizar en cómo crear una microempresa.

¿Qué es una Microempresa?

¿A qué llamamos microempresa entonces? Aquel emprendedor que apuesta por este tipo de sociedades que requieren poco capital para su constitución y que además no incluyen en el mercado, ya que, serán empresas que crecen con el paso del tiempo.

Requisitos de una Microempresa

Aquellos que se cuestionan qué es una microyme deben saber que muchas de estas compañías han nacido ante la crisis. De hecho, en España organizaciones como la AEMME (Asociación Española Multisectorial de Microempresas) agrupa microempresas como autónomos, empresarios individuales y empresarios societarios.

En el ejercicio social de su constitución o transformación, las empresas podrán aplicar los criterios específicos contenidos en el presente artículo.

¿Cómo Crear una Microempresa?

Yendo más allá de qué es una microempresa o qué es una micropyme, es interesante saber qué aspectos hay que seguir para fundar un negocio de este tipo. La idea que tengas debe ser clara y concisa, con un público objetivo definido y con posibilidades de llevarse a cabo. Una de las preguntas que cabe plantearse es si se quiere trabajar siempre en ella o si se busca hacerla grande para después venderla al mejor postor.

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Aspectos Clave para el Éxito

Entonces, ¿qué es un microempresario que hace bien las cosas? Además, hay que plantearse todo con paciencia y mesura. Es recomendable a la hora de crear una microempresa decidir con inteligencia cada aspecto de tu negocio, por pequeño que sea. Tomarse el tiempo necesario es vital.

• Plan de Negocios: Desarrollar un plan de negocios es una de las tareas fundamentales a la hora de poner en marcha una micropyme.
• Asesoramiento Legal: De igual modo, la contratación de un abogado o un asesor que pueda ocuparse de los temas más importantes, especialmente si no los dominas demasiado.
• Disponibilidad Financiera: Dentro del espectro económico, es importante que tengas disponible de inicio más cantidad de lo que necesitas, ya que siempre puede surgir un imprevisto que requiera una inversión.
• Presencia Online: Desarrollar una página web es indispensable en la actualidad para cualquier negocio, vayas a vender o no en línea. Tampoco puede faltar la promoción en redes sociales, tan presentes en el día a día de millones de personas en todo el mundo.
• Ubicación Física: Por último, es interesante buscar una oficina en la que poder ubicar tu negocio, con el espacio que sea necesario para empezar.

Cuando creas que todo está preparado, determina una fecha de lanzamiento y organiza un evento para presentarlo si es un producto. El camino del emprendimiento siempre es complicado y la microempresa no es una excepción. Por eso, si estás pensando en lanzarte al vacío, debes estar pertrechado con los mejores recursos de comunicación.

Pasos para Iniciar tu Microempresa

¿Estás listo para dar el gran salto y comenzar tu propia microempresa? Además, te proporcionaremos consejos valiosos para ayudarte a ser perseverante y adaptable en tu camino hacia el éxito.

1. Idea Clara: Lo primero que necesitamos es una idea clara de lo que queremos vender u ofrecer. ¿Quieres abrir una tienda de donuts? ¿O tal vez un negocio de reparación de bicicletas? ¿O un servicio de consultoría en marketing digital?. Imagina que estás en una feria de negocios, y tienes un stand para vender tu producto o servicio, ¿qué es lo que quieres que los clientes vean? ¿Qué es lo que les hará sentir curiosidad? ¿Qué necesidades o deseos les vas a satisfacer? Piensa en tu negocio como un cuento de hadas, ¿cómo sería el príncipe o princesa que va a salvarte de tus problemas? Así que, ¡piensa en grande, pero no pierdas de vista la realidad económica!
2. Estudio de Mercado: Ahora que tienes una idea clara de lo que quieres vender u ofrecer, es hora de conocer a tu competencia y a tus posibles clientes. Y ¿cómo lo hacemos? El estudio de mercado es como un juego de detectives, donde tú eres el investigador y tu mercado es el sospechoso. ¿Quiénes son tus competidores? ¿Qué ofrecen? ¿Cómo se posicionan en el mercado? ¿Quiénes son tus posibles clientes? ¿Cuáles son sus necesidades y deseos? Para hacer tu estudio de mercado, puedes hacer encuestas, entrevistas, o incluso espiar a tu competencia (legalmente, por supuesto). Recuerda, conocer a tu mercado es esencial para poder ofrecer algo que realmente les interese a tus clientes y diferenciarte de la competencia.
3. Nombre y Forma Jurídica: Empecemos con el nombre, ¡es como elegir el nombre de tu primer hijo! Quieres que sea original, fácil de recordar y que refleje lo que tu negocio es. Una vez tienes un nombre, es hora de elegir una forma jurídica. ¿Quieres ser un autónomo o una sociedad limitada? Recuerda, el nombre y la forma jurídica son valiosos, pero no son lo único fundamental, lo más valioso es tu idea y tu estrategia de negocio.
4. Obtención de Capital: Para obtener el capital necesario, puedes buscar un préstamo bancario, buscar un inversor o usar tus propios ahorros. Si estás buscando un préstamo bancario, asegúrate de tener un buen plan de negocios y un historial crediticio sólido. Si te decides por buscar un inversor, asegúrate de que tu idea sea atractiva y de que puedas demostrar que tu negocio será rentable. Recuerda, el dinero no lo es todo, pero es esencial para poner en marcha tu negocio.
5. Registro Legal: Ahora que ya tienes el dinero necesario para iniciar tu negocio, es hora de registrarlo legalmente. Registrar tu empresa en el Registro Mercantil es como darle el acta de nacimiento a tu bebé empresarial. Por otro lado, registrar tu empresa en Hacienda es como inscribirlo en el colegio. Recuerda, registrar tu empresa legalmente es esencial para operar de manera legal y cumplir con tus obligaciones fiscales.
6. Permisos y Licencias: Ya tienes tu empresa registrada legalmente, pero aún quedan algunos trámites pendientes antes de poder abrir las puertas de tu negocio. Obtener estos permisos y licencias puede ser un proceso tedioso, pero es esencial para operar de manera legal y cumplir con las regulaciones. Recuerda, cumplir con las regulaciones es esencial para operar de manera legal y evitar problemas legales en el futuro.
7. Contratación de Empleados: Para contratar a tus empleados, es importante tener un proceso claro de selección. Esto incluye tener una descripción clara del puesto, hacer entrevistas y hacer una selección adecuada. Piensa en tus empleados como una extensión de tu negocio, son la cara visible de tu empresa y son los que harán crecer tu negocio.
8. Contabilidad y Plan Financiero: Imagina que tu negocio es un jardín y la contabilidad es el riego. Es necesario para mantenerlo verde y saludable. Un buen sistema de contabilidad te ayudará a mantener un registro de tus ingresos, gastos y ganancias. Por otro lado, el plan financiero es como un mapa para tu negocio. Recuerda, mantener un buen sistema de contabilidad y un plan financiero es esencial para mantener tu negocio en marcha y cumplir con tus obligaciones fiscales.
9. Marketing y Ventas: Imagina que tu negocio es una fiesta y el marketing es la invitación. Si nadie sabe de la fiesta, nadie vendrá. Por otro lado, el plan de ventas es como el DJ de la fiesta. Es quien anima a los invitados a comprar tus productos o servicios. Recuerda, un buen plan de marketing y ventas es esencial para atraer clientes y hacer crecer tu negocio.
10. Operaciones y Crecimiento Sostenible: Imagina que tu negocio es un barco y las operaciones son el ancla que lo mantiene en el puerto. Es importante asegurarte de que todo está en orden antes de zarpar. Por otro lado, el crecimiento sostenible es como el timón del barco. Es importante mantenerlo en marcha para seguir avanzando. Recuerda, iniciar operaciones y asegurar el crecimiento sostenible de tu microempresa son esenciales para mantener tu negocio en marcha y continuar creciendo.

Organización Interna de una Microempresa

La mayor parte de empresas carecen de organización. Muchas fracasan por este motivo. Por eso es esencial aprender a organizar tu empresa. Tener un negocio sinónimo de caos es un gran problema. Al final deben llevar muchos “puestos” dentro de la empresa. Todo esto puede ser inútil si no mejoras el funcionamiento de tu negocio. La organización es fundamental. El objetivo es llegar a ordenar y distribuir el trabajo, recursos y puestos entre tu equipo.

Pasos para Diseñar la Organización de tu Empresa

1. Establece Objetivos Claros: Define misión, visión, valores, y objetivos que confías alcanzar. Transmítelos a los distintos integrantes de la entidad.
2. Control de Recursos: Analiza los recursos que hay disponibles, ya sean financieros o humanos. Es preciso que conozcas de cuánto personal dispones y cuáles son las capacidades del mismo. Al tener información sobre los recursos tendrás más facilidades para reducir costos y tener las ideas más claras sobre los límites de producción.
3. Delimitar Tareas: Realiza una lista con las actividades de la compañía, determinando las prioridades, el tiempo necesario para la ejecución y quién se responsabilizará de cada una de ellas.
4. Comunicación: Es la base de la organización, saber qué se debe hacer y de qué manera y sobretodo como afecta al otro miembro del equipo.
5. Controlar Gastos: Mantén un control estricto de las cuentas, con los impuestos, costes y ganancias.

Consejos Adicionales para la Gestión en Solitario

Si hemos trabajado anteriormente para una empresa de tamaño medio, y nunca hemos emprendido, es normal que gestionar una empresa en solitario nos resulte complicado.

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1. No lo puedes hacer tú todo: Eres tu mejor activo y tu mejor empleado.
2. Delegar tareas: Aunque no puedas mantener a más trabajadores, eso no significa que tengas que asumir tú todas las tareas.
3. Ser organizado: Otro punto clave que ha de tener el gerente de una microempresa es ser muy organizado. No hay que ir “a salto de mata”, sino planificar cada día lo que vas a hacer y evitar las distracciones. Eso implica una disciplina de trabajo para poder ejecutar de forma eficaz las tareas que vayas a asumir.
4. Estar al día: Alguien que emprende en solitario debe estar al día. Hay muchas tareas que vas a tener que hacerlas tú porque no puedes asumir el coste de delegarlas. No tengas miedo a documentarte y aprender.
5. Fiel a tus principios: Un empresario debe ser fiel a sus principios. Esas reglas que tú mismo diseñes, tienen que obedecer a una razón lógica. Tener más liquidez, asegurarte de que vas a recibir el pago, etc.
6. Enfócate en lo importante: Hay muchos pequeños empresarios que asumen una serie de tareas que no van enfocadas a sostener su empresa. Todo es importante, pero si la mayor parte de tu tiempo está destinado a aspectos que no te generan ingresos por sí mismos, tu negocio se irá hundiendo.

Trámites para la Creación de una Microempresa

El primer paso que debes abordar una vez que has tomado la decisión de emprender es concretar la idea de negocio que tienes en un plan empresarial. Éste deberá recoger los siguientes puntos:

• Características del mercado: Deberás realizar un estudio de mercado para conocer la situación actual real del sector en el que quieras emprender, así como tu competencia.
• DAFO: Tendrás que analizar las características internas y externas de tu proyecto respecto a las Debilidades, Fortalezas, Amenazas y Oportunidades del negocio. Sé lo más sincero y exhaustivo posible, te ayudará a definir correctamente tu proyecto y a evitar posibles problemas futuros.
• Objetivo: Para empezar, deberás establecer un objetivo realista que puedas alcanzar a corto plazo (6 meses). Pasado este tiempo, podrás valorar el éxito de tu empresa, corregir posibles errores y/o valorar la continuación del mismo.
• Estructura jurídica: El siguiente paso es establecer la estructura jurídica que necesita tu negocio: autónomo, Sociedad Anónima, Sociedad Limitada, cooperativa etc. Una vez tengas elegida la forma jurídica, tendrás que elegir un nombre y comprobar que no existe un negocio con la misma denominación en el Registro Mercantil. Asimismo, deberás establecer una cuenta bancaria única y exclusiva para tu empresa. En ella depositarás el capital social. Recuerda solicitar un certificado de depósito en el banco en el deberán constar los datos del socio, o los socios en su caso, así como las aportaciones realizadas. Te servirá para acreditar el capital social en la constitución de la empresa.

A continuación, has de elaborar los estatutos sociales. Éste es uno de los pasos más importantes para crear una empresa, ya que representan las bases sobre las que se constituye tu empresa. En ellos se recogen varios datos esenciales, como la denominación, el capital, el domicilio social, etc. Además, se definen otros aspectos de interés para el correcto funcionamiento del negocio, como el órgano administrativo, el reparto de dividendos o el proceso a seguir en caso de disolución de la empresa.

Para formalizar todos los trámites de creación de tu empresa, tendrás que escriturarla ante notario. Para ello, deberéis acudir a un notario todos los socios de la empresa y aportar la siguiente documentación:

• Certificación negativa del Registro Mercantil
• Certificado bancario de depósito de capital social
• Estatutos sociales
• DNI o NIE de los socios

Después, para dar de alta tu empresa en Hacienda y conseguir tu NIF provisional, deberás presentar el modelo 036, una copia de la escritura de constitución y una copia de los estatutos en la Agencia Tributaria.

Cuando tengas tu NIF provisional, deberás constituir tu empresa ante el Registro Mercantil de tu provincia para obtener la plena competencia jurídica. Ten en cuenta que esto no significa que tu empresa está protegida como marca, ya que para ello necesitarás darla de alta en el Registro de Patentes y Marcas.

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Nota: contarás con 3 meses desde que comprobaste en el registro que el nombre de tu empresa estaba disponible para registrarlo formalmente.

Una vez hayas realizado todos estos pasos, deberás solicitar el NIF definitivo. Puedes realizarlo de forma telemática en Hacienda con certificado digital, presentando el modelo 036 con la casilla 120 marcada, junto con:

• Copia de la escritura pública
• Certificado de inscripción en el Registro Mercantil
• Fotocopia del NIF de la persona que firme la declaración censal
• Original y fotocopia del documento que acredite la capacidad de representación de quien firma la declaración censal (si figura como tal en la escritura de constitución o en los estatutos, este documento no será necesario).

Estructura Interna de una Organización

Aunque existen esquemas predefinidos, las necesidades y funcionamiento de cada empresa son únicos, por lo que su estructura también debe ser diseñada a medida.

• Objetivos y estrategias: ¿Qué se quiere conseguir y cómo? La respuesta a esta cuestión es el punto de partida inicial.
• Personal: ¿Cómo son las personas que conforman la empresa? Debes evaluar las características de tu equipo humano.
• Presupuesto: ¿Con cuánto capital cuenta la empresa? A la hora de iniciar un proyecto, la plantilla se definirá en gran medida en función de su capacidad económica.
• Tipo de estructura: ¿Cuál encaja mejor con tu modelo de negocio?
• Equipo humano: Jerarquía. ¿Cuántos niveles jerárquicos quieres que formen tu empresa? Funciones. Responsabilidades.
• Dibujo del organigrama: Al crear el organigrama, tu principal preocupación debe ser trazar una estructura que permita la formación de un equipo sólido que funcione de manera orgánica. Un organigrama mal hecho o demasiado rígido puede entorpecer el crecimiento de una empresa.

Apagar la imaginación. Facilita a tus empleados que puedan trabajar de forma independiente. Si algo es realmente importante en una organización, sea cual sea su tamaño, es la flexibilidad. Piensa que tu empresa cambiará a lo largo de los años y, con ella, también su estructura, por lo que crea un organigrama flexible, que permita cambios temporales o permanentes en la organización.

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