Comunicación Telefónica y Correo Electrónico para Empresarios

Dominar las técnicas de comunicación empresarial es esencial para un entorno de trabajo armonioso y productivo. La comunicación interna o externa ayuda a establecer relaciones sólidas con los clientes y garantiza una colaboración fluida dentro de los equipos. Cuando se hace con eficacia y, además, con la ayuda de un buen software de comunicación, permite a las organizaciones alcanzar sus objetivos de forma coherente.

Datos Clave sobre la Comunicación Empresarial

Productividad

Una comunicación empresarial interna eficaz puede aumentar la productividad del equipo. Según un estudio, las empresas que invierten en comunicación interna experimentan un aumento promedio del 20 % en la productividad (Vorecol). El 86 % de los empleados y gerentes citan la mala colaboración y la comunicación ineficaz como las principales causas de fallos en el lugar de trabajo. Sin embargo, los equipos que se comunican eficazmente pueden aumentar su productividad en un 25 % (Pumble).

Satisfacción y Retención del Personal

Las empresas que destacan en comunicación interna tienen entre un 25 % y un 47 % menos de rotación de personal en comparación con aquellas con una comunicación deficiente, según estudios de Gallup y Willis Towers Watson. Las organizaciones con una comunicación interna sólida registran una satisfacción de los empleados 4,5 veces mayor, lo que genera un mayor compromiso (Vorecol).

Impacto Financiero de una Comunicación Deficiente

La comunicación ineficaz cuesta a las empresas aproximadamente 2 billones de dólares al año en EE. UU., lo que se traduce en una pérdida promedio de 15.000 dólares por empleado (Pumble). Una mala comunicación también puede provocar pérdidas de mercado: el 68 % de los líderes empresariales han perdido acuerdos debido a malentendidos, y algunos reportan pérdidas de 10.000 dólares o más. Uno de cada cinco líderes ha perdido credibilidad por una comunicación deficiente (Pumble).

Impacto de la Comunicación Externa en la Visibilidad y el Reconocimiento de Marca

Las redes sociales juegan un papel crucial en la comunicación externa (Revue Freg).

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Eficacia de las Comunicaciones Telefónicas

Albert Mehrabian, psicólogo y profesor de la Universidad de California, descubrió que en la comunicación: el tono de voz representa el 38 % del mensaje, mientras que las palabras habladas sólo representan el 7 % del impacto total. Esto hace que las llamadas telefónicas sean muy eficaces para transmitir emociones y asegurar la comprensión.

8 Técnicas Efectivas de Comunicación

1. Prepara cómo vas a entregar el mensaje: Para transmitir un mensaje claro, una preparación minuciosa es esencial. Comienza definiendo el objetivo de tu comunicación, identifica con precisión a tu audiencia y adapta el contenido para cumplir sus expectativas. Elige argumentos relevantes y accesibles, evitando jerga o términos técnicos que puedan dificultar la comprensión. Asegúrate de que el tono y el estilo visual sean coherentes con la identidad que deseas transmitir. Finalmente, prioriza la concisión para captar y mantener la atención de tu audiencia.
2. Adapta el mensaje: Para comunicar eficazmente, ajusta tu mensaje según las expectativas y características específicas de tu audiencia. Cada grupo tiene necesidades y sensibilidades distintas, por lo que la forma de dirigirte a un director de TI será diferente a la de un especialista en atención al cliente. Destaca beneficios concretos y experiencias positivas que tu producto o servicio puede ofrecer, creando una fuerte conexión emocional. Este enfoque atractivo y personalizado fortalece las relaciones con los clientes y fomenta la lealtad a largo plazo hacia tu marca.
3. Practica la escucha activa: La escucha activa es una habilidad clave para crear un clima de confianza y fomentar intercambios auténticos. Consiste en escuchar sin interrumpir, adaptarse a la personalidad de tu interlocutor, animar al desarrollo de ideas y mostrar compromiso reformulando sus palabras para confirmar tu comprensión. Al practicar la escucha activa, captas no solo las palabras, sino también las emociones y señales no verbales, fortaleciendo la conexión y mostrando que estás plenamente involucrado en la conversación.
4. Controla tu mensaje a través de señales no verbales: La comunicación depende tanto de elementos no verbales como de las palabras. Según la investigación de Mehrabian, ¡el lenguaje corporal representa el 55 % del mensaje! Los gestos, expresiones faciales y la postura juegan un papel crucial para reforzar e ilustrar tu mensaje, reduciendo malentendidos. Adoptar un lenguaje corporal acogedor, mantener una postura relajada y usar expresiones positivas mejora la claridad del mensaje y fomenta una conexión genuina con tu público.
5. Muestra entusiasmo: El entusiasmo es una herramienta poderosa que influye directamente en cómo se recibe tu mensaje. Al compartir tus ideas con pasión y convicción, puedes inspirar confianza y energía. En un entorno profesional, el entusiasmo es un factor clave para el compromiso de los empleados y ayuda a movilizar equipos hacia objetivos compartidos. En interacciones telefónicas, donde no se ven las expresiones faciales ni el lenguaje corporal, el tono de voz se convierte en la principal herramienta para transmitir energía y convicción. Un orador entusiasta crea un ambiente positivo, captura la atención del cliente y genera confianza.
6. Pide retroalimentación a los empleados: Animar a los empleados a compartir ideas y opiniones es una forma poderosa de fortalecer su sentido de pertenencia. Este enfoque no solo fomenta ideas innovadoras, sino que también mejora la colaboración y la toma de decisiones. Al crear un ambiente donde todos se sienten escuchados y respetados, se establece una cultura de intercambio abierto, donde los empleados se expresan sin miedo a ser juzgados.
7. Usa preguntas para entender mejor a tu audiencia: Hacer preguntas específicas a tu audiencia es una excelente forma de identificar sus expectativas y necesidades. Las respuestas ofrecen valiosos insights que te permiten ajustar tu mensaje y abordar mejor sus inquietudes. Las preguntas abiertas fomentan intercambios significativos y brindan una comprensión más profunda de las perspectivas de tu audiencia.
8. Aborda los conflictos con respeto y constructividad: Manejar los conflictos con respeto es esencial para mantener relaciones saludables.

Herramientas esenciales para una Comunicación Empresarial eficaz

Para optimizar la comunicación interna y externa, contar con las herramientas adecuadas es fundamental. Aquí tienes soluciones clave que pueden transformar tu estrategia de comunicación:

1. Intranet y Aplicaciones móviles: Una intranet, combinada con una app móvil, es una base esencial para una comunicación interna fluida. Estas herramientas permiten a los empleados acceder rápidamente a la información, sin importar su ubicación.
2. Newsletters internas: Una newsletter interna es un canal estratégico para compartir noticias de la empresa, actualizaciones y cambios en los procesos. Mantiene a los empleados informados y comprometidos, a la vez que refuerza la cohesión del equipo. Una newsletter bien diseñada aumenta el nivel de implicación e impulsa el uso regular de las plataformas de comunicación interna.
3. Mensajería instantánea y software de colaboración: Herramientas como ClickUp o Chanty aumentan la productividad gracias a funciones colaborativas, acceso móvil intuitivo e integraciones sencillas con otras plataformas. Fomentan un entorno de trabajo conectado, especialmente adecuado para el trabajo remoto, facilitando el intercambio de información y la gestión de tareas en tiempo real.
4. Firmas profesionales en el Correo Electrónico: Una firma de correo bien estructurada mejora la credibilidad e identidad de una empresa. Debe incluir información como nombre, cargo, datos de contacto y enlaces a redes sociales. Para mejorar la eficiencia, utiliza un generador de firmas que garantice uniformidad en todas las comunicaciones del equipo.

El Telemarketing como Estrategia Comercial

El sistema telemarketing consiste en un tipo de estrategia comercial que pretende buscar contactos objetivos cualificados para ofrecer una serie de productos o servicios ofertados mediante una comunicación clara y fluida. Los telemarketing sistemas se caracterizan por aprovechar las tecnologías de comunicación telefónica para crear conversaciones directas y personalizadas con los distintos públicos objetivos que una empresa pretende alcanzar.

Claves del Telemarketing

• Prospección comercial: Previamente al inicio de una llamada es importante realizar un sondeo de los intereses o datos relevantes que caractericen a un prospecto (edad, sexo, nacionalidad, etc.) para así conocer cuáles pueden ser sus necesidades o requerimientos.
• Diseñar un protocolo de llamada: Cuando se contacta por vía telefónica con un cliente se ha de mantener un tono de voz amable y cercano para no alejar al prospecto.
• Contar con un speech fuerte: Aunque desconocemos cómo nos va a responder o recibir un cliente potencial, siempre se ha de contar con una fuerte estructura de llamada: saludo personalizado, presentación de la empresa, explicación de nuestro objetivo de la llamada, y escucha activa de las respuestas del cliente, etcétera.
• Control y seguimiento de llamadas: Cuando se realiza una primera llamada, siempre se ha de volver a llamar por segunda vez si se ha podido denotar un cierto interés en los servicios o productos ofertados.

PBX: Un Sistema Telefónico Esencial

Dentro del glosario básico que se debe manejar cuando hablamos de las comunicaciones de una empresa está PBX, un concepto que lleva acompañándonos desde 1880, pero que ha evolucionado, adaptándose a los nuevos avances. Por ello, sigue siendo la base de las comunicaciones telefónicas. PBX, o Private Branch Exchange, es un sistema telefónico que gestiona y dirige las llamadas telefónicas dentro de una empresa. A diferencia de los sistemas telefónicos tradicionales, donde cada línea telefónica externa requiere un teléfono específico, un sistema PBX permite que una sola línea externa sea compartida por múltiples usuarios.

El funcionamiento de una centralita telefónica privada implica la gestión de llamadas entrantes y salientes mediante la conmutación de paquetes de datos. Los sistemas PBX pueden ser tradicionales, utilizando líneas telefónicas físicas, o basados en la nube, donde las llamadas se manejan a través del protocolo de Internet (IP). En la última década, el desarrollo de la tecnología de la nube ha llevado a la creación de sistemas PBX basados en la nube, también conocidos como centralitas virtuales.

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La ventaja de esta infraestructura de telecomunicaciones interna es que es escalable, permitiendo a las empresas añadir o eliminar líneas y extensiones según su crecimiento y necesidades cambiantes. En resumen, un sistema PBX no solo moderniza la infraestructura de comunicación de una empresa, sino que también aporta una serie de beneficios que pueden transformar la forma en que se gestionan las llamadas telefónicas. Desde la centralización y gestión ágil de las comunicaciones hasta la reducción de costes y mejora de la imagen empresarial, este sistema de comunicación interna se ha convertido en una herramienta esencial para cualquier empresa que busque optimizar sus procesos y mantenerse competitiva en el mercado.

Consejos para una Atención Telefónica Eficaz

• Rápida respuesta: Es importante contestar el teléfono lo antes posible, intentando que no suene nunca más de tres veces.
• Claridad del mensaje: Tanto en un mensaje grabado como en una conversación, recuerda que no te ven. Por esta razón todo mensaje debe ser preciso.
• Un saludo cortés: Es fundamental iniciar cualquier conversación saludando a la persona que se comunica de forma agradable, con un tono amistoso y cordial.
• Escucha activa: Deja de lado cualquier otra tarea que estés realizando. La idea es descubrir qué es lo que desea o necesita el que llama.
• Notas rápidas: Ten a tu alcance alguna herramienta que te permita anotar todo lo que consideres relevante (nombres, teléfonos, mensajes).
• Espera mínima: ¿Le preguntaste al cliente si puede esperar? Es necesario consultarle si dispone de tiempo.
• Siempre una respuesta: Pocas cosas son tan frustrantes para un cliente que llama que no encontrar respuestas.
• Gracias por su llamada: Termina la comunicación con amabilidad, dejando una imagen positiva de la empresa.

El Correo Electrónico Profesional

Los lectores tienden a confiar en los correos electrónicos enviados desde una dirección de marca o un correo profesional antes que en los correos electrónicos enviados desde identificaciones personales. La mejor opción es utilizar tu nombre y tu apellido antes del arroba y, después, el dominio de tu empresa como dirección de correo. Este detalle profesionalizará tu marca.

Consejos para crear un correo electrónico profesional:

• Escoge un proveedor que ofrezca un almacenamiento amplio a un coste asequible.
• Define cómo van a estructurarse los correos electrónicos de tus empleados.
• Que sea pronunciable.
• Evita los diacríticos.
• Asegúrate de utilizar una firma adecuada que informe al destinatario sobre tu función en la empresa.

Google Workspace para Empresas

Google es uno de los principales proveedores de correo electrónico para empresas. Puedes obtener tu ID de correo de empresa de Google adquiriendo Google Workspace. Puedes elegir entre los siguientes planes:

Plan	Precio por Usuario	Características
Business Starter	6 EUR	Permite crear ID de correo electrónico personalizados con tu dominio.
Business Standard	12 EUR	Permite crear ID de correo electrónico personalizados con tu dominio.
Business Plus	18 EUR	Permite crear ID de correo electrónico personalizados con tu dominio.

El Cumplimiento Normativo en la Comunicación Comercial

De forma directa. Si una entidad desea utilizar el número de teléfono de una persona para ponerse en contacto con ella y venderle sus productos debe disponer, con carácter general, de su consentimiento previo.

Ahora bien, es obligatorio que, si una empresa realiza una campaña de telemarketing sin disponer del consentimiento del destinatario, amparándose en los supuestos indicados, consulte las listas de exclusión publicitaria (Lista Robinson) y no se dirija a las personas que se encuentren inscritas en las mismas.

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Soluciones Integrales para la Comunicación Empresarial

Las comunicaciones empresariales ya no pueden limitarse a los correos electrónicos. Tanto si eres un empresario autónomo como si eres propietario de una pequeña o mediana empresa, necesitarás un sistema de comunicación empresarial profesional y sólido para dirigir tu empresa de forma eficiente.

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