Consejos Esenciales para la Gestión Empresarial de PYMES

Las formas tradicionales de gestionar los procesos de negocio están cambiando, y cada vez más organizaciones conectan sus equipos, alinean sus tareas, y buscan formas de mejorar la productividad y reinventar cómo trabajan.

Las tendencias en el ámbito de las pymes muestran que la tecnología moderna está dando a las pequeñas empresas las herramientas necesarias para convertirse en disruptoras digitales y personales. En la actualidad, las pymes deben centrarse en los empleados, se basan en los datos para tomar decisiones, están altamente conectadas, y están preparadas para reaccionar rápidamente ante cualquier anomalía.

Para crecer dentro de tu sector es esencial que prestes especial atención a la gestión empresarial. El mundo empresarial se ha vuelto cada vez más exigente, y esto hace que una impecable gestión empresarial sea necesaria para mostrarte como una empresa consolidada y profesional.

¿Qué es la Gestión de Procesos de Negocio (BPM)?

El software BPM (gestión de procesos de negocio, por sus siglas en inglés) se refiere a la forma en que las empresas organizan sus procesos esenciales. Dicho de otra forma: cómo las empresas se las arreglan para completar las tareas diarias que impulsan su negocio, en varios flujos y departamentos.

Una buena gestión de procesos de negocio permite a las pymes sacar el máximo partido de sus empleados, datos y tecnologías. Es crucial que las pymes optimicen su gestión de procesos de negocio para alcanzar su máximo potencial.

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Si no cuentan con un esquema claramente definido para llevar a cabo sus tareas, las pymes tienen dificultades. Además, una mala gestión de procesos de negocio puede conllevar una mala experiencia del empleado. A su vez, esto genera empleados frustrados y altas tasas de abandono.

La pandemia del coronavirus no solo ha acelerado la digitalización de las pymes, sino también la de sus clientes. La nueva receta para lograr una gestión de procesos de negocio eficiente se centra en el uso de tecnologías digitales para liberar a la plantilla.

Esto incluye conectar los procesos y los departamentos, ofrecer a toda la organización visibilidad de los datos en tiempo real y facilitar la colaboración. Con estas herramientas y estrategias, las pymes cuentan con unas bases sólidas sobre las que crear y gestionar sus procesos actuales.

El software de gestión de procesos de negocio puede ayudar a las empresas a organizar y perfeccionar sus procesos. En este sentido, una buena gestión permite a las empresas crear e implementar nuevas estrategias, independientemente de su grado de complejidad. Pero el software BPM no es solo una herramienta de planificación.

El software de gestión de procesos de negocio es hoy mucho más potente de lo que era hace 5 años. La gestión de procesos de negocio mediante software BPM es una gran oportunidad de crear el esquema de funcionamiento idóneo para satisfacer las necesidades únicas de tu pyme.

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Es tu oportunidad de dar voz a tu plantilla y construir un plan que optimice todos los recursos de tu empresa. Es la forma de diseñar procesos que pongan en una posición central a tus clientes y empleados, en lugar de centrarse en sistemas o funciones desfasados. Es la opción para que tu pyme sea más fuerte, más ágil, más inteligente y esté mejor conectada.

Claves para Mejorar la Gestión Empresarial

Para lograr una buena gestión empresarial es esencial establecer objetivos claros y definidos a corto y medio plazo. También es importante promover una comunicación efectiva y transparente entre tus empleados a través de la escucha activa. No olvides que la organización será un factor determinante para que tus procesos sean eficientes y generen los resultados deseados.

Finalmente, cada una de estas acciones te permitirá obtener mejores resultados al recibir un mejor retorno de la inversión de cada una de tus decisiones.

1. Plantea adecuadamente tus objetivos: En primer lugar, debes establecer de manera clara y definida tus objetivos a corto, medio y largo plazo. Cada una de las acciones realizadas por tus empleados deben estar dirigidas hacia los objetivos establecidos.
2. Una buena organización es la clave en la gestión empresarial
3. Mejora la comunicación interna: De nada te sirve tener unos objetivos claros y una buena organización interna si no hay una buena comunicación entre todo tu equipo.
4. Invierte en innovación y transformación digital: Innovar dentro de tu organización será clave para optimizar los procesos internos y consolidar la gestión empresarial de manera eficiente. Un excelente ejemplo de cómo la innovación permite el crecimiento empresarial es el caso de Zara.
5. Procesos y medición: ¿Cómo saber si tus estrategias dan resultado? A través de la medición y evaluación de los procesos más importantes. La comunicación y el uso de las nuevas tecnologías serán esenciales para medir resultados.
6. Forma y capacita a tus empleados para fortalecer tu gestión empresarial: Ofrece cursos de formación que desarrollen las habilidades y fortalezas de tu equipo de trabajo.

Es un hecho que los empleados se sienten más motivados al seguir a un líder en lugar de a un jefe. Todo buen líder se asegura de conocer bien a su equipo, identificando las fortalezas y debilidades de cada uno de sus miembros. Igualmente, la empatía será un factor fundamental para desarrollar una relación cercana con tu equipo.

Pasos para Optimizar la Gestión de Procesos de Negocio

1. Analiza el estado actual de la gestión de procesos de negocio en tu empresa para ver cómo puedes mejorarlo.
2. Es muy buena práctica mantener tus proyectos limpios e incluir solo lo indispensable. Elimina todos los pasos redundantes o los procesos que hayan quedado obsoletos.
3. En todos los procesos hay alguna opción de automatizar algo. Analiza tus procesos pensando en esta cuestión para lograr mejoras de rendimiento y optimizar tus procesos. Gracias a la inteligencia artificial, incluso las tareas complejas y tediosas se pueden automatizar.
4. No desaproveches el retorno que recibas de tus empleados. Recopila sus comentarios, y no solo en posiciones de responsabilidad sino en todos los niveles, desde administrativos hasta directivos, pasando por agentes de ventas, etc.
5. A partir de la información que hayas recopilado, realiza un análisis DAFO para identificar los cuellos de botella en la gestión de procesos de negocio de tu empresa y los aspectos mejorables.
6. Tras culminar las fases de diseño e implantación, usa sistemas de análisis para medir el grado de eficacia y eficiencia de tus nuevos procesos. A partir de esta evidencia, evalúa los resultados y repite la fase de optimización de la gestión de procesos de negocio según sea necesario.

Errores Comunes en la Gestión de PYMES y Cómo Evitarlos

La gestión de las pymes es como subirse a una montaña rusa: momentos de euforia, curvas inesperadas y algún que otro bajón. Con recursos limitados y mucha competencia, los errores comunes pueden ser caros, y por eso te enseñamos cómo puedes evitarlos.

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Lo positivo es que la mayoría se pueden evitar con una buena estrategia, disciplina y sentido común.

1. Falta de planificación estratégica: Muchas pymes arrancan con ilusión, pero sin un plan claro. Al principio, esa energía inicial puede sostener el negocio, pero pronto comienzan a aparecer los problemas: decisiones improvisadas, recursos mal utilizados y falta de dirección. Para evitarlo, lo primero es definir una visión a medio plazo. Piensa dónde quieres que esté tu empresa en tres o cinco años. Después, marca objetivos SMART: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo definido. Revísalos al menos una vez al año, porque los mercados cambian, la competencia aprieta y la tecnología avanza. La estrategia no es estática, es un GPS que te guía y se ajusta al camino.
2. No conocer bien al cliente: Otro error típico es pensar que “ya sabemos lo que quiere el cliente”, pero la realidad demuestra lo contrario. Muchas empresas lanzan productos o servicios que no encajan porque nunca preguntaron. Aquí, la clave es investigar. Haz encuestas, pregunta en redes sociales, revisa reseñas o incluso entrevista a clientes directamente. No es necesario un estudio de mercado enorme, basta con recopilar información constante y honesta. Cuanto mejor conozcas a tu cliente, más fácil será ofrecerle valor. Y recuerda segmentar, ya que no todos buscan lo mismo ni reaccionan igual a tu mensaje.
3. Gestión financiera poco rigurosa: En las pymes es común que la parte financiera se lleve “como se puede”. Algunos errores habituales son mezclar dinero personal y empresarial, no controlar gastos, no tener reservas para emergencias o no revisar presupuestos con regularidad. La mejor forma de evitarlo es implantar disciplina financiera. Separa siempre las cuentas personales de las empresariales. Crea un presupuesto anual y compáralo con la realidad trimestralmente. Mantén un fondo de liquidez que te cubra al menos tres meses de gastos. Y si los números no son lo tuyo, apóyate en un asesor contable o en software de gestión financiera. Tener visibilidad clara del flujo de caja puede marcar la diferencia entre crecer o ahogarse.
4. Falta de digitalización o adaptación tecnológica: Hay pymes que siguen gestionando todo en papel, con hojas de cálculo desordenadas o procesos que dependen de llamadas y correos interminables. Esto, además de ineficiente, resta competitividad. La digitalización no es opcional, es necesaria. Automatizar facturas, nóminas, inventarios o atención al cliente ahorra tiempo y reduce errores. Además, usar herramientas de gestión online permite acceder a la información en cualquier momento y lugar. El consejo es empezar por lo básico: ¿qué tareas te consumen más tiempo? Busca herramientas que las simplifiquen. Y, muy importante, forma a tu equipo para que las use con soltura. La tecnología solo aporta valor si las personas la aprovechan bien.
5. Recursos humanos mal gestionados: Detrás de cada pyme hay un equipo, y si este no funciona, el negocio tampoco. Contratar rápido para cubrir un hueco, no dar formación, no definir bien los roles o no cuidar el clima laboral son errores frecuentes. La solución pasa por profesionalizar la gestión de personas. Define con claridad qué tareas corresponden a cada puesto, invierte en formación y crea un ambiente donde se valore el trabajo. Reconocer los logros, dar feedback constructivo y ofrecer oportunidades de crecimiento es clave para motivar y retener talento. Recuerda que una pyme motivada es mucho más competitiva que otra con empleados desmotivados y desorganizados.
6. Marketing improvisado o sin foco: En muchas pymes, el marketing se improvisa. Se abren perfiles en todas las redes, se hacen campañas sin estrategia o se lanza publicidad sin medir el retorno. ¿El resultado? Tiempo y dinero desperdiciados. El primer paso es tener un plan de marketing alineado con la estrategia global de la empresa. Define objetivos claros: vender más, captar leads, ganar visibilidad… Luego decide qué canales usar: no es necesario estar en todos, solo en los que tu público utiliza. Y mide. Analiza qué funciona y qué no para optimizar recursos. Recuerda que, en marketing, menos es más si está bien enfocado.
7. Comunicación interna deficiente: La comunicación interna suele descuidarse. Los líderes creen que todo el mundo sabe lo que tiene que hacer, pero la realidad es que las tareas se duplican, se malinterpretan y se pierde eficiencia. Evitar este error pasa por establecer canales claros de comunicación. Reuniones breves y regulares, herramientas colaborativas online y feedback constante ayudan a que todos estén alineados. Una pyme que comunica bien internamente es más ágil y evita conflictos innecesarios. Además, la transparencia genera confianza: cuando el equipo sabe hacia dónde va la empresa, trabaja con más motivación.
8. No medir resultados ni aprender de los errores: Hacer mucho no es lo mismo que avanzar. Muchas pymes implementan acciones sin medir resultados. Y cuando algo falla, lo dejan atrás sin analizar por qué ocurrió. La clave es definir indicadores clave (KPIs) según tu negocio: ventas, facturación, satisfacción del cliente, visitas web, productividad… Revísalos periódicamente y toma decisiones basadas en datos. Y, sobre todo, aprende de los fallos. Un error no es un problema si te sirve para mejorar procesos y evitar repetirlo.
9. No delegar y querer controlarlo todo: Un error muy común en las pymes es pensar que el empresario o el gerente tiene que hacerlo todo. La lógica suele ser: “si lo hago yo, saldrá bien”, pero la realidad es que nadie puede estar en todos los frentes. Esta mentalidad provoca desgaste, estrés y ralentiza el crecimiento. Cuando todo pasa por una sola persona, la empresa se vuelve frágil: cualquier baja, imprevisto o error puede paralizar la actividad. Delegar no significa perder el control, sino ganar eficiencia. Se trata de confiar en tu equipo, dar responsabilidades claras y crear procesos que permitan a cada persona rendir al máximo. Al principio puede dar miedo, pero liberar tareas operativas te permite enfocarte en lo estratégico: planificar, buscar nuevas oportunidades o fortalecer relaciones clave. Un buen consejo es empezar con pequeñas delegaciones y acompañar al equipo en ese proceso. Define qué esperas de cada tarea, establece plazos y mantén una comunicación constante para resolver dudas. Con el tiempo, verás que las cosas no solo salen bien, sino que muchas veces mejoran gracias a nuevas ideas. Delegar no es un lujo, es una necesidad si quieres que tu pyme crezca de forma sostenible.
10. No innovar ni adaptarse al mercado: Muchas pymes caen en la trampa de creer que, porque un modelo de negocio funciona hoy, funcionará siempre. La falta de innovación y adaptación es uno de los errores más graves y, a la vez, más comunes. El mercado cambia, los hábitos de consumo evolucionan, la competencia se multiplica y la tecnología abre nuevas formas de comprar, vender y relacionarse. Si tu empresa se mantiene en lo de siempre, corre el riesgo de quedarse atrás. Innovar no significa reinventar la rueda cada año ni invertir grandes sumas. A veces basta con pequeños cambios: mejorar la experiencia del cliente, lanzar un nuevo canal de venta, actualizar procesos internos o introducir un producto complementario. Lo importante es estar atento a las tendencias, escuchar al cliente y probar cosas nuevas de manera controlada. La innovación también pasa por la mentalidad del equipo. Una cultura empresarial que fomente la creatividad, que premie las ideas y que no castigue los errores, siempre será más ágil y adaptable. Y no olvides la competencia. Observa lo que hacen otros en tu sector y analiza qué podrías aplicar tú con tu toque propio. En definitiva, innovar es asegurarte de que tu pyme no solo sobrevive, sino que crece en un entorno en constante movimiento.

Checklist para una Gestión Eficaz

A veces lo más útil es tener un pequeño checklist mental que revisar cada cierto tiempo. Pregúntate:

• ¿Tengo una estrategia clara para los próximos años?
• ¿Conozco realmente a mis clientes y lo que esperan?
• ¿Mis finanzas están ordenadas y con previsión de futuro?
• ¿Estoy aprovechando la tecnología para ser más eficiente?
• ¿Mi equipo está motivado, formado y bien liderado?
• ¿El marketing que hago tiene objetivos claros y medibles?
• ¿La comunicación dentro de la empresa fluye sin problemas?
• ¿Mido mis resultados y aprendo de mis errores?

Si la mayoría de las respuestas son “sí”, vas en la dirección correcta. Si aparecen demasiados “no”, es momento de parar, analizar y corregir.

El Rol de las PYMES en la Economía Española

Las pequeñas y medianas empresas forman la mayor parte de la gestión empresarial de nuestro país. En concreto, y según datos del Ministerio de Industria, un 99,8% de las empresas en España son pymes.

Desafíos y Oportunidades para las PYMES en 2021

Las pymes en 2021 tienen muchos desafíos por delante. La relación entre pymes y teletrabajo es una de ellas. Con el avance de la vacunación, el trabajo remoto ya no será tan necesario como antes. Muchas empresas han comprobado por sí mismas los efectos del teletrabajo: ¿ha afectado a la productividad de los empleados? ¿Y a la rentabilidad de los proyectos? Una cosa es cierta: muchas pymes no estaban tecnológicamente preparadas para gestionar la deslocalización de equipos.

Otro de los retos es la búsqueda de aliados. Partners, socios, como los quieras llamar: otros proyectos con los que crear sinergias. El objetivo es generar nuevas oportunidades de negocio, optimizar recursos, reducir costes y riesgos.

Consejos Adicionales para la Dirección de PYMES

Más allá de lo coyuntural, la dirección de pymes necesita bases sólidas para crecer en el tiempo. Establece, por escrito y al detalle, los objetivos de tu pyme. También las acciones para conseguir esos objetivos, los plazos con los que cuentas y los recursos que destinarás. Planificar significa trazar un camino a seguir con una meta clara. Esto nos ayuda a prevenir los problemas y riesgos que pueden aparecer. La planificación no nos ata por completo, y siempre hay espacio para corregir y repensar por el camino.

La falta de liquidez, sobre todo al inicio, es uno de los problemas en la creación de pymes. Supone un freno al impulso de muchos proyectos. Lo que no se mide no existe. La improvisación puede ser útil al inicio, pero pronto habrá que encontrar formas de medir el éxito.

Indicadores Clave para la Gestión Comercial

No hay una plantilla de indicadores que se aplique por igual a la gestión comercial de pymes. Depende del proyecto, los objetivos y ambiciones. En general, el número de ventas siempre es un buen indicador. También hay otros más cualitativos como el engagement en redes para analizar el conocimiento de la marca.

Relación con Hacienda y la Seguridad Social

La relación con Hacienda puede que sea tormentosa, pero no la podemos evitar. Debemos conocer los plazos en los que hacer frente a las obligaciones con el fisco. Además, tanto la Seguridad Social como Hacienda cuentan con plazos para retrasar los pagos si lo necesitas. Puedes aplazar hasta 30.000€ sin aval, por ejemplo.

Gestión del Tiempo y Tecnología

El tiempo es oro. Y es el bien más preciado en cualquier empresa. Usar el tiempo de forma inteligente significa no ser esclavo de los horarios. Establecer procesos útiles que lleven a resultados y no malgastar el tiempo en tareas que no tengan valor. Para eso es muy importante la tecnología: un ERP para pymes puede ahorrarte horas con automatización de tareas.

Nuevos Nichos de Mercado

Dentro de las inmensas posibilidades a la hora de crear una pyme, podemos encontrar nichos con potencial de crecimiento si sabemos leer las necesidades del mercado. La consultoría tecnológica es uno de ellos. Y desde Sage ofrecemos un programa de partners para colaborar con aquellas empresas que quieran distribuir nuestros productos. Ayuda a tu entorno empresarial a actualizarse con los mejores softwares y plataformas.

Consejos Prácticos para Mejorar la Gestión en tu PYME

1. Define objetivos claros: El primer paso hacia una buena gestión es definir con precisión a dónde quieres llevar tu empresa. La falta de objetivos concretos genera una falta de dirección y hace difícil medir el progreso. Es esencial que tu equipo conozca cuáles son las metas principales y qué rol juegan en alcanzarlas. Los objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo definido (SMART).
2. Fomenta la comunicación interna: Una buena comunicación es la base de cualquier equipo eficiente. Asegúrate de que cada miembro de tu equipo entienda su rol y tenga acceso a la información que necesita para hacer su trabajo. En Tactio, hemos comprobado que la implementación de herramientas de comunicación interna como plataformas colaborativas o reuniones regulares mejora la cohesión del equipo y reduce los errores o malentendidos.
3. Automatiza tareas: La tecnología se ha convertido en una aliada esencial para mejorar la gestión en cualquier pyme. Automatizar tareas repetitivas no solo ahorra tiempo, sino que también minimiza el riesgo de errores humanos. Herramientas como software de gestión de proyectos, automatización de ventas o sistemas de contabilidad simplifican el día a día y permiten que tu equipo se concentre en actividades más estratégicas.
4. Utiliza datos para tomar decisiones: Una buena estrategia de negocio siempre está respaldada por datos sólidos. Utilizar información basada en métricas te permite tomar decisiones más informadas y alineadas con la realidad del mercado y las necesidades de tu pyme. Implementar herramientas de análisis y seguimiento de rendimiento te ayudará a identificar áreas de mejora, predecir tendencias y ajustar tu gestión de manera proactiva.
5. Invierte en la formación de tu equipo: Un equipo capacitado y motivado es una de las mejores inversiones que puede hacer una pyme. La formación continua permite a los empleados estar al día con las tendencias del sector, mejorar sus habilidades y ser más productivos.

Otros consejos para una gestión efectiva

• Haz un diagnóstico regular: Evalúa periódicamente el estado de tu empresa.
• Prioriza tareas: Asegúrate de que las actividades más importantes se lleven a cabo de manera prioritaria.

La clave para una gestión efectiva en una pyme está en la capacidad de adaptarse rápidamente a los cambios, optimizar procesos y mantener un equipo motivado y alineado con los objetivos de la empresa.

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