Muchos autónomos sufren verdaderos dolores de cabeza cuando quieren llevar ellos mismos la contabilidad de sus negocios. El emprendedor invierte su capital, sus ahorros, su dinero. Se la juega con todo para luchar por un sueño de independencia y éxito.
Sin embargo, el principal error que puede cometer es lanzarse al agua sin tener un conocimiento básico de contabilidad. La pérdida de mercadería, las deudas, el pago de impuestos y la falta de rentabilidad se traducen muchas veces en el fracaso de cualquier empresa.
Pensando en todos los emprendedores del país, este artículo presenta con un lenguaje claro y sencillo conceptos, herramientas, consejos y más que todos deberían saber sobre las finanzas y la contabilidad.
¿Por qué la contabilidad es esencial para los emprendedores?
La contabilidad permite tomar decisiones informadas al ofrecer una visión clara de la salud financiera de nuestros negocios. Para un emprendedor, esto significa saber cuánto dinero entra, cuánto sale, dónde están los gastos más altos y si el negocio realmente está generando beneficios.
Conceptos básicos de contabilidad que toda startup debe seguir
Toda startup debería seguir estos conceptos básicos de contabilidad:
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- Extractos bancarios y de tarjetas de crédito: Concilia estos extractos con regularidad para detectar cualquier error o discrepancia.
- Ingresos y gastos: Haz un seguimiento de todo el dinero que entra (por ejemplo, ventas, inversiones) y todo el dinero que sale (por ejemplo, alquiler, salarios, suministros).
- Facturas y recibos: Mantén un registro de todas las facturas que envías y de todos los recibos que recibes.
- Registros de nóminas: Si tienes empleados, lleva un registro de sus salarios, impuestos y cualquier otro beneficio que ofrezcas.
- Activos y pasivos: Mantén una lista de todo lo que tu startup posee (activos) y todo lo que debe (pasivos).
Algunos conceptos clave que todo emprendedor necesita conocer
Para tomar decisiones acertadas, es esencial que todo emprendedor comprenda conceptos financieros básicos. No es necesario ser un experto en contabilidad, pero sí es fundamental entender términos como ingresos, gastos, costos, utilidad, margen y flujo de caja.
Por ejemplo, distinguir entre los ingresos (dinero recibido por ventas) y la ganancia real (beneficio neto después de deducir todos los gastos) es crucial para evaluar la verdadera rentabilidad de un negocio. Otro término esencial es el flujo de caja, que se refiere al movimiento de efectivo dentro y fuera del negocio. Mantener un control adecuado del flujo de caja ayuda a los emprendedores a anticipar períodos críticos, planificar pagos y evitar deudas innecesarias.
Conceptos Contables Fundamentales
- Activo: Es el conjunto de bienes y derechos que pertenecen al negocio.
- Pasivo: Son todas aquellas deudas y obligaciones (sobre todo financieras) que contrae y soporta el autónomo.
- Patrimonio Neto: Está formado por aquellos elementos que constituyen la financiación propia del negocio. Se obtiene restando los pasivos (deudas u obligaciones) al conjunto de activos (bienes y derechos).
- Balance de Situación: Es una imagen fotográfica del negocio en un momento determinado.
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias: Se trata de una parte fundamental de las cuentas anuales, que resume los ingresos y gastos de un ejercicio contable.
- Flujo de Efectivo: También llamado flujo de caja, o cash flow en inglés, es la variación de entrada y salida de efectivo durante un periodo determinado.
- Memoria: Es un documento que complementa lo recogido en el balance de situación y en la cuenta de pérdidas y ganancias. En él se detallan los logros, resultados, hechos y objetivos del negocio.
- Cuentas Anuales: Son aquellos documentos que recogen la información financiera del negocio. Las cuentas anuales se elaboran cada doce meses y deberán están firmadas por un administrador que responda sobre la veracidad de los datos que contienen.
¿Cómo llevar tus cuentas de forma sencilla sin ser contador?
Utiliza herramientas de contabilidad adaptadas a pequeñas empresas: Existen programas diseñados específicamente para emprendedores que facilitan la gestión financiera. Registra todas las transacciones financieras: Mantén un registro detallado y actualizado de cada ingreso y gasto. Esto te permitirá tener una visión clara de la salud financiera de tu negocio y facilitará el cumplimiento de obligaciones fiscales.
Pasos para Iniciar la Contabilidad de una Nueva Empresa
- Separa las finanzas de la empresa de las personales: Abre una cuenta bancaria aparte y una tarjeta de crédito específicas para las transacciones de tu empresa. Esto hace que sea mucho más fácil hacer un seguimiento de los ingresos y gastos, simplificando a la vez la preparación de impuestos.
- Elige un método contable: Elige entre la contabilidad de caja, que registra los ingresos cuando se reciben y los gastos cuando se pagan, o la contabilidad de ejercicio, que registra los ingresos cuando se ganan y los gastos cuando se producen.
- Configura un gráfico de cuentas: Crea una lista de categorías para tus ingresos y gastos, como «Ventas», «Alquiler» o «Sueldos». Esto ayuda a organizar tus datos financieros y generar informes.
- Haz un seguimiento de los ingresos y gastos: Registra cada transacción, sin importar cuán pequeña sea. Usa un software de contabilidad o una hoja de cálculo para mantener todo organizado. Asegúrate de clasificar correctamente cada transacción en tu gráfico de cuentas.
- Concilia extractos bancarios: Compara periódicamente tus extractos bancarios con tus registros contables para detectar cualquier error y asegurarte de que todo coincida.
- Prepara estados financieros: Los siguientes estados financieros básicos son una parte importante de la contabilidad de cualquier negocio.
Software de Contabilidad para Startups
El software de contabilidad puede ser una excelente manera para que una startup mejore su contabilidad. Este software automatiza tareas como la facturación, el seguimiento de gastos y la elaboración de informes financieros, lo que libera un tiempo valioso para otras prioridades. Reduce el riesgo de error humano en los cálculos y la entrada de datos y mantiene los datos financieros organizados y accesibles en un solo lugar. También genera informes y dashboards que pueden ayudarte a entender tu rendimiento financiero y a tomar decisiones con conocimiento de causa.
Estas son algunas de las opciones de software de contabilidad más populares para las startups.
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- QuickBooks en línea: QuickBooks es fácil de usar, completo y se integra con muchos otros sistemas comerciales. Es una solución eficaz para la mayoría de las startups.
- Xero: Xero es conocido por su interfaz clara y sus funciones completas. Es una buena opción para las startups que quieren una experiencia más moderna e intuitiva.
- Zoho Books: Zoho Books es una opción económica que aún ofrece funciones clave de contabilidad. Es una buena opción para startups en etapa inicial con recursos limitados.
- FreshBooks: FreshBooks está dirigido a autónomos y pequeñas empresas. Sus puntos fuertes son la facturación y el seguimiento de los gastos.
- Wave: Wave es una opción gratuita con funciones básicas de contabilidad. Es un buen punto de partida para startups en fase muy inicial con transacciones mínimas.
Contabilidad para no financieros: errores más comunes
Al iniciar un negocio, es común cometer errores contables que pueden costar caro.
- Mezclar finanzas personales y del negocio: Abre cuentas separadas para no perder el control.
- Olvidar los impuestos: Aparta desde el inicio un porcentaje para cumplir con tus obligaciones fiscales.
- No pedir ayuda profesional cuando hace falta: Un contador puede ayudarte a ahorrar más de lo que cuesta.
¿Necesitan contables las startups?
Un contable puede ofrecer a las startups grandes ventajas. Mientras que algunos emprendedores pueden gestionar las tareas básicas de contabilidad al principio, los contables profesionales aportan un alto grado de experiencia y eficacia, especialmente a medida que la empresa crece. Estas son algunas de las razones por las que las startups pueden encontrar útiles a los contables.
- Experiencia financiera: Los contables tienen conocimientos especializados en gestión financiera, leyes fiscales y requisitos reglamentarios. Pueden proporcionar información y consejos que van más allá de la teneduría de libros básica.
- Ahorro de tiempo: Dirigir una startup exige mucho tiempo y energía. Al externalizar las tareas de contabilidad, los emprendedores pueden centrarse en las actividades principales del negocio, como el desarrollo de productos, el marketing y el compromiso del cliente.
- Precisión y cumplimiento: Los contables se aseguran de que los registros financieros sean precisos y cumplan con todas las leyes y regulaciones pertinentes. Esto reduce el riesgo de errores que podrían dar lugar a sanciones financieras o problemas legales.
- Optimización fiscal: Los contables están bien versados en las leyes fiscales y pueden identificar oportunidades de ahorro fiscal. También pueden garantizar que las empresas cumplan con todas las obligaciones fiscales con prontitud, evitando sanciones por presentaciones tardías o incorrectas.
- Planificación y estrategia financiera: Los contables pueden ayudar con la planificación financiera, la elaboración de presupuestos y las previsiones. Ayudan a las startups a establecer objetivos financieros realistas y a desarrollar estrategias para alcanzarlos.
- Relaciones con los inversores: Los estados financieros precisos y preparados profesionalmente ayudan a atraer y retener a los inversores. Los contables pueden preparar los documentos e informes necesarios para demostrar la salud financiera y el potencial de crecimiento de una startup.
- Controles internos y prevención de fraude: Los contables pueden establecer controles internos que protejan los activos de la startup y reduzcan el riesgo de fraude. Esto es especialmente importante a medida que la empresa escala y las transacciones financieras se hacen más complejas.
- Escalabilidad: A medida que una startup crece, sus operaciones financieras se vuelven más complejas.
Costes contables para startups
Los costes contables de las startups varían mucho en función de varios factores, como el tamaño y la complejidad de la empresa, el método contable elegido (por cuenta propia, subcontratación o contratación de un contable interno), el escenario de la empresa y las necesidades contables específicas.
Si tienes una pequeña empresa y finanzas sencillas, considera la posibilidad de encargarte de tu propia contabilidad al principio, ya que suele ser la opción más rentable. Muchos cursos y recursos gratuitos en línea pueden ayudarte a aprender los conceptos básicos de contabilidad e invertir en un buen software de contabilidad puede automatizar tareas y ahorrarte dinero en servicios de contabilidad a largo plazo. Si quieres trabajar con expertos, negocia con contables y gestores para obtener las mejores tarifas posibles.
A continuación, se muestra un desglose de los costes previstos en función de tu enfoque contable.
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Costes Contables Según el Enfoque
| Enfoque Contable | Costes Estimados |
|---|---|
| Contabilidad por cuenta propia |
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| Contabilidad externa |
|
| Contable interno |
|
| Costes adicionales |
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La contabilidad no es simplemente «llevar cuentas», sino entender cómo se comporta tu negocio con datos concretos.
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