CRM para PYMES: Características y Beneficios para Impulsar tu Negocio

Elegir el mejor CRM para pymes puede parecer complicado, pero marcará la diferencia entre seguir trabajando con procesos desorganizados o gestionar tu negocio con eficacia.

¿Qué es un CRM y por qué es Necesario para tu PYME?

Un CRM (Customer Relationship Management) es un software diseñado para ayudar a las empresas a gestionar sus relaciones con los clientes de forma más eficiente y centralizada. En pocas palabras, es un sistema que te ayuda a gestionar mejor tus relaciones con los clientes. Y sí, funcionan. Por eso, cada vez más asesorías y despachos también están apostando por herramientas digitales que les permitan trabajar de forma más colaborativa y conectada.

Si tienes una pyme, probablemente te hayas encontrado alguna vez con hojas de Excel que nadie actualiza, correos sin responder o clientes que se pierden por falta de seguimiento. Y no hace falta que sea caro, ni complicado, ni pensado para grandes empresas.

En un entorno cada vez más competitivo, las pequeñas y medianas empresas se enfrentan al reto de crecer sin perder el control sobre sus relaciones con los clientes. Una atención deficiente, la falta de seguimiento o la desorganización comercial pueden costar muy caro. En este artículo descubrirás cómo un sistema CRM puede transformar la forma en que tu empresa gestiona los contactos, las oportunidades y las ventas.

La implementación de un proceso de CRM en el flujo de trabajo diario aporta un gran impulso al negocio, independientemente del número de clientes de tu cartera actual.

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Beneficios Clave de un CRM para PYMES

Más allá de las funcionalidades, un CRM bien implementado cambia la dinámica del negocio:

1. Todo en un mismo sitio: Tener la información de clientes, oportunidades, historial de conversaciones y tareas comerciales en una sola plataforma facilita el trabajo diario.
2. Atención más personalizada: Con un CRM, cada cliente deja de ser “uno más”. Puedes saber cuándo fue la última vez que hablaste con él, qué producto compró, qué dudas tuvo… y responder con un trato más profesional y cercano.
3. Productividad del equipo: Y eso se nota en la productividad del equipo.
4. Mejores decisiones: Cuando tienes datos claros, tomas mejores decisiones.
5. Crece contigo: Un buen CRM te acompaña a medida que tu empresa crece. No necesitas el CRM más completo del mercado. Necesitas uno que se entienda con tu equipo, se adapte a tu forma de trabajar y no requiera semanas de formación. Y, por supuesto, que encaje con tu presupuesto.

Cada vez más pymes optan por soluciones que les permiten gestionar mejor su relación con los clientes, organizar su equipo comercial y tomar decisiones basadas en datos reales.

Con la correcta utilización, las empresas pueden tomar decisiones informadas, maximizar la productividad y fortalecer la relación con sus clientes.

El CRM disminuye el trabajo en los silos, ya que permite a todo el mundo compartir fácilmente sus datos, lo que aumenta las oportunidades de mantener una colaboración entusiasta.

Como pequeña empresa, necesitas saber qué funciona y qué no para poder abordar rápidamente los problemas operativos.

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La gestión de los clientes es indispensable para cualquier empresa, pero es especialmente vital para las Pymes. Estas organizaciones, a menudo con recursos limitados, deben maximizar cada oportunidad de negocio y asegurar que cada interacción sea positiva y productiva.

Con un CRM para pymes podemos conseguir todas las ventajas de estas plataformas sin necesidad de grandes infraestructuras ni inversiones, y dar el paso a la digitalización de nuestro negocio. Prepárate para ofrecer una atención personalizada al cliente que te haga destacar, y conocer cuanto antes los gustos y tendencias de tus consumidores para posicionarte con garantías en un mercado competitivo. Seguir evolucionando será más fácil si contamos con una cartera de clientes consolidada.

Todos los procesos comerciales se centralizan en un único programa desde el cual puedes administrar contactos, clientes y oportunidades, planificando de forma eficiente las acciones de los flujos de venta. Con Axial tendrás un pleno control y seguimiento de los procesos.

En este contexto, Bitrix24 se destaca como una solución CRM robusta que está diseñada específicamente con las PYMES en mente. Ofrece una gama completa de funcionalidades diseñadas para abordar los desafíos únicos que enfrentan estas empresas, desde la gestión avanzada de relaciones con los clientes hasta la automatización de procesos y la analítica profunda.

Características Esenciales de un CRM para PYMES

Puede que el software CRM venga a menudo con un montón de adornos y alarmas, pero un CRM para pequeñas empresas no necesita muchas filigranas. Las mejores herramientas de CRM para pequeñas empresas son aquellas que se centran en optimizar las tareas que ya se están realizando.

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• Gestión de Contactos: El objetivo más básico del software CRM es ayudarte a gestionar las listas de contactos. Utilizando esta información, puedes segmentar fácilmente tu lista de contactos en diferentes grupos para poder dirigirte a los clientes con una precisión milimétrica a la hora de realizar una nueva promoción o de anunciar un nuevo producto.
• Panel de CRM: El panel de CRM es una representación visual de todas tus actividades comerciales. Realiza fácilmente el seguimiento de los objetivos, los contactos y las métricas con cuadros, informes, gráficos y mapas. Los paneles también se pueden personalizar y adaptar fácilmente para que reflejen tu proceso de ventas exclusivo.
• Marketing por Correo Electrónico: El marketing por correo electrónico es una función clave para pequeñas empresas. Esta herramienta te permite enviar mensajes de correo electrónico oportunos a clientes y leads. Además, las plantillas prediseñadas te permiten crear fácilmente campañas de marketing, mientras que con las funcionalidades de supervisión puedes ver qué campañas han tenido éxito y cuáles no.
• Gestión de Datos: Independientemente del punto del que obtienes los datos -ya sean formularios escritos a mano o páginas de inicio-, deberías recopilar la información de los clientes desde el momento en que entran en el canal. Las herramientas de gestión de datos te ayudan a segmentar las listas de contactos, a borrar las entradas duplicadas y a actualizar los datos antiguos cuando se vuelven obsoletos.
• Pipeline de Ventas y Embudo de Ventas: El pipeline de ventas y el embudo de ventas son las dos caras de la misma moneda. El pipeline de ventas ofrece una visión de la experiencia del cliente desde el punto de vista del representante de ventas, mientras que el embudo de ventas representa el mismo ciclo desde la perspectiva del cliente. Al poder ver cuántos clientes hay en el pipeline y en el embudo puedes saber en tiempo real si vas camino de alcanzar sus objetivos.

Además, a3ERP CRM ofrece herramientas de seguimiento comercial, generación de acciones automatizadas y análisis de resultados mediante estadísticas y gráficos. Este CRM está pensado para mejorar la eficiencia de los equipos de venta, reducir costes operativos y fidelizar clientes con una trazabilidad total de las acciones comerciales.

Funcionalidades Esenciales de un CRM: Bitrix24 como Ejemplo

1. Gestión Eficiente de Contactos y Clientes: Permite a las PYMES organizar de manera eficaz una base de datos completa de todos sus clientes y prospectos, incluyendo información crucial como el historial de interacciones, preferencias personales, transacciones anteriores y detalles de contacto.
2. Automatización de Ventas y Marketing: Esta funcionalidad de automatización permite a las PYMES nutrir leads de manera eficaz a través de flujos de trabajo predefinidos que envían comunicaciones personalizadas basadas en el comportamiento o las acciones del prospecto. Además, la automatización facilita la segmentación precisa de los leads, lo que es crucial para diseñar y ejecutar campañas de marketing altamente dirigidas.
3. Gestión de Tareas y Proyectos: Un CRM como Bitrix24 proporciona una plataforma integrada donde los equipos pueden planificar, ejecutar y revisar proyectos en un único espacio de trabajo compartido. Esta integración profunda de la gestión de tareas y proyectos en Bitrix24 optimiza los flujos de trabajo interno a la vez que mejora la entrega de proyectos al cliente, contribuyendo significativamente a la satisfacción del cliente y al éxito del proyecto.
4. Informes y Análisis de Datos: El análisis de datos ofrecido por plataformas como Bitrix24 se convierte en una ventaja estratégica para las PYMES. Los informes generados automáticamente facilitan una visión clara y actualizada del rendimiento de la empresa, destacando áreas de éxito y aquellas que requieren atención.
5. Integración con Otras Herramientas: La integración permite una transferencia de datos fluida entre sistemas, asegurando que la información esté siempre actualizada y accesible desde una única plataforma. Por ejemplo, la integración con software de contabilidad facilita la gestión financiera al permitir a las PYMES acceder a datos de ventas y facturación en tiempo real directamente desde el CRM.
6. Acceso Móvil: El acceso móvil a un CRM empodera a los equipos con la flexibilidad necesaria para gestionar contactos, seguir oportunidades de ventas, actualizar el estado de los proyectos, y responder a las consultas de los clientes en tiempo real, todo desde sus dispositivos móviles.
7. Seguridad y Conformidad de Datos: Bitrix24 está diseñado con características de seguridad avanzadas que incluyen cifrado de datos, autenticación de dos factores y protocolos de seguridad estrictos para proteger la información almacenada en la plataforma.

¿Cómo Elegir el CRM Adecuado para tu PYME?

Elegir un CRM no debería ser una decisión impulsiva. Tampoco un proceso eterno. Una vez lo tengas claro, compara opciones. Casi todos los CRM ofrecen demos gratuitas o versiones de prueba. Una pyme suele necesitar, al menos, funciones operativas y algo de análisis.

Elegir el CRM para Pyme puede ser un proceso desafiante debido a la amplia variedad de opciones disponibles en el mercado. Antes de seleccionar un CRM, es fundamental evaluar las necesidades específicas del negocio. Esto implica identificar las áreas de la empresa que más se beneficiarían de la implementación del programa.

En primer lugar, habla con tu equipo y considera cuáles son las necesidades de cada miembro para poder crear una estrategia de CRM. ¿Cómo interactúas habitualmente con los clientes? ¿En qué medida se siente cada uno cómodo con el uso del nuevo software? Ten siempre presente lo que hace que tu negocio y tus clientes sean únicos, y prepárate para investigar un poco.

Define la visión de tu negocio: Delimita de forma clara cuál es la visión de tu negocio, ya que servirá para guiar cualquier iniciativa o estrategia comercial que adaptes. ¿Cuál es la imagen ideal de tu empresa en el futuro? ¿Cuáles serán los valores, actitudes y claves del negocio? ¿Por qué se lucha a diario? Proponte objetivos y no olvides colocar la atención al cliente en el centro de tus acciones.

Fija una estrategia comercial: Como estrategia comercial entendemos cualquier acción pensada para satisfacer al cliente y llamar su atención, pero también para obtener beneficios y cumplir con los objetivos de la empresa, como pueden ser: bajar precios, mejorar el servicio postventa, actualizar los productos, etc.

Determina unos objetivos: Conocer y establecer los objetivos de todos los departamentos es fundamental para sacarle el máximo rendimiento al software y fijar un camino a seguir. Por eso, debes procurar que los indicadores que quieras medir a través del software sean claros para todos los departamentos que vayan a hacer uso de él.

Uno de los aspectos más importantes al seleccionar un CRM para una Pyme es la facilidad de uso e implementación. Las empresas o negocios que se están iniciando suelen contar con equipos pequeños y menos recursos para invertir en largas capacitaciones o implementaciones complejas. Una herramienta fácil de usar y rápida de implementar permitirá que los empleados se adapten sin problemas y comiencen a obtener resultados desde el primer día.

El CRM debe poder integrarse de manera fluida con otras herramientas empresariales utilizadas en la empresa. Las PYMES suelen contar con diversos sistemas de gestión, como plataformas de marketing, sistemas de facturación, y aplicaciones para la gestión de inventarios o recursos humanos.

Como es de esperarse, las Pymes necesitan una solución de CRM que pueda crecer junto con ellas. La escalabilidad es indispensable para asegurar que la herramienta pueda manejar un aumento en el número de usuarios y en la cantidad de datos a medida que la empresa se expande. De igual manera, la personalización es esencial para que el CRM se adapte a los procesos y flujos de trabajo específicos de la empresa. Un programa flexible permite configurar campos personalizados, informes y dashboards que reflejen las necesidades únicas del negocio.

Top 10 CRM para PYMES

Si estás buscando el mejor sistema CRM para pequeñas empresas, asegúrate de comprobar qué funciones se incluyen en cada nivel de precios, ya que no todos los paquetes incluyen todas las funciones.

1. Zendesk Sell: Recientemente declarada por el Gartner Magic Quadrant líder de los CRM de interacción con el cliente, es una plataforma de nube potente que ofrece un CRM de ventas para pequeñas empresas. Se puede personalizar para que se adapte a cualquier flujo de trabajo y proporciona herramientas útiles que ayudan a captar y retener clientes satisfechos.
   • Prueba gratuita/suscripción: Prueba gratuita de 14 días
   • Nivel de precio más bajo: 19 USB/mes por usuario (facturación anual)
2. Drip: Se ha diseñado específicamente con el comercio electrónico en mente. Dispone de capacidades basadas en la nube y es conocida por su sistema de etiquetado, que permite a los usuarios organizar a sus contactos con cualquier campo personalizado.
   • Prueba gratuita/suscripción: Prueba gratuita de 14 días
   • Nivel de precio más bajo: 19 USD/al mes para 1-500 suscriptores
3. Sendinblue: Es una herramienta de automatización y marketing por correo electrónico basada en la nube que ofrece a sus usuarios plantillas prediseñadas y opciones de creación de correos electrónicos con arrastrar y soltar.
   • Prueba gratuita/suscripción: suscripción gratuita hasta 9000 mensajes de correo electrónico al mes
   • Nivel de precio más bajo: 25 USD/mes por hasta 10 000 mensajes de correo electrónico
4. Constant Contact: Es un proveedor de marketing de correo electrónico especialmente dirigido a marcas de comercio electrónico. Constant Contact también incluye un creador de páginas web con tecnología de IA con su red de entrega de contenidos (CDN) para que los usuarios creen páginas web de comercio electrónico.
   • Prueba gratuita/suscripción: demo gratuita disponible
   • Nivel de precio más bajo: 20 USD/mes
5. Salesflare: Es un sistema de CRM enfocado a las pequeñas y medianas empresas B2B.
   • Prueba gratuita/suscripción: Prueba gratuita de 30 días
   • Nivel de precio más bajo: 35 USD/mes (facturación mensual) o 29 USD/mes (facturación anual)
6. Zoho: Es un sistema CRM basado en nube para PYMES que ofrece integraciones con más de 500 aplicaciones empresariales. Entre las principales características de Zoho se encuentran la gestión de pipeline, el embudo de ventas, la gestión de campañas de marketing y el asistente de conversación con tecnología de IA.
   • Prueba gratuita/suscripción: Edición gratuita para hasta 3 usuarios, prueba grauita de 15 días
   • Nivel de precio más bajo: 14 USD/mes por usuario
7. Pipedrive: Es una plataforma web de gestión de leads a la que se puede acceder desde cualquier navegador o dispositivo móvil. Diseñado para las ventas basadas en actividades, Pipedrive ofrece herramientas de CRM para pequeñas empresas que se centran en la venta basada en actividades, e incluye características como la gestión de pipeline, la programación y el seguimiento de leads.
   • Prueba gratuita/suscripción: Prueba gratuita de 30 días
   • Nivel de precio más bajo: 12,50 USD/mes por usuario (facturación anual) o 18 USD/mes por usuario (facturación mensual)
8. Freshworks: Lo que comenzó siendo Freshsales es ahora Freshworks, una aplicación de CRM para pequeñas y grandes empresas. Freshworks ofrece una puntuación de leads impulsada por la IA e integraciones nativas para aplicaciones de terceros, y el paquete inicial de CRM para pequeñas empresas incluye funciones básicas como la gestión de contactos, formularios web, seguimiento de sitios web y un pipeline de ventas visual.
   • Prueba gratuita/suscripción: Prueba gratuita de 21 días
   • Nivel de precio más bajo: 29 USD/mes (facturación anual) o 35 USD/mes (facturación mensual)
9. Keap: Es una plataforma de CRM de ventas y marketing que ofrece integraciones con más de 2500 aplicaciones empresariales habituales, como Zapier, Wordpress, AdEspresso e Instapage.
   • Prueba gratuita/suscripción: Prueba gratuita de 14 días
   • Nivel de precio más bajo: 79 USB/mes por usuario, hasta 500 contactos
10. Clickup: Es una plataforma CRM de gestión de tareas para pequeñas empresas. Ofrece integraciones nativas con aplicaciones conocidas como Dropbox, Slack y G Suite e incluye un panel personalizable.
    • Prueba gratuita/suscripción: versión gratuita hasta 5 espacios
    • Nivel de precio más bajo: 5 USD/mes por usuario (facturación anual) o 9 USD/mes por usuario (facturación mensual)

Otros CRM Destacados para PYMES

• STEL Order: Uno de los CRM para pymes más completos y valorados en el mercado actual. Ofrece la posibilidad de probar su software de forma totalmente gratuita y funcional durante 7 días.
  • Precio: Plan Free por 0€ al mes.
• SugarCRM: Es una innovadora y amplia solución de CRM que destaca por su enfoque en los insights predictivos. Con esta herramienta, los usuarios pueden anticiparse a los resultados finales gracias a su capacidad de predecir el comportamiento de los clientes y la evolución del mercado.
• SuiteCRM: Es un software de CRM de código abierto que ofrece una amplia variedad de funciones y herramientas para la gestión de ventas, marketing y atención al cliente.
• SumaCRM: Es una herramienta diseñada para pequeñas y medianas empresas, con un enfoque especial en las ventas. Destaca por su simplicidad y facilidad de uso, lo que la convierte en una herramienta accesible para equipos de ventas de todos los tamaños y niveles de experiencia.

Consideraciones Finales

Elegir el CRM adecuado para tu pyme es una decisión crucial que puede transformar la gestión de tu negocio. Evalúa cuidadosamente tus necesidades, compara las opciones disponibles y aprovecha las pruebas gratuitas para encontrar la herramienta que mejor se adapte a tu empresa.

No todo depende del software. Para que funcione, la implantación debe estar bien planificada.

Independientemente del CRM que elijas, recuerda que la clave del éxito reside en una implementación bien planificada y en el compromiso de todo el equipo.

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