En el mundo empresarial, las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) son consideradas el motor de la economía, representando una parte significativa del tejido productivo de la mayoría de los países. Ser propietario de una empresa no es una tarea fácil. No solo debes garantizar un buen servicio al cliente y contar con un producto de calidad.
Ley Antifraude y su Impacto en la Facturación
La Ley 11/2021, popularmente conocida como Ley Antifraude en España, tiene como objetivo la lucha contra el fraude fiscal y la economía sumergida en nuestro país. La Ley Antifraude 2025 ha incorporado novedades que afectan a los procesos de facturación de autónomos y empresas. En concreto estarán obligados a cumplir unos requisitos cada vez que emitan una factura a sus clientes.
El enfoque por el que ha optado el legislador para garantizar la transparencia fiscal es a través del control de los softwares de contabilidad y gestión de las empresas. Esto significa que ya no podrás emplear sistemas de contabilidad manual y deberás implementar un sistema homologado. Las pymes y autónomos ya no podrán llevar sus cuentas mediante hojas de cálculo en Excel. Ni tampoco enviar su propio modelo de facturas en Word o PDF.
Prohibición de Softwares de Doble Contabilidad
Otra de las novedades que incluye el reglamento de la Ley Antifraude es la prohibición en el uso de softwares de doble contabilidad. Los softwares de doble uso (también conocidos como programas de doble facturación) facilitan que las empresas lleven una gestión contable paralela. Una práctica común entre algunas empresas que trabajan con pequeñas transacciones en efectivo es la de no introducir la operación en su sistema de facturación. Por este motivo aparecen los programas de doble uso.
Su función es la siguiente: tener una contabilidad para Hacienda, y otra oculta o en ‘B’.
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Requisitos para ser PYME
Sin embargo, para acceder a las diferentes ayudas y subvenciones disponibles, es fundamental entender qué se considera exactamente una PYME desde el punto de vista legal y administrativo. ¿Cuáles son los requisitos para ser PYME? En el contexto de las subvenciones, la Unión Europea (UE) ha establecido una definición precisa de lo que se considera una PYME, recogida en la Recomendación 2003/361/CE.
- Número de empleados (UTA): Una PYME es una empresa que tiene menos de 250 empleados.
- Volumen de negocio o balance general anual: Además del número de empleados, otros requisitos legales para ser PYME que se deben cumplir son, al menos, una de las siguientes condiciones financieras:
- Un volumen de negocio anual que no exceda los 50 millones de euros. El volumen de negocios anual se determina calculando los ingresos recibidos por una empresa durante el año en cuestión mediante la venta de productos y la prestación de servicios en el marco de las actividades ordinarias de la empresa, previa deducción de los descuentos aplicados por esta.
- Independencia de la empresa: La empresa debe ser independiente (empresa autónoma), es decir, no debe estar controlada por otra empresa o grupo de empresas que no sean PYMEs.
Cumplir con los requisitos para ser considerado PYME es fundamental, ya que permite acceder a ayudas y subvenciones específicas para este tipo de empresas. Además, facilita el acceso a líneas de financiación y a programas de apoyo empresarial que fomentan el crecimiento y la competitividad de las pymes en el mercado. Esta distinción es relevante porque muchas subvenciones están dirigidas específicamente a una de estas subcategorías.
Al efectuar los cálculos, debería utilizar los datos que figuren en las últimas cuentas anuales aprobadas de la empresa. El artículo 4, apartado 2, proporciona estabilidad y certidumbre a las empresas que se encuentran próximas a los umbrales definidos y corren el riesgo de superarlos temporalmente durante un ejercicio excepcional o en mercados volátiles. Así, en el caso de que una empresa supere los niveles máximos establecidos para los efectivos o el ámbito financiero durante el año de referencia, este hecho no afectará a su situación y conservará la condición de pyme que tenía al inicio del ejercicio contable.
La finalidad del artículo 4, apartado 2, de la definición de pyme es garantizar que las empresas que crezcan no resulten penalizadas con la pérdida de condición de pyme a menos que superen los umbrales pertinentes durante un período prolongado. Las empresas que experimentan un cambio de propiedad deben evaluarse examinando su estructura accionarial en el momento de la transacción, no en el del cierre de las últimas cuentas. Se considera empresa «toda entidad, independientemente de su forma jurídica, que ejerza una actividad económica».
Según la categoría en la que encaje una empresa, puede ser necesario que incluya datos de una o varias empresas al efectuar el cálculo de las condiciones para ser pyme. Que una empresa sea reconocida como PYME le garantiza una serie de ventajas significativas que pueden ser cruciales para su desarrollo y crecimiento. Es fundamental que las empresas interesadas se aseguren de cumplir con los criterios establecidos y se mantengan informadas sobre las posibles modificaciones en la normativa vigente.
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Facturación Electrónica Obligatoria
Entre 2024 y 2026, todos los autónomos y pymes tendrán que empezar a emitir facturas electrónicas de manera obligatoria. Próximamente, todas las facturas de operaciones entre empresas tendrán que realizarse a través de softwares de facturación certificados y legales. Y, por supuesto, todas las facturas electrónicas que se emitan tendrán que cumplir con una serie de requisitos básicos.
Una factura electrónica es, a todos los efectos, una factura. La única diferencia que tiene con la clásica factura en papel que todos conocemos, es que se emite por medios electrónicos y en formato digital. Por lo demás, la factura electrónica o efactura es, al igual que la factura tradicional, un documento comercial que deja constancia de una compraventa de bienes o servicios. Este documento permite a los autónomos tener un comprobante digital para acreditar, por ejemplo, que se ha realizado una compraventa, pagar o cobrar por ella, o justificar que se ha producido un gasto para poder practicar una deducción en declaraciones de impuestos como IVA o IRPF. La factura electrónica tiene que incluir los mismos datos obligatorios que una factura tradicional, como pueden ser numeración correlativa, fecha de emisión, datos identificativos del emisor y receptor, concepto, base imponible o tipo impositivo que se aplica a cada uno de los conceptos, entre otros.
¿Quién y Cuándo Estará Obligado a Emitir Factura Electrónica?
Desde 2015 y hasta ahora sólo están obligados a emitir facturas electrónicas los autónomos y empresas que trabajan con la Administración. La Ley de Creación y Crecimiento empresarial, también conocida como Ley Crea y Crece que entró en vigor el pasado Septiembre de 2022 dice de manera literal que “todas las empresas y autónomos -sin excepción- deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”. Esto significa que la obligación de emitir factura electrónica dejará de estar muy pronto limitada a las operaciones entre empresas y Administración y pasará a ser obligatoria también en las operaciones que se produzcan entre negocios del sector privado (B2B).
La Ley Crea y Crece no fija una fecha exacta en la que entrará en vigor esta obligación, sino que supedita el plazo a la entrada en vigor del reglamento de facturación electrónica que hace poco sacó el Gobierno a consulta pública pero que todavía no está aprobado. Una vez se apruebe este reglamento que establezca los requisitos técnicos de las facturas electrónicas en el sector privado el contador comenzará a correr y quedarán fijados dos plazos para que las empresas se adapten a la nueva normativa:
- Un año desde la aprobación del reglamento: es el plazo con el contarán las empresas y autónomos que tengan una facturación anual superior a ocho millones de euros para adaptarse totalmente a la factura electrónica.
- Dos años desde la aprobación del reglamento: es el plazo con el que contarán las empresas y autónomos con una facturación anual inferior a los ocho millones de euros para adaptarse totalmente a la factura electrónica.
Además habrá un año más de plazo (un total de tres) para que los autónomos que reciban facturas tengan que empezar a comunicar el estado de estas facturas a sus proveedores o a la Agencia Tributaria.
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Por lo tanto, se estima que a finales de 2024 o principios de 2025 las empresas con más de 8 millones de facturación tendrán ya que emitir facturas electrónicas, pero no será hasta finales de 2025 o más adelante cuando esta obligación se extienda a todos los negocios, independientemente de su tamaño y facturación.
Requisitos de las Facturas Electrónicas
El pasado mes de Marzo, el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital y Hacienda sacaron a consulta pública el reglamento que regulará la futura obligación de emitir factura electrónica en todas las operaciones entre empresas. El reglamento todavía no está aprobado, pero sí se han avanzado cuáles serán, en líneas generales, los requisitos que deberán cumplir para ser legales tanto los programas de facturación que utilicen los autónomos y pymes para emitir sus facturas como las propias facturas electrónicas.
A expensas de la aprobación de este reglamento, los elementos que deberá contener una factura electrónica para ser legal a partir de 2024 o 2025 serán:
- Emitidas por el programa de facturación de la AEAT o un software certificado: según marca el reglamento sacado a consulta pública, para que una factura electrónica sea legal, la empresa deberá haberla emitido a través de un sistema informático que cumpla los requisitos establecidos por este mismo reglamento para los software de facturación. También cabe la opción, para algunos casos en los que se emitan muy pocas facturas o de forma muy aislada, de utilizar la aplicación informática que a tal efecto pondrá a disposición la Administración tributaria.
- Que contenga un código identificativo de carácter alfanumérico y un código «QR»: para ser legales, estas facturas electrónicas deberán incluir un código de identificación y un código QR formados de acuerdo con las especificaciones técnicas y funcionales que se establezcan mediante Orden Ministerial por parte de Hacienda
- Que incorporen la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERIFACTU»: las facturas electrónicas deberán incluir el distintivo «VeriFactu» únicamente cuando se hayan acogido a la opción que va a habilitar la Agencia Tributaria para que el sistema informático de la empresa intercambie de manera instantánea todos los registros de facturación con la Administración. Este último punto es especialmente interesante para acreditar transparencia y que se cumplen todas las obligaciones tributarias, no sólo de cara a la AEAT, sino también a las demás empresas que pueden convertirse en clientes.
- Garantizar la integridad, la autenticidad y la trazabilidad de los datos registrados: estas tres claves se podrán cumplir a través de distintos elementos que fijará el reglamento una vez que se haya aprobado. Algunos de ellos podrían ser las huellas digitales del contenido, el empleo de códigos QR que faciliten la captura y digitalización de la información impresa, la estandarización de formatos de los datos o el uso de firma digital.
- Utilizar un formato que asegure el acceso digital a la factura electrónica a sus destinatarios: los destinatarios deberán poder leer, copiar, descargar e imprimir las facturas fácilmente. El acceso a la factura electrónica deberá mantenerse durante al menos cuatro años
- Incluir los demás elementos obligatorios que ya marca el reglamento de facturación para cualquier factura: estos datos que deberán incluir las facturas electrónicas del mismo modo que las convencionales son: número de factura; fecha de emisión; datos fiscales del emisor y receptor; concepto; base imponible; tipo impositivo; importe total e información del registro mercantil, si eres una empresa.
Requisitos de los Programas de Facturación
El reglamento que regulará la futura obligación de emitir facturas electrónicas entre empresas no sólo establece los elementos que debe contener una factura electrónica sino también los requisitos que debe cumplir un programa de facturación para ser legal. En líneas generales y a falta de aprobación del reglamento, las condiciones que deberán cumplir los software para ser legales son:
- Por cada entrega de bienes o prestación de servicios deberá generar, de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura, un registro de facturación de alta.
- Deberá garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación de forma que, una vez registrados los datos de facturación, éstos queden protegidos contra cualquier acción que comprometa la exactitud, autenticidad y completitud de los datos almacenados, de manera que ninguno de los datos registrados pueda ser alterado, ni por el propio sistema informático, ni por el usuario ni por ningún dispositivo, sistema o programa informático o electrónico externo.
- También deberá garantizar la trazabilidad de los registros de facturación, que deberán estar encadenados de manera que pueda verificarse su rastro siguiendo su secuencia de creación desde el primero al último. El sistema informático deberá proporcionar funcionalidades que permitan el seguimiento de los datos registrados de forma clara y fiable.
- Contar con todos los registros de facturación generados por el propio sistema informático.
- Contar con un registro de eventos que recoja automáticamente todas las interacciones con dicho sistema informático, las operaciones realizadas con él y los sucesos producidos durante su uso, como el arranque y parada del sistema informático
- En los sistemas informáticos que soporten los procesos de facturación, deberá encontrarse debidamente disociada la información con trascendencia tributaria de la posible información confidencial de carácter no patrimonial, de forma que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la información con transcendencia tributaria.
Sanciones por Incumplimiento
La Ley Crea y Crece establece la obligación en los próximos años de emitir facturas electrónicas en las operaciones entre empresas y también fija sanciones para aquellos que no cumplan con esta obligación, es decir, que emitan facturas electrónicas que no incluyan los elementos necesarios o que facturen con un software que no se adapte a los nuevos estándares que marca el reglamento. Cualquiera de estos aspectos será sancionable próximamente con multas de hasta 10.000 euros, en función de la gravedad de la infracción que haya cometido el empresario.
La Ley Antifraude será de obligatorio cumplimiento para autónomos y empresas cuya facturación anual no supere los 6 millones de euros. Multa de 50.000 euros para aquellas empresas que empleen programas de contabilidad doble o que no estén homologados.
Adquisición Gratuita de Programas de Facturación
La futura obligación de emitir factura electrónica para cualquier operación entre empresas está a la vuelta de la esquina. Las pequeñas empresas que quieran evitar sanciones y adaptarse de manera sencilla a la Ley Crea y Crece tienen ahora mismo la oportunidad de adquirir un programa de facturación como Quipu, que cumpla con todos los requisitos que exige la Ley, sin necesidad de hacer ningún esfuerzo económico.
El Gobierno ha lanzado una línea de ayudas para apoyar a los autónomos y pymes en su proceso de digitalización, el conocido Kit Digital. Uno de los aspectos que se subvencionan con este programa es la obtención e instalación de un software de facturación para hacer más suave la transición a esta futura obligación de emitir facturas electrónicas.
Los autónomos sólo tienen que solicitar la ayuda para obtener un bono de hasta 10.000 euros, dependiendo del tamaño que tenga su empresa, que podrán destinar a pagar a un agente digitalizador por alguno de los doce servicios subvencionables en estas ayudas. Al contratar a un agente digitalizador como Quipu, el autónomo sólo tendrá que solicitar el bono y la empresa digitalizadora se encargará de gestionar todo el proceso y justificaciones de la ayuda e instalar en su negocio el programa de facturación certificado que le permitirá cumplir con todos los requisitos de la Ley Crea y Crece.
En el mundo empresarial, cumplir con las obligaciones de facturación para pymes y sociedades no es solo una cuestión de orden, sino una exigencia legal que puede tener un impacto directo en la viabilidad de un negocio. Las sociedades y pymes, independientemente de su tamaño o sector, deben ajustarse a la normativa vigente en materia de facturación para evitar sanciones, optimizar su gestión y garantizar la transparencia en sus operaciones.
La facturación en España está regulada principalmente por: Ley 37/1992 del IVA y su Reglamento. Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012). Otras normativas tributarias y mercantiles que establecen obligaciones complementarias. Estas leyes determinan cuándo es obligatorio emitir factura, qué datos debe incluir y cómo debe conservarse la documentación. Desde 2025, además, se refuerza el marco legal con nuevas exigencias vinculadas a la facturación electrónica y el control de software, especialmente con la entrada en vigor progresiva del sistema VeriFactu.
Todas las sociedades mercantiles y pymes tienen la obligación de emitir factura cuando realizan una entrega de bienes o prestación de servicios, ya sea a particulares o a otras empresas. Las excepciones son muy limitadas y, en la práctica, casi todas las operaciones requieren la emisión de una factura. En concreto, deben facturar: Operaciones realizadas con otros empresarios o profesionales. Ventas a particulares cuando el cliente lo solicita expresamente. Exportaciones e importaciones. Operaciones intracomunitarias. Operaciones sujetas y no exentas de IVA. Determinadas operaciones exentas, como las sanitarias o educativas, pero que igualmente deben documentarse.
La normativa contempla diferentes tipos de factura que se adaptan a la naturaleza de la operación: Factura completa u ordinaria: Incluye todos los datos exigidos por el Reglamento de Facturación. Factura simplificada: Sustituye a los antiguos tiques.
Tipos de PYMES
Representan alrededor del 98% del tejido productivo español, no todo el mundo sabe concretar lo que es una pyme, por paradójico que parezca. Ser una pyme tiene una serie de ventajas respecto a una gran empresa pero, también algunas desventajas. En cualquier caso, ser una pyme conlleva para sus gestores un abanico de obligaciones, principalmente tributarias, que es necesario conocer para cumplir debidamente con los requerimientos que pide la Administración. De acuerdo con la Unión Europea (UE), una empresa es una entidad, independientemente de su forma jurídica, que ejerce una actividad económica, entendiendo por actividad económica la venta de productos o servicios a un precio dado o en un mercado directo o determinado.
De manera específica, se define a las pymes (en el Reglamento 651/2014 de la Comisión Europea) como empresas que ocupan a menos de 250 personas y cuyo volumen de negocios anual no excede de 50 millones de euros o su balance general anual no excede de 43 millones de euros. Además, los profesionales autónomos tienen la consideración de pymes cuando cumplan con los criterios del número de empleados e importes financieros y ejerzan actividad económica.
Existen distintas clasificaciones para las Pymes. Este es el tipo de empresa más pequeña dentro de las Pymes. Aunque se consideran PYMES, tienen un tamaño más grande que las anteriores. Su actividad tiene más presencia a nivel nacional o, incluso, internacional. ¿Un autónomo es PYME? En cuanto a las actividades que realizan y la expansión que tienen, son muy variables entre ellos. PYMES industriales. Son empresas que se dedican a la fabricación de bienes. PYMES comerciales. Tienen como principal actividad la compra y venta de productos. Pueden ser mayoristas, minoristas o comerciantes en general. PYMES de servicios. En vez de vender productos ofrecen servicios. PYMES agrícolas. Producen, procesan o venden productos agrícolas.
En España, igual que ocurre en el resto de países de la Unión Europea, las pequeñas y medianas empresas son la base de nuestra economía. Un buen resumen para saber lo importantes que son las pequeñas y medianas empresas es saber cuántas PYMES hay en España. El porcentaje de PYMES en España representa 99% de todo el tejido empresarial de nuestro país, lo forman este tipo de empresas y un 65% del PIB. De los casi 3 millones de PYMES que hay en España, más de un millón son microempresas, 160.000 son pequeñas empresas y 25.000 son medianas empresas. Esto significa que muchos trabajadores han dejado los empleos tradicionales y empezaron su propio negocio.
Según el informe Cifras Pyme 2024, en diciembre de 2024 en España había 2.948.527 empresas, de las cuales 1.139.427 eran microempresas. Esto supone que el 38,64 % de las empresas de nuestro país son microempresas. En este informe llama la atención el reducido número de grandes empresas.
Microempresas vs PYMES
Un autónomo puede considerarse microempresa si cumple con los criterios de número de empleados e importes financieros y ejerce una actividad económica. Las pymes (pequeñas y medianas empresas) incluyen tanto microempresas como pequeñas y medianas empresas. Las pymes pueden tener hasta 249 empleados y facturar hasta 50 millones de euros, mientras que las microempresas deben mantenerse por debajo de los 10 empleados y los 2 millones de euros de facturación. Las obligaciones fiscales y contables de una gran empresa son mucho más complejas que las de una microempresa, que disfruta de ciertos beneficios fiscales y menores exigencias contables.
Por lo tanto, conocer los requisitos que tiene que cumplir una microempresa es fundamental para elegir la estructura empresarial más conveniente.
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