En un entorno cada vez más competitivo y digitalizado, contar con herramientas que permitan mejorar la eficiencia y la rentabilidad de las empresas ya no es una opción, sino una necesidad. Los softwares tipo ERP son sistemas que facilitan el control y la gestión integral y coordinada, en tiempo real, de los procesos de gestión de una empresa.
¿Qué es un ERP para Pymes?
Un ERP para pymes es un software de gestión de recursos empresariales diseñado para optimizar la gestión interna de pequeñas y medianas empresas. Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema integral que centraliza y automatiza los procesos clave de una empresa: ventas, compras, contabilidad, inventario, recursos humanos y más.
Al implementar un ERP, tu empresa gana en visibilidad, agilidad operativa y capacidad de análisis, lo que se traduce en una toma de decisiones más eficiente.
¿Por qué es imprescindible un ERP?
Este tipo de software actúa como columna vertebral de la organización, interconectando todas las áreas funcionales, desde finanzas y contabilidad hasta recursos humanos, producción, y gestión de la cadena de suministro. Al centralizar la información en una sola plataforma, un ERP para pymes ofrece una visión clara y unificada del negocio, facilitando la toma de decisiones basada en datos precisos y actualizados.
Esta integración ayuda a eliminar redundancias, mejora la eficiencia operativa y promueve una mayor colaboración entre departamentos. La importancia de un ERP reside en su capacidad para adaptarse a las necesidades específicas de estas organizaciones, ofreciendo soluciones escalables y flexibles.
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En un entorno empresarial cada vez más competitivo, las pymes se enfrentan al desafío de gestionar recursos limitados de manera eficiente mientras buscan crecimiento y sostenibilidad. Un software de gestión empresarial permite automatizar procesos repetitivos, reducir errores humanos, y proporcionar información crucial para la planificación estratégica y la gestión eficiente de los recursos.
Asimismo, este sistema facilita el cumplimiento normativo y mejora el servicio al cliente al proporcionar una respuesta más rápida y precisa a sus demandas.
Pasos para elegir el mejor ERP para tu negocio
Para poder elegir el mejor ERP para pymes, es necesario tener en cuenta una serie de factores. La elección del sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) adecuado es un paso crucial para cualquier negocio que aspire a optimizar su gestión y mejorar la eficiencia operativa.
Esta decisión no solo impacta la forma en que se manejan los procesos internos, sino que también afecta directamente el crecimiento y la adaptabilidad de la empresa en un mercado cada vez más competitivo y digitalizado.
- Evaluación de necesidades y objetivos empresariales: Antes de iniciar la búsqueda, es fundamental comprender tus necesidades empresariales actuales y futuras. Determina qué procesos necesitas automatizar y qué problemas específicos deseas resolver. Considera si necesitas un sistema que se centre en áreas específicas como finanzas, recursos humanos, ventas, o un sistema integrado que abarque todas estas funciones.
- Investigación y comparación de opciones: Investiga las diferentes opciones de ERP disponibles en el mercado. Compara sus características, ventajas, y limitaciones. No olvides considerar aspectos como la escalabilidad, la facilidad de uso y la integración con otras herramientas existentes.
- Consideración de la implementación en la nube: Decide si un ERP en la nube es la mejor opción para tu negocio. Los sistemas ofrecen ventajas como la accesibilidad remota, menor necesidad de infraestructura de TI interna y actualizaciones automáticas. Sin embargo, asegúrate de que cumplan con tus requisitos de seguridad y privacidad de datos.
- Análisis de costes y ROI: Evalúa el coste total de propiedad del ERP, incluyendo la implementación, la formación, el mantenimiento y las actualizaciones futuras. Calcula el retorno de la inversión esperado y considera cómo el sistema puede ayudar a optimizar los procesos y reducir los costes a largo plazo.
- Pruebas y demostraciones: Solicita demostraciones y versiones de prueba de los sistemas ERP que estés considerando. Esto te permitirá entender mejor cómo funcionan y cómo se adaptan a tus procesos empresariales. Asegúrate de involucrar a los usuarios finales en este proceso, ya que su retroalimentación será crucial.
- Consideración del proveedor: Un aspecto crucial en la elección de un ERP es el nivel de soporte y formación ofrecido por el proveedor. Asegúrate de que cuenten con un buen servicio de atención al cliente y ofrezcan formación adecuada para facilitar una transición suave.
Características clave de un ERP para Pymes
Los mejores sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) para pymes comparten una serie de características fundamentales que los hacen especialmente eficaces y adecuados para las necesidades de pequeñas y medianas empresas. Un ERP para pymes debe ser intuitivo y fácil de manejar, ya que en este tipo de empresas no suele haber equipos técnicos amplios ni recursos dedicados exclusivamente a la formación o adaptación de nuevos sistemas.
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- Escalabilidad: Es esencial que el ERP pueda crecer al mismo ritmo que lo hace la empresa. Esto implica que el sistema debe estar preparado para gestionar un mayor volumen de datos, más usuarios y nuevas funcionalidades, sin afectar su rendimiento.
- Personalización: Cada pyme tiene procesos y flujos de trabajo únicos. Por eso, un ERP eficaz debe permitir un alto grado de personalización para adaptarse a las necesidades particulares de cada empresa.
- Integración: Un buen ERP debe ser capaz de integrarse fácilmente con otras aplicaciones que ya utilice la empresa, como CRM, plataformas de comercio electrónico, soluciones de contabilidad o herramientas de productividad.
- Accesibilidad: La posibilidad de acceder al ERP desde distintos dispositivos y ubicaciones es crucial hoy en día.
- Funcionalidades clave: Aunque las pymes no requieren todas las funcionalidades complejas de un ERP de gran corporación, sí es imprescindible que el sistema incluya módulos clave como la gestión de inventario, ventas, compras, contabilidad y finanzas.
- Soporte técnico: Dado que muchas pymes no cuentan con personal de TI interno, el soporte técnico que ofrece el proveedor es un aspecto crítico.
- Coste total de propiedad (TCO): El coste total de propiedad es un factor determinante en la decisión de compra. Los ERP para pymes suelen ofrecer modelos de precios más accesibles, ya sea mediante suscripciones mensuales, pago por uso o licencias económicas.
- Seguridad: La protección de los datos empresariales es un aspecto vital. Los mejores ERP para pymes incorporan protocolos robustos de seguridad para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
- Actualizaciones: El proveedor del ERP debe ofrecer actualizaciones constantes que mantengan la herramienta al día con las últimas funcionalidades, mejoras de rendimiento y parches de seguridad.
- Informes y análisis: Un buen ERP debe permitir generar informes y análisis de datos que ayuden a la toma de decisiones estratégicas.
- Implementación rápida: Dado que las pymes no pueden permitirse largos procesos de implantación, es importante que el ERP pueda configurarse e implementarse en un plazo breve.
Módulos imprescindibles en un ERP para Pymes
Los ERP destacan por incluir una gran cantidad de módulos y utilidades, que las empresas pueden seleccionar de forma independiente para cubrir los procesos de su negocio.
- Contabilidad y finanzas: Este módulo es esencial para la gestión financiera y contable de la empresa, incluyendo la contabilidad general, gestión de tesorería, facturación y pagos.
- Recursos Humanos: Fundamental para la administración del personal, este módulo gestiona nóminas, registra horas trabajadas, y administra beneficios.
- Producción: Para las pymes que cuenten con un proceso de fabricación, aporta herramientas como la planificación de la producción, seguimiento de la producción y control de calidad (automatizar e integrar la producción con el resto de áreas).
- Ventas: Incluye funcionalidades como gestión de pedidos, seguimiento de clientes y análisis de ventas.
- Compras: Este módulo ayuda a optimizar la gestión de proveedores, órdenes de compra y precios de coste de productos.
- Gestión de stock: Clave para la gestión eficiente del inventario, con funciones como seguimiento de productos, reordenamiento automático y análisis de inventario.
Mejores soluciones ERP para Pymes en 2024
Para elaborar esta lista, se han tenido en cuenta únicamente aquellas soluciones enfocadas a pequeñas y medianas empresas. Tras hacer un recorrido integral por el mercado, se han seleccionado estos softwares por sus valoraciones, funcionalidades y reputación en el sector.
- Sage 200 por ser un ERP integral para las pymes
- ev4 por su conectividad con tiendas online
- Cloud Gestion para sectores con requisitos especiales
- Stel Order para Pymes de asistencia técnica
- Business Central para Microsoft
Comparativa de ERPs
A continuación, se presenta una tabla con algunos de los ERPs más destacados para pymes:
| Programa ERP | Precio desde | Prueba / Demo | Valoraciones | Puntos destacados |
|---|---|---|---|---|
| STEL Order | Desde 0€/mes | Prueba gratuita | 4,9/5 (+3.000 reseñas) | Compatible con Verifactu, Clientes CRM, Facturación electrónica personal, Control de stock real, Presupuestos, y mucho más. |
| Ekon | No disponible | Demo gratuita | No disponible | ERP en la nube, CRM, punto de venta, soporte y formación incluidos. |
| Odoo | 22,40 €/mes | Prueba gratuita | 3,5/5 (1500+ reseñas) | ERP open source, personalizable, módulos escalables, e-commerce integrado. |
| Clickgest | 36 €/mes | Demo gratuita | No disponible | ERP modular, versión lite económica, trazabilidad y enfoque en sector alimentación. |
| Oracle | No disponible | Demo disponible | Muy utilizado globalmente | ERP potente, ideal para empresas grandes. |
Soluciones ERP destacadas
A continuación, se describen algunas de las soluciones ERP más destacadas para pymes:
STEL Order
STEL Order es uno de los CRM para pymes más completos y valorados del mercado. Una de las funcionalidades destacadas es su catálogo digital de productos y servicios, accesible desde cualquier lugar. Con Shop, aumentar la visibilidad online de tu empresa es fácil. Dentro de STEL Order, podemos encontrar funcionalidades propias de soluciones como ERP, CRM o software y facturación, y su capacidad de trabajar en la nube se adapta perfectamente a las necesidades actuales de cualquier tipo de empresa. STEL order ofrece Tempo que es una funcionalidad de STEL Order, para gestionar las jornadas y ausencias de tus trabajadores de forma más rápida y sencilla. STEL Tempo te permite llevar a cabo esta nueva obligatoriedad de forma más rápida, automática, segura y sencilla.
- Prueba gratuita. Se puede probar la herramienta antes de su adquisición para así evaluar si realmente es la solución que se necesita.
- Servicio de atención al cliente.
- Variedad de tarifas.
- Facilidad de implementación y uso. Con STEL Order, las pymes pueden utilizar la herramienta desde el día uno.
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Odoo
Los que busquen una solución open source para gestionar una pyme a través de un ERP tienen la alternativa de Odoo. El módulo de CRM en Odoo permite gestionar oportunidades, segmentar clientes, automatizar seguimientos y mejorar las tasas de conversión. El módulo de Ventas facilita la creación de cotizaciones, la gestión de órdenes de venta y el seguimiento de pedidos. Uno de las funcionalidades más robustas de Odoo, que soporta inventarios multi-almacén, picking, empaquetado y logística avanzada. Odoo ofrece un sistema contable completo que soporta múltiples monedas, impuestos, facturación electrónica (dependiendo del país) y conciliaciones bancarias automáticas. Migraciones: Odoo permite actualizar de versiones anteriores (por ejemplo, de Odoo 14 a 17) minimizando riesgos de pérdida de datos.
Sage ERP
Con Sage ERP, las pymes pueden analizar toda la información que manejan y sacar el máximo partido de la misma para tomar mejores decisiones. Sage destaca por apostar por implementar herramientas de business intelligence (inteligencia de negocios) en su plataforma.
Tipos de ERP para Pymes
La adecuada elección del tipo de ERP para tu Pyme es uno de los primeros pasos a dar en el proceso de búsqueda. Los ERP’s se pueden clasificar atendiendo a diferentes criterios. Uno de ellos es por niveles en función del tamaño de la empresa, a una Pyme le corresponden los de nivel 3 (con funcionalidades completas) o los considerados de nivel 4 (para unos requerimientos básicos). Dentro de estos nos encontraremos las siguientes clases:
- Por el tipo de licencia:
- De código abierto: también conocido como Open Source, es un sistema que se distribuye libremente permitiendo las modificaciones necesarias.
- Comercial: el desarrollo y la propiedad pertenecen a una empresa privada (proveedor), que es el encargado de la comercialización y el soporte.
- Atendiendo a la especialización:
- Horizontal: es una solución para cualquier tipo de negocio ya que los módulos que la componen son genéricos.
- Vertical: se desarrolla teniendo en cuenta las necesidades específicas de un sector, e incluye además de los módulos habituales, otros para las actividades que se realizan. Dentro de los sistemas verticales nos encontramos con las “soluciones a medida”, que son básicamente personalizaciones para un cliente determinado.
- Según la instalación:
- Local: es aquel que se aloja dentro de los servidores de una empresa una vez adquirida la licencia. La infraestructura y el mantenimiento corren a cargo del cliente.
- En la nube: en un ERP en la nube el alojamiento, mantenimiento y costes de infraestructura son asumidos por un proveedor que facilita el acceso al sistema por medio de Internet.
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