Una de las dudas más comunes al contratar nuevo talento es el coste real del trabajador para la empresa. No obstante, en ocasiones no sabemos cuánto nos cuesta contratar a nuevos empleados. Para que sepas con detalle cuánto te supondrá añadir un empleado más a tu empresa, te enumeramos el detalle del pago a la Seguridad Social y todos los costes adicionales que deberás hacer frente.
Conocer todos los costes que generan los nuevos candidatos es clave para elaborar el plan de Recursos Humanos, ya que de esta manera se pueden definir mejor los objetivos. Recuerda que no es solo el salario sino que existen una serie de gastos que la compañía tendrá que asumir a la hora de incorporar nuevos trabajadores a su plantilla. ¿Estás dispuesto a asumir el coste de contratar un nuevo trabajador?
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es el coste de un trabajador?
- Responsabilidades de una empresa al contratar un trabajador
- ¿Cuánto paga la empresa de Seguridad Social por un trabajador?
- ¿Cuánto tengo que pagar para asegurar a un empleado?
- ¿Cuánto se paga a la Seguridad Social por un trabajador a media jornada?
- ¿Qué cotizaciones paga el trabajador?
- ¿Cuánto cuesta contratar a un trabajador en España?
¿Qué es el Coste de un Trabajador?
Este término del “coste de un trabajador” supone el total que va a tener que abonar mensualmente una empresa por ese trabajador. Se divide principalmente en dos sumas diferenciadas:
- Salario en bruto, es decir, la retribución bruta mensual. De ella, el trabajador obtendrá su salario neto mensual después de descontar la parte proporcional de IRPF y Seguridad Social. Esto es, en definitiva, la suma que percibirá en su cuenta bancaria mensualmente.
- Cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la empresa. Estos se determinarán por los coeficientes de cotización a la Seguridad Social, como veremos más adelante.
Además de estas dos cuantías, habrá que incluir en el coste total del trabajador otro tipo de gastos indirectos que vendrán determinados por la prestación de servicios por cuenta ajena del trabajador. Estos podrían ser, por ejemplo, las pagas extra, gastos de formación o seguros como el de prevención de riesgos laborales.
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Responsabilidades de una Empresa al Contratar un Trabajador
Siempre que una empresa contrate a un trabajador, debe darle de alta en la Seguridad Social. Para ello, la propia empresa debe haber solicitado lo que se conoce como Código de Cuenta de Cotización, tras inscribirse en la Seguridad Social en el régimen que le corresponda. Una vez tenga esa cuenta de cotización ingresará ahí el importe de los seguros sociales de los trabajadores.
Además, el contrato de trabajo del nuevo empleado se ha de presentar en el INEM, una vez dado de alta el trabajador. Obviamente, cada mes la empresa tendrá que ingresar las cotizaciones sociales del trabajador, eso sí, al mes siguiente del devengo de cada nómina.
¿Cuánto Paga la Empresa de Seguridad Social por un Trabajador?
Como ves, el coste que debe asumir la empresa en pagar la Seguridad Social del trabajador es elevado y representa entre el 30% - 35% de incremento partiendo desde el salario bruto. Las cotizaciones empresariales combinan tramos fijos y uno variable según la actividad, y se aplican sobre el salario bruto.
- Cotización por contingencias comunes: 23,60% del salario bruto. Cubre incapacidad temporal/bajas y otras prestaciones sanitarias; es el tramo fijo principal.
- Cotización por formación: 0,60%. Financia la formación bonificada de la plantilla; se aplica sobre la base de cotización.
- Cotización por desempleo: 5,50% en contratos indefinidos y 6,70% en contratos temporales. Financia las prestaciones por desempleo; el tipo mayor en temporales incrementa ligeramente el coste total.
- Cotización por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales: el porcentaje depende de las tablas de cotización por actividad. Puedes encontrar más información al respecto en nuestro artículo sobre contingencias comunes. Es el tramo variable (≈1,5%-≈7% según CNAE) y explica la horquilla de coste total habitual del 32%-38% sobre el bruto.
- Cotización al Fondo de Garantía Salarial (FOGASA): 0,20%. Cubre salarios e indemnizaciones si la empresa entra en insolvencia.
- Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI) en 2024: 0,58%. Recargo finalista que se suma a los anteriores sobre la misma base.
A este esquema general para calcular el coste de la Seguridad Social a cargo de la empresa, hay que hacerle algunas precisiones. En ciertos casos, se aplican normas especiales. Las horas extraordinarias tienen su propia cotización. Lo normal es que su retribución no se considere en la base de cotización, pero el ministerio puede establecer lo contrario en momentos o para sectores determinados. Los contratos temporales de menos de 30 días tienen una cotización adicional. Los trabajadores que, por edad, podrían estar jubilados, no generan cotizaciones ni a su cargo ni al de la empresa por la mayoría de las contingencias.
¿Cuánto Tengo que Pagar para Asegurar a un Empleado?
Como ya hemos mencionado, una parte de lo que la empresa debe pagar por un empleado acaba en seguros sociales (cotización a la Seguridad Social). Este monto está destinado a cubrir las siguientes situaciones:
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- Enfermedad común, baja por maternidad (y también la baja por riesgo durante el embarazo), accidentes no laborales y jubilación. Estas situaciones se encuentran en lo que arriba denominamos “contingencias comunes”.
- Accidentes laborales y enfermedades profesionales. Con esto nos referimos a todo lo que puede acarrear un daño a la salud del trabajador durante su actividad en la empresa, ya sea por un momento puntual (accidente) o de forma continuada (enfermedad).
Como ya señalamos arriba, estas cotizaciones sociales cubren también formación profesional, horas extraordinarias y desempleo.
- Fondo de Garantía Salarial (FOGASA): como señalan en su página web, FOGASA es un “organismo autónomo adscrito al Ministerio de Trabajo y Economía Social que garantiza a los trabajadores la percepción de salarios, así como las indemnizaciones por despido o extinción de la relación laboral, pendientes de pago a causa de insolvencia o procedimiento concursal del empresario”.
Aparte de los seguros sociales, un empleador ha de contar con un plan de prevención de riesgos laborales que determinará los riesgos que, durante su actividad profesional, puede tener el empleado y los medios a poner en práctica para evitarlos. Además, los convenios colectivos de determinadas actividades laborales o profesionales pueden contemplar la obligación de que la empresa tenga que contratar seguros de accidentes, o incluso de vida, para el trabajador.
¿Cuánto se Paga a la Seguridad Social por un Trabajador a Media Jornada?
Se puede dar el caso de que un trabajador sea contratado a tiempo parcial. No hay especificación concreta al respecto pero un contrato de jornada completa incluye 40 horas de trabajo semanales, 8 horas al día, 5 días a la semana. En cuanto a la jornada a tiempo parcial siempre será un trabajo con un número de horas, al año, al mes o a la semana, inferior al de la jornada completa.
Sin embargo, el matiz del coste de un trabajador con contrato a tiempo parcial para una empresa desaparece ya que el cálculo se hace exactamente de la misma manera que con un trabajador a tiempo completo, solo que de manera proporcional.
¿Qué Cotizaciones Paga el Trabajador?
Entender las nóminas de un trabajador puede no ser fácil, especialmente la diferencia entre salario bruto y neto. Principalmente, y para explicar finalmente con un ejemplo práctico cuánto cuesta un trabajador a una empresa, tenemos que conocer qué cotizaciones corresponden al propio empleado:
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El trabajador también debe cotizar a la Seguridad Social y reducir una parte de su salario bruto con ello. De nuevo hablamos de contingencias comunes (4,70% del sueldo bruto), cotización por formación (0,10%) y la cotización por desempleo (1,55% en contratos indefinidos y 1,60% en contratos temporales). La cantidad total de estas cotizaciones es de un 6,35% del sueldo bruto. A esto habrá que añadir el coste del MEI que asume el empleado, que es de 0,12%. Por lo que el total a descontar sería 6,47%.
Además de ello, del salario bruto de un trabajador hay que realizar la pertinente retención del IRPF. Hablamos de un porcentaje variable que aumenta en función de los ingresos del trabajador en cuestión. También influyen otros factores como puede ser las personas al cargo y el estado civil.
¿Cuánto Cuesta Contratar a un Trabajador en España?
Formar un equipo de trabajo eficiente es crucial para cualquier empresa, al igual que rentable. A simple vista puede parecer que, para una empresa, el coste de un trabajador es solo el salario. Evidentemente, no contamos aquí a los trabajadores autónomos, para los que una empresa se limitaría a pagar una factura por sus servicios y no le supondría un coste mensual como es el de un asalariado.
El salario en bruto está formado por la retribución bruta mensual que percibe un empleado por su trabajo. En líneas generales, cuando se trata de determinar cuánto cuesta un trabajador a una empresa, se estima que el 70 % del coste está formado por el salario y el 20 % por los seguros sociales.
Para calcular cuánto cuesta dar de alta a un trabajador, partimos de la base de que el pago mensual que asume la empresa supera el 31 % del salario bruto que paga a su empleado. Lo que paga una empresa por un empleado no es lo mismo que este percibe, la empresa siempre pagará una cifra más alta que lo se refleja en el resultado neto de la nómina del trabajador a final de mes. El sueldo bruto (es decir: el sueldo sin descuentos).
Factores que Influyen en las Cotizaciones
Los factores que influyen en estas cotizaciones son dos: por un lado, el régimen en el que el empleado esté dado de alta, que puede ser general, de autónomos, empleado del hogar, etc.
Las bases de cotización a la Seguridad Social mantienen la aplicación de la Orden TMS/83/2019, que prorroga los presupuestos generales del Estado para el año presente.
- Grupo 1: Ingenieros y Licenciados.
- Grupo 2: Ingenieros Técnicos, Peritos y Ayudantes Titulados.
- Grupo 3: Jefes Administrativos y De Taller.
- Grupo 4: Ayudantes No Titulados.
- Grupo 5: Oficiales Administrativos.
- Grupo 6: Subalternos.
- Grupo 7: Auxiliares Administrativos.
Existen ciertos grupos cuya cotización debe calcularse en bases diarias.
- Grupo 8: Oficiales de Primera y Segunda.
- Grupo 9: Oficiales de Tercera y Especialistas.
- Grupo 10: Peones.
- Grupo 11: Trabajadores menores de 18 años.
En el caso del IRPF, por otro lado, no existen unas cantidades estipuladas y, de hecho, es necesario hacer el cálculo de forma independiente para cada trabajador. El IRPF debe ser liquidado entre los meses de mayo y julio, aunque también es cierto que la Seguridad Social retiene una parte de la nómina mensual de los empleados.
Una vez aclarados los conceptos, existe una fórmula para calcular el coste individual de cada persona empleada, para ello hay que tener en cuenta ciertas variaciones que hemos mencionado anteriormente.
Piensa que, además del salario pactado, el mayor gasto asociado a un empleado son los diferentes costes de la Seguridad Social.
Ejemplo Práctico
Imaginemos que una empresa contrata de forma indefinida a un trabajador con un salario bruto anual de 20.000 €.
En total, la suma serían 21.891,93 euros anuales. Entonces, al final puede quedar un acumulado del 40% - 45% de sobrecoste sobre el salario bruto.
Estrategias para Optimizar Costes
No siempre es sencillo, pero la clave suelen ser los datos, que te permiten tomar decisiones orientadas por la eficiencia. Por lo demás, suele ser muy importante detectar recursos ociosos. En algunos casos, la contratación de personal permite que estos se deterioren menos o más despacio. Es decir, lo que te gastas en el nuevo trabajador podría ser compensado con ahorros en otras partidas.
No obstante, no siempre el ahorro de costes de personal es la mejor práctica. No olvides que, aunque te gastes un dinero, las contrataciones permiten expandir tu negocio.
Dale una vuelta a tu estrategia de contratación. Piensa que, si sigues ciertas estrategias concretas, podrás beneficiarte de bonificaciones sociales de la Seguridad Social, por ejemplo.
Considera opciones interesantes como, por ejemplo, la retribución flexible (también conocida como retribución en especie). Esta es una opción que permite al empleador pagar parte de la nómina del trabajador en especies o en productos. Puede darse el caso de que la empresa ofrezca a sus empleados un producto o un servicio a cambio de parte de su salario bruto. Suele ser, eso sí, un producto o servicio que se ofrece a un precio inferior al de mercado.
Tabla Resumen de Cotizaciones
| Concepto | Indefinido | Temporal |
|---|---|---|
| Cotización por contingencias comunes | 23,60% | 23,60% |
| Cotización por formación | 0,60% | 0,60% |
| Cotización por desempleo | 5,50% | 6,70% |
| Accidentes de trabajo y enfermedades profesionales | Según CNAE (≈1,5%-≈7%) | Según CNAE (≈1,5%-≈7%) |
| Fondo de Garantía Salarial (FOGASA) | 0,20% | 0,20% |
| Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI) 2024 | 0,58% | 0,58% |