Cuando piensas en contratar a alguien, lo primero que se te viene a la cabeza es el sueldo que le vas a pagar, ¿verdad? Muchos empresarios primerizos -y algunos no tan primerizos- caen en el error de pensar que si un trabajador cobra, por ejemplo, 1.500 euros al mes, ese es el único coste que deben asumir. Nada más lejos de la realidad. En este artículo quiero explicarte, sin rodeos ni tecnicismos innecesarios, cuánto paga realmente una empresa por cada trabajador.
Por debajo, ocultos entre conceptos legales, fiscales y de seguridad social, hay una serie de costes que, como empresario, tienes que tener muy claros. Porque sí, contratar cuesta. Conocer este dato no solo es clave para mantener el equilibrio financiero de tu negocio, sino también para planificar correctamente la contratación, calcular márgenes de beneficio o incluso valorar si te interesa más contratar directamente o externalizar ciertos servicios.
Componentes del Coste Laboral
El coste de un trabajador para una empresa va más allá del sueldo base que este percibe mensualmente. Incluye una serie de factores que impactan significativamente en el presupuesto empresarial. Para llevar a cabo una correcta gestión financiera, la empresa debe conocer en detalle los costes reales asociados a cada una de las personas trabajadoras que la integran, así como al total de la plantilla. En concreto, el coste de un trabajador se compone de tres elementos principales:
- Sueldo: El salario bruto que el empleado recibe mes a mes, indicado en su nómina (aproximadamente el 70% del coste total).
- Seguridad Social: Las cotizaciones a la Seguridad Social del trabajador, pagada por la empresa que lo contrata (alrededor del 20%).
- Indemnización, prestaciones sociales o gastos en formación: Otros aportes sociales en beneficio del empleado (aproximadamente el 10%).
Es importante destacar que estos porcentajes son aproximados y pueden variar dependiendo de los convenios colectivos y del tipo de contrato.
Desglose de los Costes
Vamos al detalle.
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- Sueldo:
El sueldo bruto es el salario antes de que el empleado pague sus propios impuestos; el salario bruto se compone del salario neto y otras cargas impositivas. El sueldo bruto (es decir: el sueldo sin descuentos) suele negociarse, además, en relación a la cantidad de pagas que recibirá el trabajador. Esto es la retribución que recibe el empleado por realizar su trabajo.
- Seguridad Social:
La empresa debe pagar una parte de las cotizaciones a la Seguridad Social de la persona empleada que suele oscilar entre el 30% y el 35% del salario bruto. El coste de la Seguridad Social no es un monto fijo, sino que depende del sueldo bruto. Este, a su vez, está sujeto a los convenios colectivos, a factores de la nómina como el sueldo base y a otras variables asociadas propiamente a la Seguridad Social (los trabajos más arriesgados tienen cargas mayores).
Este coste se divide en las siguientes categorías:
- Contingencias comunes: Aportes al sistema de pensiones y cobertura de bajas por maternidad, enfermedad común o accidentes no laborales (23,6 % del sueldo bruto).
- Prestaciones por desempleo: Aportes al seguro de desempleo (5,5 % del sueldo bruto para contratos indefinidos, mayor en contratos temporales).
- Contingencias profesionales: Cobertura de daños por accidentes laborales o enfermedades vinculadas al trabajo (3,5 % del sueldo bruto, puede variar según la actividad). Su función es cubrir las incapacidades temporales o permanentes derivadas de accidentes o enfermedades asociadas de forma directa al puesto de trabajo.
- Formación: Porción destinada a la formación profesional (0,6 % del sueldo bruto).
- Fondo de Garantía Salarial (FOGASA): Aportes para garantizar el pago de salarios e indemnizaciones en caso de insolvencia empresarial (0,2 % del sueldo bruto). Se trata de un organismo público que garantiza el pago de salarios e indemnizaciones en caso de que la empresa se declare insolvente.
- Otros Costes Adicionales:
Además de los costes directos de la Seguridad Social y el salario, existen otros costes indirectos que deben considerarse:
- Coste de reclutamiento: Gastos asociados a la identificación, atracción y selección de candidatos, incluyendo agencias especializadas, promoción de la oferta y alquiler de espacios para entrevistas.
- Materiales y equipos: Inversión en herramientas de trabajo como ordenadores, escritorios y ropa de trabajo. Por ejemplo, un empleado que teletrabaja ha de contar con un ordenador, un monitor y otros dispositivos informáticos que le permitan llevar a cabo sus tareas.
- Sustitutos durante las vacaciones: Coste de contratar personal temporal o pagar horas extras para cubrir las funciones del empleado durante sus vacaciones.
- Indemnizaciones por despido: Posibles pagos en caso de despido improcedente o finalización de contrato temporal, en el supuesto caso que una vez incorporado el trabajador su desempeño no sea el correcto y tengamos que proceder a un despido.
- Otros aportes sociales: seguro médico privado, tiques de comida, bonos de transporte y planes de pensiones, entre otros, siempre y cuando estén contemplados en las políticas de la empresa o en el convenio colectivo de aplicación. Los pagos extrasalariales que recibe el empleado.
¿Cómo se Calcula el Coste Total de un Trabajador?
Para calcular el coste total de un trabajador, se puede utilizar la siguiente fórmula:
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Coste total = Salario bruto + Seguridad Social
Donde:
Seguridad Social = (Sueldo bruto * 0,236) + (Sueldo bruto * 0,055) + (Sueldo bruto * 0,035) + (Sueldo bruto * 0,006) + (Sueldo bruto * 0,002)
Ejemplo Práctico
Supongamos que queremos contratar un nuevo empleado de oficina con un sueldo bruto de 1400 euros. En este caso, para calcular la Seguridad Social deberíamos hacer la siguiente cuenta:
Seguridad Social = (1400 * 0,236) + (1400 * 0,055) + (1400 * 0,035) + (1400 * 0,006) + (1400 * 0,002)
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Seguridad Social = 330,4 + 77 + 49 + 8,4 + 2.8
Seguridad Social = 467.6 euros
Ahora, si reemplazamos el valor de la Seguridad Social en la fórmula para calcular el costo total, nos quedaría la siguiente cuenta:
Costo total = 1400 + 467,4
Costo total = 1867,6 €
Por lo tanto, el coste total de este trabajador para la empresa sería de 1867,6 euros mensuales.
Teniendo estos porcentajes en cuenta, calcular el precio de un trabajador para una empresa en 2025 es bastante sencillo. Como dijimos antes, en caso de que se trate de un contrato temporal en lugar de uno indefinido, solo hay que sustituir los porcentajes correspondientes a las contingencias profesionales y a las prestaciones por desempleo. Por norma general, el precio de un trabajador para una empresa suele oscilar entre el 25% y el 40% de su salario bruto.
La suma de todos esos conceptos es de 668 euros. Por tanto, el coste total del trabajador para la empresa será de 2.668 euros mensuales. Como es obvio, también habrá que tener en cuenta si el empleado cobra su salario en 12 o en 14 pagas, así como los posibles complementos no salariales a los que tenga derecho (dietas, por ejemplo).
Entonces, al final puede quedar un acumulado del 40% - 45% de sobrecoste sobre el salario bruto.
Tabla Resumen de Costes Laborales
Aquí tienes un resumen de los costes laborales con un ejemplo práctico basado en un salario bruto de 1400€:
| Concepto | Porcentaje (aproximado) | Ejemplo (Sueldo Bruto: 1400€) |
|---|---|---|
| Contingencias Comunes | 23,6% | 330,40 € |
| Prestaciones por Desempleo | 5,5% | 77,00 € |
| Contingencias Profesionales | 3,5% | 49,00 € |
| Formación | 0,6% | 8,40 € |
| FOGASA | 0,2% | 2,80 € |
| Total Seguridad Social | 33,4% | 467,60 € |
| Salario Bruto | - | 1400,00 € |
| Coste Total para la Empresa | - | 1867,60 € |
Como ves, gestionar correctamente los costes de las personas trabajadoras es crucial para optimizar los recursos de tu empresa.
Consejos para Ahorrar en los Costes Laborales
Puesto que los costes laborales representan una parte significativa del presupuesto de la empresa, optimizar esta inversión es un objetivo común. Algunas estrategias para reducir costes sin comprometer el bienestar del personal ni la calidad del trabajo incluyen:
- Contratar personal freelance: Para tareas específicas o proyectos puntuales, puede ser más rentable contratar a un profesional independiente.
- Fomentar el teletrabajo: Reducción de costes indirectos asociados a materiales, equipos y mantenimiento de oficinas. Con este modelo de trabajo te puedes ahorrar gastos de luz, agua y electricidad.
- Realizar un buen control de horas: Evitar el pago innecesario de horas extras y optimizar la gestión del tiempo.
- Ofrecer retribución flexible: Permitir que los empleados destinen parte de su salario bruto a beneficios no monetarios exentos de impuestos. Es un sistema retributivo que puede beneficiar al empleado, ya que este puede decidir qué parte de su salario quiere cobrarlo en dinero y qué parte en productos o servicios.
Importancia de Conocer los Costes Laborales
Para llevar a cabo una correcta gestión financiera, la empresa debe conocer en detalle los costes reales asociados a cada una de las personas trabajadoras que la integran, así como al total de la plantilla.
- Optimización presupuestaria: Identificar los costes reales permite a las empresas elaborar presupuestos más exactos, lo que facilita la planificación financiera y la adecuada asignación de los recursos.
- Toma de decisiones informada: Con datos precisos sobre los costes de personal, las empresas pueden tomar decisiones más informadas sobre futuras contrataciones o cambios en la estructura organizativa.
- Evaluación de la rentabilidad: Comprender los costes permite a las compañías analizar la rentabilidad de cada persona en relación con su productividad.
- Optimización de recursos: Al evaluar el rendimiento de la plantilla en función de sus costes, las empresas pueden identificar áreas de mejora y ajustar estrategias de desarrollo personal.
- Cumplimiento legal: Asegurar el cumplimiento de las obligaciones legales en materia laboral y de seguridad social.
- Transparencia y compromiso: Fomentar un ambiente de transparencia y compromiso con los empleados al conocer y comunicar los costes asociados a su contratación.
- Competitividad salarial: Evaluar la competitividad de los salarios ofrecidos en comparación con el mercado laboral.
Freelance vs. Plantilla: ¿Qué Opción es Más Económica?
Cuando una empresa comienza a crecer o se plantea reforzar su equipo, surge inevitablemente una decisión estratégica clave: ¿incorporar talento en plantilla o recurrir a profesionales freelance? A primera vista, la respuesta puede parecer simple. Pero en la práctica, la elección implica mucho más que comparar salarios o tarifas. Se trata de evaluar con precisión el impacto financiero, operativo y organizativo que supone cada modelo.
El coste empresa trabajador incluye una serie de gastos adicionales que pueden variar significativamente en función de diversos factores: el tipo de contrato, el convenio colectivo aplicable, la categoría profesional, e incluso el modelo de trabajo (presencial, híbrido o remoto).
Coste de un Freelance para la Empresa
A diferencia de un trabajador en plantilla, el freelance no genera costes estructurales. Esto significa que:
- Solo se abona la tarifa acordada, ya sea por hora, por proyecto o mediante una cuota mensual.
- No se pagan cotizaciones a la Seguridad Social, ni otros costes derivados de una relación laboral (bajas, vacaciones, indemnizaciones, etc.).
- No es necesario asumir gastos en equipos, herramientas, licencias o formación.
- No existe vínculo contractual de larga duración, lo que permite una desvinculación rápida si el proyecto termina o si el desempeño no es el esperado.
Básicamente, el único coste económico es la tarifa pactada. Con lo que podemos decir que, desde el punto de vista financiero, esto proporciona mayor flexibilidad y control del presupuesto.
Aspectos a Considerar Antes de Elegir
A la hora de decidir entre contratar a un profesional freelance o incorporar talento en plantilla, el análisis no debe limitarse a una comparación de costes. Las implicaciones van mucho más allá de los números: hablamos de estrategia empresarial, visión de largo plazo y necesidades operativas concretas.
Estas son las variables clave que debes tener en cuenta para tomar la mejor decisión:
- Volumen de trabajo y duración del proyecto.
- Flexibilidad frente a estabilidad.
- Costes ocultos.
- Cumplimiento legal y riesgos laborales.
- Escalabilidad y crecimiento del negocio.
En definitiva, el control de los costes laborales de un negocio tiene algo de ciencia y algo de arte. Debe basarse en datos, criterios y argumentos sólidos.
Recuerda que no es solo el salario sino que existen una serie de gastos que la compañía tendrá que asumir a la hora de incorporar nuevos trabajadores a su plantilla
Si después de utilizar nuestra calculadora para conocer el coste del trabajador no te salen los números, siempre puedes optar por contratar a personas freelance que te ayuden en determinados proyectos.
Comienza a reunir todos tus procesos en un mismo lugar reduciendo horas de trabajo en tareas repetitivas.
¿Estás dispuesto a asumir el coste de contratar un nuevo trabajador?