¿Cuánto se Necesita para Emprender un Negocio? Costos Iniciales en España

Cualquier proyecto de emprendimiento parte de una idea de negocio inicial. En ocasiones la oportunidad de mercado es muy evidente y, otras veces, es necesario reorientar la propuesta de valor hasta dar con la clave. Si estás leyendo este artículo es porque te has decidido a montar tu propia pyme. En España se crearon 109.000 empresas nuevas durante el año 2023.

Formas Jurídicas y Costos de Constitución

Además de la inversión inicial para constituirla, debes elegir la forma jurídica apropiada según los tipos de empresas en España, así como los costes fijos. En España existen varias formas jurídicas para llevar a término una empresa legalmente.

Una de las más habituales para aquellos emprendedores que están empezando es el formato de empresario individual (popularmente conocido como autónomo). Sin embargo, tu sector podría requerir de una estructura empresarial más compleja:

• Sociedad Limitada (SL): Es la más habitual en nuestro país.
• Sociedad Anónima (SA)
• Sociedad Cooperativa: Se caracteriza porque sus socios son al mismo tiempo propietarios y trabajadores.
• Sociedad Civil

Para crear una Sociedad Limitada la legislación obliga a depositar un capital mínimo de 3.000 euros en la cuenta bancaria asociada. La Ley “Crea y Crece” (BOE-A-2022-15818) reduce el capital social para la creación de una Sociedad Limitada a 1 euro para facilitar el proceso a los emprendedores.

Además, existen otros costes asociados a la constitución de una empresa:

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• Certificado negativo de denominación: Se trata de un documento que acredita que no existe ninguna otra empresa inscrita bajo el mismo nombre.
• Inscripción en el Registro Mercantil: Deberás pagar una tasa para inscribir tu nueva empresa.
• Notaría
• Inscripción en el Registro de Empresas Acreditadas (REA)
• Certificado Digital

Costos Inevitables al Emprender

Aunque cada negocio es distinto, ciertos costes son inevitables.

• Obligaciones fiscales.
• Página web o e-commerce. Aquí se incluye tanto los servidores como el diseño web. Aun así, existen alternativas para ahorrar dinero en esta partida.
• Software.

Planificación Financiera y Presupuesto Inicial

El emprendimiento es una aventura emocionante que te puede llevar a alcanzar sueños, metas personales y profesionales. Sin embargo, uno de los factores más críticos para el éxito de cualquier emprendimiento es la planificación financiera adecuada. En España, como en cualquier otro lugar del mundo, emprender requiere un presupuesto cuidadosamente elaborado para asegurar el éxito a largo plazo. Iniciar una empresa requiere tiempo, esfuerzo y, por supuesto, dinero. A menudo, el gasto inicial de una startup puede ser abrumador, especialmente para los nuevos emprendedores. Es importante calcular el gasto inicial de tu startup para que puedas planificar y presupuestar adecuadamente.

¿Por qué es importante calcular el presupuesto inicial?

Calcular la inversión inicial es esencial porque permite a los emprendedores entender los costos necesarios para poner en marcha un negocio y asegurarse de que cuentan con suficientes recursos financieros para cubrirlos. Una inversión inicial bien calculada proporciona un margen de seguridad para afrontar imprevistos, aumentando las probabilidades de éxito a largo plazo.

¿Cómo calculo el presupuesto inicial de mi empresa?

1. Establece tus objetivos y necesidades: Antes de empezar a hacer cálculos, es importante que sepas qué necesidades específicas tiene tu startup y qué objetivos quieres lograr. ¿Cuáles son tus productos o servicios? ¿Qué necesidades satisfacen? ¿Cuál es tu público objetivo? ¿Cómo planeas llegar a ellos? ¿Dónde planeas establecer tu startup? ¿Cuáles son tus metas financieras a corto y largo plazo? Tener objetivos claros te ayudará a determinar qué gastos son esenciales y cuáles no lo son. Por ejemplo, si tu objetivo es ofrecer un servicio de atención al cliente excepcional, es posible que debas invertir más en contratar y capacitar a tu equipo de atención al cliente.
2. Haz una lista de gastos y costos: Una vez que hayas establecido tus objetivos y necesidades, es hora de hacer una lista detallada de los gastos y costos asociados con tu startup. Asegúrate de incluir todos los gastos que puedas anticipar, desde los costos de los productos y servicios hasta los gastos generales de la empresa, como el alquiler, los servicios públicos, los salarios, los impuestos y los costos legales. Es posible que debas investigar un poco para determinar los costos reales de cada gasto.
3. Calcula tus ingresos: Para calcular tu presupuesto inicial, es importante que también calcules tus ingresos proyectados. Para calcular tus ingresos, necesitas tener una comprensión clara de tu modelo de negocio y cómo planeas ganar dinero. Por ejemplo, si planeas vender productos, debes tener en cuenta el precio de venta y el número de productos que planeas vender.
4. Haz un análisis FODA: Un análisis FODA te ayuda a evaluar tus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Una vez que hayas realizado un análisis FODA, debes ajustar tu presupuesto en consecuencia.
5. Ajusta tu presupuesto: Una vez que hayas completado los pasos anteriores, es hora de ajustar tu presupuesto según tus necesidades. Es posible que debas hacer ajustes para asegurarte de que estás financiando adecuadamente todas las áreas importantes de tu startup.

Componentes del Presupuesto Inicial

Habiendo definido las necesidades de tu negocio es momento de crear tu presupuesto:

• Gastos de inicio: A la hora de poner en marcha una idea es necesario conocer y analizar el marcado en el que actuaremos. Debes fijar los gastos para realizar estudios e investigaciones de mercado así como de tendencias en el sector para analizar a tu competencia más próxima. Aquí añadiremos otros gastos como viajes para contratar proveedores o para explicar nuestro negocio a futuros clientes, promoción y publicidad…
• Gastos de gestión y organización: En este apartado se incluyen todos aquellos gastos para inscribir a la empresa como sociedad limitada o cooperativa, todas aquellas licencias y permisos legales que requiera la apertura de un negocio de ese tipo, así como otras tareas administrativas en las que necesites ayuda externa: abogados, contables…
• Recursos Humanos y equipamiento: Una vez definido tu plan de negocio, es hora de saber cuántas personas son necesarias en tu equipo y sus respectivos sueldos. Un error muy común entre los emprendedores es intentar hacerse responsable de múltiples y diversas tareas. Aunque cuentes con poco capital es importante contratar aunque sea puntualmente los servicios de profesionales expertos. Además de los profesionales, tendrás que realizar un inventario de equipamiento para tu empresa: desde ordenadores hasta programas de software así como el alquiler o compra del local y los servicios básicos: teléfono, luz, Internet…
• Gastos operativos: Nos referimos a todos aquellos gastos fijos o variables de la empresa. Dentro de los gastos fijos se englobaría el punto anterior: desde las remuneraciones a los empleados hasta todos los equipos técnicos necesarios para el funcionamiento de una empresa.
• Flujo de fondos: Además de todos los gastos y salidas de dinero es importante estimar el porcentaje de ingresos que conseguiremos en un periodo concreto.

A partir de estos cinco puntos ya tendrás todas las variables que no deben faltar en el presupuesto inicial de tu compañía.

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Inversión Inicial y su Importancia

La inversión inicial es uno de los aspectos más críticos al momento de lanzar un nuevo negocio o proyecto. Este concepto se refiere al capital necesario para cubrir todos los gastos que se deben realizar antes de que la empresa pueda empezar a operar y generar ingresos. En el contexto empresarial, la inversión inicial es crucial, ya que determina si el proyecto es viable desde el punto de vista financiero.

Calcular la inversión inicial de un negocio es un proceso fundamental que implica identificar y sumar todos los costos necesarios para poner en marcha la empresa.

Beneficios de una Inversión Inicial Adecuada

• Establecimiento de la base operativa: La inversión inicial proporciona los recursos necesarios para poner en marcha un negocio, cubriendo aspectos fundamentales como la adquisición de equipos, inventario, licencias, y contratación de personal.
• Posicionamiento competitivo: Con una inversión inicial adecuada, una empresa puede establecerse sólidamente en el mercado desde el principio.
• Facilitación del crecimiento a largo plazo: Al disponer de los recursos necesarios desde el principio, el negocio puede centrarse en crecer y expandirse, en lugar de estar limitado por la falta de capital.
• Aumento de la confianza del inversor y cliente: Invertir adecuadamente al inicio también genera confianza tanto en los inversores como en los clientes.
• Reducción del estrés y la incertidumbre: Tener una inversión inicial sólida reduce el estrés asociado con la gestión del flujo de caja diario. Los propietarios pueden enfocarse en hacer crecer el negocio, en lugar de preocuparse constantemente por cubrir costos básicos.

Ejemplo de Composición de un Plan de Inversiones y Financiación

Se trata de estimar los ingresos y gastos en los primeros años.

Ingresos: una venta solo culmina cuando se cobra y es fundamental hacerlo en el menor tiempo posible, más aún al principio. Una medida segura es solicitar pagarés a los clientes. Son derechos de cobro fiables y existen alternativas rápidas para descontar pagarés y adelantar el dinero pendiente.

La tesorería es el dinero en efectivo. Este presupuesto debe tener como objetivo garantizar siempre la liquidez. Si no se pueden afrontar los pagos inmediatos todo se puede venir abajo muy pronto.

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Factores que Influyen en los Costos Iniciales

Los diferentes sectores y modelos tienen requisitos únicos, por lo que el tipo de negocio que vas a iniciar tiene un gran impacto en tus costes iniciales. Estos son los principales factores que impulsan las diferencias en los costes iniciales.

• Empresas físicas vs. digitales: Las empresas físicas suelen tener gastos iniciales elevados, mientras que las empresas en línea pueden empezar con poco dinero.
• Empresas basadas en productos frente a empresas basadas en servicios: Para las empresas basadas en productos, el inventario es un gasto inicial importante. Las empresas basadas en servicios suelen ser menos costosas de poner en marcha.
• Franquicias vs. empresas independientes: Los franquiciados suelen pagar una tarifa de franquicia por adelantado, mientras que las empresas independientes requieren más inversión en marketing y desarrollo de productos.
• Cumplimiento de la normativa del sector: Los sectores altamente regulados casi siempre conllevan costes más altos para poner en marcha una nueva empresa.
• Planes de crecimiento: Tu visión de crecimiento en el futuro también influirá en tus costes iniciales de lanzamiento.
• Público objetivo: Las empresas locales pueden tener éxito cuando se enfocan en servir a una comunidad específica, mientras que las empresas globales podrían necesitar invertir en infraestructura de comercio electrónico y logística de envío internacional.
• Necesidades de equipos especializados: El tipo de equipo requerido varía ampliamente según el tipo de negocio.
• Necesidades de personal: Los sectores que requieren mucha mano de obra suelen requerir personal desde el primer día.
• Enfoque de marketing: Las empresas de nicho pueden usar una estrategia de marketing rentable más específica.

Costes Fijos vs. Costes Variables

Cuando se emprende, se suele decir con demasiada osadía que nuestra obsesión debe ser la de tener el menor número posible de costes fijos para que no sean una carga excesiva para nuestras finanzas. Y eso es cierto, pero en su justa medida. Por ejemplo, todos aquellos que requieren, por su actividad, de un local (ya sea establecimiento para la venta directa al público, una nave para la fabricación, un almacén para el alojamiento de productos…).

Hay empresas, como las industriales o aquellas que necesitan mucho personal, en las que los costes fijos son necesarios y muy elevados. Eso significa que tienes que vender suficiente como para poder cubrir esos costes fijos, y si no lo consigues, tendrás pérdidas.

También hay otras en las que la mayoría de sus costes son variables. Siempre se debe valorar el componente de riesgo: si emprendes en un negocio con más costes fijos, el riesgo es mayor. Si tienes más costes variables, el es menor. Riesgo y rentabilidad van en el mismo camino: a más riesgo más rentabilidad. Las empresas que tienen más costes fijos, una vez que los han cubierto, tendrán mayor rentabilidad. Esto es lo que se conoce como apalancarse operativamente. En el momento en el que llegan al punto muerto, es decir, que han cubierto todos sus costes fijos, serán más rentables.

El local y los recursos humanos son las dos principales partidas que más costes fijos generan en las empresas. El primero, porque si no tienes uno propio, tendrás que hacer frente a un alquiler periódico, así como a las fianzas que, en la mayoría de los casos, te pedirá el propietario del local. Y el local lleva aparejado otra serie de partidas, como los avales, que en muchos casos te exigen los propietarios de los locales. O el IVA de las inversiones, que tendrás que hacer, por ejemplo, con el acondicionamiento de dicho establecimiento. También los gastos relativos al mantenimiento del local: luz, agua, teléfono… Sin olvidar el sistema informático de gestión, que por mínimo que sea constará de un ordenador, un software, un TPV… Y si has decidido tirar la casa por la ventana: web, tienda online, aplicación móvil, etc.

Si necesitas tener empleados -otro de los costes fijos más caros-, no debes olvidar los relacionados con los sueldos y los seguros sociales. Tampoco los seguros de responsabilidad que, según tu actividad offline y/o online, deberás contratar. Súmale a esto los gastos de constitución de tu sociedad y los de gestoría, si decides contar con asesoramiento externo.

Costes Ocultos y Superfluos

Existen una serie de costes ocultos y superfluos que endeudan en exceso los proyectos. Los primeros son, generalmente, por desconocimiento, y los segundos son innecesarios.

Según Montse Vega, directora del máster en gestión de costes y control de gestión de EOI, “la posibilidad de que tu stock se deprecie por antigüedad, por uso… y que te veas obligado a venderlo por debajo del precio o retirarlo es un coste oculto. O por ejemplo un cambio normativo que obligue a realizar una inversión inesperada, como la ley del tabaco. Otro podría ser, por ejemplo, la consecuencia de pedir más dinero del que necesitas, que se convierten en los intereses de un préstamos”.

Alé añade otro: “La inflación. ¿Tienes en cuenta la inflación cuando prevés tus precios de venta? Muchas empresas no. La inflación está subiendo tus costes. ¿Puedes repercutir esa inflación en tus precios? ¿Tienes bien medida toda tu inflación (lo que te haya subido a ti tu coste de compra de materiales)?”.

Los costes superfluos son todos aquellos gastos que no añaden valor a tu producto. “¿Puedes cargar en tu precio de venta un porcentaje de ese gasto? ¿Mi producto va a ser mejor?

Suele haber un exceso de gastos superfluos en proyectos que no tienen ingresos. Hay ejemplos bestiales de empresas que tienen gastos de consumo de servidores para tráfico web de 3.000 euros que podrían funcionar con 300 euros. O nos gusta tener la última y la mejor tecnología, que acabamos pagándola con deuda en la mayor parte de los casos. Eso suele ocurrir cuando parece que no duele gastar dinero. Lo único que permitiría tener barra libre de gastos es tener ingresos.

Estrategias para Reducir Gastos

A la hora de reducir gastos, recuerda considerar meticulosamente los pros y los contras de cada opción.

Una vía para convertir fijos en variables es externalizar todo aquello que no forma parte de nuestro core business: gestión de recursos humanos, gestoría, tecnología, etc.”, subraya el experto Miguel Ángel Alé. Eso nos permite desahogar nuestra tesorería y descargarla de costes fijos. A lo mejor te sale más rentable alquilar, sólo cuando lo necesites, un puesto en un centro de coworking.

Herramientas y Software para la Gestión

Square ofrece herramientas gratuitas y de bajo coste para impulsar tu pequeño negocio desde el primer día. Con Ventas en línea Square ahórrate el coste inicial de diseñar una página web o crear una tienda online, tanto si es una tienda online, como si es física. También podrás configurar tu tienda online de forma rápida y fácil, para vender desde múltiples dispositivos y plataformas en un abrir y cerrar de ojos. ¿Lo mejor? Solo tienes que descargar la aplicación en tu teléfono o tableta y crear una cuenta gratuita. Con la versión gratuita, solo tendrás que pagar un 2,5 % por transacción. Nuestros equipos de pago fácil incluyen una gama de dispositivos que se adaptan a tus necesidades y presupuesto. Todos aceptan tarjetas contactless, con chip y PIN, Apple Pay y Google Pay, para mayor comodidad de tus clientes.

Documentos Financieros Clave

Estos documentos son fundamentales para plasmar las cifras de tu negocio y su viabilidad financiera en el papel:

• Análisis del umbral de rentabilidad: Permite identificar los costes fijos y variables en los que incurrirá tu empresa.
• Estado de pérdidas y ganancias
• Estado de cuentas: Muestra los activos, pasivos y fondos propios de una empresa en un momento dado.

Financiación Externa

Aunque hay quien puede arrancar su negocio con capital propio, en la mayoría de los casos se necesita capital externo.

Investiga las subvenciones y ayudas disponibles para emprendedores en España. Estas pueden ser una fuente adicional de financiación.

Empresas Físicas vs. Comercio Electrónico vs. Aplicaciones

A la hora de abrir una tienda física, ya sea una tienda de zapatillas de última generación o una panadería de pan ecológico de espelta, hay que estar preparado para una inversión más sustancial. Esto se debe a que se necesitarán fondos para adquirir o alquilar el local, adecuarlo para la actividad y superar cualquier período de «bloqueo» que pueda surgir mientras se obtienen las licencias necesarias. Además, habrá que tener en cuenta el coste del inventario inicial y los salarios del personal antes de comenzar a generar ingresos.

El mundo del comercio electrónico ofrece una inversión inicial más baja en comparación con un negocio físico. Sin embargo, se debe asignar una parte significativa del presupuesto al marketing online para ganar visibilidad en un mercado altamente competitivo. Afortunadamente, la necesidad de un gran inventario disminuye, ya que se puede mostrar productos sin tenerlos físicamente.

Si existe una idea innovadora, como una aplicación revolucionaria que podría cambiar la vida de millones, hay que prepararse para buscar inversión. Inicialmente, se necesitarán recursos para desarrollar un prototipo y crear una presentación atractiva para los inversores.

La Regla del 30

Una vez se tenga una idea de cuánto se necesita para iniciar un negocio en un sector determinado, es fundamental tener en cuenta «la regla del 30». Esta regla implica asumir que se podrían cometer errores en los cálculos financieros, lo que podría resultar en un 30% de desviación con respecto al presupuesto original. Es importante destacar que esta regla no se trata de tener ese dinero extra en efectivo, sino de establecer una estrategia para obtenerlo si surgen necesidades adicionales.

Consejos Adicionales para Emprendedores

• Antes de invertir dinero en tu negocio, es fundamental realizar un estudio de mercado exhaustivo. Esto incluye el análisis de la competencia, la identificación de su público objetivo y la evaluación de la demanda de su producto o servicio.
• Un plan de negocios sólido es esencial. En él, se debe detallar su visión, misión, objetivos, estrategias y proyecciones financieras.
• El marketing es esencial para el crecimiento de tu negocio.
• ¿Cuánto dinero personal puedes invertir en tu negocio?
• Tu presupuesto debe incluir proyecciones financieras a corto y largo plazo.
• Hay que asegurarse de cumplir con todas las regulaciones y requisitos fiscales en España.

Emprender en España requiere una planificación financiera sólida y un presupuesto bien elaborado. Recuerda que el éxito empresarial a menudo lleva tiempo, paciencia y perseverancia.

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