Un workflow es la automatización de procesos de trabajo que una empresa desarrolla a través de actividades y jerarquías establecidas. En concreto, un flujo de trabajo está compuesto por una serie de acciones automatizadas que puedes programar según la información de contacto de tus usuarios, o bien, según sus hábitos y comportamientos en la red. No obstante, va más allá de una simple técnica de marketing automatizado.
En el contexto del email marketing, los flujos de trabajo están diseñados para guiar a los potenciales clientes a través de un embudo de ventas, proporcionando información valiosa y oportunidades para realizar una acción específica. Un workflow eficiente está adaptado a las necesidades del buyer persona de cada empresa. El proceso de nutrición suele arrancar tras una primera interacción del usuario, que puede ser una descarga de un ebook gratuito o la suscripción al blog.
Beneficios de un Flujo de Trabajo
Los beneficios de un flujo de trabajo consisten en situar a tus leads un paso más cerca de la venta. Además, te ahorra trabajo y tiempo en tu día a día y acorta el ciclo de venta. Sobre todo cuando tu empresa tiene una base de datos extensa. Los flujos de trabajo te permiten mantenerte al tanto de las necesidades de tus clientes de forma automatizada.
La diferencia entre esta acción y el spam es que los workflows se comparten con una lista de contactos propia y segmentada. No confundas este envío masivo con spam, pues no tiene la misma intención y ni esperas terminar en la bandeja de correo no deseado. Muchos de ellos son contenidos de marketing que tienen contenidos poco interesantes para los usuarios. Pero al incorporar un workflow, el envío puede volverse automático.
Creación de un Workflow
Pasos para la Creación
- Como toda estrategia de marketing, es primordial que antes establezcas los objetivos que quieres alcanzar.
- Con base en esto, podrás crear contenido y enviarlo en forma de workflow.
- Lo siguiente es crear un workflow de correo electrónico para aprovechar esa lista como una manera de fomentar la diseminación de tu mejor contenido en las redes sociales.
- Puedes crear un workflow que te ayude a nutrir esa lista inteligente de contactos con quienes están listos para la venta.
- Piensa en crear una serie de correos electrónicos de bienvenida cuando un lead se convierte en cliente. Esto no solamente es una gran manera de comenzar una relación de negocios positiva con tus clientes, sino también te asegura un nivel de interacción una vez que hayan adquirido tu producto o servicio.
Ahora que conoces la forma de crear un workflow, recuerda que su éxito depende realmente del valor del contenido y de su relevancia para tus prospectos. Estas preguntas son clave antes de llevar a cabo toda tu campaña de workflow de correo electrónico.
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Uso de Herramientas de Automatización
Para llevar a cabo tus workflows de correo electrónico necesitarás usar herramientas de marketing automation. Como estamos hablando de creación de workflows inteligentes, pensaremos en HubSpot, una plataforma completa para su creación y ejecución. La herramienta para workflows de HubSpot te permite automatizar procesos de marketing, ventas y servicio para tu equipo sea más eficiente. Si usas la herramienta de workflow de HubSpot, podrás personalizar todos los correos electrónicos que envíes.
Configuración en HubSpot (Ejemplo)
- Selecciona el tipo de workflow que deseas crear.
- Si eliges la opción de comenzar desde cero, entonces haz clic en la pestaña con esa indicación.
- En el editor de workflow haz clic en «Configurar activadores de inscripción».
- Después, en el panel derecho selecciona un tipo de filtro para tu activador de inscripción. De esta forma, cuando un registro cumpla con estos, se inscribirá por automático.
- Los registros solo se inscribirán en un workflow de manera predeterminada. Si deseas cambiar esta acción, dirígete a la barra lateral derecha y haz clic en «Reinscripción» y actívalo. Después solo tendrás que seleccionar los activadores que deseas usar.
- Configura los detalles y guarda. Más adelante te compartimos las acciones que puedes determinar en tu workflow.
- Activa tu workflow en la esquina superior derecha y selecciona «Revisar».
Acciones en un Workflow
Una vez que has creado el workflow y seleccionaste cómo van a incluirse los contactos, es momento de crear las acciones que se van a ejecutar. Aunque primero recomendamos definir el objetivo del workflow.
Un vez que hayas definido tu objetivo deberás comenzar a elegir las mejores acciones para tu workflow:
- Retraso: Se utiliza para añadir un intervalo temporal entre las acciones.
- Bifurcación Si/Entonces: Se trata de una función que añade un cierto grado inteligencia artificial al workflow, ya que permite definir si ciertos contactos con determinadas características deben recibir un correo diferente una vez que forman parte del flujo de trabajo.
- Enviar correo: Esta opción se utiliza para enviar un correo al contacto.
- Enviar correo interno y Enviar SMS interno: Es una función indispensable para que los miembros del equipo de inbound marketing que estén interesados en saber que un lead ha llegado a una determinada fase del workflow lo conozcan en tiempo real.
- Configurar un valor de propiedad de contacto: Se utiliza para añadir una determinada propiedad al contacto cuando cumple con ciertas características como, por ejemplo, cambiar la fase del ciclo de vida de un contacto a una MQL.
- Añadir/eliminar de la lista: Permite agregar y borrar contactos.
- Desencadenar un webhook: Esta funcionalidad avanzada sirve para ejecutar una llamada a una API, o a un servicio web.
Ejemplos de Flujos de Email Marketing
1. Correo de Bienvenida a la Marca
Este correo sirve para darle una bienvenida personal a un nuevo usuario que se incorpora a tu comunidad.
2. Newsletter
La newsletter permite que el nuevo cliente amplíe su conocimiento sobre la marca. Así, puedes ir «madurando» el lead hasta que materialice una compra. Para ello, envía boletines a tus suscriptores con información personalizada y relevante para ellos, que incluyan ofertas y promociones especiales.
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3. Correo para Mostrar Valor
Incluye contenido de valor, que satisfaga una necesidad del público receptor. Invita al receptor a prestar atención a futuros envíos de tu marca.
4. Secuencia de Carrito Abandonado
La idea es recordar al cliente que ya compró en tu tienda los motivos que le llevaron a hacerlo. Para el tercer correo, incluye un descuento o una promoción especial.
5. Campaña Posterior a una Compra
Que una empresa en la que solemos confiar se preocupe por nuestra opinión y que además lo haga ofreciéndonos un descuento exclusivo nos hace sentir importantes como cliente.
Tipos de Flujos Imprescindibles
A continuación, analizaremos en profundidad los siete flujos más importantes:
- Secuencia de Bienvenida (Welcome Series)
- Abandono de Navegación (Browse Abandonment)
- Carrito Abandonado
- Post-compra
- Upsell / Cross-sell
- Reactivación de Clientes Inactivos (Winback)
- Depuración de Contactos (Sunset Flow)
1. Secuencia de Bienvenida (Welcome Series)
- Objetivo principal: Hacer la primera gran impresión.
- Estructura y recomendaciones: Lo más común es enviar de 3 a 5 correos, espaciados estratégicamente.
2. Abandono de Navegación (Browse Abandonment)
- Objetivo principal: Recuperar la atención de visitantes que vieron un producto o categoría en tu web pero no avanzaron hacia la compra.
- Estructura y recomendaciones: Normalmente se envían 2-3 correos.
3. Upsell / Cross-sell
- Segmentación: Asegúrate de proponer mejoras o complementos relevantes.
- Psicología de precios: Muestra la diferencia de coste de forma que se perciba como pequeña frente al beneficio.
4. Reactivación de Clientes Inactivos (Winback)
- Objetivo principal: Reconectar con clientes o suscriptores que llevan tiempo sin interactuar con tus correos o sin realizar compras.
- Tono emocional: El primer correo debe sonar cercano, no desesperado.
- Evitar saturación: Si no responden tras 2-3 correos de reactivación, evalúa eliminarlos o moverlos a un segmento de baja prioridad.
5. Depuración de Contactos (Sunset Flow)
- Objetivo principal: Mantener tu lista de suscriptores saludable y tu reputación de envío alta.
- Estructura y recomendaciones: Ofreces una última oportunidad para seguir recibiendo tus comunicaciones antes de darlos de baja de forma definitiva.
- Mantener la marca abierta al reencuentro: Aunque elimines al contacto, déjale la puerta abierta para que se suscriba nuevamente si cambia de opinión.
Consejos Adicionales para un Email Marketing Efectivo
- Segmentación: La segmentación es básica para poder atraer a usuarios con diferentes necesidades. Pensar en su ubicación, preferencias e intereses, fuente de suscripción y en su historial de compras te servirá para generar conversiones y, por ende, aumentar tus ventas.
- Personalización: Con la capacidad de identificar los patrones, las tendencias y los comportamientos de las personas, los especialistas en marketing pueden ofrecer contenido altamente relevante e individualizado.
- Automatización: La automatización del marketing es el motor que hace posible la segmentación y la personalización a escala.
- Diseño Responsive: Trabaja en el diseño de una plantilla responsive (que se adapte a todos los dispositivos).
- Frecuencia de Envíos: Piensa bien en la frecuencia de tus envíos: cada estrategia y campaña tendrá un objetivo y momento diferente.
- Calidad del Contenido: Envía correos que sean realmente relevantes: céntrate en comunicar aquello que pueda resolver problemas o interesar a tus lectores y piensa bien en tu frecuencia de envíos. Si no tienes contenidos de calidad es mejor que no hagas ningún envío.
- Cumplimiento Legal: Cumplir con las leyes y pautas relacionadas con las comunicaciones por correo electrónico le evitará problemas y le permitirá pasar los filtros de spam para aterrizar en las bandejas de entrada de los clientes.
- Pruebas A/B: Prueba distintas opciones para encontrar la mejor: realiza campañas con diferentes tipos de asuntos, extensiones, contenidos, horas de envío y frecuencia.
- Llamada a la Acción (CTA): Incluir una “llamada a la acción”, como un botón para “Comprar ahora” o “Más información”, le dice a la gente qué hacer a continuación.
El Poder de la Automatización y la IA en el Email Marketing
La automatización del marketing ha ayudado a las empresas a alejarse de las tácticas tradicionales de correo electrónico (mensajes genéricos enviados a largas listas de suscriptores) y a ser más personales. La recopilación y gestión de datos más completa ahora hace posible que los correos electrónicos se centren en los deseos y necesidades específicos de cada cliente individual. La automatización del marketing en el correo electrónico se centra en la automatización de los flujos de trabajo, la generación de oportunidades y la optimización de la gestión de campañas.
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La IA utiliza algoritmos avanzados y aprendizaje automático para analizar datos y tomar decisiones de marketing basadas en datos. Con la capacidad de identificar los patrones, las tendencias y los comportamientos de las personas, los especialistas en marketing pueden ofrecer contenido altamente relevante e individualizado.