La memoria normalizada es un componente esencial en la presentación de las cuentas anuales de las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES). Este documento complementa el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias, proporcionando información detallada y relevante para una comprensión completa de la situación financiera de la empresa.
¿Qué es la Memoria Contable?
La memoria contable es uno de los libros obligatorios que debe formular una empresa junto al libro diario y al de inventarios y balances y depositar en el Registro Mercantil. El Código de Comercio, el Plan General de Contabilidad y la Ley de Sociedades de capital definen a la memoria como el “estado financiero cuyo objeto fundamental es el de ampliar y comentar el contenido del resto de documentos que integran las cuentas anuales de la sociedad, esto es, balance y cuenta de pérdidas y ganancias en las pymes, a los que se le añaden Estado de cambios en el Patrimonio Neto y Estado de Flujos de efectivo en las grandes empresas”. Es aquí donde la memoria juega un papel fundamental desarrollando aquella información que se entienda sea precisa para conseguir la imagen fiel, completando la dada en el resto de los estados financieros.
La memoria se debe formular junto al resto de las cuentas anuales. En el Plan General Contable, en su tercera parte, se diferencian dos tipos de memoria: memoria normal y memoria abreviada. La memoria ordinaria es la que realizan las grandes empresas que, por lo tanto, tienen grandes cifras de negocios y activos. En consecuencia, tienen que ofrecer información muy detallada. La memoria abreviada es la más adecuada para pequeñas y medianas empresas, que generan mucha menos información en función de su actividad económica más reducida.
La información a incluir en la memoria dependerá de si estamos ante el modelo normal o el abreviado (o del de pymes). Existe un “modelo oficial “para cada uno de ellos que la sociedad deberá cumplimentar si bien este establece un mínimo exigible que se podrá reducir o ampliar. En aquellos casos en que se considere necesario para permitir un mejor conocimiento de la actividad de la empresa o de su situación económica se deberá indicar cualquier información en la memoria no incluida en el modelo.
Existe un debate abierto que parece no se va a cerrar nunca sobre cuando se debe realizar la memoria. Algunos dicen que la memoria solo se debe depositar en el Registro Mercantil pero no se tiene que legalizar.
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Instrucciones de Cumplimentación
- Este formulario contiene los modelos PYMES de Balance, Cuenta de pérdidas y ganancias, Estado de cambios en el patrimonio neto y Memoria normalizados, y una hoja de identificación en la que se solicita información para identificar a la empresa o empresario a los que van referidas las cuentas anuales. Este modelo debe ser utilizado por todo empresario y empresa que vengan obligados a presentar cuentas anuales en los registros mercantiles, con los límites que se indican a continuación.
- El Balance, la Cuenta de pérdidas y ganancias, el Estado de cambios en el patrimonio neto y los cuadros normalizados de la Memoria que se ofrecen en este formulario han sido elaborados siguiendo las normas del Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas (RD 1515/2007, de 16 de noviembre). Se ponen a su disposición para normalizar el cumplimiento de la obligación legal de depósito de cuentas anuales en los registros mercantiles.
- Las normas informan de la parte de la memoria que ha sido normalizada en estos modelos; las empresas deberán añadir la información no normalizada en estos modelos incorporando las páginas que consideren ofrecen la imagen fiel de la empresa, completando con ellas los cuadros normalizados.
- Los cuadros relativos al Balance, a la Cuenta de pérdidas y ganancias y al Estado de cambios en el patrimonio neto SON DE UTILIZACIÓN OBLIGATORIA, con los límites definidos en el punto 1 de estas instrucciones. Los cuadros que normalizan la contestación a los diferentes puntos de la Memoria SON DE UTILIZACIÓN POTESTATIVA.
- Los cuadros normalizados de la Memoria no son de aplicación a todas las empresas y se facilitan como una ayuda para la aplicación del Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas. Lea la OM JUS/206/2009 y determine si cada cuadro de la Memoria propuesto le es de aplicación y si representa adecuadamente la situación de su empresa.
- No se deberá escribir fuera de los espacios destinados al efecto. En cada página de las cuentas anuales normalizadas se habilita un espacio para la antefirma y firma de los administradores. Junto a ellas deberá expresarse también la fecha en que las cuentas se hubieran formulado.
- A los efectos de la clasificación de los activos y pasivos en corrientes y no corrientes, aplique las condiciones establecidas en el PGC 2007, en su tercera parte (cuentas anuales), norma 6.ª de elaboración de las cuentas anuales. Los activos corrientes comprenden tanto los vinculados al ciclo normal de la explotación (un año, con carácter general), que la empresa espera vender, consumir o realizar en el transcurso del mismo, y otros activos, diferentes de los anteriores, cuyo vencimiento, enajenación o realización se espera que se produzca en el corto plazo, esto es, un año contado desde la fecha de cierre del ejercicio.
- Las cuentas anuales se elaborarán expresando sus valores en euros. Los importes en euros deberán redondearse, por exceso o por defecto, al céntimo más próximo. En caso de que la última cifra sea la mitad de un céntimo, el redondeo se efectuará a la cifra superior. No obstante, podrán expresarse los valores en miles de euros o millones de euros cuando la magnitud de las cifras así lo aconseje.
Los modelos de Balance, Cuenta de pérdidas y ganancias y Estado de cambios en el patrimonio neto recogen en su columna «Notas de la memoria» el número de la nota de la memoria correspondiente en la que se detallan informaciones relativas a la partida del estado contable en cuestión.
Legislación Aplicable
La legislación principal que regula estos modelos es el RD 1515/2007.
El modelo normalizado de cuentas anuales en formato PYMES está actualizado a la Resolución de 26 de mayo de 2025, de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, referida a los modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación (ejercicio 2024 y siguientes).
Presentación de Cuentas Anuales
Para la presentación de las cuentas anuales, es necesario:
- Cumplimentar la instancia de presentación que se proporciona en el Registro o descargar y utilizar el programa de generación de instancias.
- Asegurarse de que las cuentas anuales estén firmadas por todos los administradores o certificar ese extremo en el Certificado del acta de la Junta.
En la presentación digital de cuentas se puede optar por realizar la memoria en forma de texto libre o realizarla en forma normalizada. En el primer caso la memoria se puede escribir con cualquier procesador de texto y grabar en alguno de los formatos de fichero que admite el Registro Mercantil (PDF, TXT, TIFF o JPEG).
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Por el contrario, en la memoria normalizada, toda la información contenida en la memoria se va a tratar individualmente, casilla por casilla, y se va a grabar en formato XBRL junto con el modelo de Cuentas anuales. La memoria normalizada está disponible en el programa a partir del ejercicio 2009 en el modelo PYMES y a partir del ejercicio 2010 en el modelo Abreviado. No se contempla la realización de esta modalidad de memoria para el modelo Normal.
Componentes de la Memoria Normalizada
Básicamente, la memoria normalizada se compone de:
- TEXTO LIBRE: Permite escribir textos libremente como se haría en cualquier programa editor de textos.
- CUADROS NORMALIZADOS: Tienen un formato o encasillado fijo en las que se pueden escribir manualmente los importes correspondientes o importar los datos desde los balances.
En la primera página del apartado Memoria normalizada PYMES se muestran las fórmulas de transferencia para importar los datos desde el balance, del modelo 200 o datos generales de la sociedad y trasladarlos automáticamente a los diferentes apartados de la memoria.
El botón "Leer Memoria tipo" que aparece al principio de la página de Variables permite cargar en las páginas de TEXTO LIBRE el ejemplo o plantilla de memoria que lleva el programa. En estos textos se incorporan variables que se sustituirán luego por sus valores correspondientes que previamente se han obtenido de los balances, de la información general de la sociedad o del modelo 200.
Variables en la Memoria Normalizada
Las variables que van en los TEXTOS de la memoria se pueden identificar porque van siempre encerradas entre corchetes con un formato: "{$V" + número de variable + "}". En las casillas de los CUADROS de memoria normalizados también se incluyen variables aunque en ese caso el formato varía ligeramente al llevar sólo el carácter "V" + número de variable.
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Existen algunas variables que obtienen datos generales de la empresa desde la ficha de datos de la entidad como el nombre o razón social, NIF, domicilio, etc.
Otras variables obtienen su valor desde los balances y para ello incluyen en su fórmula la cuenta contable o relación de subcuentas que se van a acumular. Por ejemplo la variable V0020 incluye por defecto la fórmula 190+191+192+193+194+195+196. Al obtener el valor de esta variable desde el balance se acumularán los saldos de las cuentas 190 a 196. En este caso se obtendrán esas cuentas del balance del ejercicio anterior porque así se especifica en la fórmula pero se podría indicar el traslado también del ejercicio actual o del ejercicio-2.
Algunas variables como la V0023 incluyen en su fórmula V0021+V0022.
Tanto en los textos libres que incluye el programa por defecto como en los cuadros de memoria existen apartados y casillas que no llevan fórmulas. Normalmente se trata de partidas en los que el Plan contable no establece unas subcuentas fijas. El usuario puede configurar estas fórmulas según su criterio y sus necesidades.
Cálculo y Fusión de Variables
Mediante la opción "Cálculo", "Transferir de balances" del menú o pulsando el botón, el programa recoge los datos desde el balance y de otros apartados de la aplicación para cargar el valor a cada variable y ejecuta también las operaciones de cálculo para actualizar las variables que son calculadas, es decir, las variables que se calculan en base a otras variables.
Una vez que las variables tienen cargado su valor en esta primera página del apartado Memoria normalizada PYMES (2008), será necesario trasladar esa información al texto y cuadros de la memoria utilizando el botón "Fusionar variables" que aparece en la parte superior de esta página de variables. Mediante este proceso el programa reemplaza cada variable por el importe o dato que haya en la columna "VALOR". Por ejemplo, si al fusionar variables el programa encuentra en un punto del texto una variable: {$V0001}, esa variable se sustituirá por el valor que tenga asignado y que en este ejemplo sería la "Razón social" de la sociedad.
Guardar y Leer Ficheros
Los botones Leer fichero y Guardar fichero sirven para grabar en un archivo las páginas de texto libre que forman esta memoria normalizada junto con los cuadros. Si desea realizar su propia plantilla de textos podría cargar los textos que incluye el programa de ejemplo con el botón "Leer Memoria tipo" y utilizar luego el botón "Guardar fichero" para grabar en un archivo los textos. Estos textos se graban en "texto plano" (texto sin formato).
Estos ficheros se pueden abrir con cualquier editor de textos y en ellos se pueden ver las diferentes páginas de texto libre de la memoria. El bloque de texto que forma cada página va identificado mediante etiquetas tipo XML. Por ejemplo, al principio de la página MPT2 irá un texto "" y el final de esa página irá identificado con la marca "".
Cálculo de Totales y Verificación
El proceso de cálculo se encarga de hallar el resultado de las casillas de totales que aparecen en color amarillo en las páginas correspondientes a cuadros de memoria.
El programa incluye una función de verificación que se encarga de realizar los test de errores que establece la normativa para chequear la corrección de la información introducida en la memoria.
Desde el menú de opciones "Internet", "Generales", "Documento PDF validaciones - Memoria normalizada PYMES" se pueden visualizar las páginas del BOE de los test de error que se realizan para validar la memoria.
Descarga de Modelos de Cuentas Anuales PYMES
A continuación, se ofrecen enlaces para descargar los modelos de cuentas anuales PYMES y abreviados, así como los modelos normal y consolidado, correspondientes a diferentes ejercicios. Estos modelos están actualizados según las versiones publicadas en el B.O.E.
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