A nivel ofimático, Office 365 es la solución ideal para la PYME moderna. El paquete de Office 365 es mucho más que Outlook, Word y Excel. Con Office 365, Microsoft ha dado un gran paso adelante con software de Office.
¿Qué es Office 365 para PYMES?
Se trata de una herramienta que nos permite crear, acceder y compartir documentos de Word, Excel, OneNote y PowerPoint. En este sentido no presenta cambios con un paquete Office normal, pero la diferencia está en que puedes acceder a todos los programas en tiempo real, desde cualquier dispositivo que tenga acceso a Internet y OneDrive. Ya no compras el paquete completo, sino que obtienes una suscripción que te da acceso a todo el software de productividad.
Características Clave de Office 365
Hay varias características incluidas en el plan de Office 365 que probablemente no conozcas (todavía):
- Acceso a Exchange en línea: Con Office365 tienes acceso a Exchange en línea.
Flexibilidad híbrida: las empresas medianas y grandes que trabajan con su propio servidor de Exchange local pueden mantener parte de sus buzones en su propio servidor y cambiar otros buzones a Exchange Online. Inicio de sesión único: si el buzón está en tu propio servidor o en Exchange Online, el usuario tiene la misma autenticación.
- Microsoft Bookings: Las PYMES como peluqueros, esteticistas, empresas de servicios, etc. pueden ahorrar mucho tiempo con Microsoft Bookings. Esta app permite a los clientes crear una cita con uno de tus empleados. ¡De esta manera no tienes que interrumpir constantemente el trabajo para contestar el teléfono o responder a correos electrónicos!
- Outlook Customer Manager: Para cualquier empresa es muy importante mantener una buena relación y comunicación con los clientes. Tu programa de correo de Outlook es una base perfecta para eso, porque allí es donde se lleva a cabo la mayoría de las comunicaciones. Con el software adicional de Outlook Customer Manager, puedes ver qué correos electrónicos has intercambiado con un cliente específico, qué tareas están vinculadas a él y hasta qué punto han sido seguidos. Esta herramienta simplemente se incluye en tu programa Outlook y no hace falta que aprendas un nuevo software.
- PowerApps: Los empleados a menudo tienen que anotar in situ los datos del trabajo que realizan (un control de un vehículo, por ejemplo). En lugar de anotar esos datos en papel e ingresarlos a los sistemas más tarde en la oficina, una aplicación en un teléfono inteligente o tableta es mucho más conveniente. Con PowerApps puedes crear las aplicaciones para dispositivos móviles y tabletas que necesitas, sin tener que escribir ningún código. Un ejemplo simple: diseña un formulario en el apartado ‘Formularios’ en el que tus empleados toman nota durante reuniones o visitas.
- Herramientas de colaboración en línea: Dado que tú y tus empleados siempre y en todas partes tenéis acceso a vuestros propios documentos compartidos en la nube, ahora puedes colaborar de una forma aún más ágil. Para facilitar esta colaboración, Office 365 contiene varias herramientas de colaboración en línea. Una red social para la comunicación privada dentro de las organizaciones. Conversaciones: seguir, dar me gusta, responder y compartir publicaciones. Lo especial de estas herramientas es que trabajas con una sola identidad para todos los componentes.
- Teletrabajo: ¿Alguna vez has pensado en el hecho de que tus empleados pierden horas en atascos, viajes a reuniones o simplemente viajes a su lugar de trabajo habitual? El teletrabajo es una solución.
Tener una conversación cara a cara en video HD, con una o 250 personas. Te ayudamos con la instalación, la migración, la implantación y cualquier otra consulta que puedas tener.
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Planes de Microsoft 365 para Empresas
Los planes de empresa de Microsoft, que están dirigidos principalmente a las empresas medianas y pequeñas, reciben los nombres que aparecen a continuación: Empresa Básico, Aplicaciones para negocios, Empresa Estándar y Empresa Premium. Entre las aplicaciones incluidas en los cuatro planes para empresas se encuentran Word, Excel, PowerPoint y OneDrive.
Comparación de Planes
Microsoft tiene una variedad de ofertas de productividad y administración de seguridad para empresas pequeñas y medianas, todas con características y capacidades cada vez más efectivas.
- Microsoft 365 Empresa Básico: Proporciona acceso a versiones web y móviles ligeras de aplicaciones como Word, Excel y PowerPoint, así como correo electrónico empresarial y almacenamiento en la nube. También puedes elegir entre planes con y sin Microsoft Teams.
- Microsoft 365 Empresa Estándar: Combina potentes versiones de escritorio, web y móvil de aplicaciones como Word, Excel y PowerPoint, y aplicaciones adicionales como Clipchamp, junto con los mismos servicios que en Empresa Básico.
- Microsoft 365 Empresa Premium: Incluye las mismas aplicaciones y servicios y, además, una avanzada protección contra ciberamenazas y funcionalidades de administración de dispositivos.
Las opciones del plan Enterprise ofrecen mayores niveles de administración de la seguridad y el cumplimiento de las normativas que los planes empresariales, y proporcionan funciones adicionales de inteligencia empresarial y análisis. Estos planes están diseñados para clientes empresariales y aquellos que tengan más de 300 usuarios.
Usos y Beneficios Adicionales
- Uso de funciones en tiempo real: Te permite trabajar de manera conjunta con otros usuarios en los mismos documentos. Por ejemplo, podemos estar hablando de informes de ventas, de eventos variados, de contratos, etc. Las sincronizaciones se gestionan en el momento y el guardado es automático.
- Historial de versiones: Existe un historial que nos informa sobre las versiones de los archivos en los que se han hecho cambios.
- Conexión con Skype: Si te hace falta mostrar un documento rápidamente, Office 365 es capaz de conectarse de un momento a otro con Skype para hacer una videoconferencia con pantalla compartida.
- Herramientas avanzadas de colaboración: Para los planes con Microsoft Teams, accede a características mejoradas como grabaciones de reuniones, transcripciones y espacios de trabajo en equipo optimizados para la colaboración empresarial.
- Aplicaciones empresariales: Dirige tu negocio con herramientas como Microsoft Bookings para la programación de citas.
- Microsoft 365 Copilot: Disponible como complemento, Microsoft 365 Copilot es un asistente de IA para el trabajo que impulsa la productividad y la creatividad para ayudarte a hacer crecer y dirigir tu empresa.
Modernización del Puesto de Trabajo
Si tu empresa no dispone de Microsoft 365, el primer paso es la modernización del puesto de trabajo, que básicamente consiste en migrar la información corporativa hacia la suite y explotar sus servicios base. En este paso, podemos abordar el Correo, la Identidad, la Seguridad y la Productividad.
Según lo escogido será necesaria la formación a usuarios en la adopción inicial de los servicios implantados y la formación técnica asociada a los servicios migrados.
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Seguridad y Protección de la Información
Dada la exposición de información y usuarios a ciberataques, el siguiente paso estaría relacionado con la seguridad y protección de la información, un complemento al proceso de modernización del puesto de trabajo, pero también un proyecto a abordar por pymes que ya tienen Microsoft 365 y necesitan potenciar este aspecto, fundamental hoy en día.
Adopción de Productividad
Ya tenemos Microsoft 365, es el turno de la productividad, tanto personal como organizativa. Es el momento de aprovechar el conocimiento de la organización y simplificar el flujo de trabajo; ser productivo desde cualquier lugar; con acceso seguro, uso compartido y almacenamiento de archivos, tanto en el trabajo, como en casa o en los desplazamientos; fomentar el trabajo en equipo y por supuesto mantener a tu equipo informado de todo con el chat, las reuniones online y las llamadas.
Para ello será necesario implantar SharePoint, OneDrive y Equipos de Teams y migrar la información departamental desde repositorios locales.
Potenciar Teams en tu Empresa
Sin duda Microsoft Teams está siendo una de las aplicaciones más adoptadas en los últimos tiempos dada la explosión del teletrabajo y la movilidad de los usuarios.
¿Qué puedes hacer con Teams?
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- Reuniones efectivas entre el personal de la organización y colaboradores o partners.
- Eventos públicos en directo
- Salas de reunión con equipamiento certificado
- Integración de Centralita Virtual
- Integración de chatbots, conectores, flujos de trabajo automatizados, etc.
Gobernanza de Microsoft 365
¿El número de equipos en Teams es elevado? ¿No existe un criterio claro ni nomenclatura a la hora de desplegar nuevos equipos en Teams u organizar SharePoint? ¿Está reglado el uso compartido con usuarios externos?
Si tu organización cuenta con un gran número de usuarios o un largo recorrido temporal utilizando las herramientas de productividad de Microsoft 365, es el momento de abordar, si no lo has hecho ya, un proyecto de “Gobernanza de Microsoft 365”.
Aplicaciones de Negocio con Microsoft 365
Todas las herramientas de Microsoft 365 tienen evolución constante, rápida e incesante, con un torrente de nuevas funcionalidades en las aplicaciones existentes y por supuesto las hay nuevas.
Además, Microsoft 365 permite implantar soluciones estratégicas para mejorar la productividad en diferentes escenarios empresariales como: Gestión de proyectos, Calidad y Medioambiente, Seguridad Alimentaria, PRL, Incidencias en fábrica, etc.
Acompañamiento y Servicios Gestionados
Para aquellas empresas que no dispongan de personal cualificado, administrador de sistemas o que quieran delegar el proyecto en un partner de referencia y centrarse en el negocio, la solución sería contratar un servicio de “Servicios Gestionados”, que ofrecerá cobertura en el día a día a los usuarios y se encargará de la evolución de la plataforma:
- Setup - Activación
- Acompañamiento a la adopción
- Gestión y evolución de la Seguridad
Formación Microsoft 365
Si lo que necesitas es formación disponemos de un amplio catálogo orientado a:
- Formación técnica: Orientada a los administradores TI y personal Help Desk cuyo rol se basa en mantener la salud, seguridad, funcionalidad y gobernanza de los distintos servicios de la suite.
- Formación uso y productividad: Orientada a usuarios finales y usuarios clave, cuyo fin es potenciar el conocimiento, uso y creatividad.
Precios de Microsoft 365 para Empresas
A continuación, se muestra una tabla con los precios de los diferentes planes de Microsoft 365 para empresas:
| Plan | Precio Mensual (IVA no incluido) | Características Principales |
|---|---|---|
| Microsoft 365 Empresa Básico | 4,20€ | Correo electrónico empresarial, servicios para PC/MAC/móvil, aplicaciones web y móviles ligeras |
| Office 365 empresa | 10,50€ | Aplicaciones del paquete Office, herramientas de almacenamiento y uso compartido de archivos |
| Microsoft 365 Empresa Estándar | [Precio no especificado] | Versiones web, móviles y de escritorio de Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Clipchamp, seminarios web con informes, áreas de trabajo colaborativas con Microsoft Loop |
| Microsoft 365 Empresa Premium | [Precio no especificado] | Todo lo de Empresa Estándar, administración de identidad y acceso avanzada, protección de dispositivos y puntos de conexión, protección mejorada contra ciberamenazas, descubrimiento, clasificación y protección de datos sensibles |
| Microsoft 365 Copilot | [Precio no especificado] | Requiere una suscripción a Microsoft 365 elegible |
| Teléfono Microsoft Teams Estándar | [Precio no especificado] | Se requiere un plan de Microsoft 365 o una licencia de Teams elegible |
| Microsoft Defender para Empresas | [Precio no especificado] | Se incluye en Microsoft 365 Empresa Premium |