Desde Recursos Humanos se es consciente de la importancia de contar con un organigrama en cualquier empresa. Y es que esta herramienta visual es clave para realizar un análisis rápido y simple de cualquier organización. Con un organigrama de empresa puedes ver cuál es la jerarquía y los vínculos que entrelazan a todos los miembros o participantes de una entidad entre sí.
También son conocidos como gráficos organizacionales, y podríamos definirlos como un diagrama que estructura al equipo de trabajo y explica qué departamentos dependen entre sí y cuáles son los roles de cada participante. Así que si estás por comenzar tu emprendimiento o ya tienes un negocio en marcha, lo ideal sería que crees el propio organigrama empresarial… Aunque por el momento solo se trate de ti.
Con el gráfico organizacional tienes un orden estratégico para la empresa, y es que gracias a esta potente herramienta podrás coordinar mejor a los equipos de producción, los canales de distribución e incluso, las relaciones que se establecen con los clientes.
¿Qué es un organigrama empresarial?
El organigrama de una empresa es esa representación visual que muestra todas y cada una de las estructuras organizacionales que forman la compañía. Por eso es fundamental que lo prepares, porque conocer cómo se estructura la plantilla es FUNDAMENTAL para el buen funcionamiento de una empresa.
Tipos de Organigramas de una Empresa
Como cada empresa tiene una estructura diferente, existen diversos tipos de organigramas o esquemas organizacionales que permiten definir mejor al equipo y sus jerarquías:
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- Organigrama funcional o estructural: También llamado organigrama vertical, es la configuración de la estructura de la organización en base a las partes que la comprenden y sus funciones. Entonces la figura que es pilar y de la que parten los demás miembros es la del CEO. A partir de aquí se divide el esquema por departamentos y sus participantes.
- Organigrama matricial: Aquí se combinan las estructuras verticales con las horizontales para dividir los puestos de trabajo con las funciones de cada miembro de la empresa. Así que podrías colocar en columnas y filas que sean independientes entre sí, aquellos elementos que les relacionan.
- Organigrama lineal: Aquí podríamos tener una similitud con el organigrama funcional, solo que a diferencia de él, el organigrama lineal puede ser utilizado para cualquier departamento o proceso productivo sin tener que involucrar a la figura del CEO de la empresa. Se utiliza mucho por la sencillez que aporta y es factible para empresas pequeñas como aquellas muy grandes. Sobre todo son ideales si se tiene como objetivo analizar qué tal va el clima laboral y para darle un seguimiento organizado a los trabajadores.
- Organigrama horizontal: Parte de un primer elemento del que se desglosan los demás hacia la derecha. Por lo que verás a quienes tienen un puesto con mayor jerarquía de lado izquierdo mientras que aquellos miembros y departamentos que dependen de él tienen subcategorías o extensiones hasta completar la organización entera. Nos gusta de este organigrama que los vínculos suelen ser más participativos, ya que refleja la apertura de las figuras principales para involucrar opiniones y perspectivas de los demás miembros del equipo.
- Organigrama jerárquico: En este esquema las conexiones fluyen sin tener una estructura vertical u horizontal obligatoria, aquí verás detalles adicionales de cada relación que hay en los departamentos de manera escalonada. Así, de un mismo punto de partida, fluyen las conexiones que hay entre cada área de la empresa. Lleva un poco más de tiempo trabajarlo, pero si te apoyas en softwares de creación y gestión de organigramas, todo se te facilita.
- Organigrama mixto: Aquí existe una mezcla entre el organigrama horizontal y el vertical, a diferencia del jerárquico en el que existe la posibilidad de estructurar la información de forma escalonada, con el mixto solo es posible hacerlo de esas dos maneras. Es el organigrama que se recomienda para aquellas organizaciones que tienen muchos departamentos y empleados.
- Organigramas circulares: Son una forma un poco más creativa de plantear y organizar las estructuras de la empresa, digamos que es el que tiene un atractivo visual neutro ya que parte de una figura céntrica de la que se desplazan el resto de miembros de cada departamento. Es entonces que verás un círculo que se despliega desde adentro hacia afuera, aquí no existe una jerarquía delimitada como tal. Lo que facilita la integración de todos los departamentos de manera más natural y espontánea, te recomendamos que pruebes con iniciar con un organigrama circular para tu emprendimiento o negocio.
- Organigrama de una microempresa: Son organigramas sencillos que no tienen una mega estructura que definir con tanto detalle. De igual manera, tienen su importancia ya que permiten ver cuál es la relación entre los departamentos y sus responsabilidades. Estamos seguros de que más que una tarea que debes completar, hacer un organigrama para tu empresa dará pie a ideas más que innovadoras. Es un proceso enriquecedor y del que pueden salir grandes soluciones que quizá viéndolo todo en plano en un formato lápiz y papel no veas.
Organigrama del Departamento de Marketing
El organigrama del Departamento de Marketing debe plasmar la configuración y la manera de asignar tareas y responsabilidades entre los integrantes de los equipos, con la misión fundamental de cubrir todas las labores encomendadas. La estructura del departamento variará dependiendo del sector al que se dedique la empresa, de su tamaño y de los propios integrantes del servicio, por lo que existen diferentes modalidades de organigrama.
Estos serían algunos ejemplos:
- Organigrama jerárquico: Se trata de la organización tradicional que contempla la dirección del departamento en la cúspide. De ella dependen la gerencia de marketing y los especialistas en marketing de contenidos. La gerencia se responsabiliza de revisar el trabajo de los diferentes coordinadores y especialistas, como analistas, diseñadores, redactores, etc.
- Organigrama horizontal: Al igual que en la organización jerárquica, el director de marketing ocupa el puesto de mayor responsabilidad, pero en este caso cada uno de los especialistas tiene asignados sus propios proyectos y el coordinador supervisa todo el conjunto y facilita la colaboración entre los diferentes departamentos.
- Organigrama basado en funciones: También en este caso, el director de marketing se encuentra en el escalafón más alto, pero cada uno de los responsables de departamento tiene la misma jerarquía y se ocupa de sus propios trabajos. Es el caso del gerente de marketing, coordinador de marketing, gerente de contenidos o responsable de diseño gráfico. A su vez, estos departamentos pueden tener diversos especialistas a su mando.
El organigrama del Departamento de Marketing debe contar con una distribución clara de funciones y, sobre todo, de responsabilidades, así como con una comunicación efectiva entre sus miembros para que el éxito esté asegurado.
Puestos Clave en el Departamento de Marketing
Independientemente de cuál sea el organigrama elegido para constituir el Departamento de Marketing de la organización, existen determinados cargos que no pueden faltar. Estos son los principales puestos del Departamento de Marketing:
- Director de Marketing: Es el máximo responsable de este departamento y es el encargado de determinar la estrategia general que debe seguirse, así como de supervisar su implementación. Tiene comunicación directa con la alta dirección de la empresa y coordina todas las actividades del equipo.
- Analista de datos e investigación de mercado: Su tarea consiste en recopilar, estudiar e interpretar la información sobre el mercado y sus consumidores. De este modo, podrá elaborar informes en los que se basen las decisiones estratégicas del departamento.
- Especialista en estrategia: Entre sus cometidos se encuentra la elaboración del plan de marketing, que tendrá que realizarse en función del estudio de mercado y los KPI de cada campaña. Para realizar un buen trabajo, este especialista en estrategia tendrá que comunicarse estrechamente con el resto de áreas del departamento.
- Gerente de marketing digital: En muchas compañías el marketing digital cuenta con un espacio diferenciado y, por tanto, con profesionales dedicados exclusivamente a él. Ligado con el marketing digital, este puesto se focaliza en gestionar y optimizar la presencia de la marca en las redes sociales de la compañía. Debe ser un especialista en comunidades online.
- Director creativo: Se responsabiliza de desarrollar los conceptos creativos para las campañas, así como de revisar todo el material de diseño gráfico, la producción de vídeos o cualquier material creativo que se haya decidido utilizar.
- Diseñador gráfico: Su trabajo consiste en materializar las ideas del director creativo, realizando diseños visuales ya sea de folletos, trípticos o publicaciones en redes sociales y página web.
- Gerente de comunicación: Dirige todo lo que tenga que ver con la comunicación de la empresa, ya sea en el plano externo o interno.
- Gerente de publicidad y promociones: Diseña las campañas publicitarias que se deciden en el departamento, seleccionando los medios más acertados para cada una de ellas. También se ocupa de las promociones y los eventos que aumentan la visibilidad de la firma.
- Content manager: Gestiona y decide los contenidos que se publican en nombre de la marca, además de ocuparse de la creación de este contenido.
- Analista de datos: Tiene por cometido el monitoreo y estudio del funcionamiento de las estrategias de marketing implementadas. De esta forma, es posible corregir aquello que no termina de funcionar y saber cómo hacerlo.
Cada uno de estos puestos desempeña un papel crucial en el éxito del Departamento de Marketing. Trabajando en conjunto, estos profesionales contribuyen a desarrollar y ejecutar estrategias efectivas que impulsan el crecimiento y la competitividad de la empresa en el mercado.
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Estructuras Centralizadas vs. Descentralizadas
En tiempos difíciles, los departamentos de marketing se ven sometidos a una enorme presión por demostrar su valor. Según una encuesta de Gartner, el 65% de los departamentos de marketing se han centralizado total o parcialmente para hacer frente a los retos que plantean la priorización, los flujos de trabajo y la colaboración.
Existen tres tipos de estructuras:
- Estructuras centralizadas: Concentran el poder de gestión y de toma de decisiones en la cúspide de la jerarquía organizativa.
- Estructuras descentralizadas: Distribuyen el poder formal de la toma de decisiones entre varios grupos, regiones o unidades de negocio.
- Estructuras híbridas: Utilizan una red de equipos centralizados y descentralizados, determinados según la función y los objetivos de cada equipo.
Herramientas para Crear Organigramas
Existen diversas herramientas que facilitan la creación de organigramas claros y completos, incluso para principiantes. Algunas de estas herramientas incluyen:
- OrgCharting
- EdrawMind
- Boardmix
Estas herramientas ofrecen plantillas personalizables y funciones para facilitar la edición y el intercambio de información.
Beneficios de un Organigrama Bien Definido
- Define roles y responsabilidades claramente definidas para cada puesto.
- Herramienta valiosa para la planificación estratégica.
- Mejora el servicio al cliente al tener una estructura organizativa clara y eficiente.
- Herramienta útil para el desarrollo profesional.
A la hora de alcanzar objetivos, podemos tener la tentación de organizar nuestra empresa con mucha ilusión y poca estrategia. La empresa debe concretar una estrategia para cumplir esos objetivos, y -evidentemente- no se requerirán los mismos recursos si la estrategia es de “retador” y vamos a por el número 1 del mercado, que una estrategia, por ejemplo, de “seguidor” o de “imitador”.
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Los organigramas corresponden al marketing operativo, y -por tanto- deben incluirse en el plan de marketing digital.
Funciones Clave Dentro del Organigrama
Es imprescindible que este departamento esté en permanente comunicación con los demás. Mi respuesta es siempre que -en la medida de lo posible- no se externalice. cada vez invierten más dinero en Internet, es por ello que necesitan saber sobre su público, quiénes son los que acceden a sus sitios webs, cuanto tiempo destina en él y qué es lo que hace allí. Al invertir tanto en marketing digital, las organizaciones deben conocer el ROI (retorno de inversión) de sus acciones. Es evidente que el aumento de la inversión en digital exige cada vez más control sobre los resultados de la misma.
Hasta ahora, hemos hablado de puestos que debería incluirse dentro del propio organigrama físico de la empresa.
- El especialista en marketing automation es responsable de desarrollar y gestionar el uso de herramientas y plataformas de marketing automatizado para mejorar la eficiencia y efectividad de las campañas de marketing de la empresa.
- El especialista en marketing de video es responsable de la planificación, producción y promoción de videos para la empresa.
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