Un organigrama es un instrumento básico para el funcionamiento de cualquier empresa. Aunque en las organizaciones de pequeño tamaño a menudo ni siquiera existen, ya sea porque se considera innecesario o porque simplemente no se conoce su utilidad.
Aunque un organigrama puede definirse como el esquema que plasma de forma clara la estructura de la organización, permitiendo visualizarla de forma gráfica, en realidad su significado y utilidad van más allá. Como es bien sabido, el organigrama de una empresa es la representación gráfica de la estructura de la organización. En él, una única empresa representa su estructura organizativa y funcional.
¿Por Qué es Crucial un Organigrama en la Empresa Familiar?
Al contrario de lo que sucede en compañías no familiares, donde el organigrama es impuesto a los trabajadores desde la dirección general - entras a trabajar en un puesto de un departamento concreto, sin cuestionarte mucho más - en las empresas familiares consensuar el organigrama es una tarea delicada. Además, esta transparencia ayuda en gran medida a que los conflictos de poder en la empresa no se trasladen al ámbito familiar.
Desde un punto de vista práctico, puesto que es una herramienta de gestión, el organigrama señala qué debe hacer cada integrante de la empresa dentro de la organización, así como la relación entre los departamentos. Ello no significa que una empresa familiar que no lo tenga, que disponga de uno inadecuado, desactualizado o informal, no pueda llevar a cabo sus respectivos roles o que los departamentos no realicen su desempeño sin problemas.
Estructura y Diseño del Organigrama
Crear un organigrama no sólo implica seguir determinadas pautas o indicaciones técnicas. El organigrama será más o menos elaborado en función de la complejidad de la misma empresa. En general, a mayor número de empleados y dificultad que entrañan los diferentes procesos e interrelación, también más complejo o elaborado será el organigrama.
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La simplicidad, por lo tanto, puede ser operativa, siempre y cuando la organización también tenga una estructura simple, aunque dentro de su sencillez, como todo organigrama, se ha de incluir una información mínima. Por lo tanto, aunque es una instantánea, una fotografía de la organización interna de la empresa, en cierto modo su esquema refleja también la dinámica de la organización, por lo que también se hace necesario estar pendientes de los cambios para ir adaptándolo a las nuevas realidades y necesidades.
Un error que ocurre habitualmente en las empresas familiares de varias generaciones es un exceso de puestos directivos, creados ad hoc para miembros de la familia pero que no tienen un contenido específico real. Así, la estructura comienza a transformarse en una forma ovalada, como un melón.
Tipos de Organigramas
Son cuatro los tipos de organigramas de empresa más comunes. Cada uno representa las diferentes formas en que una empresa funciona:
- Organigrama jerárquico o vertical: Es el más tradicional, donde cada nivel superior supervisa al inferior.
- Organigrama funcional: Divide la empresa en diferentes áreas funcionales, como marketing, finanzas, recursos humanos, etc.
- Organigrama mixto: Como su nombre lo dice este tipo de organigrama es una combinación del organigrama vertical y horizontal.
La estructura de un organigrama horizontal es muy similar a la funcional vertical, la única diferencia en este caso es que la dirección de la jerarquía será de izquierda a derecha.
Elementos Clave en el Organigrama
No todos los elementos han de aparecer de manera obligatoria en nuestro organigrama, ya que cada uno tiene que adaptarse a la estructura y necesidades de las distintas empresas, y reflejar los cargos de la mejor manera posible:
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- Altos directivos: Empezar por el CEO y sigue por el Director Ejecutivo y los responsables de los departamentos, los mandos intermedios y así hasta llegar a todos los integrantes de la empresa.
- Mandos intermedios: Esto son los mandos intermedios de la empresa, y hacen de puente entre los altos directivos y los trabajadores que están a cargo de llevar a cabo acciones que afectarán directamente a la empresa.
- Trabajadores: Trabajadores que están en contacto directo con las funciones de la empresa propiamente dichas.
- Personal subcontratado: En muchas ocasiones estos trabajadores no forman parte completamente de la empresa, sino que se subcontrata.
Roles y Responsabilidades en la Empresa Familiar
La elección del puesto desempeñado por cada persona no debe estar condicionada por la posición que ese protagonista ocupa en el sistema familiar, sino por su preparación, su formación, su experiencia y su implicación. Es esencial diferenciar roles y funciones para organizar el trabajo en la empresa familiar. De este modo, cada uno puede concentrarse en su labor manteniendo su propio espacio en la entidad. Pero los distintos puestos también deben coordinarse en torno a la referencia de los objetivos comunes.
Funciones Clave en una Pyme Familiar
En el caso de la estructura de las empresas familiares, se consideran de máxima importancia el Consejo de Administración y la Junta General. Mientras la Junta General es el lugar donde ejercen sus derechos los propietarios en la fijación de valores y objetivos, el Consejo de Administración tiene la misión de orientar a la dirección de la empresa sobre cómo alcanzar esas metas.
La decisión de crear un Consejo de Administración supone dar un gran paso en la profesionalización de la empresa, en especial cuando se incluyen expertos entre sus miembros. Las funciones de este órgano de gobierno son distintas y numerosas, pero todas ellas se orientan a ganar competitividad y lograr un crecimiento sostenido.
Pese a que no existe un acuerdo sobre composición ni sobre el número ideal de miembros que debe tener el Consejo de Administración, es habitual que el tamaño oscile entre 5 y 11 personas, cifras impares para facilitar los acuerdos en las votaciones.
Beneficios de Implementar un Organigrama
Una empresa organizada y, en fin, profesionalizada, realiza su actividad dentro de un marco en el que se engloban documentos esenciales, entre los que destaca, además del organigrama, las declaraciones estratégicas contenidas de forma general en el protocolo de familia. De este modo, la cultura de la empresa se plasma tanto en esa visión de negocio y valores propios como en el diseño del organigrama, por lo que su aprobación y posibles renovaciones siempre han de ser consensuadas.
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El organigrama mostrará el cometido a todo el personal de la organización, su nivel de responsabilidad y aportación realizada al conjunto de la empresa, que trabaja de forma coordinada. El reparto formal de tareas y responsabilidades acabará con los típicos problemas de una empresa que no cuenta con organigrama o que aplica uno de forma espontánea o informal, como el solapamiento de tareas, dobles mandos, tiempos muertos, tareas duplicadas o sin realizar, desaprovechamiento de recursos humanos y, en fin de ventaja competitiva.
Por contra, una organización inmersa en un proceso de profesionalización y mejora constante se beneficiará del organigrama en la toma de decisiones, en los cambios, relevos, sustituciones o en establecer planes que mejoren la efectividad o rendimiento de trabajadores o procesos.
Ejemplo de Estructura en una Pyme Familiar
En el punto más alto del organigrama se encuentra el Director General o Gerente, quien es responsable de la visión y la estrategia general de la empresa. Este rol es fundamental ya que las decisiones estratégicas, la asignación de recursos y el establecimiento de la cultura empresarial dependen del director.
La gestión financiera es uno de los pilares más importantes para cualquier empresa, y en una pequeña empresa, el responsable financiero suele tener varias tareas. Este área puede estar supervisada por un Gerente Financiero, Contador o Responsable de Finanzas, dependiendo del tamaño de la empresa.
El Departamento de Marketing y Ventas es vital para atraer nuevos clientes y generar ingresos para la empresa.
Dependiendo del tipo de empresa, el área de Producción (en empresas manufactureras) o Servicios (en empresas de servicios) es fundamental para cumplir con las promesas hechas a los clientes.
El área de Recursos Humanos en una empresa pequeña puede estar conformada por una sola persona o, en muchos casos, esta función puede ser asumida por el director o gerente.
Adaptabilidad y Flexibilidad
Es importante destacar que el organigrama de una empresa pequeña no es algo estático. A medida que la empresa crece, cambia su estructura interna. Algunas funciones que inicialmente eran llevadas por una sola persona se subdividen en varios roles o departamentos. Este tipo de estructura es flexible y puede ajustarse según las necesidades y el crecimiento de la empresa.
La organización de los recursos humanos de una empresa se hace más compleja cuanto mayor capital humano sea necesario. Es por esto que es clave tener claro qué es un organigrama de una empresa y cómo este se estructura. Puede ser una tarea ardua pero en el largo plazo será clave para una buena gestión de los recursos disponibles y un buen diseño de la estrategia de la empresa.
Uso de Plantillas y Software para Organigramas
Claro que sí, una plantilla de organigrama es una manera fácil de controlar la estructura de la organización sin que pierdas tiempo en elaborar una desde cero. Se recomienda usar plantillas de organigramas en Word o Power Point para empresas pequeñas o que se encuentran en una etapa inicial ya que la actualización de la información puede ser tediosa cuando se trata de empresas grandes o con mucha cantidad de trabajadores.
Se recomienda utilizar un sistema que facilite la creación de un organigrama empresarial en cuestión de segundos y con la ventaja de mantenerlo siempre actualizado, ya sea que haya una nueva incorporación o baja en el equipo.
Tabla Resumen de Beneficios del Organigrama
| Beneficio | Descripción |
|---|---|
| Claridad en roles y responsabilidades | Evita solapamiento de tareas y define quién es responsable de qué. |
| Mejora la comunicación | Facilita el flujo de información y reduce los tiempos muertos. |
| Optimización de recursos | Aprovecha al máximo el capital humano y evita la duplicación de esfuerzos. |
| Toma de decisiones | Permite una toma de decisiones más informada y eficiente. |
| Adaptabilidad al cambio | Facilita la reestructuración y adaptación a nuevas necesidades. |
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