Un organigrama empresarial es una representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa u organización. Este diagrama muestra la jerarquía de los diferentes niveles de autoridad, responsabilidades y relaciones dentro de la organización.
El propósito principal de un organigrama es proporcionar una visión clara y visual de cómo se distribuyen las funciones, roles y departamentos dentro de la empresa. En un organigrama, los empleados y las posiciones se colocan en diferentes niveles o categorías según su nivel jerárquico. Las líneas y conexiones entre los distintos elementos del organigrama indican las relaciones de supervisión, comunicación y flujo de autoridad entre los diversos departamentos y niveles de la organización.
Los organigramas pueden variar en su complejidad y estilo, dependiendo del tamaño y la estructura de la empresa. Se trata del gráfico que marca las funciones, responsabilidades y relaciones de los recursos humanos de una empresa.
¿Por qué es importante un organigrama?
En cualquier organización, saber quién hace qué y quién reporta a quién es clave para evitar errores, duplicidades y confusiones. Un organigrama es una representación gráfica de la estructura de una empresa u organización. Muestra las áreas funcionales, puestos de trabajo, niveles jerárquicos y las relaciones de dependencia entre los distintos roles.
Claridad organizativa: Ayuda a todos los empleados a entender cuál es su rol y responsabilidades, a quién deben reportar y con qué otras áreas deben coordinarse.
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Beneficios clave de un organigrama:
- Conocer la cadena de mando: Determinar la jerarquía del trabajo.
- Creación de departamentos: Esencial para la correcta organización empresarial.
- Delegar tareas y responsabilidades: Asignar tareas concretas a cada grupo de empleados.
- Definir el ámbito de control: Determinar la independencia de los empleados.
- Visión global de la empresa: Asegurar que el organigrama ofrece una visión completa de la empresa.
- Mejora en la toma de decisiones: Facilitar la identificación de tareas en curso y el desarrollo de nuevas estrategias.
- Diseño comprensible: Contar con una maquetación fácil de comprender y utilizar.
Tipos de organigramas
Hay muchísimos tipos de organigrama y, de hecho, en cuanto a diseño, no tienen límite siempre que sea la mejor manera de reflejar la información que contienen. No existe un único modelo de organigrama. La elección dependerá del tamaño de la empresa, su cultura organizacional y su modelo de negocio.
1. Según su estructura y representación gráfica:
- Organigrama vertical o jerárquico: Es el más común, donde las posiciones se muestran en forma de pirámide, con el nivel más alto de autoridad en la parte superior y los niveles inferiores descendiendo en la jerarquía. Las relaciones de supervisión y subordinación son claras en este tipo de estructura.
- Organigrama horizontal: Con la misma funcionalidad que el anterior, solo que los puestos o responsabilidades más destacadas se ubicarán en la zona izquierda, desarrollándose hacia la derecha el resto de departamentos y/o responsabilidades.
- Organigrama circular (o radial): En lugar de una estructura vertical, este organigrama muestra las posiciones en un círculo. Es normalmente utilizado en organizaciones más horizontales, donde la colaboración y la toma de decisiones son compartidas.
- Organigrama mixto: En él se incluyen algunos trabajadores o grupos de trabajo en formato vertical, representando elementos que tengan una responsabilidad similar. Son los más completos, y permiten la toma de decisiones en base a los datos que en ellos se representan.
- Organigrama escalar: Las posiciones se muestran en una sola línea, de arriba hacia abajo. Es común en organizaciones pequeñas o con estructuras muy simples.
2. Según las características de la empresa:
- Organigrama funcional o estructural: En este tipo de organigrama, las funciones y responsabilidades se agrupan por áreas funcionales, como marketing, ventas, producción, recursos humanos, etc. Se muestra cómo los diferentes departamentos se relacionan entre sí y cómo se distribuyen las responsabilidades en cada área.
- Organigrama matricial: En este tipo de organigrama, se combinan tanto las estructuras funcionales como las divisionales. Los empleados pueden tener dos tipos de superiores: uno que se ocupa de la función y otro que se ocupa de la división. Esto permite una mayor flexibilidad y colaboración en proyectos interdisciplinarios.
- Organigrama divisional: En lugar de agrupar por funciones, este organigrama se basa en divisiones o unidades de negocios separadas. Cada división puede ser responsable de un producto, servicio o territorio específico. Es útil cuando una empresa tiene operaciones muy diferenciadas.
- Organigrama geográfico: Las divisiones se realizan por territorio.
- Organigrama por productos: Las divisiones se realizan por producto.
- Organigrama de bloques: Se enfoca en los procesos clave de la organización en lugar de las funciones o divisiones. Este tipo de organigrama resalta cómo se llevan a cabo los procesos y quiénes son responsables en cada etapa.
- Organigrama de pirámide invertida: La jerarquía se invierte, dando más importancia a la base de la organización y menos a la cima. Es más común en organizaciones enfocadas en empoderar a los empleados de nivel inferior.
- Organigrama en red: Muestra conexiones basadas en redes de colaboración y comunicación en lugares de jerarquías rígidas. Es común en empresas con equipos dispersos geográficamente.
3. Según la escala del negocio:
- Organigrama microadministrativo: Utilizado en microempresas con una estructura simple.
- Organigrama macroadministrativo: Utilizado en grandes empresas con estructuras complejas.
- Organigrama mesoadministrativo: Utilizado en empresas medianas.
¿Cómo crear un organigrama en tu empresa?
Crear un organigrama efectivo en tu empresa implica varios pasos para asegurarte de que refleje con precisión la estructura jerárquica y funcional de la organización. Aquí tienes un proceso básico para crear un organigrama:
- Recolección de información:
- Identifica todos los departamentos, equipos y unidades en tu empresa.
- Lista los cargos y puestos de trabajo en cada departamento.
- Documenta los nombres de los empleados y sus respectivas posiciones.
- Determina el tipo de organigrama: Decide qué tipo de organigrama es más adecuado para tu empresa en función de su tamaño, estructura y necesidades.
- Selecciona una herramienta: Elige una herramienta de creación de organigramas, como Microsoft PowerPoint, Lucidchart, Visio, Draw.io u otras herramientas en línea.
- Dibuja la estructura básica: Coloca el cargo más alto en la parte superior y crea ramificaciones para los diferentes niveles jerárquicos.
- Agrega los nombres y cargos: Ingresa los nombres de los empleados en los puestos correspondientes. Asegúrese de que los niveles y las conexiones sean precisos y reflejen la realidad.
- Definir las relaciones: Usa líneas sólidas para mostrar relaciones de supervisión y líneas de puntos para relaciones funcionales o colaborativas.
- Añadir información adicional: Puede incluir fotos de los empleados, direcciones de correo electrónico, números de teléfono u otra información relevante.
- Revisa y ajusta: Verifica que la información sea precisa y actualizada. Asegúrese de que la jerarquía sea coherente con la estructura de la empresa.
- Comparte y obtén comentarios: Comparte el organigrama con colegas o superiores para obtener comentarios y sugerencias.
- Actualizar periódicamente: Los cambios en la estructura organizativa son normales. Mantén el organigrama actualizado a medida que se produzcan cambios.
- Comunicación interna: Una vez finalizado y actualizado, comparta el organigrama con todos los empleados para que todos comprendan la estructura de la empresa.
Herramientas para crear organigramas
Existen diferentes herramientas online para crear organigramas. Tanto gratuitas como de pago.
- Lucidchart: Con un pack de funcionalidades muy completo, que permite importar datos desde otras aplicaciones para crear organigramas interactivos de forma rápida. Cuenta con una versión gratuita con ciertas funciones limitadas, que puedes desbloquear accediendo a sus planes de pago.
- Canva: Un generador de organigramas con plantillas que permite crear diseños tan completos como sea necesario. Siempre bajo un sistema de arrastrar y soltar, que acelera el tiempo de ejecución y creación de los gráficos.
- Creately: Tiene la particularidad de que se pueden trabajar los organigramas online.
Ejemplos de organigramas de empresas
Starbucks
Starbucks tiene un organigrama matricial, es decir, híbrido. En primer lugar determina la organización funcional. Segmenta, por ejemplo, por Recursos Humanos, Marketing, Ventas… Es la forma más tradicional de crear un organigrama. Pero añaden otras divisiones, como la geográfica. De cada uno de los departamentos surgen tres divisiones más: América, China y Asia-Pacífico y, por último, Europa, Oriente Medio y África. Así, hay un jefe de marketing. De él dependen cada uno de los tres responsables de las distintas divisiones que, a su vez, tienen a otros cuatro responsables a cargo.
El siguiente nivel lo representa la división por producto. Café, productos horneados, tazas, etcétera. Y, finalmente, la última de todas las divisiones es la del equipo de trabajo.
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Coca Cola
El objetivo de este organigrama es que sea informativo y esté a disposición del público. Su organigrama parte de un ámbito general, en el que se sugiere una estructura jerárquica, y expresa a la población las áreas administrativas y su relación entre sí. Se expresa como un organigrama vertical, una ramificación relaciones de arriba hacia abajo.
Apple
Apple basa su estructura en una vertical, a partir del CEO. De esta estructura se despliegan otros puestos vinculados con las distintas áreas de la organización. La importancia de que esto esté claro radica en que se evitan duplicidades e inconvenientes tanto en las relaciones de producción como de jerarquía.
Consideraciones Finales
Un organigrama tiene sentido a partir de los cinco o seis empleados. Desde ese momento, cualquier miembro de la organización debe tener claro cuáles son los cauces de comunicación y a quién recurrir dependiendo de las necesidades que se tengan. Funciones de cada uno de los departamentos o empleados, gestión de vacantes o nuevos puestos, o medición de parámetros de negocio mediante organigramas analíticos son otros beneficios que pueden aportar a las corporaciones.
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