Un buen plan de marketing es esencial para organizar todas las acciones de comunicación y promoción de un evento. Para los diseñadores, es esencial que exista un buen plan estructurado, con unos objetivos bien definidos, para que todas las piezas del rompecabezas encajen y den sus frutos.
En este artículo, exploraremos cómo diseñar una estrategia de comunicación que no solo asegure la asistencia a tu evento, sino que también construya relaciones duraderas con los asistentes y genere resultados medibles. El marketing para eventos deportivos se ejecuta en pequeños y grandes encuentros y permite que estos lleguen a un público objetivo y alcancen a posibles nuevos inversores que impulsen su desarrollo.
Importancia del Marketing en la Promoción de Eventos
Las estrategias de marketing son fundamentales a la hora de tener un evento exitoso de principio a fin, pues de ellas dependerá el impacto general que tenga en el público, el número de personas que finalmente participarán, las reacciones que genere…etcétera. Pero no solo eso, pues una buena promoción también es fundamental para mantener una buena imagen de marca, algo vital en el mundo de la organización de eventos.
El marketing de eventos es aquella estrategia que consiste en promocionar un producto, marca o servicio a través de la interacción en persona con el objetivo de que el consumidor conecte de forma rápida con la marca, se identifique con ella y viva experiencias únicas que perduren en su memoria. El objetivo final de un evento es generar engagement emocional.
Para que un evento sea exitoso y pueda llegar al mayor número de público posible, o al mayor porcentaje de público objetivo, debemos seguir un planning o timeline bien estructurado o una buena estrategia de marketing que nos permita alcanzar todos los objetivos gracias a una promoción adecuada y de verdadero impacto.Y es que, sin un sistema de promoción efectivo, todo evento puede arruinarse por más significativo que sea.
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Elementos Clave de un Plan de Marketing para Eventos
Un plan de comunicación y difusión es mucho más que una lista de tareas promocionales: es la hoja de ruta estratégica que define cómo, cuándo y a quién vas a comunicar antes, durante y después de tu evento. Para entenderlo mejor, piensa en tu plan de comunicación para eventos como si fuera el director de una orquesta: coordina a todos los músicos (canales, mensajes, equipos) para que la melodía (tu evento) llegue perfecta al público.
Ahora que ya entendemos su importancia, vamos a ver qué componentes no pueden faltar en una estrategia de comunicación eventos completa y efectiva:
- Definir los Objetivos: Define qué es lo que quieres conseguir con cada acción comunicativa. ¿Aumentar asistencia? ¿Generar buzz mediático? ¿Fidelizar a los patrocinadores? ¿O quizás quieres generar conciencia sobre tu marca o productos?
- Identificar a la Audiencia: ¿Quiénes son las personas a las que quieres llegar? Por ello, una vez identifiques a tu audiencia debes pensar en cómo comunicarte con ellos: ¿Qué canales de comunicación utilizan? ¿Cómo prefieren recibir información?
- Desarrollar Contenidos Adaptados: Desarrolla los contenidos de tu plan de comunicación adaptados a cada público. El error más común es crear mensajes genéricos para toda la audiencia.
- Crear un Timeline: Es necesario construir un timeline que especifique exactamente qué se tiene que comunicar, cuándo y a través de qué canal.
- Reforzar la Imagen de Marca: El plan de comunicación de un evento también sirve para reforzar la imagen de marca.
Segmentación de la Audiencia
La segmentación es aquello que nos permite seleccionar el público adecuado y cómo llegar a él, y esto es absolutamente necesario para que un evento consiga notoriedad o se mueva por el “boca a boca”, maximizando así el alcance de nuestro proyecto o marca. Pero segmentar a la audiencia de forma eficaz requiere también de una serie de pasos previos que no nos podemos saltar, así como la utilización de herramientas, como Semrush o Google Analytics, o de encuestas que permitan personalizar un poco más los mensajes y el tono de los mismos o las promociones a realizar, en caso de haberlas.
En este sentido, hacernos determinadas preguntas puede ser muy útil, y estas deberán estar relacionadas con los objetivos establecidos, con la forma de poder aumentar la cantidad de público asistente, si habrá entrada de pago o no, etc. Una vez respondidas las preguntas, podremos saber mejor cuál será el perfil de las personas hacia las que está orientado nuestro evento y si factores como la edad, los intereses, el estilo de vida o el nivel económico o cultural podrían influir o no.
Todo esto es importante porque puede ayudarnos a identificar patrones y aportarnos información sobre el comportamiento de compra o de asistencia a eventos parecidos que puede tener la gente, garantizándonos un mayor nivel de acierto a la hora de segmentar.
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Uso de Redes Sociales y Marketing Digital
Como hemos podido ver, hoy en día no puede organizarse un evento o prácticamente nada si no existe en redes sociales, pues es la forma que la mayor parte del público tiene, especialmente los jóvenes, de informarse, entretenerse y estar al día de las tendencias y novedades. Además, y al contrario de lo que ocurría antaño, las redes sociales nos permiten poder interactuar directamente con la audiencia o tener información sobre su comportamiento casi en tiempo real, lo que permite una mayor efectividad en las promociones de eventos y mayores posibilidades de ir enmendado errores a tiempo y reajustar las estrategias utilizadas.
Del mismo modo, las redes sociales hacen posible que el público al que lleguemos sea infinitamente más amplio, o que incluso cruce fronteras y de una forma muchísimo más económica, y esto es algo muy valioso que ha permitido internet y de lo que pueden dar buena cuenta ya muchas marcas y empresas. Por eso es importante no infravalorar el poder de los likes, de los hashtags, de los compartidos, de los virales, de los comentarios, de los reels…porque de ello dependerá también nuestro éxito final y el interés que suscitemos en las personas, algo que podremos ir analizando cada día gracias a las métricas que las plataformas digitales facilitan.
Las redes sociales y el marketing digital son aliados infalibles actualmente en la promoción de eventos, y no debemos olvidarlo si no queremos fracasar.
Estrategias Adicionales para la Promoción de Eventos
En este sentido, algunas de las estrategias de marketing que mejor funcionan en el desarrollo efectivo de eventos son las siguientes:
- Elaborar notas de prensa de calidad y distribuirlas a medios reconocidos, e invertir también en publicidad de tipo digital.
- Colaboraciones, alianzas estratégicas y contenido atractivo.
Medición de Resultados y Optimización
La medición es lo que separa una estrategia de comunicación eventos amateur de una profesional. Sin datos claros, es imposible saber qué funciona, qué mejorar y cómo optimizar la inversión en comunicación.
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Una vez que terminemos con todos los pasos de nuestro timeline y tenga lugar el evento, no podemos detenernos ahí, pues el trabajo aún no habrá terminado. Y es que, para concluirlo adecuadamente, deberemos evaluar el impacto de las estrategias de marketing utilizadas y emplear esos datos en la optimización de campañas futuras, para lo que será necesaria la recopilación de feedback del público asistente o herramientas como Google Forms o SurveyMonkey.
Todo esto nos permitirá saber si se han cumplido los KPIs y los objetivos que teníamos en un inicio, si la inversión realizada ha sido positiva o negativa, si ha habido errores durante la planificación de estrategias a seguir, si el público ha salido del evento satisfecho, el nivel de interacción obtenido o las áreas de mejora a implantar.