Obligaciones Legales y Fiscales para PYMES en España

En España, las pequeñas y medianas empresas (PYMES) y los autónomos desempeñan un papel fundamental en la economía, generando empleo y contribuyendo al crecimiento económico. Se entiende por PYME toda empresa de hasta 250 trabajadores, cuyo volumen no llegue a los 50 millones de euros y con un balance inferior a 43 millones.

Todas las PYMES, independientemente del grupo en que se encuentren, tienen una serie de obligaciones. Ya sean autónomos, sociedades mercantiles o sociedades profesionales, todas deben estar al día con el cumplimiento de una serie de trámites.

Cumplir con las obligaciones tributarias es algo esencial para todas las empresas, porque no hacerlo puede implicar importantes sanciones por parte de Hacienda.

¿Qué es una PYME?

Una PYME (pequeña y mediana empresa) es una empresa que, debido a su tamaño, tiene ciertas características y necesidades diferentes a las de las grandes empresas.

Por lo general, se considera que una empresa es una PYME si cumple con los siguientes criterios:

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• Número de empleados: menos de 250 empleados.
• Volumen de negocio: no supera los 50 millones de euros anuales.
• Balance general: no supera los 43 millones de euros.

Número de PYMES y tamaño en España

En España, las PYMES y los autónomos constituyen una parte significativa del tejido empresarial, representando más del 99% del total de empresas. Según datos del Instituto Nacional de Estadística (INE), a finales de 2020 había alrededor de 3,35 millones de empresas en España, de las cuales más del 99% eran PYMES y autónomos.

Obligaciones Contables y Fiscales de una PYME

Las obligaciones de una PYME pueden ser divididas en estos tres grupos:

1. Obligaciones fiscales
2. Obligaciones contables
3. Obligaciones fijadas por el Reglamento europeo de Protección de Datos (RGPD)

Obligaciones Contables

Muchas de las obligaciones contables vienen repercutidas por las obligaciones fiscales de la empresa. Así, tanto si se trata de un autónomo como de una sociedad civil o una empresa de responsabilidad limitada, la ley exige lo siguiente:

Las PYMES deben cumplir con una serie de obligaciones contables, entre las que se encuentran:

• Llevar una contabilidad ajustada al Plan General de Contabilidad (PGC): Las PYMES deben llevar una contabilidad ordenada y completa que refleje la situación económica y financiera del negocio, de acuerdo con el PGC.
• Conservar la documentación respaldatoria: Las PYMES deben conservar facturas, recibos y otros documentos que respalden las operaciones registradas en la contabilidad.
• Elaborar y presentar cuentas anuales: Las PYMES están obligadas a elaborar y presentar cuentas anuales, que incluyen el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria.
• Llevar el registro de los Libros Contables. La realidad contable a lo largo de un periodo de tiempo viene reflejada en los Libros de Contabilidad. La normal mercantil exige la llevanza del Libro de Inventarios y Cuentas anuales y el Libro Diario.
• Cierres de ejercicios, en caso de empresario con responsabilidad limitada. Al cierre del ejercicio, el empresario deberá presentar las cuentas anuales de la empresa que comprenden: El balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo.
• Obligaciones registrales: Legalización del Libro Diario, de Inventario y de Cuentas Anuales. Al presentar los libros en el Registro Mercantil estamos haciendo oficial y pública la información contable de la empresa. Mediante la Legalización se establece la veracidad de los datos y mediante el Depósito se hace posible el acceso a esos datos a cualquier persona.

Con carácter general, la contabilidad sirve para registrar, clasificar, analizar y auditar la información financiera de una empresa. Entre las principales obligaciones contables que una pyme tiene en España en la actualidad, cabe destacar las de llevar una contabilidad completa según el Código de Comercio, legalizar los libros contables en el Registro Mercantil y presentar las cuentas anuales.

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Es decir, cumplir con las obligaciones contables es esencial para la supervivencia y el crecimiento de cualquier empresa.

Obligaciones Fiscales

Así, en el momento de arrancar la actividad de una sociedad, hay que realizar algunos trámites y gestiones de obligado cumplimiento para ajustarse correctamente a la normativa fiscal. Por ejemplo y en primer lugar, es imprescindible solicitar el alta de la sociedad en el censo de empresarios, profesionales y retenedores.

La fiscalidad de una PYME implica presentar una serie de modelos o formularios fiscales a lo largo del año, y pagar los tributos que se derivan de los datos y cálculos realizados a través de esos documentos.

Las empresas en España tienen una serie de obligaciones fiscales tanto antes de iniciar su actividad como durante su desarrollo. Estas obligaciones incluyen presentar el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) con carácter trimestral y un resumen anual, declarar los ingresos que ha tenido por el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) o el Impuesto de Sociedades (IS). También es necesario realizar la declaración anual de operaciones con terceros.

Entre las principales obligaciones fiscales se encuentran:

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• Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o Impuesto de Sociedades:
  • El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, se trata de un impuesto directo y de carácter personal. Grava la obtención de rentas del contribuyente teniendo en cuenta los rendimientos de trabajo, el capital, las actividades económicas, ganancias o pérdidas en cuanto a patrimonio. Se ven afectados por ésta obligación las personas físicas, comunidades de bienes y sociedades no sujetas al Impuesto sobre Sociedades. El periodo impositivo es el año natural.
  • El Impuesto sobre Sociedades grava la renta de los sujetos pasivos, sociedades y otras entidades jurídicas residentes en todo el territorio español. Se trata de un impuesto obligatorio para cualquier sujeto pasivo incluso si en ese período impositivo no haya generado ingresos o no haya desarrollado su actividad. El impuesto de sociedades es un tributo que grava los beneficios que obtienen las empresas y demás entidades con personalidad jurídica que tienen su residencia en territorio español. Se trata de un impuesto obligatorio para cualquier sujeto pasivo incluso si en ese período impositivo no haya generado ingresos o no haya desarrollado su actividad. El impuesto de Sociedades tiene un carácter directo, personal, proporcional y periódico.
  • El Modelo 202 se refiere al pago fraccionado del Impuesto de Sociedades, y tienen que presentarlo los contribuyentes del impuesto sobre sociedades.
• Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE): Todas aquellas personas físicas, sociedad o comunidad de bienes que realiza actividades dentro del ámbito nacional deben presentar este impuesto. El Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) es un tributo municipal que grava la realización de cualquier tipo de actividad económica. El IAE se clasifica en divisiones, grupos y epígrafes para ajustarse a la actividad que se va a realizar y se presenta mediante la declaración censal del modelo 036. Existen tres tipos de cuotas: nacionales, provinciales y municipales. La Agencia Tributaria gestiona las nacionales y provinciales.
• Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA): Este impuesto grava el consumo de bienes y servicios. Se trata de un tributo de naturaleza indirecta. En él se tienen en cuenta las entregas de bienes y servicios prestados por la empresa, las importaciones de bienes y adquisiciones intracomunitarias de bienes y servicios. Dentro de todo esto también se incluye el gas, energía eléctrica, ejecuciones de obras, suministros de productos informáticos, autoconsumo, transportes, etc. El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) es un impuesto indirecto sobre el consumo derivado de la compra de bienes o de la contratación de servicios profesionales. Es un impuesto que repercute sobre el consumidor final. Dependiendo del tipo de actividad que se desarrolle, así como de las transacciones que se realicen, se recauda una cantidad concreta de IVA u otra, según corresponda para cada tipo de empresa. Lo normal es que las PYMES desarrollen actividades sujetas al IVA, así que tienen que presentar de forma trimestral el Modelo 303.
  • La autoliquidación del IVA se hace, en términos generales, de forma trimestral, presentando el modelo 303 del 1 al 20 del abril, julio y octubre.
  • El Modelo 390 es un resumen anual del modelo 303.
• Facturación: Los profesionales y empresarios están obligados a emitir facturas de toda prestación de servicios o entrega de bienes que realicen durante el desarrollo de su actividad. Además, deben conservar copia de las mismas. Asimismo, también se debería emitir factura de los pagos anticipados. En España, las empresas tienen la obligación de emitir y entregar facturas por las ventas de bienes y servicios que realicen y también deben conservar copias de las facturas. Además, deben llevar libros registro de facturas expedidas, recibidas, de bienes de inversión y de determinadas operaciones intracomunitarias. Las obligaciones formales dependen del Régimen del IVA al que esté acogida la empresa.
• Practicar las retenciones e ingresos a cuenta que indica la Ley: Se considera una retención una deuda tributaria y por lo tanto se está obligado a su liquidación e ingreso, de forma que detrae el porcentaje correspondiente y lo ingresa en la AEAT en nombre del perceptor. Esto se traduce a que la empresa está obligada tanto a practicar la retención, si procede como a hacer el ingreso pertinente. Las retenciones e ingresos a cuenta son una obligación fiscal que implica que las empresas deben retener una parte del pago que realizan a terceros y transferir ese importe a la administración tributaria en nombre del beneficiario. Se presentan para informar sobre las retenciones de IRPF practicadas a trabajadores, profesionales o empresarios. Finalmente, la empresa deberá presentar el Modelo 115 se presenta si paga alquiler por un local u oficina, a fin de ingresar las retenciones de IRPF asociadas al pago del alquiler durante el trimestre. La retención que se aplica en estos supuestos es de un 19% de la cuota del alquiler.
• Comunicaciones y notificaciones: Las comunicaciones y notificaciones también se han visto afectadas por la era de Transformación Digital en la que estamos viviendo. El acceso electrónico a través de Internet ha determinado una nueva forma de notificar vía telemática.
• Estar dado de alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores: La Agencia Tributaria obliga a todos los empresarios a darse de alta y mantener actualizados sus datos en el Censo de Empresarios, Profesionales y retenedores.
• Ventas a otros países de la UE, importaciones/exportaciones: La presentación del modelo 349 se incluye entre las obligaciones tributarias de las pymes que realizan operaciones intracomunitarias o, lo que es lo mismo, que compran o venden servicios o bienes dentro de la Unión Europea. Es una declaración informativa que se limita a detallar las operaciones realizadas.
• Declaración informativa anual de operaciones con terceras personas: Salvo alguna excepción deberán relacionar todas aquellas empresas o personas con quienes se hayan efectuado operaciones superiores a 3005.06 € durante el año natural. Recoge las operaciones de compraventa de bienes y servicios con un mismo cliente o proveedor que hayan superado los 3005,6 euros anuales.
• Comunicación de datos al pagador

Obligaciones de protección de datos

Si tratamos con datos de personas físicas estamos en la obligación de cumplir con la RGPD. El incumplimiento de la obligación en la protección de datos puede ser sancionado por Ley. Por la tanto como empresa habría que tener como mínimo muy presente lo siguiente:

• Debemos obtener el consentimiento de nuestros clientes para obtener los datos de carácter personal
• Notificar a la Agencia Española de Protección de Datos la existencia de un fichero con dicha información.
• Sin el consentimiento de la persona afectada no se puede hacer uso de los datos ni cederla a terceros

La RGPD es muy amplia y cubre diferentes circunstancias, como empresa deberíamos informarnos de lo que afecta a nuestra empresa en materia de protección de datos para poder cumplir con ello.

Otras obligaciones

Además de las obligaciones contables y fiscales, las PYMES deben cumplir con otras obligaciones legales, como:

• Prevención de riesgos laborales: Según establece la Ley 31/1995 de PRL tener un Plan de Prevención de Riesgos Laborales es una obligación para todas las empresas con personas trabajadoras a su cargo.
• Plan de Igualdad: Es obligatorio para empresas de más de 50 trabajadores.
• Registro salarial anual.

Cómo gestionar eficientemente las gestiones contables y fiscales de la PYME

Debido a todas estas obligaciones que como Pymes debemos soportar se crea la necesidad de disponer de herramientas de trabajo que nos faciliten la introducción y alimentación de datos para poder cumplimentar todos los trámites necesarios. Tan importante es el poder contar con esa ayuda externa para asesorar a la Pyme en cuestiones legales y fiscales como también el poder contar con una herramienta informática que le ayude a gestionar toda esa información para que sea de fácil acceso para la Pyme.

Una vez realizada la tramitación y el asesoramiento, mediante el estudio y análisis de tu caso, podremos planificar y prevenir las repercusiones fiscales de los hechos económicos antes de que se produzcan.

Para gestionar eficientemente las gestiones contables y fiscales de una PYME, es fundamental contar con:

• Sistema de contabilidad adecuado.
• Calendario fiscal.
• Competencia profesional.
• Control.

Ventajas de contratar una gestoría online para gestionar las obligaciones

Todas las pymes están sujetas a unos plazos y formas de presentación, de ahí que muchas recurran a otras empresas de servicios externos como asesorías para agilizar la carga de trabajo que pueda surgir de estas obligaciones.

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