¿Quién no ha soñado alguna vez con tener su propia empresa? Emprender un proyecto es un reto que muchas personas se han propuesto, pero pocas han conseguido alcanzar el éxito. Gestionar una pyme o un negocio como autónomo implica llevar múltiples tareas al día: control de gastos, facturación, inventario, planificación de proyectos… Sin las herramientas adecuadas, esta labor puede volverse abrumadora y afectar la productividad.
Una manera de obtener toda la información necesaria para organizar diferentes elementos relacionados con la gestión y organización de una pyme o Startup son las hojas Excel. Excel es una de las herramientas ofimáticas más utilizadas por autónomos y creadores de pymes gracias a las ventajas que ofrece. Aún así, se debe tener en cuenta que dispone de muchísimas opciones que requieren de un nivel de conocimiento elevado para saberlas utilizar.
Algunos emprendedores y pequeñas y medianas empresas (pymes) tienen tantas emergencias diarias que acaban por sobrevivir como pueden a las tareas de facturación, contabilidad y gestión financiera y empresarial en general. Como es lógico, te preocupa la viabilidad de tu negocio y quieres asegurar el orden en tu contabilidad. Lo mejor es tener los procesos bien definidos, y contar con las herramientas necesarias. Así se vuelve todo más ágil, previsible y organizado.
Para ello, una de las opciones es utilizar hojas de cálculo de Microsoft Excel, Spreadsheets (Google Drive) o similar. Estas plantillas gratuitas te harán la vida mucho más fácil porque son intuitivas. Para llevar tu gestión del negocio no te pueden faltar estas hojas de cálculo.
Plantillas de Excel para la Gestión Contable
A continuación, se presenta una lista de plantillas gratuitas de Excel que te serán de gran utilidad:
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- Plantilla de Ingresos y Gastos: Fundamental para poder llevar bien las cuentas.
- Plantilla de Balance Contable: Una de las plantillas gratuitas más útiles para llevar la contabilidad de una pyme. Los activos, que pueden ser corrientes o no corrientes, incluyen todos los bienes de la empresa.
- Plantilla de Flujo de Caja: Sirve para registrar los movimientos diarios de caja. Esta plantilla es fundamental para la viabilidad de la empresa, ya que permite identificar de manera rápida cualquier desviación.
- Plantilla de Conciliación Bancaria: Otra de las plantillas gratuitas de Excel que deberás completar continuamente.
- Plantilla del Libro de Cuentas: Donde se registran día a día todos los asientos contables de la empresa. Para utilizar esta plantilla el primer paso es activar las macros y, a continuación, personalizar el periodo y la denominación o razón social.
- Plantilla de Factura Empresarial: Con esta plantilla de Excel podrás realizar y emitir facturas con agilidad. Todos ellos editables y automatizados. El documento más importante dentro de la contabilidad son las facturas.
- Plantilla de Gastos Comunes: Esta plantilla ya incluye algunas partidas de gastos comunes en una empresa, para facilitar la división de los mismos por áreas. Formación, Viajes, Marketing o Costes de Oficina son algunos de ellos.
- Modelo de Presupuesto de Ventas: En este modelo podemos incluir el volumen de producción estimado y el coste por unidad de producto. Por otro lado, la empresa apuntará el precio final de venta.
- Plantilla de Planeamiento de Compras: Para facilitar su cálculo tenemos este documento de planeamiento de compras.
- Plantilla de Control de Inventario: Las operativas relacionadas con el ámbito logístico requieren coordinación para que todo funcione como un reloj. En este proceso es importante contar con esta plantilla, que permite contabilizar y controlar de forma sencilla el stock. Se trata de una plantilla realmente potente, pues incluye diferentes pestañas según la metodología de control de inventario que vayamos a emplear.
- Plantilla de Presupuesto: Se trata de una hoja de Excel con espacio para los datos de la entidad que recibirá la cotización. Así como fecha y número de presupuesto.
- Plantilla de Análisis DAFO: El estudio del entorno empresarial es clave a la hora de tomar decisiones estratégicas acertadas. Con esta plantilla de Análisis DAFO en Excel es posible ordenar y priorizar conceptos importantes que ayudan a tomar esas decisiones.
- Plantilla de Tiempos de Realización de Tareas: Esta metodología permite asignar de forma ágil tiempos máximos de realización y responsables para cada tarea.
- Plantilla de Registro de Jornada Laboral: Otro aspecto importante que se puede controlar mediante una plantilla de Excel es el registro de jornada laboral.
- Plantilla de Organización de Equipos: Los modelos de trabajo híbrido son ya una realidad en las empresas. Esta información se cruza con la del resto de compañeros para facilitar la organización de equipos.
- Plantilla de Calendario con Agenda: Esta plantilla de calendario con agenda es una herramienta útil para organizar fechas importantes, reuniones, eventos y tareas diarias o mensuales de manera visual y estructurada. Gracias a su diseño intuitivo, facilita la gestión del tiempo, evitando olvidos y optimizando la planificación.
- Plantilla de Priorización de Tareas: Con funciones integradas para priorizar tareas y alertar sobre posibles retrasos, ayuda a mantener el control y la organización en equipos de trabajo.
- Plantilla de Base de Datos de Empleados: Esta plantilla de base de datos de empleados es una solución práctica para centralizar y gestionar la información clave del personal de una empresa. Permite registrar datos como nombres, puestos, contactos, fechas de ingreso, salarios y otros detalles relevantes en un formato ordenado y de fácil acceso. Ideal para departamentos de Recursos Humanos o pequeñas empresas, esta herramienta ayuda a mantener un control eficiente de la nómina, evaluar la estructura organizacional y generar reportes básicos.
- Plantilla de Calendario de Vacaciones: Esta plantilla de calendario de vacaciones es una herramienta esencial para gestionar y visualizar los periodos de descanso del personal en una empresa. Permite registrar las fechas solicitadas y aprobadas de cada colaborador, evitando solapamientos y garantizando una distribución equitativa del tiempo libre. Con funciones para filtrar por departamento, empleado o mes, facilita el control de las vacaciones acumuladas y usadas. Es ideal para equipos de RRHH, gerentes o pequeñas empresas que necesitan un sistema sencillo pero efectivo para administrar este beneficio laboral, cumpliendo con la normativa y manteniendo un ambiente laboral organizado.
¿Cómo Utilizar las Plantillas de Excel?
Puedes descargar plantillas desde sitios web oficiales como Microsoft Office o desde otros sitios especializados. Después, puedes editar la hoja de cálculo y adaptarla a tus necesidades. Puedes guardar las plantillas de Excel en una carpeta en local en tu ordenador, o bien en tu smartphone o tablet.
Compatibilidad con Otros Programas
Sí, en general, las plantillas de Excel en formato .xlsx o .xls son compatibles con otros programas como Google Sheets, LibreOffice Calc y Numbers de Apple. Sin embargo, algunas funciones avanzadas o macros pueden no ser compatibles o requerir ajustes. Para usar una plantilla de Excel en Google Sheets, sube la plantilla de Excel a Google Drive. Después, abre el archivo y haz clic en ‘abrir con Google Sheets’.
Recursos Adicionales
Por supuesto, hay muchos tutoriales en YouTube y también cursos en plataformas como Udemy. Busca plantillas que impulsen su trabajo la próxima vez que necesite analizar algunos números.
Ejemplo de Plantilla: Control de Ingresos y Gastos
No hay autónomo o PYME que no lleve a cabo un control de ingresos y gastos, ya que es un ejercicio fundamental para saber hasta qué punto un negocio está en buen estado de salud y es rentable. Generar un valor es clave para cualquier actividad profesional, y eso requiere controlar al milímetro todo el dinero que entra y el que sale.
¿Cómo Funciona la Plantilla de Ingresos y Gastos?
Nuestra plantilla de control de ingresos y gastos en Excel es sumamente intuitiva. Solo tienes que rellenar una serie de campos en los que se registra toda la información necesaria para una buena organización contable de tu actividad, marcando tanto los ingresos como los gastos que se llevan a cabo a lo largo del tiempo.
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Registro de los Ingresos
En esta sección debes indicar toda la información relacionada con los ingresos del negocio. Para ello, debes comenzar rellenando los campos de Ejercicio y Periodo indicando el año y el trimestre correspondiente a la emisión de cada factura, respectivamente. El campo de Concepto de Ingreso no necesita mucho, basta con copiar los que hay ya en la plantilla. En Fecha Expedición debes indicar la fecha exacta en la que se emite la factura y, en Fecha Operación, la fecha en la que se ha pagado.
Junto a estos campos encontramos la sección Identificación de la Factura, bajo la cual están los campos Serie, donde indicar la serie de la factura (generalmente los dos últimos dígitos del año de facturación) y Número, dígitos con los que se identifica la factura, que debe ser correlativa, sin pasar de la factura 3 a la 7, por ejemplo, ya que Hacienda puede imponer sanciones en caso contrario.
Tras esto llega la sección NIF Destinatario, en la que debes rellenar los campos Tipo, naturaleza del cliente (empresa o persona); Código País, país al que pertenece el cliente e Identificación, NIF si el cliente es un autónomo o CIF si es una empresa. En el siguiente apartado, Nombre Destinatario, debes rellenar el campo indicando el nombre del profesional o empresa al que va destinado la factura en cuestión.
Acto seguido, hay tres campos que son también muy importantes:
- Tipo de Operación: A escoger entre 1 (operaciones dentro de España), 3 (operaciones europeas) y 6 (operaciones intracomunitarias).
- Calificación de la Operación: Rellenar siempre con S1.
- Operación Exenta: Aquí debes indicar si la operación está exenta de aspectos como el IVA u otras retenciones.
A continuación, debes indicar la Base Imponible y el Tipo de IVA, además del Tipo de Recargo y la Cuota Recargo si las hubiera. La plantilla calculará automáticamente la cuota repercutida y el Total Factura.
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La sección Cobro está a continuación, en la que tienes que marcar la Fecha de factura, el Importe que se ha cobrado (se puede pagar en varias partes), el Medio utilizado para pagar y una Identificación del Medio Utilizado (número de cuenta si ha sido por transferencia, etc.). En los siguientes campos, basta con rellenar indicando el porcentaje de IRPF en cuestión en Tipo Retención del IRPF, la cantidad que le corresponde en Importe Retenido del IRPF
Registro de los Gastos
En este apartado se debe seguir un procedimiento similar al del registro de ingresos. Para empezar, hay que indicar el ejercicio y el periodo de los gastos que se han llevado a cabo, con el año y el trimestre respectivamente (1T, 2T, 3T ó 4T).
Acto seguido, toca proceder con la información referente a la factura en cuestión. Para ello, debes indicar un Concepto de Gasto que puede seguir la terminología que prefieras en tu negocio. Lo realmente importante en este apartado son las casillas de Fecha de Expedición y Fecha Operación, donde normalmente debes rellenar con el mismo dato.
Acto seguido, en Serie Número y Número Final debes indicar las cifras correspondientes a la serie de la factura y la numeración final de la misma, acorde a la terminología usada por quien emitió la factura. Asimismo, la Fecha Recepción con la fecha en la que llegó la factura, su Número de Recepción y la Recepción Final, solo en el caso de que haya varias líneas.
En el apartado del expedidor, debes rellenar los campos indicando si es autónomo o empresa, el código de su país y el CIF o NIF que utilice como identificación, así como el nombre de la persona o negocio que ha emitido la empresa.
Verás también una sección en la que hay que indicar si el gasto está vinculado a un Bien de Inversión, si lo ha hecho un Sujeto Pasivo y el código indicando el Tipo de Operación (1: España, 3: Europa, 6: Intracomunitaria).
Por supuesto, tendrás que rellenar las casillas de Base Imponible y Tipo de IVA para que la plantilla calcule tanto el IVA Soportado como el valor total de la factura. También debes indicar si es una operación exenta o no de IVA, si este IVA es deducible, las retenciones de IRPF que correspondan y, por supuesto, la fecha e importe de pago. Es posible pagar una misma factura en varias partes, y hay que indicarlo.
Alternativas a Excel
Puede que Excel sea una herramienta muy habitual a la hora de gestionar los gastos e ingresos en una empresa, pero está lejos de ser la mejor opción. Las hojas de cálculo están bastante limitadas, sobre todo a la hora de trabajar los datos según exige Hacienda. Para una gestión más eficiente, considera utilizar un software de contabilidad sencillo que te permita integrar y automatizar todas las tareas.
Algunos programas de este tipo permiten asimismo realizar el resto de actividades empresariales: CRM, gestión de inventario, recursos humanos, ventas, gestor de proyectos y todo lo demás.
Otras Plantillas Útiles para Emprendedores
Además de las plantillas contables, existen otras herramientas que pueden facilitar la gestión de tu emprendimiento:
- Plantilla Excel de plan de empresa
- Plantilla de business model canvas
- Plantilla de business plan
- Plantilla plan de ventas
- Plantilla de business model canvas
Recuerda que estas plantillas pueden ayudarte a enfocarte en los diferentes aspectos de tu proyecto y son fáciles de usar.
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