En este artículo, hablaremos sobre toda la información que necesitas saber sobre la importancia de contar con un buen software de contabilidad. Un programa de contabilidad es una herramienta informática que permite registrar y gestionar electrónicamente las actividades contables de una empresa, como la administración de nóminas, la gestión de inventarios y las transacciones de compra y venta. Los programas informáticos de contabilidad se presentan en diversas formas.
Tipos de Programas de Contabilidad
Los programas informáticos de contabilidad empresarial son muy utilizados. Dependiendo del sector en el que se utilicen, tienen precios diferentes. Hojas de cálculo: Son perfectas para las PYMES que facturan poco. ¡Pero esto no es todo! Además, muchos de estos programas están diseñados para profesionales en general, por lo que no es necesario tener conocimientos de contabilidad para utilizarlos.
Importancia de una Buena Contabilidad en una PYME
Todas las empresas están obligadas a llevar un control de la contabilidad de su negocio. Es cierto que tener todo esto al día puede ser algo completo, sobre todo para las Pequeñas y Medianas empresas. En la actualidad, no basta con contar con una persona que tenga experiencia en el campo contable, también es necesario disponer de un buen software. Las empresas con unos registros contables actualizados tienen mucha más capacidad de tomar decisiones adecuadas y bien fundadas, basadas en datos exactos. Tienes que registrar los ingresos, los costes del negocio y los gastos permitidos a medida que se produzcan. Y esto se aplica también a todos los demás gastos empresariales.
Beneficios Clave del Software de Contabilidad
Utilizar un software de contabilidad óptimo ayuda a gestionar desde las actividades contables básicas como la creación de informes mensuales de gastos, hasta las funciones más avanzadas como la previsión y/o planificación de ingresos anuales. Un software de contabilidad alivia la carga de trabajo del área financiera. Y suaviza los picos en los períodos fiscales más ajetreados. Además, proporciona la transparencia y fiabilidad que necesitan las pymes al presentar sus cuentas, utilizando cuadros de mando intuitivos.
Respecto a los beneficios concretos que aporta el software de contabilidad al ecosistema pyme, los expertos de Datisa coinciden al señalar, estos tres:
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- Precisión: Las plataformas de contabilidad ayudan a las pymes a mejorar su precisión financiera al automatizar los cálculos. Si bien el Excel también permite hacer estos cálculos automáticamente, lo cierto es que abren la puerta a que se puedan cometer más errores al picar los datos y las fórmulas a mano. El software contable calcula los resultados a partir de los datos que maneja el propio sistema. Eso hace que el margen de error sea mucho menor.
- Eficiencia: Automatizar los cálculos y marcar las inconsistencias y descuadres, no solo mejora la precisión, sino que permite ahorrar tiempo. Y acelerar los flujos de trabajo. El software de contabilidad también mejora la gestión de los archivos. Es decir que, en lugar de tener que buscar la información entre un montón de recibos en papel, es más fácil localizar el dato si está almacenado digitalmente en el repositorio de datos del software contable.
- Flexibilidad: Un aplicativo contable, especialmente si opera en la nube, brinda a las pymes la oportunidad de ser más flexibles que nunca. Por un lado, las áreas de contabilidad pueden trabajar desde cualquier sitio. No tienen que estar necesariamente en la oficina. Muchas plataformas de contabilidad para pymes ofrecen la posibilidad de realizar informes personalizados, ya sea filtrando por fechas, o mirando ciertas categorías de gastos, evaluando el gasto/inversión por áreao departamento, etc. De este modo se evita tener que dedicar tiempo y recursos a revisar los informes estándar para encontrar la información que se necesita. O para realizar el presupuesto de cada área de trabajo.
Cómo Elegir el Mejor Programa de Contabilidad para tu PYME
Sin lugar a dudas, lo más importante es escoger un software que se ajuste a tus necesidades y las de tu negocio. Por ejemplo, imagina que tienes una gran cantidad de trabajadores en nómina. En ese caso, necesitarás una solución que te permita administrar la información. ¿Tu empresa es pequeña y cuenta con pocos trabajadores? ¿Qué tan completo debe ser el software contable para una pyme? No todas las pymes pueden disponer de un departamento de contabilidad. Aunque no lo creas, no todos los programas contables cuentan con estas funciones, sobre todo los gratuitos.
Ahora mismo, puede que tengas pocos trabajadores, y pienses que un programa de contabilidad simple basta para tu empresa. ¿Hay planes de expansión? Pues en ese caso, deberías plantearte adquirir un programa que puedas seguir utiliza cuando el negocio crezca. ¿Qué puede hacer que te acabes decantando por un programa u otro? La contabilidad está en constante evolución, y cada año surgen cambios. Claro que esto puede ser un problema, pues igual no puedes invertir en una actualización todos los años.
Características Clave de un Software de Contabilidad
- Multiejercicio: Un software de contabilidad debe ser multiejercicio, sin la necesidad de realizar tediosos procesos de cierre y apertura temporales.
- Múltiples Diarios Contables: Disponer de múltiples diarios contables, donde poder introducir y agrupar los asientos pertenecientes a una determinada tipología (bancos, gastos, ingresos, nóminas, impuestos, ...).
- Asientos Definidos: Disponer de múltiples plantillas de asientos, en donde la selección del mismos, a través del correspondiente asistente, permite introducir una tipología de asiento, con los mínimos datos requeridos.
- SII de la AEAT: Todas las facturas emitidas y recibidas, deben de comunicarse dentro de los plazos legalmente establecidos, completando la información legal requerida.
- Obligaciones Fiscales: Una de las finalidades de la gestión contable, es la de cumplir con las obligaciones fiscales, a los que la empresa debe hacer frente, a través de los distintos modelos oficiales existentes.
- Control de Bienes de Inmovilizado: Debe incluir todo software contable actual. Además debe disponer de una amplia ficha para cada bien, donde poder detallar características como (descripción, situación, fecha de compra, importe, importe amortizado, origen del bien) entre otros.
- Gestión Financiera Avanzada: Un software contable actual debe disponer de una avanzada Gestión Financiera, donde poder llevar al día, y gestionar, cada uno de los vencimientos de cobros y pagos en los que va a incurrir la empresa.
- Centros de Coste: Poder definir los distintos centros de coste que sean necesarios, incluso asignando un presupuesto a cada una de sus apartados (contabilidad presupuestaria).
- Balances de Situación: Un software contable actual debe poder obtener los Balances de Situación de la empresa, tanto en formato PYME, como en formato Gran Empresa, ya sea en su forma normal, o abreviada, y de igual manera la cuenta de Pérdidas y Ganancias PYG.
- Libros Oficiales: Generar de una manera sencilla los Libros oficiales de carácter obligatorio, con especial atención al Libro Diario, Libro de Inventario, Cuentas Anuales, y Balances de Sumas y Saldos (trimestrales y acumulados).
Software de Contabilidad Recomendados para PYMES
Afortunadamente, el mercado ofrece diferentes posibilidades respecto a los programas de contabilidad. De modo que las pymes pueden optar por aplicativos sencillos y con funcionalidades básicas. O por soluciones más completas alineadas con las necesidades presentes y futuras de cada organización”.
Aquí hay algunos ejemplos de software de contabilidad recomendados:
- Holded: Software integral en la nube que ofrece ERP, CRM, contabilidad, inventario, facturación e integraciones.
- Contasimple: Programa de contabilidad y gestión para autónomos y pymes en la nube con precios competitivos.
- E-autónomos: Software de contabilidad en la nube diseñado para autónomos y emprendedores.
- Billin: Programa de facturación online para autónomos y pymes con gestión de facturas rápida y accesible.
- Visionwin: Dispone de una versión completamente gratuita, pero con limitaciones y sin soporte técnico.
- Reviso (o Delsol Reviso): Programa de facturación, contabilidad e impuestos en la nube multiempresa, multiusuario, multimoneda y multidioma.
- a3innuva: Software online de gestión para despachos profesionales y empresas creado por Wolters Kluwer.
- Keme: Aplicación multiplataforma de código abierto para llevar la contabilidad de un negocio.
- OfiConta: Programa en la nube y en local de contabilidad general, financiera, analítica, fiscal y presupuestaria.
- ClaveiCon: Agiliza todos los procesos contables, de impuestos como el IVA, de obligaciones tributarias, de tesorería, etc.
- Contamoney: Permitiéndote llevar un control eficiente y adaptado a tu actividad.
- Gespymes: Es una herramienta intuitiva que automatiza la gestión de ingresos, gastos y facturas y permite la conexión con bancos para la conciliación de movimientos.
- SAGE 50cloud: Permite gestionar facturación, inventarios y contabilidad desde una única plataforma.
- CONTASOL: Representa una solución integral de contabilidad para pymes.
- a3ERP Contabilidad: Ofrece un sistema de contabilidad modular, permitiendo a las empresas ampliar funcionalidades según sus necesidades.
Tabla de Precios y Planes de Algunos Programas de Contabilidad
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| Software | Plan Básico | Plan Estándar | Plan Avanzado | Plan Premium |
|---|---|---|---|---|
| Holded | Gratuito (limitado) | 29€/mes | 59€/mes | 99€/mes |
| Contasimple | Gratuito | 12,75€/mes (trimestral) | N/A | N/A |
| Billin | 8€/mes + IVA (80€/año + IVA) | 15€/mes + IVA (150€/año + IVA) | 24€/mes + IVA (240€/año + IVA) | N/A |
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