Muchas pymes trabajan aún con soluciones de contabilidad obsoletas que no están preparadas para adaptarse a su crecimiento. Antes de seleccionar un ERP para una pequeña empresa, es fundamental entender cuáles son las necesidades (y los motivos de preocupación) de tu negocio y si el software ERP puede ayudarles a afrontarlos.
Si, por ejemplo, te resulta difícil encontrar información financiera actualizada cuando la necesitas, esto suele ser un signo claro de que tu negocio está creciendo más de lo que tu software de contabilidad puede gestionar. No obstante, si optas por un ERP para pymes tienes que tener en cuenta lo que te va a costar la migración a este tipo de software de gestión y lo que vas a tardar en hacerla, pero también si quieres una solución en la nube, local o una selección de ambas.
Los responsables de las pymes en rápido crecimiento no siempre ven lo que está ocurriendo en cada área. Las soluciones que ofrece un ERP tienen fama de tediosas, caras y difíciles de utilizar, cosa que espanta a las pequeñas y medianas empresas que están listas para dar el siguiente paso.
Por lo general, para la mayoría de las pymes, las soluciones ERP basadas en la nube son más baratas de adoptar e implementar que las soluciones locales, debido a la naturaleza del software como servicio (SaaS).
Beneficios Clave de un ERP para Pymes
- Aumenta la eficiencia al automatizar procesos.
- Te da una visión completa de tu negocio en tiempo real.
- Se adapta a tus necesidades sectoriales y crece contigo.
- Permite ventas y gestión en cualquier lugar con su app.
- Mejora la atención al cliente y la toma de decisiones.
- Cumple con normativas y controla todos los procesos.
Características Esenciales de un ERP para Pymes
Un ERP o software de planificación de recursos empresariales debería poder ofrecer información en tiempo real y tener toda la información alojada en la nube o al menos en formato híbrido. También debería ofrecer automatización de procesos, integración con otras herramientas, una base de datos común o centralizada, fácil mantenimiento, interfaz intuitiva y aplicaciones modulares.
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Esto último es muy importante porque permite a la empresa ir creciendo en función de las necesidades de cada empresa e incorporando módulos y funcionalidades en base a sus nuevos intereses y objetivos.
Módulos Básicos de los ERPs para Pymes
Son los imprescindibles para que el software resulte útil:
- CRM: Gestión de relaciones con los clientes. Gestiona la información de cada cliente. Registra su historial, los detalles de las compras, las llamadas y consultas.
- Ventas: Conectado al CRM, incluye pedidos y su seguimiento, genera facturas, emite informes. Contribuye en la captación de clientes potenciales.
- Compras: Gestiona todos los procesos incluidos en el aprovisionamiento de materias primas o artículos.
- Financiero y contable: Simplifica y automatiza los procesos contables. Facilita la gestión de nóminas, presupuesto, programas de facturación y bancos. Controla el flujo de caja.
- Producción: Se ocupa del control del uso de la materia prima, de la sincronización de los procesos, de la evaluación de calidad.
- Inventario: Ayuda a la empresa a realizar un seguimiento de existencias y a localizar los artículos en el almacén.
- Recursos Humanos: Facilita los procesos de selección y capacitación de nuevos empleados. Realiza el seguimiento de la productividad de cada trabajador.
Tipos de ERP para Pymes
Los ERPs se pueden clasificar atendiendo a diferentes criterios. Uno de ellos es por niveles en función del tamaño de la empresa, a una pyme le corresponden los que ofrecen funcionalidades completas o los que tienen unos requerimientos básicos.
- De código abierto: También conocido como Open Source, es un sistema que se distribuye libremente permitiendo las modificaciones necesarias.
- Comercial: el desarrollo y la propiedad pertenecen a una empresa privada (proveedor), que es el encargado de la comercialización y el soporte.
- Horizontal: es una solución para cualquier tipo de negocio ya que los módulos que la componen son genéricos.
- Vertical: se desarrolla teniendo en cuenta las necesidades específicas de un sector, e incluye además de los módulos habituales, otros para las actividades que se realizan.
- Local: es aquel que se aloja dentro de los servidores de una empresa una vez adquirida la licencia. La infraestructura y el mantenimiento corren a cargo del cliente.
- En la nube: en un ERP en la nube el alojamiento, mantenimiento y costes de infraestructura son asumidos por un proveedor que facilita el acceso al sistema por medio de Internet.
¿Cómo elegir el mejor ERP para pymes?
Para poder elegir un ERP para un autónomo, pequeña o mediana empresa es necesario tener en cuenta una serie de factores importantes. Veamos paso a paso cómo seleccionar el mejor ERP para este tipo de negocios:
- Definir necesidades: En primer lugar, es necesario fijar qué metas se quiere lograr con la migración a un ERP para pymes. Algunos objetivos principales pueden ser: reducir costes, acelerar y potenciar determinadas tareas, o elevar el nivel de rentabilidad del negocio.
- Establecer un presupuesto: Es importante saber de cuánto dinero se dispone para invertir en esta solución, con el fin de buscar un software con tarifas que se adapten al presupuesto.
- Escalabilidad: Para una pyme resulta mucho más inteligente comprar un ERP modular que permita contemplar la posibilidad de incorporar nuevos módulos o funcionalidad más avanzadas para seguir creciendo y alcanzando nuevos objetivos.
- Comparar casos de éxito. Estudiar y analizar experiencias de éxito de otras empresas del mismo sector de actividad y similares dimensiones para ver los resultados obtenidos
- Buscar un socio de negocios. Trabajar con un prescriptor o partner de negocio permitirá tener mejor asesoramiento y soporte para acometer la posible implementación de nuevos módulos o funcionalidades para seguir creciendo
- Probar antes de comprar.
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