En el mundo empresarial, la estructura y la organización son claves para el éxito. Los organigramas se erigen como herramientas esenciales. Conocer a las personas que conforman la empresa y entender qué parte ocupa cada una de ellas en la compañía es fundamental. Exploremos desde los conceptos básicos hasta las técnicas avanzadas para crear y utilizar organigramas de manera efectiva.
¿Qué es un Organigrama?
El organigrama es un esquema organizacional que representa gráficamente la estructura interna de una empresa. Es especialmente útil para el departamento de Recursos Humanos porque ayuda a analizar de manera más sencilla la situación de la empresa, así como los departamentos o áreas que la componen. Es justamente el área de RR.HH. como ya lo hemos dicho.
Tener un organigrama con todos los trabajadores de una empresa resulta muy útil para visualizar de manera clara y rápida la estructura interna, los roles y los diferentes equipos y departamentos. Pues bien, el organigrama de un empresa se debe elaborar en el momento de creación de estas, e incluirse en el plan de negocio. No importa si la empresa es grande o pequeña, contar con un organigrama será una buena solución para organizarse, y ya sabemos que la organización empresarial es clave para cumplir objetivos (y cumplirlos de la mejor manera posible).
Beneficios de un Organigrama
Un organigrama de una empresa permite analizar de manera ordenada todas y cada una de las estructuras de la organización representada, permite conocer información esencial del funcionamiento de la empresa para coordinar distintos aspectos del negocio y proyectos que se quieran llevar a cabo. Permite detectar fallos en la estructura con la que se organiza la empresa y, con su mejora, optimizar las funciones. Facilita la mejora de la distribución de la autoridad.
Además, tener un organigrama actualizado te permitirá identificar los puntos débiles en la estructura organizativa, y por tanto, trabajar para mejorarlos. El organigrama de una empresa es una herramienta fundamental para garantizar la fluidez en las comunicaciones, la transparencia y la productividad del equipo.
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Beneficios Internos y Externos
- Mejoras internas, a nivel de comunicación entre departamentos y trabajadores.
- Clave para mostrar transparencia de cara a clientes y proveedores.
Tipos de Organigramas
Son cuatro los tipos de organigramas de empresa más comunes. Cada uno representa las diferentes formas en que una empresa funciona. El organigrama de empresa puede variar dependiendo de las necesidades de cada compañía. Lo cierto es que actualmente existen diferentes opciones para jerarquizar los puestos de trabajo de una entidad.
Según la Información que Aportan
- Informativo: Muestran un esquema completo y a grandes rasgos de la empresa, pero solo indicando información de peso.
- Analítico: Aporta datos en detalle. Por lo tanto, es más concreto que el anterior.
Según el Tipo de Organización
- Jerárquico: Suele ser el más habitual en las entidades actuales. Se estructura de modo piramidal, con el fin de optimizar los recursos y la comunicación empresarial.
- Matricial: Cuando la empresa alberga a más de un director, este es el organigrama que mejor puede representar la estructura del negocio.
- Plano: Es una opción algo distinta, ya que no refleja los cargos intermedios.
Según su Diseño
- Vertical: Es el más común, ya que muestra la información a través de una pirámide de datos.
- Horizontal: El orden se establece de izquierda a derecha, estando en la parte izquierda reflejados los cargos directivos más importantes.
- Circular: En el centro del círculo vemos a los líderes y en el resto de los anillos se van mostrando el resto de los departamentos.
- Mixto: Es una combinación del organigrama vertical y el horizontal.
Veamos algunos de estos tipos con mayor detalle:
Organigrama Funcional
Es el más común y consiste en ir desde arriba hacia abajo, es decir como una jerarquía. Mientras que el organigrama estructural representa la organización típica y estructurada, el organigrama funcional es más específico.
Organigrama Mixto
Como su nombre lo dice este tipo de organigrama es una combinación del organigrama vertical y horizontal.
Organigrama Horizontal o Plano
El organigrama horizontal o plano se desarrolla de izquierda a derecha y no suele mostrar niveles de gestión. Es un organigrama propio de empresas más pequeñas y con ambientes de trabajo más integrados e informales.
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Organigrama Vertical
El organigrama vertical es todo el que se distribuye de arriba abajo, siendo los puestos de arriba los de mayor poder y responsabilidad y los de abajo los de menor.
¿Cómo Elaborar un Organigrama?
Para elaborar un organigrama de manera adecuada, primero es indispensable saber en qué partes se divide:
- La línea media: es el personal de la empresa que desempeña una función de supervisión directa.
- Staff de apoyo: en este caso puede tratarse de un servicio externo. Es decir, es personal que ayuda a conseguir los objetivos empresariales, pero no es necesario que forme parte de la plantilla.
Para poder visualizar a la empresa en equipos de trabajo, se comienza por dividir en departamentos según las funciones que cada equipo se encargue de llevar a cabo. Para tener una mejor idea de los roles y las implicaciones de cada trabajador en cada proyecto, se recomienda asignar responsabilidades y tareas. Con esto nos referimos a las obligaciones concretas de cada trabajador, cuántos niveles de mando existen y por cuántas personas tienen que pasar qué trabajo a otras.
Además, es importante definir las responsabilidades de cada integrante. Esto es, el control que los miembros del equipo con mayor nivel de mando tengan sobre los integrantes que están a su cargo, y cuántos son estos. Lo más importante del organigrama empresarial es que todo el mundo esté representado; así que necesitamos incluir hasta el último de los trabajadores.
Una buena táctica para elaborar el organigrama es seguir una estructura basada en el análisis de puestos, que vaya de arriba hacia abajo. Al hacer un organigrama es fundamental que este ofrezca una visión integral de todo el equipo que da vida a la organización. Otro paso elemental es garantizar que el organigrama optimiza la toma de decisiones empresariales.
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Pasos Esenciales para Elaborar un Organigrama
- Establece la cadena de mando: Se trata de determinar la jerarquía del trabajo.
- Segmenta los departamentos: La creación de departamentos es esencial para la correcta organización empresarial.
- Asocia tareas y responsabilidades a cada grupo: De esta manera podrás detectar redundancias en el trabajo y si existen responsabilidades que se solapan.
- Determina el ámbito de control: Esto ayuda a definir la independencia -o dependencia- de los empleados.
- Ve de arriba hacia abajo: Empieza por el CEO de la compañía y sigue con los cargos que dependen del Director Ejecutivo, los responsables de cada departamento, los mandos intermedios, etcétera. Hasta llegar a los niveles más bajos.
- Asegúrate de que ofrece una visión global: Es la manera más sencilla de que los empleados identifiquen toda la estructura de la organización y conozcan sus posibilidades reales de movilidad interna.
- Asegúrate de que tu organigrama mejora la toma de decisiones: Un buen organigrama de trabajo permite a los directivos identificar tareas en curso y dimensionar el desarrollo de nuevas estrategias de negocio y proyectos.
El Rol del Departamento de Recursos Humanos
El Departamento de Recursos Humanos (RR. HH.) normalmente es responsable de crear el organigrama de la empresa, ya que se encarga de la selección, contratación y gestión del talento. En empresas más pequeñas que no cuentan con un departamento de RR.
En lo que al organigrama se refiere, el personal experto de consultoría estratégica se encarga de realizar un análisis organizativo, indagando sobre los puestos de trabajo de la empresa para definir las competencias y responsabilidades en un sistema organizativo adecuado a cada necesidad.
Herramientas y Plantillas para Crear Organigramas
¿Es factible llevar el organigrama empresarial en una plantilla para rellenar? Claro que sí, una plantilla de organigrama es una manera fácil de controlar la estructura de la organización sin que pierdas tiempo en elaborar una desde cero. Se recomienda usar plantillas de organigramas en Word o Power Point para empresas pequeñas o que se encuentran en una etapa inicial ya que la actualización de la información puede ser tediosa cuando se trata de empresas grandes o con mucha cantidad de trabajadores. Las plantillas de organigrama circular se pueden utilizar en ciertas organizaciones que eviten estructuras de jerarquía y consideren al cliente como el centro de su organización.
Se recomienda utilizar un sistema que facilite la creación de un organigrama empresarial en cuestión de segundos y con la ventaja de mantenerlo siempre actualizado, ya sea que haya una nueva incorporación o baja en el equipo. Con el software de Factorial estarás seguro de tener un organigrama funcional del que puedas extraer la información para crear estrategias y comenzar a definir correctamente las responsabilidades de tus trabajadores.
Ejemplos de Organigramas en Empresas Reconocidas
El organigrama de McDonalds es muy grande, ya que así son las dimensiones de la empresa. El servicio de los hoteles Hilton está entre los mejores del sector, y eso es por su capacidad operativa.
Limitaciones de los Organigramas
Obsolescencia: en un mundo empresarial que fluctúa a una velocidad de vértigo, donde las nuevas contrataciones, la rotación de personal y los cambios a nivel interno están a la orden del día, los organigramas pueden quedarse obsoletos. Solo representan relaciones formales: ponen el foco en los vínculos profesionales y no contemplan las colaboraciones sociales e informales en la organización.
Conclusión
En definitiva, contar con un organigrama de empresa actualizado y claro es esencial para el buen funcionamiento de cualquier negocio.