En el mundo empresarial actual, las empresas se enfrentan al desafío de adaptarse rápidamente a los cambios del mercado. Así, la metodología Agile se emplea en la gestión de proyectos que precisan de una gran adaptabilidad por su entorno cambiante y, aunque nació pensada para el desarrollo de software, hoy se ha extendido a todo tipo de áreas.
El conjunto de tácticas aplicadas en ciclos de trabajo cortos para conseguir tiempos de entrega eficientes en un determinado proyecto es lo que se conoce como metodología ágil. El origen de las metodologías ágiles se encuentra en el llamado Manifesto for Agile Software Development, creado por un grupo de programadores de tecnología de la información (TI) como método para generar valor de forma rápida y eficiente. Sus cuatro principios son:
- Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas.
- Software funcionando sobre documentación extensiva.
- Colaboración con el cliente sobre negociación contractual.
- Respuesta ante el cambio sobre seguir un plan.
Estos valores promueven una cultura de adaptabilidad y mejora continua, permitiendo a los equipos responder rápidamente a los cambios y entregar resultados de alta calidad. Por tanto, para entender qué es la metodología Agile es preciso tener presentes sus bases, que pasan por:
- Priorizar la satisfacción del cliente por medio de la entrega rápida de los proyectos.
- Aceptar cambios en los requisitos demandados, incluso en fases avanzadas de desarrollo.
- Promover la colaboración estrecha y continua entre los diferentes equipos involucrados en el proyecto.
- Favorecer la comunicación cara a cara como método más eficiente para transmitir información.
- Apostar por el desarrollo sostenible, mediante un ritmo constante de trabajo.
- Construir proyectos en torno a trabajadores motivados, aportándoles el entorno y el apoyo que precisen.
Desde 2021, el método Agile se ha ido implantando paulatinamente en empresas de todo tipo, por su facilidad para aportar a los equipos todo lo necesario para elaborar los productos que se necesitan.
¿Cómo Funciona el Método Agile?
Agile funciona a través de ciclos de desarrollo cortos y repetitivos que siguen, básicamente, este proceso:
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- Planificación: el equipo define los objetivos y prioriza las tareas para llegar al próximo sprint, que es como se denomina a las iteraciones cíclicas en esta metodología.
- Ejecución: durante el sprint, que suele durar entre 1 y 4 semanas, el equipo trabaja en las tareas planificadas.
- Revisión diaria: se realizan reuniones breves todos los días para compartir progresos y obstáculos.
- Entrega: al final del sprint, se presenta un producto funcional a los clientes o grupos de interés.
- Retrospectiva: el equipo reflexiona sobre el sprint, identificando áreas que se pueden mejorar.
Este ciclo se repite, permitiendo una evolución constante del proyecto y una adaptación rápida a los cambios o feedback recibidos.
Claves para Aplicar la Metodología Agile en tus Proyectos
Para implementar Agile con éxito es importante tener en cuenta estos aspectos:
- Fomentar la comunicación: establece canales de comunicación abiertos y frecuentes entre todos los miembros del equipo y los stakeholders.
- Priorizar la flexibilidad: es preciso estar abierto a los cambios y ajustar el plan según sea necesario.
- Empoderar al equipo: confiar en los miembros del equipo y darles la autonomía para tomar decisiones es básico.
- Enfocarse en el valor: hay que priorizar las tareas que aportan mayor valor al cliente o al proyecto.
- Mejorar de manera continua: es vital saber utilizar las retrospectivas para identificar y aplicar mejoras en cada ciclo.
La transformación Agile en las empresas implica adaptar la manera de trabajar a cada proyecto concreto y acostumbrarse al cambio constante. La metodología Agile se puede combinar con otros enfoques innovadores como el Design Thinking para potenciar la innovación centrada en el usuario.
Ejemplos de la Metodología Agile
Las metodologías ágiles son enfoques de gestión de proyectos centrados en la flexibilidad, la colaboración y la entrega continua de valor que se han hecho muy populares. Kamban y Scrum son dos de las metodologías Agile más populares, pero existen muchas más. Estos son algunos ejemplos:
- Scrum: Es uno de los sistemas ágiles más utilizados, que organiza el trabajo en ciclos cortos. Cada uno de estos ciclos tiene un objetivo claro y se enfoca en entregar una parte funcional del producto. Promueve la comunicación constante entre los miembros del equipo e incluye roles específicos como el Product Owner y el Scrum Master.
- Kanban: Se basa en la visualización del flujo de trabajo mediante un tablero Kanban, donde las tareas se representan en columnas que indican su estado. El método Kanban busca optimizar el flujo de trabajo y limitar el trabajo en curso para mejorar la eficiencia y la productividad.
- Extreme Programming (XP): Se centra en la entrega continua de software de alta calidad a través de prácticas como la programación en pareja, la revisión de código y pruebas frecuentes. Esta metodología enfatiza valores como la comunicación y la simplicidad, adaptándose rápidamente a los cambios en los requisitos del cliente.
- Lean: Inspirada en el sistema de producción Toyota, Lean se enfoca en eliminar desperdicios y maximizar el valor entregado al cliente. Busca mejorar continuamente los procesos para aumentar la eficiencia.
- Crystal: Se trata de una familia de metodologías ágiles que se adapta a diferentes tamaños y contextos de equipo. Se basa en principios como la comunicación efectiva y la adaptabilidad, permitiendo que cada equipo desarrolle sus propios procesos según sus necesidades específicas.
Las metodologías Agile aportan un enfoque flexible y colaborativo para la gestión de proyectos, permitiendo a las empresas adaptarse rápidamente a los cambios y entregar valor de manera constante. Hoy en día, su aplicación va más allá del desarrollo de software, y se extiende a sectores muy diversos, como la banca, la automoción o el retail.
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Formarse en Agile se convierte en una opción atractiva para quienes buscan una oportunidad laboral con futuro, puesto que existe una creciente demanda de profesionales cualificados en estas metodologías.
Scrum: Un Enfoque Detallado
Scrum es un tipo de metodología que inicialmente se utilizaba para gestionar el desarrollo de software pero que, actualmente, puede aplicarse a cualquier tipo de proyecto en el que intervengan actores de distintos equipos para trabajar conjuntamente.
Este tipo de metodología para la gestión de proyectos, considerada metodología ágil, se basa en hacer entregas parciales y regulares del producto final, de forma que el cliente puede empezar a utilizar las características con mayor valor añadido para el proyecto antes de que esté completamente terminado. Los requisitos para que funcione son: compromiso, escucha, productividad y estar abiertos a la creatividad.
Scrum, ¿en qué consiste?
Cuando un proyecto se ejecuta en Scrum, se definen determinados ciclos temporales cortos y de duración fija llamadas iteraciones o sprints. Normalmente son de dos semanas aunque puede ampliarse a 3 o 4 si el producto/servicio lo requiere. Algunas empresas maduras en este tipo de metodologías podrían reducir los sprints a días e incluso horas.
El proceso parte de la lista de necesidades que actúa como plan de proyecto (Product Backlog). En esta lista interviene el cliente, también llamado Product Owner, que es quien priorizará los objetivos en función del valor/coste. La persona que coordinará los procesos de trabajo se denomina Scrum Master, y es quien se asegurará de que el proceso funciona y las entregas se cumplen. Del mismo modo, el Scrum Master asegura el entendimiento y buen ambiente entre los equipos, estableciendo los espacios adecuados para resolver cualquier barrera o frustración que pueda surgir.
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Fases del proceso Scrum
- Planificación. Es la primera fase y se divide en dos partes: selección de requisitos (2 horas) y planificación (2 horas). En esta primera reunión el cliente debe presentar qué es lo que quiere y el equipo que lo ejecutará hará las preguntas que le surjan y selecciona los requisitos prioritarios a completar en cada iteración. Aquí crearemos el Product Backlog, un documento o archivo que reunirá las características del proyecto a acometer y sus funcionalidades. El único que puede modificar este documento es el Product Owner.
- Ejecución y desarrollo. La segunda etapa pasa por la definición del Sprint Backlog, el documento que recoge las tareas a realizar y quién las desempeña. El Sprint es el periodo en el que se realizan todas las acciones establecidas en el Sprint Backlog y supone entregas parciales (cada dos semanas, por ejemplo) para ir testeando las características del producto final. El proceso de sprint se repite hasta completar el producto final (por ejemplo: 10 sprints de 2 semanas cada uno). Para asegurarnos que cumplimos tiempos y tareas, cada equipo realiza una reunión diaria de 15 minutos para responder a tres preguntas:
- ¿Qué he hecho desde la última reunión para llegar al objetivo?
- ¿Qué voy a hacer ahora?
- ¿Qué impedimentos he tenido?
El Scrum Master se asegurará en estas reuniones de que el equipo no tiene problemas para abordar sus funciones y tareas.
- Revisión del sprint. El último día de cada iteración se revisan requisitos completados con el cliente (Product Owner) y se realizan cambios para replanificar los objetivos del siguiente sprint. En esta fase también tiene lugar la sesión retrospectiva, donde analizamos los obstáculos a la hora de trabajar y el Scrum Master se encargará de escalarlos o eliminarlos.
Una vez ejecutados los sprints reflejados en el Product Backlog se entregará el prototipo de producto completo para su validación con el Product Owner.
Este tipo de metodología se utiliza para solucionar situaciones en las que el cliente no está recibiendo lo que necesita de la empresa, donde las entregas se alargan y, por tanto, los costes se disparan. Un sistema de entregas parciales y controladas en tiempo mejorará la percepción que tiene el cliente de nosotros. El gran potencial de esta forma de trabajo radica en una toma de decisiones y resolución de problemas compartida, en lugar de las clásicas negociaciones o debates donde todos (y nadie) tiene la razón.
Aplicación de Scrum en un Proyecto Real
Para entender mejor cómo es la gestión de proyectos Scrum vamos a seleccionar un ejemplo de la vida real y vamos a aplicar esta metodología.
- Dividir las tareas (Planificación del sprint). En la gestión de proyectos Ágiles con Scrum los periodos de tiempos se manejan por sprints. Son secciones del proyecto que no deben de tener una duración superior a las cuatro semanas, cuya finalidad es generar un incremento del producto potencialmente entregable y funcional.
- Priorizar (Daily Scrums). Hay que enfocarse en las tareas verdaderamente importantes a trabajar durante el sprint y resolver las posibles dudas. Se recomienda trabajar de manera escalonada, y, así, evitar la sensación de agobio.
- Aplicar una buena gestión del tiempo (Revisión del sprint). Es una de las fases de Scrum más importantes. Los miembros del equipo se reúnen para mostrar el trabajo realizado durante el sprint. Hay que adjudicar a cada tarea un periodo de tiempo estimado y ceñirse a esa duración. A medida que vas cumpliendo los plazos en los sprint, vas encontrando la satisfacción necesaria para continuar.
- Controlar el proceso (Retrospectiva del sprint). Es una reunión que se realiza con el objetivo de mejorar de manera continua la productividad y la calidad del producto que se está desarrollando, la motivación del equipo y la evolución del sprint en general. Después de un tiempo puedes verte en la situación de que hay tareas que no avanzan y que estás atascado. Intenta dividir el trabajo, busca cuáles son los factores del retraso e intenta buscar soluciones. En último caso, si la tarea no es prioritaria, elimínala y céntrate en lo importante.
- Tener retrospectiva (Refinement). Al terminar cada sprint se precisa hacer recuento de todo lo que se ha hecho, lo que ha funcionado, lo que hay que mejorar y qué se ha aprendido. Este evento transversal se realiza para añadir nivel de detalle a las tareas del proyecto.
El Equipo Scrum y sus Roles
El primer paso para alcanzar este objetivo -o hito del proyecto- es la reunión de planificación, una sesión en la que debe participar todo el equipo ‘scrum’ y que supone el pistoletazo de salida del ‘sprint’. Esta reunión se divide en dos partes que tratan de dar respuesta a dos preguntas fundamentales:
- ¿Qué se va a entregar?
- 'Scrum Master': Se centra en cómo va a trabajar el equipo multifuncional. Es el responsable de conseguir que se sigan los valores y las prácticas de ‘scrum’. Ayuda a los miembros del equipo para que trabajen de forma autónoma y autoorganizada.
- ‘Product owner’ (o propietario del producto): Su mirada está siempre puesta en el cliente, y en lo que el equipo va a desarrollar. Es responsable de que el producto vaya incrementando su valor con cada ‘sprint’.
- Equipo de desarrollo: Es el grupo de profesionales que hace el trabajo necesario para poder entregar el incremento de valor en el producto. Además de construir el producto, todo equipo trabaja conjuntamente en la redefinición del proyecto.
Al final de cada ‘sprint’ se lleva a cabo una labor de inspección y revisión del trabajo realizado, en la que el ‘Product owner’ (o incluso el propio cliente) da ‘feedback’ al equipo. En esta sesión, el propietario del producto decide si se acepta o no como válida la funcionalidad o entregable desarrollado. Todas las metodologías ágiles buscan mejorar de manera continua la forma en la que el equipo se relaciona durante el proceso de desarrollo. En ‘scrum‘ existe otra sesión específicamente definida para lograrlo: la retrospectiva.