Seguimiento de Envíos en E-commerce: Una Guía Completa

En el mundo del comercio electrónico, la logística es fundamental para garantizar la eficiencia y rentabilidad de tu tienda online. La clave del éxito de tu tienda online reside en la eficacia de la logística para e-commerce.

¿Qué es el Tracking?

Tracking es una palabra inglesa que significa seguimiento o localización. Ciertamente, a través del tracking number o número de seguimiento, tú o el cliente podréis seguir el recorrido del paquete.

Este sistema está basado en una tecnología en parte automatizada y en parte basada en el trabajo manual de los operadores. A través de dispositivos especiales, el personal dedicado al envío leerá los códigos de los paquetes, lo que permite que se actualice automáticamente el sistema, lo que permite ver la información sobre el envío.

Beneficios del Seguimiento de Envíos

• Mejora la Customer Experience: Normalmente el tracking es un servicio de asistencia que mejora la Customer Experience y te permite estar presente y ser parte activa si surgen problemas que hay que resolver.
• Fidelización de Clientes: Este punto es fundamental para la fidelización de tu clientela.
• Seguridad: No tener noticias sobre el pedido hasta que no llega no da ninguna seguridad, sin tener en cuenta que a nivel organizativo podría crear dificultades para la entrega del pedido y en las comunicaciones entre el e-commerce y el transportista.
• Información al Cliente: Además, los compradores no sabiendo cuándo llegará el mensajero podrían no estar disponibles ni presentes cuando llegue.
• Control Detallado: Un control detallado te permite dar un mejor servicio de atención al cliente.

Implementación del Seguimiento

Para tener realmente la situación bajo control, el seguimiento empieza antes de realizar el mismo envío. Es decir, comienza cuando el operador se hace cargo de la mercancía. Primero a los productos se les asignan códigos alfanuméricos, para que durante la preparación del pedido se puedan rastrear todos los movimientos. A su vez, los vendedores que usen el servicio podrán ofrecer actualizaciones a sus clientes en tiempo real.

Integrando la codificación de la mercancía desde el inicio del recorrido se puede mejorar también la organización del stock, de la retirada y todo lo que tenga que ver con el movimiento de la mercancía. Lo que permite automatizar y sincronizar al máximo cada proceso, desde el almacenamiento hasta la entrega.

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Tecnologías Utilizadas

• Código de barras (UPC, EAN): Se trata de una serie de números asociados a una serie de barras verticales. Existe una norma de codificación que establece el tipo de producto basado en el GTIN (Global Trade Item Number).
• RFID: Son sistemas de identificación que transmiten los datos a través de ondas de radio frecuencia.
• Sistema de gestión de las flotas de transporte o TMS (Transport Management System): Útil para organizar las rutas de los transportistas. Es muy importante para gestionar los envíos e-commerce y a todos los efectos todo lo que proporciona el seguimiento externo que tanto aprecia el cliente (y el vendedor). Se puede integrar con el WMS para optimizar los procesos de etiquetado y el intercambio de información entre sistemas.

El Proceso de Seguimiento

Una vez establecido cómo identificamos la mercancía, toda la información se sincroniza a través de un software.

Por parte del vendedor, monitorizar los paquetes desde el panel de control del transportistas, pero si usas varios transportistas es muy engorroso. Sin embargo, por parte del cliente final, puedes ofrecerles simplemente el número de seguimiento y el link de la sección de la web o el link de la tracking page, así podrá controlar el estado del pedido.

Entre estos puntos de contacto, se encuentra también la tracking page de marca, que tu comprador puede consultar todas la veces que quiera. En ella, además de la información sobre los envíos, se puede también customizar con promociones, sugerencias para compras futuras y otros contenidos de interés para el cliente.

Estados Comunes del Seguimiento

• Retraso: El paquete va con retraso.
• Dirección incorrecta: El paquete no se ha entregado porque la dirección no es la correcta.
• Destinatario ausente: Suele pasar que aunque el seguimiento, el comprador no se encuentre disponible en el momento de la entrega, ¡el gesto de contactarlo para acordar otra fecha para la entrega podría convertiros en uno de sus vendedores preferidos!
• Entregado: El producto está en las manos o en la puerta del destinatario.

Proveedores de Servicios de Envío en España

Existen varios proveedores de servicios de envío en España, cada uno con sus propias características y ventajas:

• Correos: Es el servicio postal público de España. Tiene más de 10.000 centros postales en todo el país y es el grupo que maneja los servicios SPU (Servicio Postal Universal). Para realizar las entregas usa sus empleados. Cuentan tanto con oficinas como con sus Citypaq (Taquillas inteligentes posicionadas en lugares de tránsito).
• GLS: Es una compañía de origen británico que opera en España a través de sus filiales presentes en todo el país. Para las entregas usa tanto transportistas, empleados, como transportistas independientes. A través del Trace ID que informa la empresa, el remitente y el destinatario pueden controlar el paquete en cualquier momento. El seguimiento informa también el día de entrega. Permite ver varios envíos desde la misma página, tanto para quien envía como para quien recibe.
• UPS: Como empresa multinacional americana, tiene oficinas locales e independientes, con una gran flota aérea y terrestre. Es muy conocida por su seriedad y por su oferta de soluciones personalizadas tanto a nivel logístico como contractual. Siendo un servicio de envíos con tarifas altas, ofrece ventajas también en cuanto al tracking. Es posible programar una recogida, buscar los envíos o realizar un pago a través de su App o web. El número de seguimiento lo da inmediatamente, junto con la etiqueta y en seguida el envío se activa.
• SEUR: Del grupo internacional DPD, con más de 1.400 tiendas de proximidad, forma parte de una de las mayores redes de transporte urgente en Europa. La introducción de los datos en el sistema de comunicación de datos es manual, tanto los datos del cliente como los del bulto, y se realiza en la filial que se haya elegido para la gestionar del paquete. Esto quiere decir que hasta que el paquete no llega a la sede, la mercancía no se registra.
• FedEx: Es parte de PostNL, empresa holandesa, recientemente comprada por la americana FedEx. Opera en España y en Europa, para realizar sus entregas cuentan con sus dependientes y con personal externo.

Software de Gestión de Envíos

Para los gestores de un e-commerce, es posible ver el estado de estos pedidos a través de un único panel de control gracias a aplicaciones o empresas que ofrecen este servicio. Usando un gestor de envíos como Qapla’, puedes seguir desde una sola pantalla todos los transportistas, ahorrando tiempo, energías y errores.

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Qapla’ te permite hacer todo esto con un esfuerzo mínimo por tu parte. Gracias a esta herramienta, podrás aumentar la retención de clientes, es decir…¡fidelizar a tus clientes!.

Estrategias para Optimizar la Logística de tu E-commerce

1. Asegúrate de que tu almacén esté organizado de manera eficiente y planifica cuidadosamente los procesos que se llevan a cabo en él para evitar interferencias. Considera tanto el tiempo como la ubicación de cada actividad.
2. La gestión adecuada de la recepción de mercancías en tu almacén es crucial para evitar contratiempos logísticos y mantener un flujo eficiente.
3. El control preciso de tu stock es esencial para el éxito de tu tienda online. Mantener un registro actualizado de la entrada y salida de cada artículo en tu inventario te ayudará a evitar la falta de unidades y las posibles pérdidas de ventas. Además, es importante considerar la diversidad de productos, su ubicación y su orden de prioridad para su despacho.
4. Los procesos de recolección (picking) y embalaje (packing) son componentes fundamentales de la logística de cualquier tienda online. La eficiencia en estas etapas se relaciona directamente con los costos y los tiempos de entrega. Por ejemplo, se estima que el picking manual puede consumir hasta un 60% del tiempo de trabajo en un almacén.
5. Aunque la mayoría de las empresas de transporte ofrecen servicios de seguimiento, resulta mucho más beneficioso proporcionar a tus clientes un sistema de seguimiento propio. Asegúrate de que tu portal de seguimiento sea intuitivo, fácil de usar y esté disponible en diferentes dispositivos.
6. La posibilidad de realizar devoluciones de productos de manera sencilla y sin complicaciones es altamente valorada por los consumidores. Permite a tus clientes gestionar sus propias devoluciones de manera fácil y conveniente. Mantén una comunicación clara y transparente con tus clientes, proporcionando instrucciones claras sobre cómo realizar una devolución, los plazos y los posibles cargos asociados.

Consideraciones Adicionales

Los transportistas no están interesados en promover tu negocio, los mensajes que envían son a menudo anónimos y no llevan ni siquiera tu logo. Por ello te preguntamos, ¿por qué no hacer que te reconozcan el mérito también cuando la entrega se hace adecuadamente?.

Según un estudio de Wolfgang Digital basado en una muestra de 250 millones de webs e-commerce, la mayor parte de la facturación llega gracias a clientes que repiten. En periodos como Navidad o durante la época de Rebajas, en los cuales la propensión a la compra es mayor, tu e-commerce podría atraer nuevos clientes.

No olvides que una logística ineficaz puede llegar a consumir hasta un 50% de la facturación de un e-commerce en España.

El Seguimiento del Número de Serie en Pedidos

El seguimiento del número de serie en pedidos implica asignar un identificador único a cada artículo, lo que facilita su seguimiento individualizado en todas las etapas del proceso logístico. Este número de serie se registra en una base de datos centralizada, que permite a los comerciantes y proveedores de servicios de logística acceder a información detallada sobre cada producto en cualquier momento.

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Beneficios del Seguimiento del Número de Serie

• Garantiza la autenticidad y la legitimidad de los productos, lo que ayuda a prevenir la falsificación y el fraude.
• Facilita la gestión del inventario al proporcionar información precisa sobre la disponibilidad de cada artículo.

Implementación del Seguimiento del Número de Serie

1. Evaluar las necesidades específicas del negocio.
2. Seleccionar la tecnología adecuada.
3. Integración con el sistema de gestión de pedidos.
4. Capacitación del personal.
5. Pruebas y ajustes.

Estrategia de Envío para E-commerce

Una estrategia de envío es un plan de juego de logística que se adapta exclusivamente a su negocio. Abarca desde aspectos financieros como las opciones de precios de envío hasta factores de marketing como la marca y la experiencia del cliente. También hay elementos tecnológicos como la tecnología de envío integrada.

El objetivo principal de una empresa de transporte es entregar un envío dentro de un período de tiempo determinado por un precio acordado.

Antes de establecer las tarifas de envío para los clientes, es importante saber qué influye en los costes de envío de su transportista. Tamaño y peso del envío, ¿cabe en un sobre o en los embalajes estándar? Una vez que conozca estos detalles, puede comparar precios. Los costes de envío pueden aumentar sorprendentemente rápido, por lo que le recomendamos que cree una visión conjunta para ver cómo afectan a su margen de beneficio.

Elementos Clave de una Estrategia de Envío

• Transportistas: ¿Qué compañía de envío elegirá? ¿Cuánto cobran?
• Coste y precio: ¿Cuál será el precio de envío? ¿Quién paga?
• Embalaje y etiquetado: ¿Cómo embalará (y señalizará) sus productos para el envío?
• Documentos aduaneros: ¿Qué documentación necesitará para los envíos internacionales?

Opciones de Logística para E-commerce

• Dropshipping: Esta opción de logística implica que el minorista no almacena los productos que vende. En su lugar, el minorista toma los pedidos de los clientes y los transmite al proveedor o fabricante, quien se encarga de enviar los productos directamente al cliente final.
• Fulfillment: El fulfillment, también conocido como gestión de pedidos o logística de cumplimiento, implica que un tercer proveedor se encarga de almacenar, gestionar el inventario, empaquetar y enviar los productos en nombre del minorista. Este proveedor de fulfillment puede ser una empresa especializada o un marketplace.
• Gestión Interna: Esta opción implica que el minorista se encarga de gestionar todas las operaciones logísticas internamente. Esto incluye la adquisición de productos, el almacenamiento, la gestión de inventario, el embalaje y el envío de los pedidos.

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