Áreas Funcionales de una Microempresa: Ejemplos y Estructura

La estructuración de la plantilla de una compañía tiene una importancia estratégica tanto para Recursos Humanos, como para cada uno de los empleados de la organización. Seleccionar el modelo de organigrama de empresa adecuado, cómo diseñarlo y realizar su despliegue son aspectos vitales.

El Valor Estratégico del Organigrama Empresarial

Como ya conocerás, el organigrama de una empresa es una representación visual ordenada de las estructuras organizacionales que componen la entidad. No se ha de caer en pensar que el organigrama es solo para organizaciones tradicionales, ya que existen variados modelos y tipos de organigramas.

Los diferentes tipos de organigramas están sujetos a la perspectiva de la compañía, por lo que es necesario llevar a cabo una evaluación de las necesidades organizativas para seleccionar la opción más adecuada en cada caso. Un organigrama bien elegido y adaptado a la organización ayuda a los directivos a localizar tareas, responsabilidades y nuevas estrategias.

Llegar al final de este viaje por el mundo de los organigramas empresariales nos deja con una certeza inquebrantable: contar con un organigrama para tu empresa no es solo una práctica de gestión, sino una estrategia vital que incide directamente en el desempeño y el talento de toda la empresa. Un buen organigrama es aquel que no solo cumple con representar la jerarquía y las relaciones funcionales; es aquel que se adapta y evoluciona con el tamaño de la empresa, siendo un reflejo fiel de su dinamismo y complejidad.

Es precisamente aquí donde radica la importancia de conocer qué tipo de organigrama se adapta mejor a la naturaleza y necesidades de nuestra organización. Los beneficios de un organigrama bien concebido son múltiples y significativos. Desde facilitar la comprensión de la estructura empresarial hasta promover una comunicación más eficiente y transparente entre las áreas de la empresa, un organigrama permite a todos los miembros de la organización visualizar su lugar dentro del gran esquema, comprendiendo cómo su trabajo individual contribuye al éxito colectivo.

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Pero más allá de estos beneficios tangibles, tener un organigrama para tu empresa representa un compromiso con la claridad, la eficiencia y, sobre todo, con la capacidad de adaptación al cambio. Como hemos podido ver, el organigrama no es solo una herramienta de gestión. Es un instrumento estratégico que facilita la toma de decisiones, mejora la comunicación y contribuye al desarrollo organizacional.

Tipos de Organigramas

Existen varios tipos de organigramas, algunos de los cuales son:

• Organigrama Funcional o Estructural: Parte de un CEO o líder y, posteriormente, se divide en áreas o departamentos. Por ejemplo, el departamento Comercial agrupa a todos los especialistas en el departamento. Se ordena según las capacidades de cada empleado con el objetivo de que todas las áreas funcionen bajo el enfoque global de la empresa y evitar inconvenientes que afecten a la productividad.
• Organigrama Matricial: Esta estructura combina distribuciones verticales y horizontales. Por un lado, los puestos de trabajo y departamentos se dividen según las funciones. Y, por otro lado, se encuentran las divisiones de la organización. La mayoría de los trabajadores estará en contacto continuo con ambas líneas.
• Organigrama Lineal o Vertical: Se considera el organigrama más clásico. Representa la estructura de arriba a abajo, el CEO o líder está en la parte superior y subordina el resto de las áreas y empleados. El organigrama vertical es de los más utilizados debido a su sencillez y a que se basa en la jerarquía para desarrollar la distribución. Dentro de este modelo de organigrama de empresa, se encuentra el organigrama jerárquico. Esta estructura aporta formalidad a la organización.
• Organigrama Horizontal: Dependiendo de la comunicación y el tipo de relación entre las partes, incentiva los vínculos horizontales, fomentando una dinámica dialogística.
• Organigrama Mixto: El organigrama mixto fusiona el organigrama horizontal y el vertical. Parte de un área principal que actúa como líder y se despliega de arriba hacia abajo con las diferentes áreas.
• Organigrama Circular: El organigrama circular tiene como eje de la estructura a la persona o departamento de mayor jerarquía.

Cómo Hacer un Organigrama: Pasos Esenciales

1. Establecer la cadena de mando: Determinar la jerarquía del trabajo, es decir, qué cometido y obligaciones tiene cada persona de la organización, niveles de mando y quién toma las decisiones. Es un punto esencial para compañías tanto mucho como poco jerarquizadas. Es clave para facilitar la gestión de los Recursos Humanos.
2. Segmentar los departamentos: La buena segmentación de departamentos está totalmente vinculada con el análisis de puestos. Si ya se han identificado puestos y tareas vinculadas, a partir de ahí se podrán crear familias de puestos y departamentos, que pueden funcionar de manera independiente o conjunta.
3. Definir y asociar tareas y responsabilidades: Es necesario asociar tareas y responsabilidades a cada grupo de empleados o departamento. Tener esto definido ayuda a conocer la dependencia o independencia de cada empleado.
4. Establecer el ámbito de control.
5. Obtener una visión global que facilita la toma de decisiones: Para comenzar a definir un organigrama, como ya hemos detallado, es muy positivo utilizar los análisis de puestos que ya tengas realizados. Es muy relevante que el organigrama empresarial ofrezca una visión global y transparente de la compañía a todas las personas del equipo. Asimismo, debes preguntarte si el organigrama te sirve para tomar decisiones y si lo tienes en cuenta en tu estrategia de negocio.
6. El diseño del organigrama de empresa es un factor clave: Se deben mostrar las relaciones empresariales de manera sencilla. Todas las personas de la organización deben comprender fácilmente el organigrama y saberlo manejar. Además, es muy importante que el organigrama sea accesible, para lo que es crucial que esté en formato digital.

Departamentos Necesarios para una Pyme

Someramente, puesto que ya se ha mencionado de pasada anteriormente, aunque aportando algunos datos nuevos, estos serían los departamentos absolutamente indispensables en prácticamente cualquier empresa:

• Ventas y Marketing: ¡Todas las empresas necesitan generar ventas!
• Operaciones: Toda empresa necesita cumplir las promesas que hace a sus clientes y entregar los servicios y productos acordados.
• Finanzas y Administración: Siempre es necesario tener control de las finanzas y garantizar que se mantiene la infraestructura empresarial.

Áreas Funcionales Clave en una Empresa

Las áreas funcionales de una empresa son todos los departamentos en que se divide una empresa. El objetivo es repartir funciones entre diferentes miembros o equipos para lograr una mayor eficiencia. Es importante considerar que cada área o departamento desarrolla funciones específicas. Cabe destacar que cada departamento ayuda a que la empresa alcance los objetivos y las metas que se propone. Por lo general, una empresa tiene al menos cinco áreas funcionales. Claro que, a medida que las empresas crecen, también aumenta su estructura interna.

1. Dirección: Sobre todo, el área de dirección está relacionada con el proceso de la operación general de la empresa. En ella se definen los objetivos, se toman las decisiones más importantes y desde ahí se dirigen todas las operaciones de la organización.
2. Recursos Humanos: Por su parte, el área de recursos humanos tiene a su cargo los procesos de búsqueda, selección y reclutamiento del personal que la empresa necesita para ocupar los puestos de trabajo.
3. Producción: Naturalmente, en esta área se desarrolla el proceso de producción de los bienes y servicios que vende la empresa. Es responsable de asegurar que se de el óptimo aprovechamiento de los recursos en el proceso productivo. Así mismo controla que lo que se produzca reúna las condiciones de calidad esperada.
4. Finanzas: Ahora bien, finanzas se encarga de llevar el registro contable de todas las operaciones que realiza la empresa. Tiene a su cargo todos los movimientos de dinero que se producen dentro y fuera de la empresa. Tiene al cargo el pago de los empleados y proveedores, debe realizar informes financieros y cuentas; sin olvidar el pago de los impuestos.
5. Marketing: Mientras que, las funciones del departamento de marketing se orientan al exterior de la empresa. Desde luego para ello se realiza la planificación y el diseño de los nuevos productos y se establece cuál será el ciclo de vida de los productos que la empresa comercializa. También tiene a su cargo la planificación de la mezcla de marketing en cuanto a producto, precio, comunicación y distribución.

Para terminar, vamos a decir que la mayoría de las empresas cuenta con cinco áreas funcionales como son dirección, recursos humanos, producción, finanzas y marketing. Pero, dependiendo del tamaño podrían implementar otras áreas funcionales que respondan mejor a las necesidades particulares de cada organización.

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Estructura Organizativa Funcional

La estructura más habitual es la llamada “estructura organizativa funcional”. Consiste en agrupar a empleados por las funciones específicas que desempeñan, y cada departamento funciona de forma independiente. Así, cada una de las áreas funcionales o departamentos responden ante un director o vicepresidente que es responsable de todos sus subordinados.

La ventaja de este tipo de estructura es que los empleados se dedican a lo que mejor saben hacer, y su desventaja, que cada departamento se centran en su área de influencia, convirtiéndose fácilmente en silos de información y sin brindar la ayuda que podrían a otros departamentos. Sin duda, no hay que reinventar la rueda, y si antes decíamos que la estructura organizativa funcional es la más habitual, eso significa que probablemente es la mejor, principalmente porque las tareas recaen en aquellos que las podrán desempeñar con más garantías.

Sí es cierto, sin embargo, que se puede mejorar reduciendo o eliminando sus desventajas. Eso pasa por eliminar los silos de información y consolidarla, para lo cual son ideales las herramientas CRM; ofrecer mejor visibilidad y cooperación entre departamentos; y quizás por mejorar las habilidades de los empleados con herramientas especializadas para facilitar la cooperación y la agilidad empresarial.

Estructura Organizativa para una Pyme

Aunque puede que las pymes no tengan la necesidad (ni los recursos) de cubrir todos los cargos y departamentos que son habituales en empresas de mayor tamaño, sí es importante crear una estructura organizativa y asegurarse de que todos los cargos están claramente definidos. Las pymes pueden empezar centrándose en algunas áreas esenciales como Ventas y Marketing, Operaciones y Administración.

Analiza qué funciones se deberán cubrir en estos tres departamentos. Puede que Ventas y Marketing requieran un director de RR. PP., un generador de clientes potenciales y un gestor de cuentas, mientras que en Operaciones sea necesario un equipo de desarrollo de producto, operadores de procesamiento y envío, y agentes de servicio al cliente. Algunos puestos, como los relacionados con contabilidad, marketing y desarrollo de productos, pueden externalizarse con proveedores y contratistas.

En lo tocante a liderazgo ejecutivo, las empresas necesitan un pensador creativo e innovador que sepa detectar las oportunidades emergentes, y un cerebro organizador que se centre en la ejecución y el funcionamiento para permitir materializar las oportunidades detectadas. Idealmente, estas responsabilidades las desempeñarán varias personas, pero es posible que un solo líder pueda tener tanto una vista general como pormenorizada de la empresa, o bien que un visionario pueda ser un técnico con las habilidades necesarias para ejecutar los planes.

El Futuro de los Departamentos de Pymes

Los negocios crecen junto a sus necesidades. Puede que aparezcan nuevos cargos o que, con la ayuda de nuevas tecnologías, los cargos existentes se amplíen para cubrir nuevas responsabilidades. Las estructuras organizativas deberían ser flexibles y capaces de evolucionar según sea necesario. Con nuevas herramientas, plataformas de formación y estrategias innovadoras, el futuro de los departamentos de pymes no tiene límites.

Ventajas de una Correcta Estructura Empresarial

¿Aún no estás convencido de la importancia que tiene la estructura jerárquica en tu negocio? Descubre ahora algunos beneficios para que tomes la decisión de una vez por todas:

1. Optimización de recursos: Primero que todo, hay que mencionar que una correcta estructura optimiza en gran medida los recursos de una compañía, lo que aumenta la productividad y reduce las pérdidas. Esto pasa porque los equipos cuando comprenden sus responsabilidades, tienen a desempeñarse de mejor manera.
2. Gestión de la responsabilidad: Uno de los problemas más comunes que enfrentan las empresas es la poca claridad en las comunicaciones internas, provocando pérdida de tiempo, recursos y errores a la hora de entregar informes. Esto genera un ambiente de trabajo hostil, de mucho estrés y rotación constante porque no se definen de manera clara las responsabilidades de cada trabajador y departamento.
3. Mejora en la comunicación: Una adecuada estructura organizativa permite que todo trabajador y departamento en general entienda cuál es su función dentro de la organización. Esto implica una mejora de la comunicación para que la información llegue lo más rápido y claro posible a los demás miembros de la empresa.

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