La conciliación bancaria es un proceso que, si bien no es obligatorio, es muy aconsejable para cualquier empresa, independientemente de su ámbito, tamaño o tipo.
¿Qué es la Conciliación Bancaria?
La conciliación bancaria es el procedimiento a través del cual se comparan todos los movimientos llevados a cabo en una empresa con los realizados por el banco. Su cometido es asegurar que ambos coinciden y, de no ser así, comprobar dónde están las diferencias y sus causas para evitar problemas.
Las conciliaciones bancarias no tienen como objetivo hacer coincidir los saldos de bancos que tiene registrados la empresa con los de los extractos de esas cuentas.
Beneficios de la Conciliación Bancaria
La conciliación bancaria resulta ser un proceso lento y tedioso, por lo que muchas empresas deciden obviarlo y no realizarlo. Pero las ventajas que aporta realizar esta tarea de forma periódica son importantes para el negocio.
Mejor Control de los Recursos Económicos
El hecho de controlar periódicamente, normalmente mensualmente, los extractos bancarios y de la contabilidad, nos permite tener un control sobre el estado de las cuentas de la empresa.
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Seguridad Ante una Inspección
La conciliación bancaria nos permite detectar errores o desajustes en la contabilidad, e identificar su origen para después poder solucionar el problema.
Información de Calidad en la Toma de Decisiones
La información es un recurso estratégico muy valioso. Cuanto más y mejor es la información de que disponemos, mejores serán las decisiones que se podrán tomar.
¿Quién Debe Hacer la Conciliación Bancaria?
La persona que tendrá que realizar mes a mes el proceso de conciliación bancaria será la misma que se ocupa de la contabilidad. El personal del departamento contable es el que mejor conoce la situación contable de la empresa, por lo que le será mucho más fácil detectar errores, problemas, despistes, apuntes por pasar, etc.
Sea realizada de forma interna o externa, es importante que el resultado de la conciliación bancaria no se quede simplemente en un cajón.
Ejemplo Práctico de Conciliación Bancaria Manual
El primer documento que nos hace falta es el extracto bancario del periodo que queremos conciliar. Suele hacerse de mes en mes, pero se puede hacer cada menos tiempo si es necesario.
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Como ya sabes, además, antes de empezar a conciliar un periodo, por ejemplo un mes, la contabilidad tiene que estar al día, para evitar tener que conciliar varias veces.
Buenas Prácticas en la Conciliación Bancaria
En primer lugar es imprescindible tener a mano toda la información y la documentación necesaria. Como en un rompecabezas, si queremos detectar las piezas que faltan, las que son erróneas o las que están mal ubicadas, necesitamos tener la mayor cantidad posible de piezas y así tener una mejor visión del conjunto.
No Te Olvides de la Caja
Las cajas también forman parte de la tesorería de la empresa, por lo que si no las tenemos en cuenta la conciliación bancaria será mucho más difícil. Es recomendable realizar un triple cuadre periódicamente, con la caja real, un libro de caja y la cuenta contable de caja.
Concilia Por Tramos
Es recomendable empezar la conciliación bancaria comprobando el saldo final del mes anterior, y si es necesario incluso de más tiempo atrás. Esto nos será útil en caso de haber contabilizado un movimiento en una fecha anterior al anterior cuadre de saldos.
Analiza los Descuadres
A menudo el problema en la conciliación bancaria suele venir de errores “típicos” como, por ejemplo:
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- Duplicar un apunte, por lo que el descuadre será del mismo importe que el apunte en cuestión.
- No contabilizar un movimiento, que también dará un descuadre del importe del apunte olvidado.
- Equivocarse al colocar la coma, que produce un descuadre cuyas cifras suman 9.
- Equivocarse con el orden de los dígitos de una cifra, que al igual que el caso anterior, produce un descuadre cuyas cifras suman 9.
Antes de perder tiempo revisando punto por punto, podemos intentar identificar la fuente del descuadre pensando en este tipo de errores, fijándonos bien en el importe, y comprobando si lo podemos relacionar con el importe de algún otro movimiento.
Los Bancos También Se Equivocan
Si bien no es habitual, puede ocurrir que los bancos cometan algún error. Puede pasar que nos cobren un importe incorrecto o que ingresen un importe incorrecto, un concepto que no nos corresponda, que se equivoquen de cuenta a la hora de hacer un ingreso o un pago si tenemos varias cuentas en la misma entidad bancaria, etc.
Por eso, en caso de detectar un error al que no le encuentres justificación o sobre el que tengas dudas, consulta con tu entidad bancaria.
Las Partidas Conciliatorias, el Último Recurso
Poner el descuadre en una partida conciliatoria y olvidarnos de ello parece una solución muy fácil y tentadora. Pero el descuadre seguirá estando ahí, así que no es una solución real.
¿Cómo Auditar una Conciliación Bancaria?
Las auditorías internas son importantes en cualquier empresa, para revisar que un determinado procedimiento, sistema, proyecto o producto es correcto.
Es básico empezar la auditoría con una triple verificación, comparando el saldo de los tres documentos y asegurarse de que es correcto. El siguiente paso es revisar cada transacción en la cuenta del banco y verificarlas en la contabilidad general. Para facilitar esta tarea, se puede colocar una marca de verificación en la copia impresa de ambos documentos al lado de cada elemento comprobado.
Al acabar este proceso, tenemos que prestar atención a los elementos que no se reflejan en uno de los dos documentos, para comprobar que estén correctamente reflejados en el documento de conciliación, junto con una descripción de su razón.
Automatización de la Conciliación Bancaria
Muchas veces, se considera la conciliación bancaria como una tarea administrativa más, pesada y lenta, con poco valor para la empresa, cuando en realidad se trata de una herramienta de gestión y de control que puede proporcionar información importante sobre el negocio.
El principal beneficio, pero no el único, de la automatización de esta tarea es la reducción del tiempo que requiere. Esto significa tener que destinar menos tiempo y menos personal para este proceso y por lo tanto aumentar su eficiencia.
Un beneficio o mejora derivado del punto anterior es la optimización de la frecuencia con que se realiza la conciliación bancaria. Al ser una tarea mucho más ágil, se puede realizar más a menudo.
Además, como con cualquier otro proceso de la empresa, si se realiza de forma manual y en base al papel es más fácil que se produzcan errores o despistes, que se pierda algún documento, etc, que si se realiza de forma digital.
Hoy en día existen muchos softwares que permiten la automatización de este proceso. Un ejemplo es Emburse Captio, que permite importar y agregar la información bancaria a su plataforma. Así puedes realizar de forma automática la conciliación de los gastos de los viajes de empresa pagados con tarjeta de empresa.
La aplicación también detectará los gastos sin pagos asociados, como pagos en efectivo, errores en la captura de un tique, etc., o los pagos sin gastos, permitiendo así identificar los justificantes que falten o incluso posibles fraudes internos.
Automatizar la conciliación bancaria en un negocio es vital para aumentar su eficiencia y para evitar errores de contabilidad. Es posible que los datos de los extractos bancarios no coincidan con los ingresos de gastos e ingresos del negocio, y eso puede ser un auténtico quebradero de cabeza.
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