La creación y el registro de una PYME (Pequeña y Mediana Empresa) implican seguir una serie de pasos fundamentales. La legislación española ofrece apoyo a los emprendedores, facilitando su integración en el ámbito tributario y contable. Sin embargo, el proceso difiere del de los autónomos, quienes pueden registrarse en línea a través del Documento Único Electrónico (DUE) mediante un Punto de Atención al Emprendedor (PAE). El registro de una PYME, especialmente si emplea a varios trabajadores, requiere un proceso más detallado.
¿Qué es una PYME?
PYME es el acrónimo de Pequeña y Mediana Empresa. Se caracteriza por tener un número limitado de empleados, un volumen de negocio con límites financieros establecidos y la obligación de presentar un balance general anual de sus cuentas. Las PYMES se clasifican en microempresas, pequeñas empresas y medianas empresas, diferenciándose por el número de empleados, el volumen de negocio y el balance general.
¿Por qué dar de alta una PYME?
En España, la libertad de empresa está garantizada por el artículo 38 de la Constitución. Esto permite a cualquier persona desarrollar actividades comerciales con fines lucrativos, como la venta de productos o la prestación de servicios. Sin embargo, para operar legalmente, una PYME debe estar registrada en los organismos pertinentes y en el Registro Mercantil Central, con su denominación social correspondiente.
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Pasos para Registrar una PYME
A continuación, se detallan los pasos necesarios para la constitución y el registro de una PYME:
- Primer Paso: Elegir la Forma Jurídica
La elección de la forma jurídica es crucial y debe basarse en el número de socios, el capital social y el nivel de responsabilidad que se esté dispuesto a asumir.
- Segundo Paso: Denominación Social
Es necesario dotar al negocio de una denominación social, que es el nombre que identifica a la empresa, seguido de la forma social. Para registrar una sociedad en el Registro Mercantil, se requiere una certificación negativa previa del Registro Mercantil Central, que confirme que no existe ninguna otra sociedad con el mismo nombre.
- Tercer Paso: Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores
Es obligatorio darse de alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores. Esta declaración censal marca el inicio de la actividad económica y se realiza a través de los modelos 036 o 037, según corresponda. La Agencia Tributaria ofrece instrucciones detalladas para ambos modelos, que pueden presentarse en formato papel o electrónico. Al completar este paso, se obtiene el Número de Identificación Fiscal (NIF), necesario para todos los trámites con Hacienda.
El Documento Único Electrónico (DUE) puede utilizarse para poner en funcionamiento sociedades cooperativas, civiles y comunidades de bienes. También puede utilizarse para realizar por vía electrónica cualquier trámite relativo al cese de actividad y extinción de empresas.
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- Cuarto Paso: Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE)
Es imprescindible darse de alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas, que grava la realización de actividades empresariales, profesionales y artísticas en territorio español.
- Quinto Paso: Base de Cotización
Es importante definir la base de cotización, que depende del salario generado. Siempre que se cumpla una cuota mínima, la cantidad a abonar puede elegirse libremente.
- Sexto Paso: Legalización de Libros Empresariales
Se debe realizar la legalización de los libros empresariales, donde se registran las operaciones de la PYME, incluyendo el libro de inventarios y cuentas anuales.
Una vez completados estos pasos, se cuenta con los instrumentos necesarios para dar de alta una PYME. Crear y registrar una PYME requiere un gran número de trámites burocráticos que, ante el desconocimiento, plantean a menudo muchas complejidades.
Otras Consideraciones Importantes
Para constituir un negocio en España, existen diferentes opciones a nivel jurídico. No obstante, tal y como explica la página de la Administración del Estado, las más habituales son la sociedad anónima y la sociedad de responsabilidad limitada. No obstante, también se puede constituir una empresa como autónomo, es decir, como persona física.
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- Sociedad Anónima (S.A.)
Requiere al menos un socio y un capital social mínimo de 60.000 euros. Las siglas S.A. deben incluirse en la denominación de la empresa.
- Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.L.)
Puede crearse con un capital mínimo de un euro y un solo socio. El capital está dividido en participaciones indivisibles y acumulables, formadas por las aportaciones de los socios. También tiene la obligación de tener un libro de inventario y de presentar cuentas anuales.
- Emprendedor de Responsabilidad Limitada
Es una persona física que realiza una actividad económica con responsabilidad ilimitada ante terceros.
- Empresario Individual (Autónomo)
Una vez elegida la forma jurídica, el siguiente paso es obtener una certificación negativa por parte del Registro Mercantil.
La Cámara de Comercio especifica que es necesario establecer una cuenta bancaria única y exclusiva para la empresa donde se depositará el capital social.
Los estatutos sociales son otro de los pasos clave para la creación de una empresa. Deben recoger la denominación de la empresa, el capital con el que se inicia el negocio y cuál es el domicilio social.
Una vez tenemos el certificado bancario y también una certificación negativa del Registro Mercantil, en la que se indica que la denominación de la empresa es única y no está previamente registrada, deberemos acudir al notario, aportando los estatutos sociales y los documentos de identidad de los socios de la empresa.
Una vez se ha obtenido la escritura de constitución, es necesario presentarla ante la Agencia Tributaria, junto con una copia de los estatutos sociales y del modelo 036.
Con el NIF provisional, es el momento de registrar la empresa en el Registro Mercantil. Para hacerlo, se deberá acudir al registro de la provincia en la que esté localizada la empresa.
Por último, cuando se hayan realizado todos estos pasos, es el momento de solicitar el NIF definitivo a la Agencia Tributaria. Para ello, será necesario presentar el modelo 036, con la casilla 120 marcada.
Una manera fácil de hacer los trámites es a través de los Puntos de Atención al Emprendedor. En Servicios para Emprender encontrarás entidades públicas y privadas que ofrecen puntos PAE, en los cuales la tramitación no tiene ningún coste y la constitución se realiza en un tiempo mínimo.
Teniendo como prioridad la reducción en los trámites, la Ley 18/2020, de Facilitación de la Actividad Económica y el Decreto 131/2022, del Reglamento de la Ley de facilitación de la actividad económica, simplifica la presentación de documentación y recorta los tiempos de los trámites con las administraciones.
A la hora de constituir una empresa hay que elegir la forma jurídica que adoptará. También se puede ejercer una actividad económica como persona física, en nombre propio, asumiendo el control y el riesgo. Esta es la figura del Autónomo.
Se deberá realizar en el Registro Mercantil de la provincia en que se encuentre domiciliada la Sociedad.
Puede realizar de forma electrónica los trámites de constitución y puesta en marcha de determinadas sociedades mercantiles en España a través del sistema unificado CIRCE, desarrollado por la Dirección General de Industria y PYME en 2003, que unifica todos los trámites solicitados por organismos y administraciones que intervienen en el proceso de constitución de empresas.
Para llevar a cabo los trámites a través del sistema CIRCE, deberá cumplimentar adecuadamente el Documento Único Electrónico (DUE) pudiendo acudir a los Puntos de Atención al Emprendimiento (PAE) que, de manera gratuita, ayudan a los emprendedores con su cumplimentación, así como facilitan asesoramiento en el inicio efectivo de la actividad y su desarrollo.
Resumen de los pasos clave:
- Certificación negativa de denominación social.
- Solicitud de NIF provisional.
- Autoliquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados.
- Inscripción en el Registro Mercantil.
- Obtención del NIF definitivo.
- Declaración de alta en el Impuesto de Actividades Económicas (I.A.E) en la Agencia Tributaria (Modelo 840) ó Ayuntamiento, según el caso.
El primer paso que debes abordar una vez que has tomado la decisión de emprender es concretar la idea de negocio que tienes en un plan empresarial. Éste deberá recoger los siguientes puntos:
- Características del mercado: deberás realizar un estudio de mercado para conocer la situación actual real del sector en el que quieras emprender, así como tu competencia.
- DAFO: tendrás que analizar las características internas y externas de tu proyecto respecto a las Debilidades, Fortalezas, Amenazas y Oportunidades del negocio.
- Objetivo: para empezar, deberás establecer un objetivo realista que puedas alcanzar a corto plazo (6 meses).
- Estructura jurídica: el siguiente paso es establecer la estructura jurídica que necesita tu negocio: autónomo, Sociedad Anónima, Sociedad Limitada, cooperativa etc.
Una vez tengas elegida la forma jurídica, tendrás que elegir un nombre y comprobar que no existe un negocio con la misma denominación en el Registro Mercantil. Asimismo, deberás establecer una cuenta bancaria única y exclusiva para tu empresa. En ella depositarás el capital social. Recuerda solicitar un certificado de depósito en el banco en el deberán constar los datos del socio, o los socios en su caso, así como las aportaciones realizadas.
A continuación, has de elaborar los estatutos sociales. Éste es uno de los pasos más importantes para crear una empresa, ya que representan las bases sobre las que se constituye tu empresa. En ellos se recogen varios datos esenciales, como la denominación, el capital, el domicilio social, etc. Además, se definen otros aspectos de interés para el correcto funcionamiento del negocio, como el órgano administrativo, el reparto de dividendos o el proceso a seguir en caso de disolución de la empresa.
Para formalizar todos los trámites de creación de tu empresa, tendrás que escriturarla ante notario. Para ello, deberéis acudir a un notario todos los socios de la empresa y aportar la siguiente documentación:
- Certificación negativa del Registro Mercantil
- Certificado bancario de depósito de capital social
- Estatutos sociales
- DNI o NIE de los socios
Después, para dar de alta tu empresa en Hacienda y conseguir tu NIF provisional, deberás presentar el modelo 036, una copia de la escritura de constitución y una copia de los estatutos en la Agencia Tributaria.
Cuando tengas tu NIF provisional, deberás constituir tu empresa ante el Registro Mercantil de tu provincia para obtener la plena competencia jurídica.
Una vez hayas realizado todos estos pasos, deberás solicitar el NIF definitivo. Puedes realizarlo de forma telemática en Hacienda con certificado digital, presentando el modelo 036 con la casilla 120 marcada, junto con:
- Copia de la escritura pública
- Certificado de inscripción en el Registro Mercantil
- Fotocopia del NIF de la persona que firme la declaración censal
- Original y fotocopia del documento que acredite la capacidad de representación de quien firma la declaración censal (si figura como tal en la escritura de constitución o en los estatutos, este documento no será necesario).
El primer paso para abrir una empresa es decidir su forma jurídica, la cual dependerá de factores como la naturaleza de la actividad, el alcance del proyecto, el número de socios y la responsabilidad legal que estás dispuesto a asumir.
Entre los requisitos para montar una empresa se encuentra obtener la certificación negativa del nombre que hayas elegido para tu negocio. Puedes pedirla en el Registro Mercantil Central acudiendo a sus oficinas físicas, rellenando el formulario web en su sede online o remitiendo una carta por correo postal.
Este documento acredita que no existe otra sociedad operando con ese mismo nombre, por lo que evita duplicidades y problemas legales de cara al futuro. Si el nombre que solicitas está libre, quedará reservado durante seis meses.
Los estatutos sociales rigen el funcionamiento de la empresa y, aunque se pueden modificar posteriormente, lo ideal es dejarlos claros desde el inicio para evitar posibles controversias entre los socios.
Deben reflejar la información básica de la empresa, como su denominación, domicilio social, duración prevista, objeto social y público al que se dirige. También deben recoger todo lo relacionado con el capital social inicial para constituir la empresa, así como la política de participaciones.
Uno de los requisitos para montar una empresa consiste en aportar un capital social mínimo. Según el tipo de sociedad que constituyas, tendrás que depositar ese dinero en una cuenta bancaria a nombre de la empresa. En el caso de una sociedad de responsabilidad limitada, el capital mínimo que establece la ley es de 3 000 euros, mientras que para las sociedades anónimas esa cifra asciende a 60 000 euros.
El Número de Identificación Fiscal (NIF) es un código alfanumérico que tendrás que usar en todos los documentos relacionados con tu negocio, tanto para la constitución de la sociedad como para la presentación de impuestos y la facturación de la actividad. Para obtener el NIF, tendrás que rellenar el modelo 036, que puedes presentar telemáticamente en la Agencia Tributaria.
Si tienes socios, tendréis que acudir ante un notario para firmar la escritura pública de constitución de la sociedad. Tendrás que presentar una serie de documentos, entre ellos los estatutos sociales, la certificación negativa del nombre de la empresa expedida por el Registro Mercantil Central, la certificación bancaria del depósito del capital social y los documentos de identificación de cada uno de los socios.
El Registro Mercantil da constancia de la creación de la empresa. Al inscribir los actos de los empresarios, otorga a la sociedad plena capacidad jurídica y le permite ser reconocida por proveedores, entidades bancarias, inversores, entidades públicas y otras figuras con las que se relacionen.
Para ello, solo tienes que acudir a la oficina del Registro Mercantil de la provincia donde esté domiciliado tu negocio e inscribirlo. Deberás presentar todos los documentos que acrediten la constitución de la sociedad, como la escritura pública y el NIF. Y no olvides legalizar los libros de sociedades. Para realizar este trámite tienes un plazo de dos meses desde el momento en que firmes la escritura de la constitución.
El Impuesto de Actividades Económicas se aplica a todas las pymes y autónomos que desempeñan una actividad profesional, empresarial o artística en España. Por consiguiente, para abrir una empresa tienes que tramitar el alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas en la Agencia Tributaria, indicando la actividad empresarial que vas a desarrollar, un trámite que puedes hacer de manera presencial en las sedes físicas o directamente online.
Inscribir tu empresa en el Registro Mercantil no te garantiza que tu logotipo, eslogan o cualquier producto que crees estén protegidos. Necesitas registrarlos en la Oficina Española de Patentes y Marcas.